BAB 3 SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan UD. KREASI mulai didirikan sekitar 20 tahun yang lalu, dimulai dari usaha seorang arsitek yang ingin membuat bermacam-macam hasil furniture yang unik. Yaitu seorang bernama Andani Kurniadi, pemilik dari UD. KREASI yang membangun usahannya dari nol. Pada awalnya UD KREASI hanya memiliki beberapa karyawan saja, dengan bagian desain, bagian keuangan serta bagian gudang yang hanya dikerjakan oleh 1 orang saja. Akan tetapi dengan seiring waktu berjalan maka UD. KREASI memliki beberapa karyawan yang mampu menghandle setiap divisi yang tersedia. Sekarang UD KREASI memiliki 4 manager yang mengepalai setiap divisinya dan memiliki sekitar 7 orang karyawan. Usaha UD.KREASI meliputi pembuatan furniture yang diproduksi secara massal dan furniture yang dipesan berdasarkan pesanan pelanggan ( jumlahnya tidak banyak ). 38
39 3.1.3 Bidang Usaha Bidang Usaha di UD. KREASI meliputi bidang furniture atau mebel dalam memperkenalkan produknya. Bidang usahanya dimulai dari penerimaan atau pembuatan desain furniture atau mebel yang diinginkan sampai produksi furniture dalam jumlah yang banyak. 3.1.4 Uraian Tugas dan tanggung Jawab a. Pemilik 1. Menetapkan berbagai kebijakan operasional dan menerima serta mewakili perusahaan dalam menjamin dan menjalin kerjasama. 2. Menentukan desain desain yang akan diproduksi secara massal. 3. Mengevaluasi setiap kinerja produk yang dihasilkan. b. Bagian Desain 1. Membuat rancangan model berdasarkan tren yang berkembang. 2. Membuat Surat Penawaran Harga kepada pelanggan. 3. Ikut menentukan bahan baku yang akan digunakan. c. Bagian Produksi 1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan produksi. 2. Bertanggung jawab atas permintaan bahan baku kepada gudang. 3. Membuat Surat Perintah Produksi. 4. Bertanggung - jawab atas pengiriman barang jadi ke bagian gudang.
40 d. Bagian Keuangan 1. Memeriksa semua penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan perusahaan dan mengotorisasi pengeluaran dan penerimaan serta merencanakan anggaran keuangan perusahaan. 2. Mengevaluasi atas anggaran dan realisasi. 3. Menangani pemakaian kas kecil. 4. Bertanggung jawab atas laporan kas, rekening bank dan kas kecil. 5. Mencatat transaksi transaksi yang terjadi dalam perusahaan. 6. Membuat laporan laporan keuangan untuk manager. 7. Mengarsip semua transaksi yang terjadi. e. Bagian Gudang 1. Menyimpan barang-barang hasil produksi. 2. Mengeluarkan bahan baku dari gudang sesuai permintaan. 3. Mencatat pengeluaran atau pemasukan bahan baku ke gudang 4. Mencatat barang jadi yang tersedia di gudang. 3.2 Sistem Yang Berjalan 3.2.1 Prosedur yang Berjalan ( Narasi ) 3.2.1.1 Narasi dari Sistem yang Berjalan ( Massal ) Pertama, bagian desain akan membuat beberapa model furniture yang akan diproduksi secara massal. Bagian desain akan membuat beberapa formulir desain (FD). Setelah formulir desain sudah selesai digambar, maka bagian desain akan menyerahkan kepada pemilik. Kemudian pemilik akan memilih dan mengotorisasi formulir desain yang
41 akan diproduksi. Kemudian pemilik akan menyerahkan kembali formulir desain ( otorisasi ) kepada bagian produksi. Setelah bagian produksi menerima FD (otorisasi) maka bagian desain akan langsung menghitung bahan material yang akan digunakan dalam memproduksi barang-barang tersebut. Setelah selesai mengkalkulasi bahan material yang akan digunakan, maka bagian produksi akan membuat surat perintah produksi (SPP) sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan kepada bagian gudang dan rangkap 2 akan diarsip. Setelah membuat SPP, maka bagian produksi akan langsung menyerahkan SPP rangkap 1 ke bagian gudang. Setelah menerima SPP(1), kemudian bagian gudang akan menyiapkan barang yang diminta oleh bagian produksi, apakah sesuai dengan pemintaan barang yang ada dengan SPP (1). Lalu bahan material yang dibutuhkan akan disiapkan dan dikirim ke bagian produksi dan SPP rangkap 1 akan diarsip oleh bagian gudang. Setelah bahan material yang digunakan sampai di bagian produksi, maka bagian produksi akan langsung memulai memproduksi barang sesuai dengan jumlah barang yang terdapat di dalam SPP rangkap 2. Setelah barang selesai diproduksi, bagian produksi akan mengirimkan hasil barang jadi ke bagian gudang untuk disimpan. 3.2.1.2 Narasi dari Sistem yang Berjalan ( Order ) Kontraktor yang merupakan klien tetap, memberikan sketsa pesanan yang ingin dibuat ke bagian desain yang sekaligus merangkap
42 menjadi bagian penjualan. Kemudian bagian desain akan menghitung total biaya yang harus dikeluarkan dalam pembuatan pesanan tersebut. Setelah kalkulasi selesai, bagian desain yang sekaligus juga bagian penjualan memberikan perincian harga kepada kontraktor. Tawar menawar pun terjadi. Ketika kontraktor setuju dengan harga yang ditawarkan, maka pesanan akan langsung dikerjakan. Bagian produksi akan menghitung bahan-bahan yang digunakan lalu akan membuat SPP 2 rangkap ( rangkap 1 untuk bagian gudang dan rangkap 2 untuk diarsip ) beserta lampiran sketsa yang nantinya akan langsung diberikan ke bagian gudang. Setelah menerima SPP(1) dan sketsa gambar, bagian gudang akan menyiapkan bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi sesuai dengan SPP(1). Lalu akan menyerahkan bahan baku serta sketsa desain ke bagian produksi. Setelah selesai diproduksi, bagian produksi akan mengirim hasil barang jadi ke bagian gudang untuk segera disimpan. Sisa bahan baku yang tidak terpakai tidak lagi dikembalikan ke bagian gudang untuk disimpan sebagai bahan baku sisa. Setelah bahan material yang digunakan sampai di bagian produksi, maka bagian produksi akan langsung memulai memproduksi barang sesuai dengan jumlah barang yang terdapat di dalam SPP rangkap 2 dan sketsa gambar yang dipesan. Setelah barang selesai diproduksi, bagian produksi akan mengirimkan hasil barang jadi ke bagian gudang untuk disimpan.
43 3.2.2 Rich Pictures 3.2.2.1 Rich Pictures (Massal) Gambar 3.2 Rich Pictures (Massal)
44 3.2.2.2 Rich Pictures (Order) Gambar 3.3 Rich Pictures (Order)
45 3.2.3 Overview Acti vity Diagram (OAD) 3.2.3.1 Overview Acti vity Diagram (Massal) Gambar 3.4 O verview Activity Diagram (Massal)
46 3.2.3.2 Overview Acti vity Diagram (Order) Gambar 3.5 O verview Activity Diagram (Pesanan)
47 3.2.4 Event Table 3.2.4.1 Event Table Produk Massal Event Internal S tart When ACTIVITY Agent Membuat Sketsa DESAIN Ketika bagian desain - Melihat Desain membuat model model - Membuat furniture yang akan diproduksi sketsa model - Menyerakan Formulir Desain (FD) kepada pemilik Mengotorisasi Formulir Desain PEMILIK Setelah menerima formulir desain (FD) - Menerima Formulir Desain (FD) dari bagian desain - Memilih beberapa formulir desain - Mengotorisa si formulir desain - Meneyerahk an formulir desain (otorisasi) kepada bagian produksi. Membuat Surat Perintah Produksi PRODUKSI Setelah menerima formulir desain - Menerima FD (otorisasi) (SPP) (otorisasi) dari - Menghitung material
48 Event Internal S tart When ACTIVITY Agent pemilik bahan yang digunakan - Membuat surat perintah produksi (SPP).Rangk ap 1 diberikan kepada bagian gudang, rangkap 2 untuk diarsip. - Menyerahka n SPP 2 rangkap ke bagian gudang Menyiapkan Bahan Baku GUDANG Ketika menerima SPP (1) dari bagian - Menerima SPP rangkap (1) dari produksi bagian produksi - Menyiapkan bahan baku sesuai dengan SPP (1) - Mengirim material barang yang dibutuhkan
49 EVENT INTERNAL S TART WHEN ACTIVITY AGENT Memproduksi Barang PRODUKSI Setelah menerima bahan baku dari bagian gudang Menyimpan Barang GUDANG Setelah bagian Jadi produksi selesai memproduksi barang Tabel 3.1 Event Table (Massal) kepada bagian produksi - Mengarsip SPP rangkap 1 - Menerima material dari gudang - Memproduk si barang - Mengarsip SPP (2) - Menerima barang jadi dari bagian produksi - Menyimpan barang jadi di gudang. 3.2.4.2 Event Table (Order) EVENT INTERNAL S TART WHEN ACTIVITY AGENT Mengajukan Surat Penawaran Harga (SPH) DESAIN Ketika bagian desain menerima sketsa dari kontraktor - Menerima sketsa dari kontraktor. - Menghitung total harga berdasarkan sketsa. - Memberikan surat penawaran harga (SPH) ke kontraktor
50 EVENT INTERNAL S TART WHEN ACTIVITY AGENT Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) Menyiapkan Bahan Baku Memproduksi Barang Menyimpan Barang Jadi PRODUKSI GUDANG PRODUKSI GUDANG setelah mendapat confirm akan SPH yang diinginkan Ketika menerima SPK (1) dari bagian produksi Setelah menerima bahan baku dari bagian gudang Setelah bagian produksi selesai memproduksi barang - Menerima konfirmasi harga yang disetujui dan sketsa desain - Menghitung bahan material yang digunakan - Membuat SPK sebanyak 2 rangkap. (rangkap 1 untuk bagian gudang dan rangkap 2 untuk diarsip) - Menerima SPK rangkap (1) dari bagian produksi - Menyiapkan bahan baku sesuai dengan SPK (1) - Mengirim material barang yang dibutuhkan kepada bagian produksi - Mengarsip SPK rangkap (1) - Menerima material dari gudang - Memproduksi barang - Mengarsip SPK (2) - Menerima barang jadi dari bagian produksi - Menyimpan barang jadi di gudang. Tabel 3.2 Event Table (Order)
51 3.2.5 Formulir yang Digunakan 3.2.5.1 Produk Massal Didalam memproduksi barang-barang furniture secara massal, formulir yang digunakan adalah : 1.Formulir Desain (FD) Berisi model sketsa barang-barang furniture yang akan diproduksi 2. Surat Perintah Produksi (SPP) Berisi tentang berapa bahan baku yang akan digunakan, model sketsa yang akan diproduksi, dan jumlah barang tersebut akan dibuat. 3.2.5.2 Produk yang berdasarkan pesanan 1.Surat Penawaran Harga (SPH) Berisi tentang surat penawaran harga barang yang diberikan kepada pelanggan. 2.Surat Perintah Kerja (SPK) Berisi tentang berapa bahan baku yang akan digunakan, model sketsa yang akan diproduksi, dan jumlah barang tersebut akan dibuat 3.2.6 Workflow 3.2.6.1 Workflow (Massal) Activity Description Membuat Model Sktesa Bagian Desain 1. Melihat mode desain 2. Membuat Formulir Desain (FD) 3. Menyerahkan FD kepada
52 Activity Description pemilik Memilih Desain Bagian Desain Pemilik 4. Menyerahkan FD kepada pemilik 5. Menerima FD dari bagian desain 6. Memilih formulir desain 7. Mengotorisasi formulir desain yang dipilih 8. Menyerahkan formulir desain (otorisasi) kepada bagian. produksi Membuat Surat Perintah Produksi (SPP) Pemilik 9. Menyerahkan formulir desain (otorisasi) kepada bagian produksi. Bag.Produksi 10. Menerima FD (otorisasi) dari pemilik. 11. Menghitung material bahan yang akan digunakan 12. Membuat Surat Perintah
53 Activity Description Produksi (SPP) sebanyak 2 rangkap. 13. Mencetak SPP 2 rangkap (rangkap 1 akan diberikan kepada bagian gudang, dan rangkap 2 akan diarsip) 14. Menyerahkan SPP 1 rangkap ke bagian gudang Menyiapkan Bahan baku Bagian Produksi 15. Menyerahkan SPP 1 rangkap ke bagian gudang Bagian Gudang 16. Menerima SPP 1 rangkap dari bagian desain 17. Mengecek persediaan material bahan yang akan digunakan 18. Menyiapkan material bahan yang akan digunakan berdasarkan SPP rangkap 1 19. Mengarsip SPP rangkap 1 20. Mengirimkan material bahan yang dibutuhkan ke bagian produksi.
54 Activity Description Memproduksi Barang Bagian Gudang 21. Mengirimkan material bahan yang dibutuhkan ke bagian produksi Bagian Produksi 22. Menerima material bahan dari bagian Gudang 23. Mengecek bahan material dengan SPP rangkap 2 24. Memproduksi barang 25. Mengarsip SPP rangkap 2 26. Mengirim hasil barang jadi dan ke bagian gudang Menyimpan Barang Jadi Bagian Produksi 27. Mengirim hasil barang jadi ke bagian gudang Bagian Gudang 28. Menerima hasil barang jadi dari bagian produksi 29. Menyimpan hasil barang jadi di gudang 30. Menyimpan sisa bahan di gudang. Tabel 3.3 Workflow (Massal)
55 3.2.6.2 Workflow (Order) Activity Description Mengirim Sketsa Desain Kontraktor 1. Mengirimkan sketsa desain kepada bagian desain Bagian Desain 2. Menerima sketsa desain dari kontraktor Membuat Surat Penawaran Harga (SPH) Bagian Desain 3. Menghitung biaya yang diperlukan 4. Membuat surat penawaran harga (SPH) 5. Mengirimkan SPH ke kontraktor Kontraktor 6. Menerima SPH dari bag.desain Menyetujui Surat Penawaran Harga Bagain Desain 7. Mengirimkan SPH ke kontraktor Kontraktor 8. Menerima SPH dari bagian desain 9. Memilih SPH yang ditawarkan
56 Activity Description 10. Melakukan negosiasi dengan bagian desain. 11. Menyetujui SPH yang diinginkan 12. Mengirimkan SPH ke bagian Bagian Desain desain 13. Menerima SPH dari kontraktor Bagian Produksi 14. Mengirim sktesa desain ke bagian produksi Membuat Surat Perintah Produksi (SPP) Bagian Produksi 16. Mengirim sketsa desain ke bagian produksi 17. Menerima sketsa desain 18. Menghitung material bahan yang akan digunakan 19. Membuat surat perintah kerja (SPK) sebanyak 2 rangkap. 20. Mencetak SPK 2 rangkap (rangkap 1 akan diberikan kepada bagian gudang, dan rangkap 2 akan diarsip)
57 Activity Description 21. Menghitung material bahan yang akan digunakan 22. Membuat surat perintah kerja (SPK) sebanyak 2 rangkap. 23. Mencetak SPK 2 rangkap (rangkap 1 akan diberikan kepada bagian gudang, dan rangkap 2 akan diarsip) 24. Menyerahkan SPK 1 rangkap ke bagian gudang Menyiapkan Bahan baku Bagian Produksi 25. Menyerahkan SPK 1 rangkap ke bagian gudang Bagian Gudang 26. Menerima SPK 1 rangkap dari bagian desain 27. Mengecek persediaan material bahan yang akan digunakan 28. Menyiapkan material bahan yang akan digunakan berdasarkan SPK rangkap 1
58 Activity Description 29. Mengarsip SPK rangkap 1 30. Mengirimkan material yang dibutuhkan ke bagian produksi Memproduksi Barang Bagian Gudang 31. Mengirimkan material bahan yang dibutuhkan ke bagian produksi Bagian Produksi 32. Menerima material bahan dari bagian gudang 33. Mengecek bahan material dengan SPK rangkap 2 34. Memproduksi barang 35. Mengarsip SPK rangkap 2 36. Mengirim hasil barang jadi dan ke bagian gudang Menyimpan Barang Jadi Bagian Produksi 37. Mengirim hasil barang jadi ke bagian gudang Bagian Gudang 38. Menerima hasil barang jadi dari bagian produksi 39. Menyimpan hasil barang jadi
59 Activity Description di gudang 40. Menyimpan sisa bahan di gudang. Tabel 3.4 Workflow (Order) 3.2.7 Hasil Temuan Temuan 1 : Sulit Menentukan Biaya Produksi Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p44 45) Didalam neraca, manajemen harus menyajikan HPP produk jadi dan harga pokok produk yang ada pada tanggal neraca yang berjalan. Untuk tujuan tersebut, manajemen perlu menyelenggarakan catatan biaya produksi setiap pesanan. Berdasarkan catatan biaya produksi tiap pesanan tersebut, manajemen dapat menentukkan biaya produksi yang melekat di pesanan yang selesai diproduksi. Menurut Horngren & Foster, 1994, p111 Harga pokok per unit yang digunakan untuk tujuan persediaan adalah hasil pengambilan suatu biaya yang diakumulasikan dan membaginya dengan suatu ukuran produksi. Perbedaan pokok antara sistem harga pokok pesanan dan harga pokok proses adalah besaran penyebut. Dalam sistem harga pokok
60 pesanan, penyebut adalah kecil (misalnya, satu lukisan, 100 lembar edaran iklan, atau 1 mesin pengepakan khusus), tetapi dalam sistem harga pokok proses penyebut adalah besar (misalnya, ribuan kilogram, ton, atau meter persegi). Rekomendasi : Mengelompokkan biaya produksi berdasarkan produk Rumus: Biaya bahan baku sesungguhnya + Biaya tenaga kerja langsung + Taksiran biaya overhead pabrik Membuat suatu sistem yang dapat menghitung biaya produksi untuk setiap produk Tabel 3.5 Hasil Temuan 1 Temuan 2 : Tidak bia menentukan keuntungan yang diperoleh dalam pembuatan suatu barang. Kriteria : Menurut Hernanto(1985,p24) Laba adalah sebagai selisih dari pendapatan dan biaya-biaya dalam jangka waktu tertentu. Rekomendasi : Pada saat pembuatan Bill Of Material (BOM), dapat menentukan margin (keuntungan) yang diinginkan.. Tabel 3.6 Hasil Temuan 2
61 Temuan 3 : Tidak bisa mengendalikan atau mengevaluasi pergerakan overhead pabrik per barang. Kriteria : Menurut Carter & Usry (2005 p168) : Varians overhead pabrik pabrik keseluruhan adalah selisih hasil dari perbandingan antara overhead pabrik yang yang terjadi secara aktual dengan total overhead standart yang dibebankan ke barang dalam proses. Rekomendasi: Dibutuhkan laporan varians overhead pabrik untuk melihat selisih antara overhead standart dengan overhead aktual. Membandingkan dengan overhead standart yang dimasukan ketika master barang dibuat dengan biaya overhead aktual yang dibebankan saat barang diproses. Tabel 3.7 Hasil Temuan 3 Temuan 4 : Kriteria : Kurang nya formulir yang dibutuhkan oleh manajemen. Menurut Mulyadi (2000, p77): Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, dimana berisi tentang tanggal transaksi, no. urut, kode barang, nama barang, tanda tangan wiraniaga. Rekomendasi: Dibutuhkankannya formulir surat perintah kerja (SPK) untuk bagian produksi, bill of material (BOM) untuk bagian desain, surat permintaan bahan baku (SPBB) kepada bagian gudang, surat penyerahan barang jadi (SPBJ) kepada
62 gudang.sehingga transaksi yang terjadi menjadi jelas dan akurat. Tabel 3.8 Hasil Temuan 4 3.2.8 Kebutuhan Informasi Manajemen Kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen dalam memmproduksi massal dan pesanan adalah sebagai berikut: 1. Bill Of Material (BOM) Adalah form yang berisikan bahan baku yang digunakan dalam produksi. Dibuat oleh Bagian Desain untuk memudahkan pihak gudang dalam menyiapkan bahan baku serta memudahkan bagian produksi dalam memproduksi barang. 2. Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) Form yang berisikan permintaan bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. Dibuat oleh bagian produksi dalam mengecek bahan baku yang sampai dan arsip. 3. Surat Penyerahan Barang Jadi (SPBJ) Form ini berisikan barang jadi yang diserahkan ke gudang. Dibuat oleh bagian produksi sebagai tanda bahwa barang jai sudah diserahkan. 4. Laporan Pemakaian Bahan Baku Laporan ini dipergunakan untuk melihat seberapa banyak bahan baku yang digunakan dalam produksi selama beberapa periode.
63 5. Laporan Barang Jadi Laporan ini dibuat untuk menunjukkan seberapa banyak barang yang selesai dikerjakan dan disimpan di dalam gudang. 6. Laporan Barang dalam Proses Laporan yang berisikan laporan barang-barang apa saja yang masih dalam pengerjaan. Sehingga bagian produksi mengetahui pekerjaan apa yang belum selesai dalam beberapa periode. 7. Laporan Analisa Varian Overhead Laporan yang berisikan perbadingan harga standard yang dipatok dengan harga sesungguhnya barang tersebut diproduksi.