BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Salah satu sumber daya perusahaan yang harus dikelola secara formal dan sistematis agar tujuan yang diharapkan oleh perusahaan dapat tercapai adalah tenaga kerja atau sumber daya manusia. Semakin besar suatu perusahaan, semakin besar pula jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk berkontribusi didalamnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apabila masalah ketenagakerjaan tidak dipikirkan secara khusus dan diberikan perhatian yang cukup besar, maka tentu akan menimbulkan masalah, dan lebih jauh lagi akan menimbulkan kerugian bagi perusahaan itu sendiri. Gaji termasuk biaya tenaga kerja yang merupakan unsur terbesar yang memerlukan ketelitian dalam penempatan, penggolongan, pencatatan serta pembayarannya. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan digunakan untuk mengatasi kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah. Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Menurut Mulyadi (2010, p373) menyatakan bahwa Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan. Kebijakan dan prosedur penggajian dan pengupahan sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk melindungi pengeluaran gaji dan upah yang merupakan beban yang besar bagi kebanyakan perusahaan, selain itu akurasi dan ketepatan waktu pemberian gaji dan upah yang benar juga sangat penting untuk keberhasilan setiap perusahaan. Pernyataan ini diperkuat oleh Avellanet, A Wayne (2009) yang mengatakan Payroll policies and procedures are critical to protecting the payroll expenditures that constitute a major expense for most organizations. For many organizations, payroll is either the largest category of expense or second only to cost of goods sold. The accuracy 1

2 2 and timeliness of correct payroll administration is crucial to the success of every organization, large or small. Any failure, or perceived failure, of a company's payroll administration will negatively affect the morale of the company's employees and ultimately lead to higher costs of doing business. Payroll expense is an area that commonly suffers from fraud. Selain memperhatikan prosedur penggajian dan pengupahan, perusahaan juga harus memperhatikan internal control yang ada di perusahaan untuk meminimalisirkan tindakan kecurangan. Seperti yang disampaikan oleh Keuter, Eric A (2013) yang mengatakan bahwa A strong internal control system is critical in the fight to prevent fraud in an organization. A strong internal control system helps management achieve its objectives related to the effectiveness and efficiency of its operations, the reliability of its financial reporting, and compliance with applicable laws and regulations. PT Astha Beribis Grafika adalah perusahaan periklanan yang bergerak dalam bidang jasa penempatan dan pemasangan media promosi, baik indoor maupun outdoor. PT Astha Beribis Grafika ini memiliki kantor pusat di Jakarta Barat dan memiliki sebuah cabang di Surabaya. PT Astha Beribis Grafika masih menerapkan sistem informasi penggajian dan pengupahan secara manual dalam melakukan penggajian dan pengupahan kepada karyawannya. Penerapan sistem manual dalam penggajian dan pengupahan PT Astha Beribis Grafika tersebut memiliki banyak kelemahan dan keterbatasan. Beberapa kelemahan tersebut diantaranya, perhitungan waktu kerja karyawan yang kurang efisien karena masih dihitung secara manual yang mengakibatkan terjadinya kesalahan perhitungan gaji dan upah karena human error, penyimpanan data gaji dan upah kurang terjamin karena data gaji dan upah yang berupa dokumen tidak terdata dengan rapi sehingga karyawan yang tidak seharusnya mengetahui data gaji dan upah dapat mengetahui perincian data gaji dan upah karyawan lainnya, dan penyalahgunaan wewenang oleh pihak tertentu sehingga muncul kecurangan dan penyelewengan yang mengakibatkan kerugian financial pada perusahaan. Dari berbagai kendala yang dihadapi, PT Astha Beribis Grafika membutuhkan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan pengupahan yang tersusun rapi dan teratur

3 3 agar lebih memudahkan bagi perusahaan untuk menetapkan gaji karyawan. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan pengupahan ini, seluruh proses aktivitas penggajian dan pengupahan menjadi lebih tepat, akurat dan dapat mendukung pengendalian internal. 1.2 Ruang Lingkup Adapun batasan batasan yang akan di bahas yaitu : Pencatatan waktu hadir (absensi) karyawan Pencatatan cuti dan ijin karyawan Pencatatan lembur karyawan Pencatatan tunjangan tunjangan karyawan Perhitungan gaji dan upah karyawan Perhitungan Pajak Penghasilan untuk Tenaga Kerja (PPh pasal 21) Perhitungan Jamsostek dan BPJS Pembayaran gaji dan upah karyawan Pembuatan laporan terkait dengan penggajian dan pengupahan Pencatatan jurnal untuk laporan penggajian dan pengupahan. Tidak membahas mengenai kegiatan perekrutan karyawan baru, pengangkatan karyawan dan pemutusan hubungan kerja 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah : Menganalisis sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan didalam perusahaan sehingga ditemukan kelemahan kelemahan. dalam sistem tersebut Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap masalah masalah yang ada pada proses penggajian dan pengupahan yang sudah dan sedang berjalan. Merancang sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang dapat terintegrasi oleh sistem dengan baik

4 4 Menerapkan pengendalian internal khususnya dalam proses penggajian dan pengupahan Manfaat Adapun manfaat yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut : Memberikan informasi dan gambaran mengenai sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan kepada perusahaan Dengan adanya pengendalian internal yang baik maka segala kecurangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dihindari Penghitungan dan pembayaran gaji karyawan dapat dilakukan tepat waktu dengan jumlah yang sesuai karena seluruh varibel gaji telah tersimpan dalam sistem Dapat mendukung perusahaan untuk lebih berkembang karena tindak kecurangan sudah diminimalisir dengan adanya sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan. 1.4 Metodologi Penelitian Untuk menunjang penulisan proposal ini, maka dilakukan penelitian untuk memperoleh dan mengumpulkan data yang diperlukan. Studi Pustaka Studi ini dilakukan dengan cara mencari dan mempelajari bahan bahan serta materi materi penulisan dan teori teori pendukung dari berbagai sumber tertulis, serta memahami aturan aturan maupun prosedur dalam sistem informasi penggajian dan pengupahan yang terdapat di dalam berbagai media. Studi Lapangan Dengan melakukan survei langsung ke perusahaan untuk memperoleh data primer perusahaan seperti struktur organisasi, gambaran sistem yang sedang berjalan yakni sistem penggajian dan pengupahan serta unsur-unsur yang terkait dalam perusahaan. Dapat dilakukan dengan cara:

5 5 1. Interview (wawancara) Pada proses wawancara ini akan dilakukan pembicaraan dua arah kepada Bagian HRD dan Bagian Keuangan PT. Astha Beribis Grafika, dimana Bagian HRD di perusahaan ini terlibat langsung dalam proses penggajian dan pengupahan. Dan Bagian Keuangan terlibat langsung dalam proses pencatatan jurnal. 2. Observation (pengamatan) Setelah melakukan wawancara secara langsung dan mengetahui bagaimana proses penggajian dan pengupahan yang berjalan di PT Astha Beribis Grafika, langkah selanjutnya adalah melakukan pengamatan terhadap proses bisnis yang sedang berjalan di PT Astha Beribis Grafika. 3. Documentation (dokumentasi) Menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan proses penggajian dan pengupahan pada PT Astha Beribis Grafika. Adapun bukti bukti yang akan ditelusuri seperti : jadwal absensi, jadwal jam kerja, form pernyataan cuti dan izin, form kenaikan jabatan dan form gaji dan upah. Metode Pengembangan Sistem Informasi 1. Fase Inception a. Mengumpulkan data (studi pustaka dan studi lapangan) b. Menganalisa proses bisnis yang berjalan c. Menganalisa masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan. 2. Fase Elaboration Metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Oriented Analysis and Design dari Satzinger, Jackson dan Burd (2012) yang terdiri dari: a. Merancang Support Services Architecture and Deployment Environment b. Merancang Software Architecture c. Merancang Use case Realizations d. Merancang Database e. Merancang System and user interfaces f. Merancang System Security and Controls

6 6 3. Fase Construction Melakukan pembuatan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Astha Beribis Grafika 4. Fase Transition Melakukan pengujian terhadap aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Astha Beribis Grafika. 1.5 Sistematika Penulisan Sistematika yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini teriri dari 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan tugas akhir. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan membahas mengenai teori teori yang digunakan sebagai dasar dari penelitian terhadap permasalahan penggajian dan pengupahan yang dihadapi oleh PT. Astha Beribis Grafika. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini akan membahas mengenai gambaran umum PT. Astha Beribis Grafika, seperti profile perusahaan, visi dan misi, goal and objective perusahaan, model bisnis perusahaan, struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang, serta kebijakankebijakan perusahaan. Pada bab ini juga membahas kelemahan sistem yang sedang berjalan serta identifikasi masalah dan saran untuk memecahkan permasalahan yang ada. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini akan membahas mengenai usulan perancangan sistem penggajian dan pengupahan untuk PT. Astha Beribis Grafika yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Desihn (OOAD) berdasarkan metode Satzinger Jackson dan Burd. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini berisi mengenai simpulan-simpulan atas manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diusulkan untuk mengatasi

7 7 masalah PT. Astha Beribis Grafika serta memberikan saran-saran bagi PT. Astha Beribis Grafika untuk mengembangkan sistem di masa yang akan datang.

8 8