BAB 1 PENDAHULUAN. Pada saat ini teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat sehingga

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Pada saat ini teknologi informasi berkembang dengan sangat pesat sehingga bermacam-macam informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat. Dengan kemudahan ini, banyak perusahaan memanfaatkan peluang ini dengan menerapkan teknologi informasi dalam kegiatan bisnisnya, sehingga dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan-perusahaan yang menggunakan teknologi informasi. Salah satu contoh teknologi yang dapat diterapkan dalam perusahaan adalah penggunaan aplikasi Sistem Informasi Akuntansi yang dapat melakukan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan data, persiapan dokumen, serta pengambilan data kembali dengan lebih cepat, mudah, serta akurat. Semua perusahaan di segala tempat pasti memiliki sumber daya manusia sebagai tenaga penggerak perusahaan. Sumber daya manusia yang ada di perusahaan juga bertugas untuk menangani kegiatan khusus yang berkaitan dengan sumber daya manusia atau karyawan perusahaan yang lain. Perusahaan memiliki kewajiban untuk menjamin kesejahteraan karyawannya yang sudah memberikan tenaga, pikiran, dan waktu mereka untuk menggerakkan perusahaan dengan cara memberikan gaji, upah, tunjangan insentif yang sesuai dan tepat waktu. Hal ini menjadi penting karena berkaitan dengan loyalitas perusahaan. Maka daripada itu, diperlukan suatu sistem penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dan didukung dengan sistem pengendalian internal yang baik agar proses pencatatan dan penghitungan gaji serta upah karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. PT. Kebayoran Warna Prima adalah perusahaan yang bergerak di

2 2 bidang produksi cat yang memiliki 100 karyawan lebih dan terbagi ke dalam berbagai departemen. Masalah yang terjadi dalam perusahaan yang terkait dengan penggajian dan pengupahan adalah terdapatnya kesalahan pembayaran gaji dan upah yang merugikan karyawan maupn perusahaan dan kurang tepatnya waktu dalam pembayaran gaji karyawan yang acapkali terjadi (4-5 kali setahun) serta kebutuhan untuk mengikuti perkembangan teknologi. PT. Kebayoran Warna Prima mengharapkan masalah tersebut dapat diminimalisasi sehingga sistem penghitungan gaji serta upah dalam perusahaan dapat berjalan dengan baik sehingga menimbulkan dampak positif. Dampak positif yang dimaksud yaitu keakuratan dalam perhitungan gaji dan upah menurut kontribusi karyawan dalam perusahaan serta menjamin kesejahteraan karyawan melalui gaji dan upah yang dibayar oleh perusahaan. Supaya dapat mengatasi masalah-masalah ini maka diperlukan sistem pengendalian intern terhadap proses penggajian dan pengupahan. Dengan adanya sistem penggajian dan pengupahan yang terkomputerisasi dan terintegrasi, perusahan menjadi terbantu dalam memproses data gaji dan upah karyawan secara cepat, mudah, dan akurat, serta mendukung sistem pengendalian intern karena adanya validasi sistem. Maka, karena itu dibuatlah skripsi dengan topik Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT Kebayoran Warna Prima. 1.2 Ruang Lingkup Batasan batasan yang dibuat dalam penelitian ini mencakup : 1. Aktivitas penggajian yang terdiri dari: pencatatan waktu hadir karyawan, penghitungan gaji, tunjangan, insentif kehadiran, cuti karyawan, kenaikan

3 3 gaji karyawan, pembayaran gaji untuk staff serta penghitungan insentif untuk salesman. 2. Aktivitas pengupahan yang terdiri dari: pencatatan waktu hadir karyawan, penghitungan jam lembur bagi karyawan yang dibayar berdasarkan waktu kerja. 3. Aktivitas kepegawaian yang berhubungan dengan pembayaran gaji dan upah seperti pengangkatan karyawan baru, kenaikan gaji, mutasi karyawan khususnya promosi dan demosi, serta penilaian kinerja yang berpengaruh terhadap gaji karyawan. 4. Pembuatan laporan gaji dan upah karyawan, laporan absensi, dan laporan pembayaran Astek. Sistem pengendalian dalam perusahaan ini adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap penghitungan gaji dan upah karyawan terpisah dari fungsi keuangan. 1.3 Identifikasi Masalah 1. Bagaimana mengurangi masalah salah input terhadap data waktu kerja karyawan dan kecurangan yang biasa terjadi seperti titip absen antar karyawan? 2. Bagaimana merancang atau mendesain sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Kebayoran Warna Prima yang dapat mendukung penghitungan gaji dan upah itu sendiri baik dari segi keakuratan maupun keamanan data agar tidak terjadi kebocoran data.

4 4 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan yang hendak diperoleh yaitu : 1. Menganalisis sistem penggajian dan pengupahan serta sistem pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan. 2. Menganalisis keadaan yang berlangsung dalam perusahaan serta menemukan kelemahan maupun celah-celah yang ada dalam sistem perusahaan serta membuat perbaikannya. 3. Merancang Sistem Informasi Akuntasi Penggajuan dan Pengupahan yang membantu proses pengolahan informasi dan pengendalian intern dalam sistem penggajian dan pengupahan dan juga mengatasi masalah pemrosesan data gaji dan upah. 4. Memberi saran kepada perusahaan mengenai sistem yang ada dalam perusahaan dan perbaikan-perbaikan apa yang harus dibuat dalam perusahaan supaya sistem penggajian dan pengupahan dapat berjalan dengan lebih baik. Manfaat yang dapat diperoleh yaitu : 1. Perusahaan dapat menerapkan sistem pengendalian intern yang baik atas sistem penggajian dan pengupahan untuk mencegah kecurangan sehingga imbalan yang diberikan oleh perusahaan sesuai dengan kontribusi dari karyawan 2. Perusahaan dapat menggunakan sistem penggajian dan pengupahan yang terintegrasi dimana pencatatan berbagai transaksi HRD serta perhitungan gaji dan upah sudah terotomatisasi baik dengan cara merubah bentuk formulir yang sudah digunakan sebelumnya maupun laporan antar bagian (HRD dan

5 5 Keuangan) sehingga sistem tersebut dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan yang lain. 1.5 Metode Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah : 1. Metode analisis Pengumpulan data dilakukan melalui : 1) Studi Lapangan Dalam melakukan studi lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung ke PT Kebayoran Warna Prima. Studi lapangan dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu: a. Pengumpulan data Data-data yang dibutuhkan untuk skripsi ini berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab karyawan-karyawan dalam perusahaan, kebijakan dan prosedur sistem penggajian dan pengupahan yang sedang berjalan, dan variabel-variabel apa saja yang dipakai untuk penghitungan gaji dan upah pada perusahaan. b. Wawancara Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak perusahaan, sehingga sistem yang akan dibuat menjadi lebih efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 2) Studi Kepustakaan Dalam melakukan studi kepustakaan akan dilakukan pencarian, pengumpulan, pembelajaran buku-buku, literatur-literatur, dan bacaan-

6 6 bacaan lainnya, dan dari internet sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung evaluasi dan perancangan sistem ini 2. Metode perancangan Perancangan yang akan dibuat dalam skripsi ini menggunakan metodeobject Oriented Analysis and Design, yang terdiri dari: a. Membuat rich picture b. Membuat class diagram c. Membuat statechart diagram d. Membuat use case diagram e. Membuat sequence diagram f. Membuat navigation diagram g. Membuat component diagram h. Membuat deployment diagram 1.6 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab dimana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini dibahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang menjelaskan isi setiap bab. BAB 2 LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalah dalam skripsi ini, antara lain teori tentang Sistem Informasi Akuntansi, sisten dan prosedur penggajian

7 7 dan pengupahan, dan teori mengenai Object Oriented Analysis and Design. BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai gambaran umum perusahaan berupa struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas dan tanggung jawab, kebijakan perusahaan mengenai penggajian dan pengupahan bagi karyawan, prosedur sistem penggajian dan pengupahan yang dilakukan oleh perusahaan, serta identifikasi masalah yang dihadapi perusahaan. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT KEBAYORAN WARNA PRIMA Bab ini membahas tentang usulan perancangan sistem penggajian dan pengupahan yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design, yaitu dengan membuat rich picture, class diagram, statechart diagram, use case diagram, sequence diagram, navigation diagram, component diagram, dan deployment diagram. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini merupakan bagian terakhir dari Penulisan skripsi yang mengemukakan simpulan atas kegunaan dari sistem baru yang diusulkan untuk mengatasi permasalahan yang ada serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi perusahaan untuk pengembangan sistem yang akan datang.