HUSM/TDM/QP-01 PENERIMAAN DAN PENYARINGAN BORANG PERMOHONAN PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK DAN MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Disediakan oleh: DELLEMIN CHE ABDULLAH Diluluskan oleh: ABDUL HAKIM HJ. ABDULLAH Tarikh efektif: 01.04.2010
Muka surat 1 drp 14 Tajuk: ISI KANDUNGAN ISI KANDUNGAN MUKA SURAT PERKARA 1 Isi Kandungan 2 Rekod Pindaan 3 Definisi 4 Singkatan 5 Tujuan, Skop, dan Dokumen Rujukan 6-9 Prosedur dan Tanggungjawab 10 Rekod 11 Carta Alir 12 Senarai Lampiran i. Lampiran 1: Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik
Muka surat 2 drp 14 Tajuk: REKOD PINDAAN Pindaan 3 REKOD PINDAAN/SEMAKAN NO. VERSI TARIKH PINDAAN/ SEMAKAN HURAIAN PINDAAN TANDATANGAN PENGESAHAN 1 1/11/2009 Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada versi MS ISO 15189:2007 2 02/02/2010 Perubahan di Carta Alir ms 11/12: Rekod dalam RPS dan komputer 3 01/04/2010 Perubahan pada prosedur penomboran sampel/spesimen no. 1 mukasurat 9 daripada 12. 3 05/08/2010 Pindaan 1: Ms 2/12 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan/semakan. Tambahan semakan pada tajuk. 3 08/08/2011 Pindaan 2: Ms 5/12 Tambahan skop Drug yang dianalisis (Valproic Acid dan Phenytoin) 3 20/09/2011 Pindaan 3: Ms 3,5,6,7,8,9, dan 12/13 Tambahan secara dalam talian atau manual REKOD SEMAKAN TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN SEMAKAN TANDATANGAN KELULUSAN 04/08/2010 08/08/2011 19/09/2011
Tajuk: DEFINISI Muka surat 3 drp 14 1. DEFINISI Penerimaan Sampel/Spesimen Darah: Proses menerima BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah bagi tujuan analisis. Penyaringan Sampel/Spesimen Darah: Proses penyaringan BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah mengikut kriteria-kriteria yang ditetapkan.
Tajuk: SINGKATAN Muka surat 4 drp 14 2. SINGKATAN PPS PM BPPDT RPS RPUS/SD QP R/N FPDTP TDM TDMSyS = Penolong Pegawai Sains = Pembantu Makmal = Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik = Rekod Penerimaan Spesimen = Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah = Quality Procedure = Registration Number = Fail Pemonitoran Drug Terapeutik Pesakit = Therapeutic Drug Monitoring = Therapeutic Drug Monitoring System
Tajuk: TUJUAN, SKOP DAN DOKUMEN RUJUKAN Muka surat 5 drp 14 3. TUJUAN Untuk menerangkan proses penerimaan serta penyaringan BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah pesakit bagi drug-drug yang dimonitor (Amikacin, Gentamycin, Vancomycin, Valproic Acid dan Phenytoin). 4. SKOP Prosedur ini digunapakai untuk pemonitoran drug terapeutik dan melibatkan semua staf yang terlibat di Unit/Makmal Pemonitoran Drug Terapeutik, Jabatan Farmasi, HUSM. 5. DOKUMEN RUJUKAN i. Polisi Jabatan Farmasi ii. Manual Operasi Peralatan yang digunakan (Rujuk manual peralatan masing masing) iii. Sisip Maklumat Reagen (Reagent Package Insert) iv. Garis Panduan Keselamatan Pekerja, Jabatan Farmasi, HUSM v. Standard MS ISO 9001:2008 vi. LAB0RATORY QUALITY MANUAL Medical Laboratories Hospital Universiti Sains Malaysia (HUSM/LCD/LQM) vii. Rujukan-rujukan lain yang berkaitan.
Muka surat 6 drp 14 Tajuk: PROSEDUR DAN 6. PROSEDUR DAN PROSEDUR 6.1 Penerimaan & Penyaringan BPPDT (Secara Manual) & Sampel/ Spesimen Darah 6.1.1 Terima BPPDT dan sampel/spesimen darah. 6.1.2 Saring BPPDT dan sampel/spesimen darah 6.1.3 Cop/catat daftar masa terima serta tandatangan ringkas penerima atas BPPDT. 6.1.4 Rekod maklumat pesakit dan sampel/spesimen darah dalam buku RPS secara bertulis dan/atau secara elektronik. 6.1.5 Semak dalam komputer sama ada pesakit pernah dimonitor sebelum ini. 6.1.5.1 Jika pernah, dapatkan FPDTP yang lepas di dalam kabinet fail berserta BPPDT dan satukan dengan yang baru diterima. 6.1.5.2 Jika tidak pernah, buka FPDTP yang baru. 6.2 Penerimaan & Penyaringan BPPDT (Secara DalamTalian) & Sampel/ Spesimen Darah 6.2.1 Klik pada paparan NEW dan pastikan sampel/spesimen adalah sama dengan BPPDT 6.2.2 Klik pada paparan ACCEPTED dan sistem akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa Terima.
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 7 drp 14 PROSEDUR 6.2.3 Rekod maklumat pesakit dan sampel/spesimen darah dalam buku RPS secara bertulis. 6.2.4 Semak dalam komputer sama ada pesakit pernah dimonitor sebelum ini. 6.2.4.1 Jika pernah, dapatkan FPDTP yang lepas di dalam kabinet fail 6.2.4.2 Jika tidak pernah, buka FPDTP yang baru.
6. PROSEDUR DAN Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 8 drp 14 PROSEDUR 6.2.1 Penyaringan BPPDT (Secara Manual) A. Maklumat Dalam Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik. i. Pastikan maklumat berikut lengkap diisi: Biodata; Nama, R/N, Wad/Klinik, Berat, Umur, Jantina; Name/Signature and Chop of Requesting Doctor ; dan maklumat-maklumat lain jika perlu: - Sekiranya tidak lengkap/bermasalah, BPPDT masih diterima, dan hubungi pihak wad/klinik untuk lengkapkan/betulkan maklumat yang diperlukan. Catat maklumat di dalam BPPDT berkenaan (nama staf yang dihubungi dan juga tandatangan ringkas staf yang menghubungi). Nota: Bagi kes-kes yang tidak memenuhi spesifikasi hendaklah dicatatkan pada Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah. (Rujuk HUSM/TDM/QP-11)
6. PROSEDUR DAN Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 9 drp 14 PROSEDUR 6.2.2 Penyaringan Sampel (Secara Manual) B. Pemeriksaan Sampel/spesimen Darah i. Pastikan kriteria berikut dipatuhi: a. Maklumat pesakit sama sepertimana yang tercatat pada BPPDT. b. Sampel/spesimen mestilah terdiri daripada darah. c. Sampel/spesimen darah perlu diisi ke dalam bekas yang sesuai (plain test tube). d. Bekas sampel/spesimen darah berlabel nama pesakit, nombor pendaftaran (R/N), wad/klinik, serta jenis ujian yang diminta (Drug Requested).
Tajuk: PROSEDUR DAN Muka surat 10 drp 14 6. PROSEDUR DAN PROSEDUR PENOMBORAN 1) Penomboran dibuat mengikut nombor penerimaan spesimen di dalam Buku Rekod Penerimaan Spesimen (HUSM/51/UPDT/03). 2) Penandaan hendaklah dibuat pada bekas sampel/spesimen darah berkenaan dengan menggunakan pen berdakwat kekal dan jelas. Nota: Bagi kes di mana terdapat 2 sampel bagi pesakit yang sama penomboran hendaklah dipecahkan kepada abjad yang sesuai. Contoh sampel Pre dan Post hendaklah dilabelkan a dan b.
Tajuk: REKOD Muka surat 11 drp 14 1. REKOD i. Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik: HUSM/JF/PK1.09/L2 ii. iii. iv. Rekod Penerimaan Spesimen: HUSM/51/UPDT/03 Fail Pemonitoran Drug Terapeutik Pesakit: HUSM/51/UPDT/06 Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah: HUSM/TDM-08
Tajuk: CARTA ALIR Muka surat 12 drp 14 8. CARTA ALIR (SECARA MANUAL) PENERIMAAN SERTA PENYARINGAN BPPDT DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH Terima BPPDT dan sampel/spesimen Saring BPPDT dan sampel/spesimen Hubungi wad untuk selesaikan masalah dan catat pada BPPDT tidak Memenuhi kriteria ya tidak Memenuhi kriteria ya Cop BPPDT atau daftar masa terima serta tandatangan ringkas Rekod Penolakan Ujian Sampel/spesimen Darah Rekod dalam RPS dan komputer
Muka surat 13 drp 14 Tajuk: SENARAI LAMPIRAN 9. CARTA ALIR (SECARA DALAM TALIAN) PENERIMAAN SERTA PENYARINGAN BPPDT DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH Klik pada paparan NEW dan pastikan sampel/spesimen adalah sama dengan BPPDT Klik pada paparan REJECTED dan system akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa Rujuk QP11 tidak Memenuhi kriteria ya Klik pada paparan ACCEPTED dan sistem akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa Terima.
Muka surat 14 drp 14 Tajuk: SENARAI LAMPIRAN i. Lampiran 1: Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik: HUSM/JF/PK1.09/L2