BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan sistem informasi yang semakin cepat saat ini menuntut setiap perusahaan untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang ada di dalam perusahaan, yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan semakin baik lagi. Salah satu elemen penting dalam perusahaan dan penggerak seluruh kegiatan bisnis perusahaan adalah sumber daya manusia atau karyawan yang menjadi penentu tercapainya tujuan perusahaan. Sumber daya manusia atau karyawan yang berkompeten merupakan aset yang paling berharga bagi perusahaan. Pentingnya keberadaan karyawan dalam suatu perusahaan mewajibkan seluruh perusahaan untuk dapat memberikan kompensasi pembayaran berupa gaji dan tunjangan,bonus atau komisi kepada karyawan setiap bulannya sesuai dengan pengorbanan yang telah diberikan ke perusahaan dan diukur berdasarkan jabatan dan komponen lainnya sehingga menghasilkan suatu perhitungan gaji yang akurat dan tepat. Gaji merupakan imbalan yang diberikan sebagai loyalitas perusahaan kepada karyawan sesuai dengan tolak ukur suatu prestasi yang dicapai, maka dalam proses penggolongan, penghitungan, penetapan, pencatatan serta pembayarannya memerlukan ketelitian. Dengan loyalitas perusahaan yang diberikan kepada karyawan akan meningkatkan kinerja karyawan menjadi lebih baik lagi dan memacu semangat mereka dalam bekerja. Muljani (2012) mengatakan, jika program kompensasi dirasakan adil dan kompetitif oleh karyawan, maka perusahaan akan lebih mudah untuk menarik karyawan yang potensial, mempertahankannya dan memotivasi karyawan agar lebih meningkatkan kinerjanya, sehingga produktivitas meningkat dan perusahaan mampu menghasilkan produk dengan harga yang kompetitif. Dari penelitian disimpulkan bahwa Inti dari jurnal ini adalah untuk mendukung proses penggajian yang akurat,cepat, dan tepat waktu diperlukan suatu sistem penggajian yang baik dan dapat membantu user dalam mengumpulkan, menyimpan, dan 1

2 2 mengolah data dengan baik sehingga dapat mempermudah proses penggajian tersebut. Dengan adanya sistem informasi akuntansi pada proses penggajian perusahaan dapat membantu perusahaan mempertahankan kelangsungan hidupnya, bahkan mampu meningkatkan profitabilitas dan mengembangkan usahanya. Graves (2012) juga mengatakan bahwa, Some system will be configurable to the needs of your business, enabling you to set up alerts and communication preferences. The systems should be able to generate all the necessary mandatory communications that the employer needs in order to meet their duties under pension reform, as well as capturing management information and reporting for audit-trail purposes. Inti dari jurnal ini adalah sistem harus dapat menghasilkan semua komunikasi yang diperlukan user untuk memenuhi kewajiban mereka seperti proses pensiun, serta menangkap informasi manajemen dan pelaporan. Masalah penggajian merupakan masalah yang sering dihadapi oleh setiap perusahaan, bukan hanya menyangkut besar atau kecilnya uang yang dikeluarkan perusahaan untuk menggaji manajer dan karyawan melainkan juga penilaian terhadap kinerjanya. Hal ini berhubungan erat dengan sistem kepegawaian, bobot pekerjaan, tanggung jawab perusahaan atas hidup karyawan dan keluarganya secara moral. Karena itu pula, sistem penggajian di tiap perusahaan sering tidak sama dan tidak seragam terhadap perhitungannya. Masalah yang biasanya terjadi dalam proses penggajian yang belum memiliki sistem yang terintegrasi yaitu adanya kecurangan dalam hal absensi, kesalahan dalam hal rekap absensi karena butuh waktu lama untuk menginput satu persatu absensi karyawan ke dalam Ms Excel, adanya masalah dalam hal proses perijinan/cuti dan lembur yang masih menggunakan form kertas sehingga butuh waktu dalam proses gaji untuk mencocokan absensi ketidakhadiran dengan form cuti, dengan menggunakan form cuti yang masih menggunakan kertas dapat menimbulkan risiko form dapat hilang atau terselip, penilaian kinerja yang kurang adil, masalah pembayaran gaji yang tidak tepat waktu dan perhitungan gaji yang kurang atau lebih bayar. Hal ini dapat diminimalisasi dengan sistem penggajian yang baik dan dapat terintegrasi serta adanya sistem pengendalian internal untuk dapat menghindari dan memperkecil terjadinya kecurangan yang dapat merugikan pihak perusahaan. Dari latar belakang masalah diatas serta pentingnya penggajian karena berkaitan dengan nilai material yang dapat berdampak kepada keuangan perusahaan

3 3 serta pencapaian tujuan perusahaan, maka penulis tertarik untuk merancang sistem informasi akuntansi penggajian karyawan tetap dengan mengambil studi kasus yang ada di PT Sartonet Filtrasi Indonesia yang mengalami permasalahan sama dengan latar belakang masalah diatas, maka dilakukan penelitian dengan judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN KARYAWAN (STUDI KASUS PADA PT. SARTONET FILTRASI INDONESIA). Penulis berharap dengan adanya penelitian ini dapat memberikan usulan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat meminimalkan masalahmasalah yang terjadi di sistem yang sedang berjalan di PT SFI. 1.2 Rumusan Masalah Bertitik tolak dari latar belakang diatas, maka penulis mencoba untuk mengidentifikasi masalah yang merupakan dasar bagi penyusunan skripsi. Adapun pokok permasalahnnya sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem informasi penggajian yang sedang berjalan di PT SFI dan masalah-masalah yang dihadapi di sistem berjalan saat ini? 2. Rekomendasi apa yang diusulkan untuk mengatasi semua kekurangan yang ada di sistem informasi penggajian berjalan PT SFI? 1.3 Ruang Lingkup Agar penulisan penelitian lebih terarah pada pokok pembahasan, maka penulis fokus pada permasalahan yang terjadi. Ruang lingkup yang akan dibahas yaitu: 1. Pencatatan absensi karyawan, permohonan cuti, dan lembur. 2. Pembahasan mengenai pinjaman karyawan 3. Penghitungan gaji, klaim kesehatan, Pajak Penghasilan pasal Pembahasan Penilaian Kinerja Karyawan 5. Tidak membahas tentang kegiatan perekrutan karyawan baru, pengangkatan karyawan,pemutusan hubungan kerja,pembayaran pesangon, tidak dibahas dalam penelitian ini. 6. Tidak membahas perhitungan komisi untuk sales

4 4 7. Laporan laporan yang dihasilkan yaitu laporan absensi bulanan dan laporan gaji karyawan yang mendetail unsur- unsur terkait didalamnya, laporan pinjaman,laporan pajak,laporan penilaian kinerja karyawan 8. Pencatatan jurnal penggajian. Sistem yang dirancang memiliki pengendalian intern untuk pencatatan data, penyimpanan data, otorisasi dan keterbatasan akses karyawan terhadap data tertentu. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan Penelitian Penelitian ini dilakukan untuk mencapai beberapa tujuan: 1. Melakukan pengamatan terhadap prosedur penggajian yang sedang berjalan di PT.SFI 2. Melakukan identifikasi terhadap kekurangan-kekurangan yang ditemukan pada proses Penggajian yang sedang berjalan di PT.SFI. 3. Memberikan rekomendasi kepada perusahaan dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang terkomputerisasi dan dapat diimplementasikan di perusahaan. Sehingga dapat meminimalisir kekurangan-kekurangan prosedur penggajian yang ada di PT.SFI Manfaat Penelitian Manfaat yang hendak diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Memberikan masukan kepada perusahaan terkait kekurangan-kekurangan prosedur penggajian yang ada di perusahaan. 2. Perusahaan dapat memiliki sistem informasi yang terintegrasi dari departemen HRD ke Finance&Accounting. 3. Dengan sistem yang telah dirancang, perusahaan dapat melihat rincian gaji. Sistem juga menyajikan laporan yang cepat,relevan,dan akurat bagi pihak HRD,finance&accounting,serta atasan. Untuk selanjutnya dibuat sebagai bahan jurnal.

5 4. Perusahaan dapat meminimalkan terjadinya kecurangan dalam hal penggajian karyawan Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam perancangan ini adalah sebagai berikut : Metodologi Pengumpulan Data 1. Studi Kepustakaan Dalam studi kepustakaan akan dilakukan seperti mencari dan mengumpulkan referensi, merangkum, mencatat, dan mempelajari data serta informasi yang relevan terhadap buku-buku ilmiah, majalah, jurnal, artikel serta sumber lain yang berkaitan dengan masalah-masalah saat melakukan penelitian lapangan. 2. Studi lapangan Dengan melakukan survei langsung ke perusahaan untuk memperoleh data primer perusahaan seperti struktur organisasi, gambaran sistem yang sedang berjalan yakni sistem Penggajian dan unsur-unsur yang terkait dalam perusahaan, dapat dilakukan dengan cara: a. Pengamatan: dilakukan dengan cara mengamati langsung sistem, prosedur dan kegiatan sistem yang sedang berjalan. b. Interview: dilakukan dengan mewawancarai bagian yang terlibat dalam proses penggajian secara langsung. c. Dokumentasi: dengan menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan kegiatan penggajian perusahaan Metode Analisis Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis and Design) Dengan cara melakukan analisa terhadap sistem yang sedang berjalan ditemukan beberapa kelemahan serta melakukan identifikasi untuk melihat kebutuhan sistem yang diperlukan perusahaan untuk perbaikan. Dalam melakukan

6 6 analisa dan perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah metode berorientasi objek dengan menggunakan Unified Modeling Language berdasarkan metode Satzinger, Jackson dan Burd yang terdiri dari: a. Membuat Activity Diagram b. Membuat Event Table c. Membuat Use Case Diagram d. Membuat Use Case Description e. Membuat Domain Class Diagram f. Membuat Completed Three Layer Design Sequence Diagram g. Membuat Package Diagram h. Membuat User Interface i. embuat Database 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan gambaran umum mengenai isi dari keseluruhan pembahasan, yang bertujuan memudahkan pembaca dalam mengikuti alur pembahasan yang terdapat dalam proyek ini. Berikut ini merupakan sistematika penulisan yang terdapat dalam proyek ini : BAB 1 : PENDAHULUAN Pada bab ini, penulis membahas mengenai latar belakang penelitian, ruang lingkup, tujuan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan tugas akhir. BAB 2 : LANDASAN TEORI Pada bab ini, penulis membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai landasan dalam menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Pada bab ini, penulis membahas mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, tugas, wewenang dan tanggung jawab. Penjelasan mengenai sistem yang berjalan di perusahaan saat ini dengan mendeskripsikan dalam

7 7 gambar activity diagram, narasi dari sistem yang berjalan, analisis terhadap prosedur kerja yang berjalan dan juga permasalahan yang dihadapi. Disertai dengan identifikasi kebutuhan informasi. BAB 4 : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Pada bab ini, penulis membahas mengenai rancangan sistem yang diusulkan serta cara pengoperasiannya yang disajikan dalam gambaran activity diagram, use case diagram, use case description, event table, class diagram, three layer sequence diagram, user interface, package diagram. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab ini, berisikan simpulan dari hasil penelitian kasus dan rancangan yang dihasilkan serta saran saran yang berguna bagi perusahaan dalam pengembangan sistem untuk masa yang akan datang. 1.7 Tinjauan Pustaka Menganalisa beberapa jurnal aplikasi sejenis untuk mengetahui batasan masalah pada sistem absensi dan penggajian dan mengetahui perbedaan dan persamaan dengan aplikasi sistem yang akan dibangun. Diantaranya dikutip dari beberapa sumber, antara lain: a. Nevertety F Papilaya (2010) dalam artikelnya yang berjudul Aplikasi Absensi dan Penggajian Karyawan Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa, menjelaskan tentang bagaimana menganalisa kebutuhan user dalam mengatasi masalah yang dihadapi, dalam hal ini masalah yang dihadapi perusahaan yaitu mengenai keterlambatan karyawan (absensi) dan masalah human error dalam perhitungan gaji karyawannya. Tujuan dari penelitian mereka adalah untuk mengurangi masalah tersebut, dengan membuat aplikasi sistem absensi dan penggajian karyawan berbasis WEB pada kantor BPMD. Perusahaan harus mempermudah dan mempercepat pekerjaan khususnya proses absensi karyawan dan perhitungan gaji karyawan. Maka diusulkan dibangun aplikasi absensi dan penggajian karyawan berbasis web untuk memudahkan dari pihak karyawan dalam mengelolah data absensi dan pihak keuangan dalam menghitung tambahan penghasilan para karyawan.

8 8 b. Dradjat Fitriansyah Kurniawan (2012) dalam penelitian yang berjudul Sistem Pengendalian Intern Penggajian pada PT Suryaraya Lestari 2 Kabupaten Mamuju, Sulawesi Barat yang menyatakan bahwa hasil penelitiannya ini yaitu tentang sistem pengendalian intern terhadap penggajian pada PT Suryaraya Lestari 2 sudah layak, sistem dan prosedur penggajian sudah dilaksanakan dengan baik, serta dilaksanakan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Berdasarkan kesimpulan maka disarankan untuk meningkatkan pengawasan intern terhadap aktivitas operasional, agar tidak menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan perusahaan, lebih meningkatkan praktek yang sehat serta meningkatkan kualitas karyawan. c. MERISA UMAMI (2013) dalam penelitian yang berjudul PEMBANGUNAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN PADA KANTOR AKUNTAN PUBLIK JAMALUDIN, ARDI, SUKIMTO DAN REKAN (JAKARTA), dari hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa Sistem yang dirancang mendukung bagian keuangan dalam menghitung kompensasi karyawan akibat dari pengintegrasian sistem absensi ke sistem penggajian. Pencatatan kehadiran yang akurat termasuk lembur karyawan dapat menjadikan nilai kompensasi yang akurat pada proses penggajian karyawan. Terlebih lagi proses penggajian tersebut akan menghasilkan nomor akun jurnal akuntansi terkait pembayaran gaji karyawan dan juga menghasilkan nilai pajak penghasilan 21 atas pendapatan karyawan. Setelah melihat penelitian-penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa pada penelitian terdahulu tidak membahas penilaian kinerja,data history pengajuan dan untuk penelitian pertama tidak membahas perhitungan lembur. Hal inilah yang membedakan penelitian yang akan dilakukan penulis dengan penelitian terdahulu.