BAB 3 OBJEK PENELITIAN

Transkripsi

1 BAB 3 OBJEK PENELITIAN 3.1. Objek Penelitian Sejarah Singkat Perusahaan PT. MJPF Farma Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri farmasi obat hewan atau ternak, didirikan berdasarkan Akta Pendirian Perseroan Terbatas No.2 tanggal 11 Juni 2004, yang dibuat di Jakarta dihadapan Notaris Ny. Pipik Avianti, SH dan sudah disahkan menurut Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor : C HT TH.2004 tanggal 13 Oktober Perusahaan ini merupakan anak perusahaan dari Sujaya Group, yang didirikan untuk menjadi kelompok perusahaan yang bergerak di bidang agroindustri. Sejak tahun 2001, perdagangan produknya dilakukan melalui kontrak produksi (Toll Manufacturing) dengan PT. Sierad Biotek dan PT. Sumber Multivita. Seiring berjalannya waktu, perusahaan telah memiliki pabrik dan izin usaha produsen merangkap distributor obat hewan yang dikeluarkan Departemen Pertanian, Direktorat Jenderal Bina Produksi Peternakan No.9533/Kpts/HK.340/F/12/04 yang ditetapkan di Jakarta tanggal 9 Desember Mulai saat itu perusahaan telah memproduksi produk kesehatan hewan atau ternak di pabrik yang terletak di daerah Desa Setu, Kecamatan Cisauk, 30

2 Kabupaten Tangerang dengan alamat Kawasan Industri Dan Gudang Taman Tekno, BSD Sektor XI, Blok H1 No.18 Tangerang. Sampai saat ini produk kesehatan hewan atau ternak perusahaan sudah digunakan di perusahaan-perusahaan besar seperti PT. Prima Karya Persada, PT. Super Unggas Jaya, PT. Sierad Produce, Tbk., PT. Cipendewa Agroindustri, PT. Ciomas Adisatwa, dsb. Hal ini membuktikan bahwa kualitas produk perusahaan sudah dapat diterima di pasaran. Perusahaan sangat optimis untuk meningkatkan omset penjualan karena peluang pasar yang masih terbuka lebar dengan banyaknya daerah yang belum terjangkau. Selain itu, kebutuhan obat juga semakin meningkat setiap tahunnya. Perusahaan berupaya dalam peningkatan kualitas dan penambahan produk baru serta mengoptimalkan pelayanannya Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi perusahaan adalah memberikan konstribusi terhadap kesehatan dengan menghasilkan produk-produk obat hewan yang menggunakan teknologi canggih dan bahan-bahan farmasi terbaik sehingga mampu menciptakan hewan yang berkualitas Misi Perusahaan Misi perusahaan adalah mengutamakan kepuasan konsumen akan obat hewan yang berkualitas dengan harga yang kompetitif, memasarkan produk-produk baru dan meningkatkan penelitian 31

3 obat yang berkualitas dan bermutu tinggi sehingga mampu bersaing di pasar global serta memperhatikan masalah-masalah yang ada di lingkungan sekitar Bidang Usaha PT. MJPF Farma Indonesia adalah perusahaan industri farmasi obat hewan atau ternak. Perusahaan ini mempunyai kegiatan usaha berupa pengembangan, pembuatan, penyempurnaan serta pemasaran produk kesehatan yang dibutuhkan oleh hewan ternak Produk-Produk Produk kesehatan hewan atau ternak perusahaan ini telah mendapat sertifikasi mutu produk dari Balai Pengujian Mutu dan Sertifikasi Obat Hewan Direktorat Jenderal Peternakan Departemen Pertanian. Produk-produk yang dihasilkan mempunyai 2 bentuk yaitu bubuk dan cair. Selain itu, produk-produk ini juga dikelompokkan menjadi 4 jenis, yaitu sebagai berikut: Tabel 3.1. Produk Perusahaan No. Jenis Fungsi Keterangan Bentuk 1. Vitamin 1) Catalyst Katalisator metabolisme Serbuk 2) Egg Stimulator Promotan Serbuk 3) Amino Acid Plus Suplemen harian asam amino Cair 32

4 2. Anticocci dan Anthelmintik 1) Prima Albens-10 Obat cacing dewasa, telur & larva Cair 2) Prima Piperal Obat cacing Cair 3) Prima Vam-200 Obat cacing Serbuk 3. Antibiotik 1) Prima Quinol-F Atasi Salmonellosis & Kolibasilosis Serbuk 2) Stovanol-SF Atasi infeksi bakterial Serbuk 3) Enteritic -C Tuntaskan enteritis Cair 4. Desinfektan 1) Primacide-200 Biosekuriti Cair 2) Primacuats-30 Desinfektan harian Cair Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan gambaran organisasi suatu perusahaan dalam bentuk bagan atau skema yang memperlihatkan bagian-bagian dalam perusahaan, posisi atau jabatan dalam perusahaan tersebut. Struktur dan bentuk organisasi yang tepat bagi perusahaan yang satu belum tentu tepat bagi perusahaan yang lain. Hal ini disebabkan antara lain oleh perbedaan jenis, luas, jumlah cabang, dan sebagainya. Dengan struktur organisasi yang baik dan sesuai bagi perusahaan akan mempermudah pelaksanaan koordinasi, komunikasi, dan pengawasan semua aktivitas perusahaan. Dalam suatu organisasi terdapat pembagian fungsi dan tugas antara bagian yang satu dengan bagian lainnya, sehingga setiap anggota organisasi mengetahui dengan jelas wewenang dan tanggung jawabnya masing-masing. 33

5 Dengan demikian pembagian fungsi dan tugas di dalam organisasi diharapkan aktivitas dari bagian-bagian yang ada di dalam organisasi tersebut dapat terlihat dengan jelas pada struktur organisasi. Struktur organisasi PT. MJPF Farma Indonesia digambarkan dengan jelas pada bagan di bawah ini. 34

6 Gambar 3.1. Bagan Struktur Organisasi PT. MJPF FARMA INDONESIA Komisaris Direktur Utama Wakil Direktur Manajer Produksi Manajer Pembelian Manajer Keuangan Manajer HRD Manajer Pemasaran Quality Control Processing Gudang Pembelian Akuntansi Keuangan Penagihan Umum Personalia Penjualan Cabang Produk Material Quality Control Finished Good Quality Control Gudang Bahan Baku Gudang Bahan Jadi Gudang Bahan Pengemas Pengelolaan Limbah Technical Service Administration & Expedition 35

7 Uraian Tugas 1. Komisaris Menetapkan kebijakan umum dan menilai pengendalian internal dalam perusahaan serta mengawasi tindakan-tindakan direksi, khususnya mengenai kepengurusan harta kekayaan milik perusahaan. 2. Direktur dan Wakil Direktur Direktur utama dan wakil direktur utama mempunyai kedudukan yang sama di dalam perusahaan, tetapi pengendalian kegiatan perusahaan sehari-hari berada di bawah tanggung jawab wakil direktur. Tugasnya adalah: a) Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan perusahaan seperti kegiatan-kegiatan pemasaran, manufaktur, umum dan HRD serta keuangan perusahaan dengan efektif dan efisien. b) Memonitor kinerja tahunan dan memerintahkan untuk melakukan koreksi terhadap penyimpangan. c) Memberikan motivasi kerja kepada seluruh bawahannya dengan memberikan penghargaan bagi yang berprestasi dan penalti bagi yang melakukan kesalahan. 3. Manajer Produksi Melaksanakan dan mengawasi kegiatan produksi agar berjalan lancar serta mencapai target yang ditetapkan dengan menghasilkan produkproduk yang berkualitas a) Bagian Quality Control Bertanggungjawab dalam menentukan standar kualitas bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi dengan menyetujui 36

8 atau menolak hasil uji kimia maupun mikrobiologi atas bahan baku dan produk obat jadi serta menyampaikan laporan tertulis tentang hasil analisa. 1) Bagian Material Quality Control Bekerja sama dengan bagian gudang untuk bertanggungjawab terhadap pelaksanaan standar kualitas atas bahan baku yang diterima. 2) Bagian Finished Good Quality Control Bekerja sama dengan bagian produksi dalam mengatur dan mengawasi kesesuaian kualitas atas hasil produksi barang jadi. b) Bagian Gudang Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pemeliharaan barang di gudang sesuai dengan persyaratan kualitas dan pendistribusian barang ke bagian lain. 1) Gudang bahan baku Bertanggungjawab terhadap bahan baku misalnya menyimpan, menghitung, serta membuat laporan yang akan diserahkan kepada Manajer Produksi. 2) Gudang bahan pengemas Mengendalikan seluruh kegiatan pengemasan mulai dari menyiapkan sampai mengecek stok bahan pengemas. 3) Gudang barang jadi Bertanggung jawab terhadap barang jadi dengan cara menyimpan, mengeluarkan, mengecek dan menjaga barang jadi pada tempat yang telah tersedia. 37

9 4) Pengelolaan limbah Menyusun dan mengkoordinasi program perusahaan terhadap pengendalian lingkungan dengan melakukan evaluasi secara periodik. 4. Manajer Pembelian Bertanggungjawab terhadap kegiatan pembelian sesuai dengan prosedur pembelian yang telah ditetapkan guna mendukung kelancaran operasi perusahaan. 5. Manajer Keuangan Mempertanggungjawabkan, mencatat dan melaporkan seluruh kegiatan administrasi keuangan yang terjadi di perusahaan kepada direktur. a) Bagian Keuangan Membuat dan mengatur analisis keuangan, anggaran operasional, perhitungan dan pembayaran gaji karyawan serta masalah pajak untuk efisiensi dan efektivitas perusahaan. b) Bagian Akuntansi Menyusun dan menganalisis laporan keuangan perusahaan seperti neraca laporan laba rugi, dan laporan operasional perusahaan berdasarkan pencatatan yang telah dilakukan. c) Bagian Penagihan Mengecek data dan mempersiapkan surat pengantar penagihan serta menyetorkannya ke bagian keuangan. 6. Manajer HRD Memimpin dan bertanggungjawab dalam membantu menyelesaikan semua persoalan ketenagakerjaan yang timbul di lingkungan perusahaan. 38

10 a) Bagian Umum Menyelenggarakan dan mengendalikan kegiatan di bidang administrasi, kepegawaian/personalia, kesekretariatan, serta peralatan kantor dan teknik. b) Bagian Personalia Bertanggungjawab atas kegiatan di bidang kepegawaian dan pembinaan karyawan. 7. Manajer Pemasaran Mengendalikan dan mengawasi kegiatan pemasaran meliputi memperoleh pesanan, negosiasi dengan pelanggan, penentuan harga jual, serta penyampaian pesanan ke bagian produksi. a) Bagian Penjualan Bertanggungjawab melaksanakan kegiatan operasional penjualan dan strategi pemasaran produk. b) Bagian Cabang Membuat dan mengendalikan kegiatan promosi penjualan di cabang dan mempertanggungjawabkannya kepada Manajer Pemasaran. 1) Technical Service Berusaha mencapai sasaran penjualan dengan mendatangi peternak untuk menawarkan dan menjual produk serta mencari pelanggan baru yang potensial. 2) Administration and expedition Mencatat dan memeriksa dengan teliti barang yang keluar serta membuat surat jalan yang diserahkan kepada bagian ekspedisi. 39

11 c) Bagian Produk Mengenal, memahami dan bertanggungjawab atas pemasaran produk yang dihasilkan perusahaan Prosedur Operasional Fungsi Persediaan PT. MJPF Farma Indonesia Persediaan merupakan langkah awal yang dilakukan perusahaan sebelum melakukan kegiatan lain di dalamnya. Fungsi persediaan mempunyai keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Sebelum melakukan kegiatan pembelian, perusahaan harus mengetahui terlebih dahulu berapa jumlah persediaan bahan baku yang masih ada. Oleh karena itu, pengendalian yang efektif perlu dilakukan untuk fungsi persediaan. PT. MJPF Farma Indonesia mempunyai prosedur-prosedur yang terkait dengan fungsi persediaan bahan baku. Pertama bagian gudang menerima bahan baku yang sudah datang beserta Surat Jalan (SJ) 3 rangkap. Kemudian bagian ini akan mengecek jumlah, kondisi atau kualitas bahan baku, kecocokan spesifikasi serta hal lainnya. Setelah cocok maka bagian gudang menandatangani Surat Jalan (SJ) dan dikembalikan ke supplier tersebut (SJ rangkap 1 dan 3). Jika terdapat kerusakan atau bahan baku yang diterima tidak sesuai permintaan maka akan dilakukan retur. Bagian gudang akan mengkonfirmasi ketidakcocokan kepada bagian pembelian. Kemudian bagian pembelian akan menghubungi supplier via telepon dan mengirim kembali bahan baku tersebut. Apabila seluruh proses tersebut telah selesai maka bahan baku siap digunakan. Bagian gudang akan membuat Bukti Penerimaan Barang 40

12 (BPnB) 4 rangkap lalu didistribusikan ke beberapa bagian. Rangkap 1 (lembar putih) diberikan pada Supplier, rangkap 2 (lembar merah) diberikan pada Bagian Akuntansi, rangkap 3 (lembar kuning) disimpan oleh Bagian Gudang dan rangkap 4 (lembar biru) diberikan ke Bagian Pembelian. Bukti Penerimaan Barang (BPnB) tersebut dilampiri PO yang telah dibuat dan PO tersebut diberi keterangan tutup (menandakan bahwa barang telah diterima). Setelah semua prosedur administrasi selesai, bahan baku dimasukkan ke gudang dan dilakukan pencatatan persediaan bahan baku. Kemudian berdasarkan BPnB rangkap 4, bagian pembelian membuat laporan pembelian setiap bulannya. Ketika akan melakukan proses produksi, bagian produksi akan menghubungi bagian gudang untuk memberitahukan jumlah bahan baku yang diperlukan untuk produksi. Kemudian Bagian gudang akan mengirimkan bahan baku ke bagian produksi. Berdasarkan pencatatan bahan baku yang masuk (data tersebut didapat dari BPnB rangkap 2) dikurangi bahan baku yang terpakai, bagian gudang membuat Laporan Persediaan per hari dan per bulan di Microsoft Excel sebagai rincian sisa pemakaian persediaan. Kemudian invoice/faktur 3 rangkap, Surat Jalan rangkap 1 serta BPnB rangkap 1 yang telah ditanda tangani oleh supplier beserta PO rangkap 1 akan diterima bagian keuangan. Setelah menerima invoice/faktur dari supplier, bagian keuangan membuat tanda terima 2 rangkap sebagai bukti penerimaan faktur dari pelanggan. Rangkap 1 (lembar putih) akan dikirim ke supplier beserta Invoice rangkap 1 dan 3. Kemudian rangkap 2 (lembar merah) diarsip oleh Bagian Keuangan. 41

13 Bagian keuangan akan membuat Form Pembayaran sebanyak 2 rangkap. Form tersebut dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang sudah ada seperti Tanda Terima rangkap 2, Purchase Order (PO) rangkap 1, Bukti Penerimaan Batang (BPnB) rangkap 1, Invoice rangkap 1 dan Surat Jalan rangkap 1. Kemudian Form Pembayaran rangkap 1 (lembar putih) diberikan ke supplier dan rangkap 2 (lembar merah) disimpan oleh Bagian Keuangan. Pada saat jatuh tempo bagian akuntansi akan membuat Bukti Pengeluaran Bank (BPBk). Bukti tersebut dibuat berdasarkan dokumendokumen yang sudah ada seperti: PO rangkap 1, BPnB rangkap 1, SJ rangkap 1 dan Faktur rangkap 1 dari bagian keuangan. Kemudian Bukti Pengeluaran Bank (BPBk) tersebut akan dicetak 2 rangkap. Rangkap 1 ( lembar putih) akan diberikan pada Supplier beserta bukti pembayaran berupa struk maupun uang tunai. Sedangkan Rangkap 2 (lembar merah) dijadikan sebagai arsip Bagian Akuntansi. Selain itu, dokumen-dokumen tersebut akan digunakan sebagai bukti pembuatan jurnal pembelian setiap bulannya dan disimpan oleh bagian akuntansi. 42