BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sumber Daya Manusia atau Karyawan merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting di dalam suatu

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sumber Daya Manusia atau Karyawan merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting di dalam suatu perusahaan karena Karyawan inilah yang menggunakan dan mengelola sumber daya lainnya untuk menjalankan perusahaan. Perusahaan harus dapat menjamin kesejahteraan para karyawan, memberikan kebanggaan atas kinerja mereka serta meningkatkan motivasi mereka dengan cara memberikan imbalan berupa gaji, tunjangan, dan bonus yang sesuai kepada setiap pegawai. Hal ini digunakan untuk menunjukan loyalitas dan kepedulian perusahaan terhadap karyawannya agar karyawan tetap bekerja dengan baik dan meningkatkan produktifitasnya dalam bekerja. Sistem penggajian yang baik dapat membantu user dalam mengumpulkan, menyimpan, mengolah data dengan baik dan dapat mempermudah proses penggajian tersebut. Graves (2012) juga mengatakan bahwa, Some system will be configurable to the needs of your business, enabling you to set up alerts and communication preferences. The systems should be able to generate all the necessary mandatory communications that the employer needs in order to meet their duties under pension reform, as well as capturing management information and reporting for audit-trail purposes. O Connell (1991) mengatakan bahwa, Payroll is the one piece of information that everyone in the organization is sure to be notice. Let there be a mistake in the net or an increase in the withdrawal amount and everyone from the president to the janitor will call the payroll department. Oleh karena itu, untuk mempermudah proses penggajian agar terhindar dari kecurangan, penyalahgunaan atau kesalahan, maka sangat perlu adanya pengendalian internal terhadap proses penggajian. Perusahaan memerlukan suatu sistem komputerisasi yang terintegrasi dan handal agar dapat membantu perusahaan dalam memproses data dengan cepat, mudah dan dapat mendukung pengendalian internal dengan adanya hak akses validasi sistem. Informasi yang tepat waktu dan informatif juga sangat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat. PT Medco Agro adalah perusahaan yang sedang berkembang, sehingga tidak dapat dipungkiri bahwa perusahaan tersebut membutuhkan suatu sistem terkomputerisasi yang terintegrasi yang di dalamnya juga terdapat fungsi pengendalian internal dalam setiap prosesnya. PT Medco Agro adalah sebuah perusahaan nasional yang merupakan salah satu unit bisnis strategis yang berbasis perkebunan kelapa sawit. PT Medco Agro ini memiliki kantor pusat yang terletak di bilangan SCBD, Jakarta Selatan dan memiliki kebun dan pabrik kepala 1

2 2 sawit yang terletak di Kalimantan dengan jumlah karyawan sebanyak 100 karyawan pusat dan 700 karyawan on site di Kalimantan. Pada PT Medco Agro, alur penggajiannya adalah setiap harinya karyawan melakukan absensi untuk mendapatkan uang transportasi yang akan diakumulasikan setiap bulannya, lalu untuk karyawan yang ingin mengajukan cuti dan lembur dapat langsung menyampaikan ke manajer bagiannya, jika telah disetujui manajer bagian yang bersangkutan akan menyampaikan persetujuannya ke bagian HRD untuk menghitung gajinya. Dan pada akhir bulan, seluruh data absensi, lembur, cuti, perhitungan pajak penghasilan pasal 21, tunjangan, pinjaman serta gaji pokok akan diakumulasikan untuk menetapkan gaji karyawan yang bersangkutan. Hasil dari survei dan pengamatan, penulis menemukan beberapa kendala seperti sistem penghitungan gaji terpisah dengan sistem penghitungan pajak sehingga bagian Penggajian harus menarik data pajak dan menghitung gaji kembali setelah dikurangi dengan pajak. Sedangkan sistem absensi yang menggunakan mesin fingerprint yang terhubung langsung dengan database dan tidak dapat menghitung atau melakukan update jumlah ijin dan cuti karyawan. Sehingga perusahaan ini mengalami kesulitan dalam penghitungan absensi karyawan. Dari masalah absensi tersebut telah mengakibatkan kesulitan pada penghitungan gaji umtuk karyawan yang telah melakukan ijin atau cuti. Karena karyawan yang ijin atau menggunakan hak cuti mereka, proses absensinya tidak menggunakan sistem tetapi dengan pencatatan manual oleh HRD pada daftar absensi sehingga penggajiannya pun dihitung manual oleh bagian Penggajian. Karyawan yang tidak melakukan ijin atau cuti, tidak mengalami kesulitan dalam penggajian karena langsung menggunakan sistem. Siwicki (1992) juga mengatakan, Two significant benefits of implementing an automated time and attendance system are accuracy and consistency. A more accurate recording of the time worked is an obvious advantage. Time clocks are not always precise, while sign-in sheets, clearly, have greater faults. An automated system, though, holds every employees working time to the same standard and the same scrutiny. Dari berbagai macam kendala yang dihadapi, Medco Agro memerlukan sistem yang dapat membantu proses penggajian tersebut agar masalah-masalahnya dapat teratasi. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi Penggajian ini, seluruh proses aktivitas penggajian menjadi lebih tepat, akurat dan dapat mendukung pengendalian internal. Oleh sebab itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan penulisan skripsi dengan topik Human

3 3 Resources dengan judul ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN (STUDI KASUS PADA PT MEDCO AGRO). 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan di atas, maka terdapat identifikasi masalah sebagai berikut : 1. Bagaimanakah proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan? 2. Apa saja masalah yang terjadi di dalam sistem yang sedang berjalan? 3. Apa rekomendasi perbaikan terhadap masalah-masalah yang ada pada proses penggajian yang sudah dan sedang berjalan? 4. Bagaimanakah sistem informasi yang dapat membantu mempermudah proses penggajian? 1.3 Ruang Lingkup Agar pembahasan permasalahan tidak menyimpang, maka Penulis membatasi ruang lingkup yang hanya berhubungan dengan permasalahan yang ada. Adapun ruang lingkup permasalahannya adalah : a. Proses penggajian pegawai : 1. Pencatatan waktu hadir (absensi) karyawan, cuti, ijin, lembur karyawan on site. 2. Penghitungan gaji, tunjangan, bonus, uang makan/transportasi, hutang dan pemotongan ketidak hadiran karyawan. 3. Pemotongan Pajak Penghasilan untuk Tenaga Kerja (PPh pasal 21). 4. Pembayaran gaji karyawan. 5. Pembuatan laporan gaji karyawan, laporan absensi, dan laporan hutang seluruh pegawai. b. Sampai dimana internal control yang sedang berjalan pada proses penggajian : 1. Kontrol dari setiap proses penggajian yang sedang berjalan. 2. Pengendalian internal dalam pencatatan data, penyimpanan data, otorisasi serta keterbatasan akses karyawan terhadap suatu data tertentu. c. Pencatatan jurnal pengeluaran kas untuk laporan penggajian. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Menganalisis proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan. 2. Mengidentifikasi masalah yang terjadi di dalam sistem yang sedang berjalan.

4 4 3. Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap masalah-masalah yang ada pada proses penggajian yang sudah dan sedang berjalan. 4. Merancang sistem informasi yang dapat membantu mempermudah proses penggajian Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Perusahaan dapat memiliki sistem informasi yang terintegrasi dalam proses penggajian dimana dalam sistem tersebut hanya karyawan tertentu yang dapat mengakses sistem penggajian tersebut. 2. Perusahaan dapat menerapkan pengendalian internal di dalam proses penggajian yang dapat membantu meminimalisir kesalahan atau kecurangan yang terjadi dalam proses tersebut. 3. Dengan sistem yang telah dirancang, perusahaan dapat melihat rincian gaji secara realtime dan realible. Sistem juga menyajikan laporan yang dibutuhkan perusahaan untuk selanjutnya dibuat sebagai bahan jurnal. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah : Metode Pengumpulan Data Dengan melakukan survei langsung ke perusahaan untuk memperoleh data primer perusahaan seperti struktur organisasi, gambaran sistem yang sedang berjalan yakni sistem penggajian dan unsur-unsur yang terkait dalam perusahaan. Dapat dilakukan dengan cara: 1. Observation (pengamatan) dilakukan dengan cara mengamati langsung sistem, prosedur dan kegiatan sistem yang sedang berjalan. 2. Interview (wawancara) dilakukan dengan wawancara langsung terhadap karyawan perusahaan yang terlibat dalam sistem penggajian. 3. Documentation (dokumentasi) dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti tertulis yang terkait dengan kegiatan penggajian perusahaan Metode Analisis dan Perancangan 1. Menganalisis masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan. 2. Metode perancangan yang digunakan adalah metode Object Oriented Analysis and Design dari John W. Satzinger et al, terdiri dari: a. Merancang support services architecture and deployment environment b. Merancang software architecture c. Merancang use case realizations

5 5 d. Merancang database e. Merancang system and user interfaces f. Merancang system security and controls Serta metode Object Oriented Analysis and Design menurut Mathiassen yaitu Rich Picture. 1.6 Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang isinya secara garis besar adalah sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini dibahas mengenai landasan-landasan teori yang digunakan sebagai dasar dari penelitian terhadap permasalahan penggajian yang dihadapi oleh PT Medco Agro. Teori tersebut adalah Sistem Informasi, Sistem Informasi Akuntansi, Penggajian, Sistem Pengendalian Internal, Pajak Penghasilan, Analisis dan Perancangan Berorientasi Objek. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini dibahas mengenai gambaran umum perusahaan seperti profile perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, uraian tanggung jawab dan wewenang, kebijakan-kebijakan perusahaan, prosedur-prosedur perusahaan. Pada bab ini juga membahas kelemahan sistem yang sedang berjalan serta identifikasi masalah dan saran untuk memecahkan permasalahan yang ada. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Dalam bab ini dibahas mengenai usulan perancangan sistem penggajian untuk PT Medco Agro yang disajikan dalam bentuk OOAD berdasarkan metode John W. Satzinger et al. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan dibahas kesimpulan-kesimpulan atas manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang diusulkan penulis untuk mengatasi masalah PT Medco Agro serta memberikan saran-saran bagi perusahaan untuk mengembangkan sistem di masa yang akan datang.