BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini sistem informasi dan ilmu pengetahuan di bidang komputerisasi berkembang semakin pesat, karena pesatnya

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Saat ini sistem informasi dan ilmu pengetahuan di bidang komputerisasi berkembang semakin pesat, karena pesatnya teknologi tersebut maka semakin pesat pula kebutuhan akan penggunaan komputer sebagai penunjang kerja yang lebih efektif dan efisien. Di dalam sebuah perusahaan, kegiatan pengolahan data pada jasa ekspedisi adalah bagian yang terpenting. Hal ini dikarenakan aktivitas pada jasa ekspedisi terutama di bagian penerimaan dan pengiriman barang merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pihak konsumen perusahaan. Kegiatan pengolahan data ini tentunya tidak terlepas dari kebutuhan akan sistem informasi dimana sistem informasi ini mengintegrasikan antara data yang satu dengan yang lain, berguna mempermudah users di dalam melakukan pengolahan data. Selain melakukan pengolahan data, juga terdapat pengolahan perencanaan keuangan, dimana perusahaan bisa mengetahui dengan jelas, pemasukan kas atas layanan yang digunakan oleh pelanggan, berapa hutang perusahaan yang harus dibayarkan perusahaan pada saat jatuh tempo, serta piutang perusahaan yang diterima perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Hal ini semua dirangkum di dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA). SIA mengumpulkan dan memproses data transaksi dan kemudian menyebarkan informasi keuangan kepada pihak yang berkepentingan (Kieso, Weygandt, & Warfield, 2011). SIA ini bisa digunakan dan diterapkan di semua perusahaan khususnya perusahaan yang bergerak dibidang jasa ekspedisi untuk membantu perusahaan di dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Hal ini juga disadari oleh PT. Anugerah Bersatu akan pentingnya SIA dalam mendukung dan membantu kegiatan bisnis. PT. Anugerah Bersatu merupakan perusahaan anak atau member grup dari PT. Herlyk Ekspress dimana perusahaan tersebut sendiri baru berdiri pada tahun 2012 Sedangkan perusahaan induk dari perusahaan tersebut yaitu PT. Herlyk Ekspress telah berdiri sejak tahun 1998 dengan usaha yang bergerak dibidang kargo, kurir, pergudangan, dan kepabeanan. Di dalam melakukan kegiatan operasionalnya, PT. Anugerah Bersatu masih menggunakan sistem semi - manual yaitu sistem pencatatan di Ms. Excel. Semua file penyimpanan data barang dan pelanggan 1

2 2 disimpan di dalam satu file khusus dalam Ms. Excel dimana semua dikelola oleh bagian administrasi. Untuk bagian bagian diluar administrasi, menggunakan hardcopy hasil print bagian administrasi dan file sharing data Excel untuk mencocokan data hasil print dan excel serta dengan barang pelanggan. Hardcopy ini digunakan untuk mengecek barang, kevalidan barang dari proses penerimaan barang masuk ke gudang penyimpanan, pengecekan, pengemasan dan sortir barang, serta sampai ke bagian pengiriman. Hardcopy ini digunakan untuk persetujuan bahwa bagian sebelumnya sudah mengecek dan approve (tanda tangan) bahwa barang sudah bisa diproses ke bagian selanjutnya. Masalah yang dihadapi adalah penginputan data yang memakan waktu lama dikarenakan harus mencocokan antara data yang satu dengan yang lainnya, sering terjadi redudansi data, sering terjadi human error, tidak bisanya melakukan penarikan laporan per hari dan per minggu untuk bagian gudang, sering terjadi ketidak validan data antara data yang satu dengan data yang lainnya. Masalah yang paling disoroti oleh perusahaan adalah masalah penjualan menurun karena disebabkan ketidakpuasan pelanggan atas lamanya kinerja perusahaan dalam memproses pesanan pelanggan yang disebabkan proses input kontrak yang memakan waktu yang lama, sehingga mengalami penundaan dalam proses pengiriman barang, yang tadinya ingin cepat malah menjadi lebih lama. Hal itulah yang menyebakan terjadinya penurunan jumlah pelanggan, sehingga membuat para pelanggan menjadi tidak puas dan mengajukan complain ke perusahaan dan menyebabkan pendapatan perusahaan menurun. Hal ini yang menjadi fokus utama perusahaan dari semua masalah yang ada. Berdasarkan penjelasan dan paparan diatas, maka diperlukan penyusunan skripsi yang membahas, menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi pada proses bisnis pendapatan dan penerimaan kas yang dapat mengatasi permasalahan dan memenuhi kebutuhan PT. Anugerah Bersatu. 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup di dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi pada PT. Anugerah Bersatu mencakup: 1. Siklus pendapatan jasa ekspedisi yang meliputi: a. Prosedur penerimaan pesanan.

3 3 b.pencatatan piutang. c. Prosedur pengiriman pesanan kepada penerima, mulai dari barang diberangkatkan dari kantor layanan / cabang melalui jenis pengiriman (darat, laut, udara), pengiriman barang yang sampai di masing masing cabang perusahaan (langsung ke tempat tujuan, jika tidak mempunyai cabang pengiriman), pengiriman barang dari cabang sampai ke tujuan atau pelanggan. d. Penagihan piutang. e. Penerimaan kas perusahaan. f. Penyusunan laporan dan sistem jurnal akuntansi 2. Prosedur pengecekan dan penyimpanan barang. 3 Prosedur Pengemasan / sortir barang. 4. Prosedur pembuatan dokumen penting terkait dengan proses bisnis yang berjalan. 5. Tidak membahas tentang pajak PPH Pasal 21 dan PPH Pasal Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan yang ingin dicapai di dalam penulisan skripsi ini adalah 1. Melakukan analisis proses bisnis siklus pendapatan yang sedang berjalan pada PT. Anugerah Bersatu. 2. Mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di PT. Anugerah Bersatu seperti penginputan data yang memakan waktu lama dikarenakan harus mencocokan antara data yang satu dengan yang lainnya, tidak adanya pencatatan laporan piutang, penurunan pelanggan karena masalah lamanya proses internal, tidak bisanya melakukan penarikan laporan per hari dan per minggu untuk bagian gudang, sering terjadi ketidakvalidan data antara data yang satu dengan data yang lainnya. 3. Mengidentifikasi segala kebutuhan informasi berupa dokumen penting dan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait dengan pengambilan keputusan eksekutif pada proses bisnis siklus pendapatan perusahaan. 4. Membuat suatu rancangan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi untuk siklus pendapatan pada PT. Anugerah Bersatu di dalam membantu mengatasi permasalahan yang ada.

4 4 Adapun manfaat nyata yang ingin dicapai di dalam penulisan skripsi ini adalah 1. Memahami proses siklus pendapatan yang sedang berjalan di PT. Anugerah Bersatu secara menyeluruh dan detail untuk bisa membantu mengevaluasi proses bisnis agar bisa memberikan proses bisnis usulan yang terintegrasi, tidak adanya proses berulang di dalam kegiatan operasional PT. Anugerah Bersatu. 2. Memahami permasalahan yang terjadi di PT. Anugerah Bersatu guna mengidentifikasi permasalahan yang terjadi untuk bisa memberikan solusi atas masalah tersebut dengan tujuan untuk membantu para pihak manajemen di dalam pengambilan keputusan eksekutif. 3. Menyediakan informasi berupa dokumen dan laporan yang diperlukan oleh pihak manajemen terkait pada proses bisnis siklus pendapatan. 4. Menghasilkan suatu rancangan sistem informasi siklus pendapatan yang terintegrasi dengan baik antar divisi pada PT. Anugerah Bersatu. Sehingga, proses pengiriman barang dapat tepat waktu dan proses pembayaran dari klien dapat berjalan dengan lancar tanpa adanya keterlambatan pembayaran juga kepercayaan pelanggan terus terjaga. 1.4 Metodologi Penulisan Metodologi penulisan yang digunakan di dalam penulisan skripsi ini adalah 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah a. Studi Kepustakaan (Library Study) Melakukan pengumpulan data yang bersumber dari jurnal, referensi buku, buku pedoman dan website guna menunjang dan memperkuat landasan teori di dalam penyusunan skripsi analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi pada PT. Anugerah Bersatu. b. Studi Lapangan (Field Research) Melakukan pengumpulan data dengan cara cara sebagai berikut:

5 5 1. Wawancara (Interview) Melakukan wawancara terhadap Direktur dan Manager Operasional PT. Anugerah Bersatu, guna menunjang kevalidan data dan kondisi real proses bisnis yang sedang berjalan saat ini serta permasalahan yang sering terjadi di perusahaan. 2. Dokumentasi (Documentation) Melakukan penelusuran dengan bukti bukti transaksi yang ada dan sudah digunakan oleh perusahaan, seperti pre-invoice, invoice. 3. Observasi / Pengamatan Melakukan pengamatan terhadap proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Anugerah Bersatu pada unit gudang/ penyimpanan, admin, pengiriman, akuntansi terkait dengan siklus penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang. 2. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan di dalam penyusunan skripsi ini menggunakan metode yang berorientasi pada objek berdasarkan pendekatan Satzinger, Jackson, & Burd (2012). Metode tersebut diantara lain adalah 1. Menganalisis proses bisnis operasional yang sedang berjalan, kebutuhan dan persyaratan sistem, serta kebutuhan data dan informasi (bukti bukti transaksi perusahaan) dengan menggunakan: a. Notasi activity diagram, use case diagram, use case fully description, domain class diagram, system sequence diagram, Multilayer sequence diagram, first cut design class diagram, dan package diagram. b. Unified Process Life Cycle Model yang memiliki 4 Fase, diantara lain adalah 1. Fase Inception Mengembangkan perkiraan visi dari sistem, membuat business case, mendefinisikan ruang lingkup, dan menghasilkan perkiraan dari jadwal dan biaya.

6 6 2. Fase Elaboration Memperjelas visi, mengidentifikasi dan mendeskripsikan semua requirement, menyelesaikan ruang lingkup, desain dan implementasi arsitektur, dan menghasilkan realisasi perkiraan jadwal dan biaya. 3. Fase Construction Pengimplementasian elemen dan persiapan deployment. 4. Fase Transition Menyelesaikan pengujian beta dan deployment sehingga pengguna dapat menggunakan sistem tersebut. Dalam Fase tersebut, perancangan yang digunakan adalah Fase Elaboration dan Fase Construction. Karena dengan fase tersebut maka dapat diperoleh datadata seperti alur pengiriman barang, cara pembayaran, program yang dibuat dengan menggunakan desktop application dan adanya perancangan untuk gambaran sistem juga user interface, usecase dan domain class. c. Metode Akuntansi Metode akuntansi yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah Sistem Jurnal Akuntansi menggunakan metode pencatatan secara perpetual dan pengakuan pendapatan berdasarkan pada saat kas diterima. Karena pencatatan ke dalam jurnalnya berdasarkan per transaksi dimana barang yang masuk ke bagian gudang dan keluar dari gudang dicatat terlebih dahulu baru kemudian dikirim lalu pada saat barang telah diterima oleh penerima, maka pre invoice dibuat dan diberikan kepada pelanggan untuk mendapatkan persetujuan atas konfirmasi harga yang harus dibayar baru kemudian invoice dibuat dan diserahkan kepada pelanggan dan pelanggan membayar. Pada saat pelanggan membayar, maka pada saat itu juga pendapatan diakui.

7 7 1.5 Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pembahasan topik agar tersusun dengan rapi, sistematis, dan mudah dimengerti. Pembahasan skripsi ini akan dibagi menjadi lima bab. Adapun sistematika penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: BAB 1: PENDAHULUAN Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang penulisan, rumusan masalah penulisan, ruang lingkup penulisan, tujuan dan manfaat penulisan, metodologi penulisan dan sistematika penulisan skripsi. BAB 2: LANDASAN TEORI Pada bab ini dijelaskan mengenai teori-teori yang relevan sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengetahuan atau landasan penelitian serta acuan di dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi pada PT. Anugerah bersatu. BAB 3: ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini dijelaskan mengenai gambaran umum dari perusahaan yang meliputi profil perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas, prosedur siklus penerimaan, penyimpanan serta pengiriman barang yang sedang berjalan pada perusahaan, mengidentifikasi berbagai masalah dan kelemahan yang dihadapi oleh perusahaan yang berkaitan dengan siklus penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang, dan kemudian memberikan usulan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut. BAB 4: PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Pada bab ini dijelaskan mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntansi jasa ekspedisi yang akan dibuat dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis And Design (OOAD) yang menggunakan notasi Unified Modeling Language (UML) berdasarkan teori dari Satzinger et al. (2012). BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini dijelaskan mengenai simpulan umum dan saran dari penyusunan dan penulisan skripsi ini.

8 8