SUMMARY PROSEDUR PEMBELIAN. Current Analysis Recommendation. Seharusnya yang melakukan permintaan. pembelian bahan baku adalah bagian gudang

Transkripsi

1 L1 SUMMARY PROSEDUR PEMBELIAN Current Analysis Recommendation 1. Prosedur Permintaan Pembelian : Bagian arsitektur melakukan permintaan pembelian bahan baku ke bagian field director setelah menganalisis sebuah project, selain bagian arsitektur ada juga bagian Project manger/mandor yang dapat melakukan permintaan pembelian bahan ke bagian field director apabila pada saat dalam pengerjaan sebuah project kekurangan bahan baku. Permintaan pembelian bahan baku Seharusnya yang melakukan permintaan pembelian bahan baku adalah bagian gudang karena bagian gudang lebih mengetahui kondisi bahan baku yang tersedia. Dan juga tidak terdapat bagian pembelian yang bertugas melakukan order pembelian ke supplier melainkan yang melakukan tugas tersebut adalah bagian field director yang seharusnya Bagian arsitektur melakukan konfirmasi kebagian gudang tentang bahan baku apa saja yang diperlukan dan kemudian bagian gudang akan melakukan permintaan pembelian bahan baku kebagian pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian (SPP) rangkap 2 yang didistribusikan kebagian pembelian dan diarsip oleh bagian gudang dimana SPP tersebut

2 L2 tersebut hanya secara lisan dengan menelpon. bertugas memberikan perintah untuk membuat suatu bangunan sesuai dengan gambar. diotorisasi oleh bagian manajer gudang. 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok : Seluruh staff perusahaan memberitahukan kepada bagian field director apabila ada yang mengetahui harga bahan baku lebih murah dan kemudian field director yang melakukan penawaran harga dengan cara menelpon. Dalam melakukan penawaran harga dan pemilihan pemasok seharusnya dilakukan oleh bagian pembelian saja jangan melibatkan seluruh staff. Dan juga gunakan dokumen pendukung sebagai bukti transaksi. Bagian pembelian melakukan penawaran harga ke beberapa supplier dengan mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) rangkap 2 yang didistribusikan untuk supplier dan diarsip. Setelah supplier mengirimkan Surat Penawaran

3 L3 Harga (SPH) maka bagian pembelian menentukan supplier. 3. Prosedur order pembelian : Setelah adanya kesepakatan antara field director dengan supplier, kemudian field director melakukan order pembelian dengan cara menelpon tanpa disertai dokumen pendukung tertulis. Sebelum melakukan order pembelian seharusnya melakukan konfirmasi terlebih dahulu pada bagian gudang, karena bagian gudang mengetahui bahan baku yang tersedia di gudang sehingga apabila ada bahan baku yang masih bisa dipakai maka dapat mengurangi order pembelian bahan baku. Kemudian bagian gudang membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 yang didistribusikan untuk supplier, bagian penerimaan, bagian akuntansi dan diarsip 4. Prosedur penerimaan barang : Bahan baku yang dikirimkan oleh supplier Bagian gudang bertugas sebagai penerimaan Bahan baku yang diterima dari supplier

4 L4 langsung diterima oleh bagian gudang dan terkadang bagian gudang tidak mengetahui akan ada pengiriman bahan baku dari supplier hal ini dikarenakan sering kali bagian field director tidak memberitahukan kebagian gudang bahwa telah terjadi order pembelian. bahan baku yang dikirimkan oleh supplier, dimana seharus bertugas melakukan permintaan pembelian bahan baku. diperiksa kelengkapannya oleh bagian penerimaan barang dengan cara membandingkan Surat Jalan (SJ) dengan SOP dan kemudian membuat Surat Penerimaan Barang (SPB) rangkap 3 yang diditribusikan untuk bagian pembelian, bagian gudang dan bagian akuntansi. 5. Prosedur pencatatan utang : Fungsi akuntansi menerima faktur dari supplier kemudian melakukan pencatatan serta mengarsipkan dokumen tersebut dan segera Bagian akuntansi sudah melakukan Selain menerima faktur dari supplier, bagian akuntansi harus melakukan pengecekan

5 L5 melakukan pembayaran. pembayaran ketika menerima faktur dari supplier tanpa mengecek kebenaran bahan baku yang tertera pada faktur terhadap surat penerimaan barang yang dibuat oleh bagian penerimaan dan juga dibandingkan dengan SOP.

6 L6 PROSEDUR PERSEDIAAN BAHAN BAKU Current Analysis Recommendation 1. Prosedur permintaan bahan baku : Bagian produksi dalam hal ini bagian lapangan (field director) melakukan permintaan bahan baku kebagian gudang karena project segera dimulai pegerjaannya dengan cara menelpon kepala gudang. Permintaan bahan baku belum menggunakan dokumen pendukung dalam prosesnya. Bagian produksi/lapangan mebuat Surat Permintaan Bahan Baku(SPBB) rangkap 3 yang diditribusikan untuk bagian gudang dan untuk diarsip. 2. Prosedur pengeluaran bahan baku : Setelah bagian gudang menerima laporan permintaan bahan baku dari bagian lapangan, lalu bagian gudang mengeluarkan bahan baku Bahan baku yang dikeluarkan oleh bagian gudang tidak dicatat dan tidak adanya bukti pengeluaran bahan baku. Bagian gudang mengeluarkan bahan baku bersamaan dengan Bukti Pengeluaran Bahan Baku (BPBB) rangkap 3 yang didistribusikan

7 L7 sesuai dengan yang diminta bagian lapangan/field director. untuk bagian akuntansi, bagian lapangan/produksi dan untuk diarsip. Jika bahan baku yang diminta oleh bagian lapangan tidak tersedia maka bagian gudang harus mengajukan Surat Permintaan Pembelian (SPP) terlebih dahulu kebagian pembelian

8 L8 Produk Produk Master Planning: Gambat 3.1 Contoh produk Mater Planning

9 L9 Architecture Gambat 3.2 Contoh produk Architecture

10 L10

11 L11 Interior Commercial Gambat 3.3 Contoh produk Interior Commercial

12 L12

13 L13 Interior Office Gambat 3.4 Contoh produk Interior Office