BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Untuk mendukung proses bisnis perusahaan, dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mendukung segala aktivitas dalam perusahaan untuk mampu bersaing. Dalam hal persaingan tersebut, perusahaan tidak hanya membutuhkan modal yang besar, namun juga keandalan sebuah sistem informasi yang akurat dan mampu mendukung perusahaan dalam kegiatan bisnisnya. Salah satu proses yang sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan adalah kegiatan penjualan, yang mana nantinya kegiatan penjualan tersebut sangat memiliki keterkaitan yang erat dengan siklus pendapatan perusahaan. Soemarso (2008 : 174) memberikan penjelasan mengenai keterkaitan antara penjualan dan pendapatan sebagai berikut : Pada saat perusahaan menjual barang dagangnya, maka diperoleh pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagang yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan. Demikian juga mengenai pentingnya pengelolaan persediaan, dimana pengelolaan yang baik terhadap persediaan membuat efisiensi perusahaan meningkat. Dalam jurnalnya Janiaga, (2005 : 36) menyatakan Another factor impacting the efficiency of one's inventory management strategy is the role of the inventory Untuk mendukung proses penjualan tersebut dibutuhkan dukungan teknologi informasi. Penerapan Teknologi Informasi ini diharapkan dapat membantu perusahaan dalam memenuhi semua kebutuhan termasuk kebutuhan akan Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Dalam jurnalnya Haugh, R. (2005 : 24) menjelaskan hubungan yang sangat penting antara dukungan teknologi informasi untuk mendukung proses peningkatan siklus pendapatan The efficiencies created by the IT-powered revenue cycle process has meant more than increasing revenues SIA berfungsi untuk menyediakan informasi akuntansi dan keuangan. Selain itu SIA juga menyediakan informasi lain, misalnya transaksi pembelian, penjualan, serta pencatatan persediaan. Salah satu subsistem dalam SIA adalah siklus pendapatan. Perancangan SIA dengan sikus pendapatan, diharapkan

2 2 mampu membantu perusahaan untuk mencapai specific long-term strategic objectives perusahaan tersebut. Seperti diungkapkan oleh Stockamp (2005 : 78) The organization believed it could redesign and further improve the performance of its revenue cycle to help achieve specific long-term strategic objectives PT. Artha Jaya Graprint merupakan suatu perseroan terbatas yang bergerak dalam bidang usaha jasa percetakkan. PT. Artha Jaya Graprint memiliki kantor pusat di Jakarta Barat (Jelambar). Pelanggan dari PT. Artha Jaya Graprint dapat berupa individu atau perorangan maupun institusi atau perusahaan yang ingin melakukan percetakan dengan cara melakukan order terlebih dahulu. Dalam kegiatan operasionalnya, perusahaan mengalami beberapa masalah berkaitan dengan pengelolan pendapatan. Dalam sistem yang berjalan, dokumen dari transaksi penjualan dicatat secara manual sehingga sering menimbulkan masalah dalam hal pencatatan, pengumpulan dan pengolahan data menjadi informasi yang dibutuhkan bagi para pengambil keputusan. Proses seperti pada sistem yang berjalan tersebut sering menimbulkan masalah seperti kehilangan dan keterlambatan dokumen sehingga berdampak pada pengolahan data penjualan dan persediaan. Kehilangan dan keterlambatan dokumen tersebut menyebabkan pembuatan laporan menjadi tidak akurat dan terlambat. Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mengatur tentang siklus penjualan, dimana sistem itu mampu mengontrol penjualan perusahaan mulai dari mendapatkan order sampai perusahaan melakukan collect pembayaran terhadap order barang tersebut sampai dengan membuat laporan laporan yang secara real time mampu mendukung pengambilan keputusan bagi management perusahaan. Dengan melihat permasalahan tersebut, maka dibutuhkan sebuah solusio\ sistem informasi akuntansi yang mempermudah karyawan dalam melaksanakan kegiatannya terkait proses proses yang ada pada siklus pendapatan. Dengan adanya pengembangan sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan ini akan menghasilkan laporan - laporan (seperti, laporan penjualan, laporan piutang, laporan umur piutang, laporan retur, laporan

3 3 penerimaan kas, laporan pengiriman, dan laporan jurnal) sehingga diharapkan akan memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan Ruang Lingkup Agar penelitian dapat lebih fokus maka penulisan ini dibatasi pada beberapa hal antara lain : 1. Tahapan pembangunan sistem informasi akuntasi yang dibuat meliputi Inception, Elaboration dan Construction. 2. Membuat sistem informasi akuntansi yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan informasi penjualan. 3. Prosedur dan proses bisnis siklus pendapatan dimulai dari pendataan pelanggan, pemesanan barang oleh pelanggan sampai dengan penerimaan pembayaran baik secara tunai, cek/bilyet giro, maupun secara transfer. 4. Sistem pengendalian internal yang berkaitan dengan siklus pendapatan. 5. Membuat jurnal umum dan laporan - laporan yang terkait dengan penjualan yang dilakukan perusahaan Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini : 1. Mengidentifikasi kelemahan-kelemahan terkait proses penjualan, penanganan piutang usaha, dan penerimaan kas. 2. Merancang Sistem Informasi Akuntansi penjualan pada PT. Artha Jaya Graprint dan menghasilkan sebuah aplikasi. 3. Merancang sistem agar pemilik perusahaan dapat mengamati semua kegiatan karyawan dalam hal interaksi karyawan dengan sistem dalam siklus pendapatan. 4. Menyediakan informasi secara cepat dan akurat terkait dengan penjualan kepada pihak direktur perusahaan guna untuk pengambilan keputusan 5. Mengurangi penggunaan dokumen fisik dalam pencatatan penjualan Adapun Manfaat dari penelitian ini : 1. Mampu menghasilkan laporan laporan terkait dengan siklus pendapatan perusahaan secara real time yakni : laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan retur, laporan daftar limit kredit, laporan daftar piutang,

4 4 laporan umur piutang, laporan jurnal dan laporan pengiriman guna sebagai salah satu bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dalam hal memajukan perusahaan. 2. Memberikan kemudahan dalam pembaharuan data transaksi pendapatan dan persediaan barang jadi 3. Membantu direktur dalam hal melakukan trace atas semua transaksi penjualan perusahaan dengan menggunakan history log yang tersedia didalam sistem. 4. Meningkatkan kualitas proses pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data transaksi pendapatan untuk diproses menjadi informasi bagi pihak yang membutuhkan 5. Memudahkan pihak manajemen dalam melakukan pengendalian serta pengambilan keputusan berkaitan dengan pendapatan dan persediaan produk jadi 6. Mengurangi resiko kehilangan dokumen fisik pendapatan yang menghambat proses pengolahan data 1.4. Metode Penelitian Metode yang akan dipergunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah sebagai berikut : Pengumpulan Data S tudi kepustakaan (library research) Dengan metode ini informasi diperoleh melalui buku buku yang berkaitan dengan penjualan, artikel penjualan yang berasal dari internet maupun situs situs yang terkait dengan penjualan dan persediaan Metode Penelitian lapangan A. Wawancar a Wawancara penulis lakukan kepada pihak pihak yang terkait dengan kegiatan perusahaan yaitu direktur utama yang memahami keseluruhan proses bisnis perusahaan, marketing, serta bagian gudang terkait dengan persediaan barang jadi. Wawancara dilakukan melalui tatap muka ataupun melalui telepon langsung dengan narasumber. Wawancara yang dilakukan dengan tatap muka akan dilakukan dengan pihak internal perusahaan, sekaligus dilakukan pengamatan pada proses bisnis yang terjadi.

5 5 B. Studi dokumentasi Studi dokumentasi yang dilakukan dengan mengamati dan meninjau dokumen dokumen yang terkait di dalam proses bisnis perusahaan. Dokumen tersebut meliputi : Purchase Order, Surat Penawaran Harga, Surat perintah Kerja, Surat jalan, faktur penjualan, faktur pajak, kwitansi dan Nota retur serta laporan penjualan yang dibuat oleh bagian finance. C. Observasi Data dikumpulkan dengan melakukan pengamatan terdapat bagian penjualan serta bagian gudang sebagai tempat penampungan persediaan barang jadi sehingga diperoleh data data atas siklus pendapatan yang terjadi didalam perusahaan sehingga bisa diolah dan menghasilkan solusi yang tepat terhadap kekurangan kekurangan yang ada didalam siklus penjualan perusahaan.

6 6 Gambar 1.1 Prosedur Perencanaan Pengumpulan Data Metode Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penulis melakukan analisis dengan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD), yaitu melakukan modeling and requirement discipline. Berikut tahapan analisis yang dilakukan oleh penulis : 1. Penulis melakukan wawancara kepada user (direktur perusahaan, bagian marketing dan bagian gudang) untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan masalah masalah terkait dengan siklus pendapatan 2. Penulis mengamati kegiatan proses siklus pendapatan yang terjadi dalam perusahaan. 3. Penulis mengumpulkan kebutuhan user akan sebuah sistem informasi akuntansi yang mampu membantu proses bisnis berjalan perusahaan 4. Membuat pemodelan dari hasil requirement user

7 7 5. Lakukan klarifikasi kepada pihak perusahaan atas analisis yang dilakukan 6. Melakukan analisa dan klarifikasi tambahan terhadap kebutuhan user, apabila ada penambahan requirement atau perubahan kebutuhan dari perusahaan Metode Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Metode perancangan yang penulis gunakan adalah Object Oriented Analysis and Design. Berikut tahapan dari perancangan sistem informasi akuntansi yang dilakukan oleh penulis : 1. Merancang usecase realization 2. Merancang database 3. Merancang network diagram 4. Merancang user interface 5. Perancangan sistem integrity control dan sistem security control 1.6. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan laporan skripsi ini, maka dilakukan penggambaran umum masing masing isi bab secara singkat mengenai keseluruhan penelitian. Laporan skripsi ini menunjukkan hubungan yang erat antara satu bab dengan bab lainnya. Adapun sistematika penulisan skripsi sistem informasi akuntansi ini adalah sebagai berikut : BAB 1. PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai hal hal umum yang digunakan dalam pembuatan skripsi sistem informasi akuntansi seperti latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisanya. BAB 2. LANDASAN TEORI Dalam bab ini dijelaskan teori teori dasar maupun teori teori khusus yang berhubungan dengan topik yang akan dibahas, serta analisa dan perancangan sistem informasi akuntansi. Teori teori ini akan dipakai sebagai kriteria dan bahan referensi dalam melakukan penulisan laporan skripsi sistem informasi akuntansi ini. BAB 3. ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI REVENUE CYCLE

8 8 YANG BERJALAN PADA PT. ARTHA JAYA GRAPRINT Dalam bab ini akan membahas secara singkat mengenai serjarah berdirinya perusahaan, visi misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, dan sistem informasi akuntansi mengenai siklus pendapatan yang sedang berjalan di perusahaan dengan menggunakan activity diagram. BAB 4. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI REVENUE CYCLE YANG DIUSULKAN PADA PT. ARTHA JAYA GRAPRINT Bab ini menjelaskan mengenai pembangunan sistem informasi akuntansi revenue cycle yang diusulkan berdasarkan hasil analisa sistem yang telah dilakukan pada bab sebelumnya dengan menggunakan pendekatan OOAD. BAB 5. KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dari pembahasan yang dilakukan pada bab bab sebelumnya terutama atas sistem informasi akuntansi revenue cycle serta saran yang diberikan kepada pihak perusahaan atas permasalahan yang dihadapinya dimana penulis berharap bahwa saran tersebut dapat berguna bagi perusahaan kedepannya