BAB 1 PENDAHULUAN. mendukung bisnis dan menyediakan sumber daya yang kuat untuk keunggulan

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi telah berkembang menjadi sebuah alat bagi organisasi untuk mendukung bisnis dan menyediakan sumber daya yang kuat untuk keunggulan kompetitif perusahaan. Untuk menjadi benar-benar kompetitif, perusahaan harus selalu melakukan perbaikan secara terus menerus. Selain itu, sistem informasi juga mendukung perusahaan dalam pembuatan keputusan. Informasi yang baik akan menghasilkan pengambilan keputusan yang baik. Beberapa informasi yang berperan penting diantaranya adalah sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan, dan utang dagang. Jonsson dan Mattson (2008) menyatakan Inventory management concerns in balancing supply and demand, i.e. the initiation, control and monitoring of manufacturing and purchasing orders in order to maintain an interrupted material flow and value-adding activity in manufacturing and warehouses. Jika perusahaan tidak memiliki persediaan yang memadai maka perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan dari para pelanggannya, sedangkan persediaan yang berlebih meningkatkan biaya penyimpanan persediaan. Pada proses pembelian, evaluasi dan pemilihan pemasok merupakan aspek penting. Mengacu pada pendapat Sen, Sen, dan Basligil (2008) bahwa One important area in purchasing research that has significant practical implications is supplier evaluation and selection. Supplier selection decisions determine how many and which suppliers should be selected as supply sources, and how order quantities should be

2 2 allocated among selected suppliers. Evaluasi dan pemilihan pemasok membantu perusahaan untuk mendapatkan barang dengan mutu yang terbaik dan harga yang bersaing. Selain itu pembayaran utang pun perlu diperhatikan, yaitu dengan memprioritaskan tagihan-tagihan yang memiliki tanggal jatuh tempo terdekat. Tujuannya adalah untuk menjaga kepercayaan supplier dan memanfaatkan diskon yang diberikan. PT. Kimia Farma Trading & Distribution adalah perusahaan farmasi yang bergerak dalam bidang perdagangan dan distribusi, dengan produk berupa obat-obatan dan alat kesehatan yang diproduksi sendiri dan didapatkan dari pihak ketiga. Meskipun sudah memiliki sistem, akan tetapi perusahaan masih menemui beberapa masalah. Pada persediaan, sering terjadi perbedaan jumlah fisik barang yang ada di gudang dengan jumlah persediaan yang ada didalam catatan administrasi serta penumpukan barang yang sudah melewati tanggal kadaluwarsa karena ketidak sesuaian pencatatan dan penempatan barang digudang dengan nomor batch dan tanggal kadaluwarsanya. Pada pembelian, perusahaan sering melewatkan kesempatan dalam mendapatkan penawaran harga terbaik karena perusahaan tidak memiliki prosedur dan dokumen formal dalam pemilihan supplier sehingga harga dan mutu yang didapatkan kurang maksimal dan berpotensi terjadinya kecurangan. Berdasarkan masalah-masalah yang terjadi pada PT. Kimia Farma Trading & Distribution, maka penulis tertarik untuk menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan utang dagang yang sedang berjalan dan mengembangkannya, sehingga diharapkan dapat memberikan solusi yang berguna atas masalah-masalah

3 3 tersebut. Berikut adalah judul skripsi yang akan dibahas: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN, DAN UTANG DAGANG PADA PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION. 1.2 Ruang Lingkup Dalam penulisan skripsi ini, ruang lingkup yang akan dibahas oleh penulis hanya dalam hal-hal berikut ini: 1. Pembelian a. Prosedur pembelian yang mencakup pemesanan barang, penerimaan barang dan retur pembelian. b. Dokumen-dokumen yang terkait dalam aktivitas pembelian. c. Bagian yang terkait dalam aktivitas pembelian. d. Pengendalian internal terkait pemisahan tugas dan wewenang dari fungsi yang terkait. e. Tidak membahas mengenai barang AsKes (Asuransi Kesehatan), tender dan narkotika. f. Tidak membahas tentang pajak. 2. Persediaan a. Prosedur persediaan terkait pemindahan produk antar cabang serta proses pencatatan dan penempatan barang yang baru diterima. b. Dokumen-dokumen yang terkait pada persediaan. c. Bagian yang terkait dalam persediaan.

4 4 d. Pengenalian internal terkait pemisahan tugas dan wewenang dari fungsi terkait. 3. Utang Dagang a. Prosedur utang dagang mencakup proses pemilihan invoice dan pembayaran tagihan pemasok serta pembayaran utang dari cabang ke kantor pusat. b. Dokumen-dokumen yang terkait pada utang dagang. c. Bagian yang terkait dalam utang dagang. d. Pengendalian internal terkait pemisahan tugas dan wewenang dari fungsi terkait. 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk: 1. Mempelajari sistem pembelian, persediaan dan utang dagang di PT. Kimia Farma Trading & Distribution yang sedang berjalan saat ini sehingga dapat mengetahui masalah-masalah yang ada dari sistem tersebut. 2. Mengidentifikasi masalah yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan dan membantu dalam memberikan solusi di PT. Kimia Farma Trading & Distribution. 3. Menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan dan utang dagang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat memberikan solusi yang tepat atas masalah yang dihadapi perusahaan. Manfaat yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah: 1. Menghasilkan sistem informasi akuntansi pemilihan pemasok untuk mendapatkan mutu, harga, dan pelayanan yang terbaik.

5 5 2. Membantu proses pemilihan pemasok secara objektif, berdasarkan kualitas barang yang dijual, kondisi barang saat diterima, pemberian diskon, waktu pengiriman, dan ketepatan jumlah barang yang dikirimkan. 3. Membantu perusahaan dalam meminimalisasi terjadinya penggelapan pada proses pemesanan dan penerimaan barang. 4. Membantu perusahaan dalam mengatasi masalah perbedaan catatan dan penumpukan barang yang sudah kadaluwarsa. 5. Menghasilkan sistem informasi akuntansi persediaan yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mengatasi masalah penumpukan barang di gudang sehingga biaya penyimpanan dapat berkurang. 6. Membantu perusahaan dalam mengatasi terjadinya barang kosong pabrik. 7. Menghasilkan sistem informasi akuntansi utang dagang yang dibutuhkan perusahaan agar pembayaran utang dapat maksimal dan kepercayaan supplier tetap terjaga. 8. Menghasilkan sistem informasi akuntansi utang dagang dengan pengendalian internal pada proses pembayaran utang dagang sehingga terjadinya kecurangan dapat diminimalisasi. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan oleh penulis dalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan dilaksanakan dengan cara mengumpulkan data-data dan informasi dari buku-buku, artikel-artikel di Internet ataupun media cetak lainnya serta teoriteori dari para ahli yang relevan dengan permasalahan yang ditemukan di lapangan.

6 6 2. Pengumpulan Data A. Observasi Dilakukan dengan cara peneliti terjun langsung ke lapangan untuk menemukan dan mencatat masalah-masalah yang terjadi di PT. Kimia Farma Trading & Distribution. Penulis juga dilibatkan dalam kegiatan operasional perusahaan dan ditempatkan pada bagian IT agar dapat mengamati secara langsung. B. Wawancara Dilakukan dengan cara mengajukan pertanyaan kepada pimpinan dan staff dari bagian IT dan Akuntansi untuk mengetahui masalah atau kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. C. Dokumentasi Dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti beserta dokumen yang dimiliki perusahaan terkait dengan pembelian, persediaan dan utang dagang. D. Prosedur Analitis Penulis meneliti data mengenai prosedur yang dijalankan oleh perusahaan, khususnya prosedur yang berhubungan dengan kegiatan pembelian, persediaan dan utang dagang. 3. Metode Analisis Penulis menggunakan metode analisis dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) oleh Satzinger, yaitu mengacu pada modeling and requirement discipline, dengan pembuatan activity diagram.

7 7 4. Metode Perancangan Metode perancangan mengacu pada modeling and requirement discipline, dengan pembuatan activity diagram, event table, use case diagram, use case description, domain class diagram, dan system sequence diagram serta design discipline dengan pembuatan first-cut diagram, sequence data access, updated class diagram, package diagram, dan user interface. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 bab dan masing-masing bab memiliki beberapa sub bab, yaitu sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, serta metode penelitian yang digunakan. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dipaparkan beberapa teori dari para ahli yang akan digunakan sebagai acuan dalam penulisan skripsi ini. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum perusahaan seperti sejarah singkat, struktur organisasi, visi dan misi, gambaran sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang ditemukan, serta usulan untuk perbaikan atas kelemahan yang teridentifikasi.

8 8 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN, PERSEDIAAN, DAN UTANG DAGANG PADA PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION Dalam bab ini akan dibahas mengenai ususlan perancangan sistem pembelian, persediaan dan utang dagang yang dibuat berdasarkan Object Oriented Analysis and Design. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan disimpulkan tentang perubahan yang akan terjadi dan bagaimana perubahan ini dapat membantu dalam menghadapi masalah yang ada. Selain itu, akan disertakan saran-saran bagi perusahaan.