BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Memasuki era modernisasi seperti sekarang, segala aktivitas yang telah terjadi maupun hendak terjadi sudah tentunya berbasis teknologi infomasi. Keperluan atas kinerja yang baik serta efisiensi yang maksimal menuntut setiap perusahaan untuk memiliki performa yang positif dalam segala hal. Dengan tuntutan jaman dan kondisi kompetisi yang sangat ketat, globalisasi memicu perubahan perusahaan ke arah yang lebih baik di dorong oleh berbagai hal, salah satunya adalah keinginan perusahaan untuk meningkatkan keuntungan yang signifikan, stabil, dan dapat dicapai. Terlebih lagi, sistem perusahaan tidak hanya dapat memproses data, namun juga harus memberikan fitur-fitur menarik sehingga dapat ditemukan analisis dan model bisnis yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Proses penggajian yang ada pada perusahaan memang berbeda beda dan disesuaikan dengan karakter masing masing perusahaan, namun semua tentunya tidak terlepas dari kehadiran sistem informasi akuntansi yang senantiasa mendukung proses komputerisasi dari financial perusahaan agar operasional perusahaan dapat berkembang dan dapat menghasilkan laba yang lebih besar. Berdasarkan kutipan jurnal oleh Waytt (2012: 77-91).the human resources information system is now considered an integral part of every organization. More and more organizations are now developing information technology which can help the organization achieve its goals in a timely manner. These information systems can then help the organization make more strategic decisions. menyebutkan bahwa system informasi terkait sumber daya sekarang telah dianggap sebagai sebuah kesatuan penting dari setiap organisasi. Sudah semakin banyak organisasi yang pada masa sekarang mengembangkan teknologi informasi yang dapat mendukung organisasi tersebut untuk mencapai targetnya dalam jangka waktu yang sesuai. Sistem informasi tersebut dapat kemudian membantu organisasi dalam pengambilan keputusan yang lebih strategis. 1
2 Bila ditinjau dari segi kemajuan secara fisik, maka segala perkembangan tentunya takan dapat berjalan tanpa adanya dukungan dari para pegawai yang turut memberikan peran besar bagi perusahaan. Dalam kutipan jurnal oleh Odunlade, R, O. (2012 : 10) yang berjudul Managing Employee Compensation and Benefit for Job Satisfication in Libraries and Information Centres in Nigeria dinyatakan bahwa terdapat hubungan antara kompensasi yang diberikan kepada pegawai dengan kepuasan kerjanya, artinya bahwa tingkat kepuasan pegawai mayoritas didapatkan dari gaji dan manfaat yang mereka dapatkan sebagai kompensasi dari pekerjaannya. Untuk itu, organisasi harus dapat selalu memberikan kepuasan kerja kepada para pegawainya sebagai upaya untuk meningkatkan kinerja pegawai agar menjadi semakin baik. Upaya pemberian kepuasan kerja dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya dengan pemberian kompensasi yang dapat berupa asuransi kesehatan, bonus, honor tambahan, kenaikan gaji, tunjangan, dan kebijakan lainnya yang dapat disesuaikan dengan setiap pegawai agar mereka dapat bekerja secara maksimal dan meningkatkan produktifitasnya dalam pelaksanaan tugas. Sehingga pada akhirnya, organisasi dapat menjadi lebih berkembang. PT. NEW WIENS STICKER merupakan sebuah perusahaan yang memiliki spesialisasi dalam bidang pemotongan serta pembungkusan stiker yang berdiri sejak tahun 2001. Pada 5 tahun pertama, perusahaan yang dinamakan WIENS STICKER ini hanya memiliki 2 toko, yakni WIENS Pusat yang berlokasi di Gading Serpong dan cabang pertamanya yang berlokasi di Jalan Panjang, Kebon Jeruk. Hingga kini, perusahaan yang menjadi pionir dalam bidang cutting sticker tersebut telah tumbuh berkembang hingga memiliki 6 cabang yang berlokasi hingga luar kota Jakarta dan tentunya memiliki lebih dari 100 karyawan yang terdistribusi pada cabang cabang yang ada tersebut. Pada awal 2015, WIENS STICKER telah resmi berevolusi menjadi PT NEW WIENS STICKER seiring dengan pembukaan cabang keenamnya di bilangan Karawaci, Tangerang.
3 Berdasarkan observasi yang dilakukan, system penggajian yang diadopsi oleh PT NEW WIENS STICKER masih memiliki kelemahan seperti proses absensi yang masih terbilah - bilah, dimana proses pencatatan absensi untuk bagian office sudah menggunakan sidik jari, namun untuk karyawan pada hirarki bawah seperti staff installer, production, serta graphic designer masih mengandalkan buku absen yang mencatat tanggal, nama, serta tanda tangan karyawan perharinya. Terdapat beberapa masalah yang dapat muncul dari hal ini, salah satunya adalah pencatatan ganda dimana karyawan manajerial memiliki catatan absen digital, sedangkan yang tercatat dalam buku absen harus diinput kembali secara manual kedalam komputer. Selain menyita waktu karena redundansi aktifitas, hal ini juga berpotensi memberikan celah bagi karyawan hirarki bawah untuk melalukan negative acts seperti menitip absen. Masalah lainnya terkait sistem ini adalah masalah integrasi, dimana integrasi sistem masih belum sempurna karena baik untuk bagian office maupun bagian support masih memiliki perhitungan gaji yang manual pada akhir periodenya via peninjauan absensi harian untuk perhitungan gaji perbulannya. Perhitungan manual ini membutuhkan proses tambahan bagi bagian akuntansi yang tentunya dapat disistemkan demi menghemat waktu dan sumber daya manusia operasional perusahaan. Kelemahan lainnya juga terdapat pada fakta bahwa perusahaan ini menggunakan jasa konsultan pajak eksternal, dimana secara harafiah memang bukan merupakan hal yang salah, namun ketidaksempurnaan sistem perhitungan gaji internal PT NEW WIENS STICKER menyebabkan perusahaan harus melakukan perhitungan kembali atas gaji tetap individu yang diberikan kepada setiap karyawannya, dikarenakan pajak (PPh Pasal 21) yang ditanggung oleh karyawan dihitung oleh pihak eksternal. Ini menyebabkan penurunan efisiensi kinerja yang menyebabkan perlunya perhitungan berulang dan dengan perkembangan industri sticker yang semakin sengit dengan banyak pesaing baru, hal seperti ini tidak dapat diabaikan begitu saja. Atas dasar permasalahan inilah penulis memutuskan untuk melakukan penelitian dan penulisan skripsi dengan topik Human Resources dengan judul PEMBANGUNAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN VIA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SERTA PENGELUARAN KAS PADA PT NEW WIENS STICKER. yang diharapkan dapat
4 menjadi solusi efektif atas permasalahan yang terdapat pada integrasi sistem dalam mendukung kesempurnaan evolusi WIENS STICKER menjadi PT NEW WIENS STICKER. 1.2 Rumusan Masalah Berbasis dari latar belakang diatas, maka dapat dilakukan identifikasi masalah yang merupakan basis dari penyusunan skripsi. Adapun pokok permasalahnnya adalah: 1. Bagaimana sistem informasi penggajian di PT NEW WIENS STICKER pada masa operasionalnya saat ini dan masalah apa yang dihadapi di sistem berjalan tersebut? 2. Rekomendasi apa yang diusulkan untuk mengatasi semua kekurangan yang ada di sistem informasi penggajian PT NEW WIENS STICKER masa kini? 3. Bagaimanakah sistem informasi yang dapat membantu mempermudah proses penggajian? 1.3 Ruang Lingkup Cakupan pembahasan yang ditetapkan berhubungan dengan permasalahan yang ada guna memfokuskan penulisan agar lebih terarah. Adapun ruang lingkup tersebut adalah sebagai berikut: a. Pencatatan proses absensi karyawan yang berhubungan dengan kehadiran, cuti, perijinan, lembur, serta kegiatan diluar. b. Penggajian yang termasuk di dalamnya pembahasan perhitungan pajak penghasilan 21 untuk karyawan. c. Laporan laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan yang mendetail unsur- unsur terkait didalamnya, laporan pinjaman,laporan pajak,laporan penilaian kinerja karyawan d. Pencatatan transaksi pengeluaran kas pada jurnal umum dan jurnal khusus. e. Pembuatan laporan gaji karyawan.
5 f. Tidak membahas mengenai sistem human resources secara keseluruhan yaitu pada rekrutmen, pelatihan dan pengembangan, penilaian atau performance appraissal dan pemberhentian. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Tujuan yangingin dicapai, yaitu : 1) Memahami permasalahan-permasalahanyang terkait dengan bidang penggajian dan kompensasi yang terkait dengan proses absensi yang masih bersifat manual pada PT NEW WIENS STICKER. 2) Menganalisis kebutuhan informasi terhadap sistem yang sedang berjalan di dalam organisasi. 3) Menghasilkan rancangan sistem informasi untuk kebutuhan absensi dan penggajian yang saling berhubungan agar proses yang terjadi di dalam manajemen sumber daya manusianya menjadi lebih akurat dan cepat, sehingga dapat mendukung perusahaan untuk mencapai tujuannya secara lebih maksimal. 1.4.2 Manfaat Manfaat yang diharapkan, yaitu : 1) Manajemen perusahaan akan lebih cepat dalam menjalankan tugas dan fungsinya, khususnya dalam proses penggajian dan pembuatan laporan absensi berkat bantuan aplikasi yang dibangun. 2) Menghasilkan laporan yang relevan, cepat, dan akurat pada siklus penggajian karyawan perusahaan. 3) Pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien dengan adanya pemantauan via sistem serta meminimalisir kecurangan dalam jalannya proses penggajian.
6 4) Dapat mendukung keakuratan data dan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi sebagai dasar acuan dalam pengambilan keputusan manajemen. 1.5 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data yang relevan dengan permasalahan yang dibahas dan untuk membangun sistem informasi akuntansi penggajian adalah: 1.5.1 Metode Analisis Sistem Berjalan Menggunakan pendekatan pemodelan overview activity diagram pada sistem informasi dan akuntansi, dimana selain menganalisa dengan pemodelan tersebut dilakukan pula pengamatan untuk mendukung metode analisis dengan melakukan: A. Studi Kepustakaan mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal, artikel serta sumber lain yang berkaitan dengan masalah-masalah saat melakukan penelitian lapangan. B. Studi Lapangan 1. Observasi Datang ke perusahaan langsung kedalam unit Finance & Accounting untuk menemui manager, supervisor, serta administrative staff terkait untuk melihat dan mengobservasi proses penggajian yang berlangsung secara langsung demi mencari, menemukan, dan mencatat masalah-masalah yang terjadi. 2. Wawancara Dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan kepada bagian HRD yang terdiri dari staff staff dalam lampiran observasi diatas dan pihak karyawan yang mengetahui masalah terkait dengan HRD dan kekurangan dari proses absensi dan penggajian.
7 3. Dokumentasi Menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan permasalahan mengenai absensi dan penggajian yang merupakan bukti nyata yang didapat langsung dari PT NEW WIENS STICKER untuk dianalisis seperti pelaporan absensi karyawan, sample perhitungan gaji karyawan, bukti pengeluaran kas, bukti pelaporan PPh 21. 1.5.2 Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan adalah metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD) menurut John W. Satzinger, dimana metode ini akan digunakan untuk menganalisa setiap masalah yang ada dari proses berjalan pada Inception Phase, kemudian dilanjutkan dengan mengubah hasil analisa kedalam bentuk diagram perancangan pada Elaboration Phase yang terdiri dari: a) Merancang Activity Diagram b) Merancang Use Case Diagram c) Merancang Use Case Description d) Merancang Domain Class Diagram e) Merancang Statechart Diagram f) Merancang First Cut Class Diagram g) Merancang Multilayer Diagram h) Merancang Package Diagram i) Merancang Database Structure j) Merancang User Interface Yang pada akhirnya akan memasuki Construction Phase dimana sistem akan dikembangkan sebagai bentuk solusi untuk setiap kendala yang terjadi pada proses berjalan di dalam perusahaan. Segala langkah diatas akan dijelaskan lebih lanjut dalam Kerangka Berpikir yang ada pada Bab 2 nanti.
8 1.5.3 Metode Akuntansi Metode akuntansi perusahaan yang selama ini ditetapkan adalah dengan menggunakan Standar Akuntansi Keuangan untuk Entitas Tanpa Akuntanbilitas Publik. Ini artinya perusahaan tidak memiliki akuntanbilitas publik yang signifikan serta menerbitkan laporan keuangan untuk tujuan umum bagi pengguna eksternal. 1.5.4 Metode Pencatatan Jurnal Jurnal dicatat oleh perusahaan secara periodik dimana pencatatan yang dilakukan perusahaan atas pembagian gaji kepada karyawannya dilakukan secara berkala dalam setiap bulannya. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini terdiri dari lima bab yang masing-masing terbagi menjadi beberapa sub bab. Adapun sistematika penulisan secara garis besar adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai landasan-landasan teori yang digunakan sebagai dasar dari penelitian terhadap permasalahan penggajian yang dihadapi oleh PT Medco Agro. Teori tersebut adalah Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian, Sistem Pengendalian Internal, Pajak Penghasilan, Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek.
9 BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan seperti profile perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, uraian tanggung jawab dan wewenang, kebijakankebijakan perusahaan, prosedur-prosedur perusahaan. Pada bab ini juga membahas kelemahan sistem yang sedang berjalan serta identifikasi masalah dan saran untuk memecahkan permasalahan yang ada. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM USULAN Bab ini membahas mengenai perancangan sistem diusulkan untuk STKIP Panca Sakti berdasarkan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dari John W. Satzinger guna memperbaiki kelemahan dan permasalahan yang terjadi saat ini. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan memuat kesimpulan dari hasil analisis yang telah dilakukan dengan adanya sistem yang dirancang dan dampaknya bagi organisasi, dan memberi saran kepada perusahaan untuk dapat melakukan pengembangan sistem di masa yang akan datang.
10