UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Fakultas Ilmu Komputer Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005/2006 AUDIT SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA PT. AQUARIUS MUSIKINDO Fanny (0600624581) Linda Kusnawaty (0600672366) Febe Riyanti (0600672883) Kelas/Kelompok : 07 PBA/10 Abstrak Tujuan penelitian adalah untuk mengindentifikasi masalah dan kelemahan pada sistem informasi penggajian, memberikan rekomendasi untuk mengurangi resiko dari permasalahan yang ada dan menghasilkan laporan audit bagi perusahaan. Metodologi Penelitian yang digunakan adalah melalui studi pustaka, wawancara serta melakukan observasi. Metode audit yang digunakan adalah metode audit around the computer. Analisis dilakukan dengan menganalisa temuan masalah, resiko dan rekomendasi atas temuan masalah. Setelah dilakukan penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada pengendalian manajemen dan pengendalian aplikasi. Tetapi perusahaan harus lebih memfokuskan pada kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian batasan sistem aplikasi dan pengendalian keluaran. Berdasarkan hasil temuan tersebut disarankan agar perusahaan melakukan perbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang ada dan meningkatkan pengendalian terhadap sistem informasi penggajian perusahaan. Kata Kunci: Audit Sistem Informasi, Pengendalian Manajemen, Pengendalian Aplikasi, Penggajian iv
PRAKATA Dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunianya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya sebagai salah satu persyaratan kelulusan dalam menyelesaikan program Strata-1 (S1) dengan program studi Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari kesempurnaan, mengingat keterbatasan pengalaman yang ada, tetapi penulis yakin bahwa skripsi ini bisa memberikan sedikit gambaran mengenai pekerjaan yang penulis amati dan teliti. Dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu baik secara langsung atau tidak langsung, atas segala bantuan, dorongan serta bimbingan yang telah diberikan kepada penulis selama masa penyusunan laporan skripsi ini. Ucapan terima kasih ini ditujukan kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App. Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Idris Gautama, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi. 4. Ibu Noerlina, S.Kom., MM selaku Sekretaris Jurusan Komputerisasi Akuntansi. 5. Bapak Purwoko, SE., MBA selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan pengarahan yang sangat berarti bagi kami sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. v
6. Para dosen dan staff pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu kepada penulis selama mengikuti kuliah. 7. Ibu Dr. A. Ratna Dhelia selaku Manajer Personalia PT. AQUARIUS MUSIKINDO yang telah bersedia memberikan kesempatan kepada kami untuk melakukan survey penelitian dan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini. 8. Ibu Engewati Tjahjono selaku karyawan Bagian Personalia dan Bapak Edy H. selaku karyawan Bagian IT Development PT. AQUARIUS MUSIKINDO yang telah bersedia meluangkan waktu dan memberikan informasi yang diperlukan guna penyusunan skripsi ini. 9. Orang tua dan kerabat penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materiil serta semangat yang sangat berarti sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. 10. Seluruh teman yang telah banyak membantu memberikan masukan dan dukungan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata, penulis memohon maaf jika terdapat kesalahan yang penulis lakukan dalam penulisan skripsi ini. Dengan segala kerendahan hati, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembacanya. Jakarta, Januari 2006 Penulis vi
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar...i Halaman Judul Dalam...ii Halaman Persetujuan Hardcover...iii Abstrak...iv Prakata...v Daftar Isi...vii Daftar Tabel...xi Daftar Gambar...xii Daftar Lampiran...xiii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang...1 1.2 Ruang Lingkup...2 1.3 Tujuan dan Manfaat...3 1.4 Metodologi Penelitian...3 1.5 Sistematika Penulisan...5 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Secara Umum...6 2.2 Pengertian Gaji Secara Umum...7 2.2.1 Pengertian Gaji......7 vii
2.2.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian...7 2.2.3 Fungsi yang Terkait...8 2.2.4 Dokumen yang Digunakan...9 2.2.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan...11 2.3 Pengertian Sistem Informasi Penggajian...12 2.4 Pengertian Audit Sistem Informasi Secara Umum...12 2.4.1 Pengertian Audit Sistem Informasi...12 2.4.2 Perlunya Kontrol dan Audit Sistem Informasi...13 2.4.3 Tujuan Audit Sistem Informasi...14 2.4.4 Tahapan-tahapan Audit Sistem Informasi...15 2.4.5 Pendekatan (Metode)Audit Sistem Informasi...18 2.5 Pengertian Sistem Pengendalian Internal Secara Umum...21 2.5.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal...22 2.5.2 Unsur Sistem Pengendalian Internal...22 2.5.3 Jenis-jenis Pengendalian Internal...25 2.5.3.1 Pengendalian Manajemen...25 2.5.3.1.1 Pengendalian Manajemen Keamanan...28 2.5.3.1.2 Pengendalian Manajemen Operasional...33 2.5.3.2 Pengendalian Aplikasi...34 2.6 Pengertian Diagram Arus Data (DFD)...50 viii
BAB 3 GAMBARAN UMUM SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Sistem Informasi...51 3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan...51 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan...53 3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan...53 3.1.4 Tugas, Wewenang dan Tanggungjawab...55 3.2 Sistem Informasi yang Sedang Berjalan...59 3.3 DFD (Data Flow Diagram)...61 3.3.1 Diagram Konteks...62 3.3.2 Diagram Nol...63 BAB 4 AUDIT SISTEM INFORMASI 4.1 Perencanaan Audit...64 4.2 Pengevaluasian Bukti Audit pada Pengendalian Manajemen...67 4.2.1 Pengendalian Manajemen Keamanan...67 4.2.1.1 Check-list Pengendalian Manajemen Keamanan...67 4.2.1.2 Evaluasi Resiko Potensial Pengendalian dan Rekomendasi...69 4.2.2 Pengendalian Manajemen Operasional...71 4.2.2.1 Check-list Pengendalian Manajemen Operasional...71 4.2.2.2 Evaluasi Resiko Potensial Pengendalian dan Rekomendasi...73 ix
4.3 Pengevaluasian Bukti Audit pada Pengendalian Aplikasi...74 4.3.1 Pengendalian Batasan Sistem Aplikasi...74 4.3.1.1 Check-list Pengendalian Batasan Sistem Aplikasi...74 4.3.1.2 Evaluasi Resiko Potensial Pengendalian dan Rekomendasi...76 4.3.2 Pengendalian Masukan...78 4.3.2.1 Check-list Pengendalian Masukan...78 4.3.2.2 Evaluasi Resiko Potensial Pengendalian dan Rekomendasi...81 4.3.3 Pengendalian Keluaran...83 4.3.3.1 Check-list PengendalianKeluaran...83 4.3.3.2 Evaluasi Resiko Potensial Pengendalian dan Rekomendasi...84 4.4 Laporan Audit...99 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan...105 5.2 Saran...107 DAFTAR PUSTAKA...109 DAFTAR RIWAYAT HIDUP...111 LAMPIRAN-LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEI x
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Tabel 2.2 Tabel 4.1 Tabel 4.2 Tabel 4.3 Tabel 4.4 Tabel 4.5 Tabel 4.6 Permasalahan pada Password...39 Prinsip-prinsip Mengatur Password...40 Hasil Wawancara Pengendalian Manajemen Keamanan...67 Hasil Wawancara Pengendalian Manajemen Operasional...71 Hasil Wawancara Pengendalian Batasan Sistem Aplikasi...74 Hasil Wawancara Pengendalian Masukan...78 Hasil Wawancara Pengendalian Keluaran...83 Matrix Temuan Masalah, Resiko, Rekomendasi dan Person in Charge...87 xi
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Identification, Authentication and Authorization Process...37 Gambar 2.2 Input Methods...45 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. AQUARIUS MUSIKINDO Tahun 2004...54 Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian PT. AQUARIUS MUSIKINDO...62 Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Penggajian PT. AQUARIUS MUSIKINDO...63 xii
DAFTAR LAMPIRAN Daftar Rekapitulasi....L1 Daftar Honor Karyawan Bulanan... L4 Daftar Perincian Astek.. L7 Daftar Lembur Karyawan. L10 Daftar Kasbon Karyawan.. L11 Perincian Honor Karyawan Bulanan L12 Tanda Penerimaan Honor Tahun 2005. L13 Permintaan Pengeluaran Kas L14 Bank Pengeluaran..L15 Keterangan Lembur.. L16 Tampilan Awal Aplikasi Program Penggajian Personalia L17 Tampilan Setting Prosentase ASTEK... L17 Tampilan Menu Aplikasi Program Penggajian Personalia....... L18 Tampilan Aplikasi Biodata Karyawan.. L19 Tampilan Aplikasi Proses 1. L19 Tampilan Aplikasi Proses 2. L20 Tampilan Aplikasi Bonus. L20 Tampilan Aplikasi THR Natal.. L21 Tampilan Display/Print L21 xiii