MINIT MESYUARAT JABATAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT BIL.1/2006 Tarikh: 25 Jan. 2006 Masa: 2.15 p.m. Tempat: Bilik Mesyuarat, PSZ Hadir: Pn. Noraziah Sharuddin Cik Haslina Othman Pn. Zurina Rosmani Pn. Norhafiza Daud Kaiyin Pn. Zafarina Dol Cik Salina Shamshuri Cik Muzaimah Mohd Yunus Cik Nazrinda A. Samah En. Abd. Rahman Ali En. Mohd Nizam Hashim En. Abd. Aziz Othman En. Ramli Haron Pn. Ramlah Mahidin Cik Habibah Gono En. Jaafar Muhammad Tidak hadir dengan kebenaran: En. Sapuan Jamjuri KKM/Pengerusi P(RM1) P(RM2) P(PM1) P(PM2) P(P1) P(P2) P(P3)/Pencatat PmP(RM1) PmP(RM2) PmP(P1) PmP(P2) PTR(RM) PTR(P) PAR(P) PmP(PM1) Agenda Mesyuarat: 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.3/2005 2.0 Perkara-Perkara Berbangkit 3.0 Laporan Perancangan Strategik PSZ 4.0 Program Kualiti PSZ 5.0 Borang Permintaan/Pertanyaan Rujukan URM (Tesis) 6.0 Senarai Pemerhatian dan Cadangan Hasil Audit Dalam JPM 7.0 INFOLAN2 8.0 Hal-Hal Lain 9.0 Penutup Mesyuarat dimulakan dengan bacaan Surah Al-Fatihah. 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.3/2006 Minit Mesyuarat Bil.3/2005 diluluskan tanpa sebarang pindaan. 1
2.0 Perkara-Perkara Berbangkit 2.1 Kajian Keberkesanan Perkhidmatan (ILL) Tempoh kajian dilanjutkan sehingga tamat semester pertama tahun 2006. KKM meminta supaya tindakan secara agresif dijalankan agar hasil kajian dapat diperolehi segera bagi proses penambahbaikan. Tindakan: P(RM2) 2.2 Senarai Koleksi Pahang di INFOLAN2 P(RM1) memaklumkan bagi tahun 2005 lebih kurang 10 rekod holdings di dalam INFOLAN2 yang berlokasi Pahang telah dihantar ke JBA untuk dikeluarkan dari sistem. P(RM1) ingin mendapatkan perkembangan terkini bagi rekod holdings yang mempunyai sublocation UTMPHG dengan sublocation lain di mana perlu dilakukan delete secara manual. KMM meminta P(RM1) menyerahkan senarai rekod-rekod berkenaan kepada beliau untuk tindakan selanjutnya Tindakan: P(RM1) 2.3 Projek Pengindeksan Makalah P(RM1) dan P(P2) memaklumkan masih terdapat lagi makalah simpanan mereka yang belum siap diindeks. Projek pengindeksan makalah terkini pula akan dilakukan oleh P(RM2) dan KKM meminta supaya sebahagiannya diindeks oleh P(P3). Tindakan : P(RM1), P(P2), P(RM2), P(P3) 2.4 Projek Pelupusan Bahan Rujukan P(RM1) memaklumkan tumpuan bagi tahun 2006 lebih memfokus bahan rujukan belian sebanyak lapan kotak di mana sebahagiannya tidak mempunyai barkod. Tindakan : P(RM1) 2.5 Buku Layanan Terbuka Berstatus Journal Unit P(RM1) memaklumkan perkara tersebut telah dapat diatasi oleh pihak JBA dan Unit Pengindeksan. Tindakan: Selesai 2.6 Inventori Koleksi Peta Siri L7030 di bawah URM P(RM1) memaklumkan projek inventori akan diteruskan bagi skala dan siri yang lain. Makluman terkini daripada Pn Zaleha Atan ialah bagi pembelian peta secara digital adalah mengikut kawasan-kawasan tertentu. Walaubagaimanapun, Unit Perolehan masih belum membuat sebarang pembelian bagi perkara berkenaan. Tindakan : P(RM1) 2.7 Lawatan P(PM1) memaklumkan sesi taklimat lawatan kepada pembantu akan diadakan selepas Cuti Pertengahan Semester II. Tindakan: P(PM1) 2
2.8 Portal PSZ P(P1) memaklumkan semua pustakawan kecuali KKL dan En. Nazruddin Md. Shariff telah menyerahkan data kelayakan akademik beserta gambar untuk paparan di portal PSZ. Tindakan: P(P1) 2.9 Inter Library Loan (ILL) KKM memaklumkan paparan bagi portal PSZ akan dikemaskini dan meminta P(RM2) menyediakan satu mekanisma bagaimana pengguna dapat membuat pembayaran sekiranya memohon secara atas talian. P(RM2) memaklumkan paparan permohonan ILL di patron functions adalah lengkap dan hanya beberapa pengemaskinian minima perlu dilakukan. Tindakan: P(RM2) 2.10 Fokus Pelanggan Friends of the Library P(P1) memaklumkan beliau telah menerima senarai Friends of the Library dari Pejabat Ketua Pustakawan. KMM meminta P(P1) merancang perbincangan dengan Friends of the Library bagi memperoleh idea dan pendapat untuk tindakan penambahbaikan. Tindakan: P(P1) 2.11 Portal E-Learning KKM memaklumkan P(PM2) telah merangka isi kandungan dan pelan rangka portal berkenaan di peringkat awal, manakala P(PM1) akan bertanggungjawab secara penuh di atas pelaksanaan dan kemajuannya. Setiap perantara fakulti juga diminta mengemaskini pakej maklumat masing-masing di dalam portal berkenaan. Tindakan: P(PM1) 2.12 Portal PERPUN KKM memaklumkan bahawa En. Mohd Fuad Mohamed Yusof (JPK) akan bertanggungjawab memberi input dan mengemaskini maklumat berkenaan PSZ di Portal PERPUN. 2.13 Tenaga Pengajar UQP1211: Kemahiran Pencarian Maklumat P(PM2) memaklumkan telah menghantar surat kepada En. Ishak Ahmad (Penolong Pendaftar Pusat Ko-Kurikulum) berkenaan tarikh sebenar untuk diadakan latihan kepada tenaga pengajar UQP1211 yang dilantik oleh PSZ. Sehingga kini tiada lagi maklumbalas yang diterima dan P(PM2) akan membuat tindakan susulan. Tindakan: P(PM2) 3.0 Laporan Perancangan Strategik PSZ KKM memaklumkan bagi merealisasikan objektif Perancangan Strategik PSZ 2006, beberapa tindakan perlu dilakukan oleh JPM. Antaranya memasar dan 3
mempromosi perkhidmatan PSZ secara proaktif, membina imej PSZ yang lebih positif ke arah menjadi perpustakaan bertaraf dunia, dan menjadi peneraju dalam bidang Pengurusan Teknologi Maklumat dan Inovasi. 4.0 Program Kualiti PSZ KKM memaklumkan Program Kualiti PSZ merangkumi ISO, ICC, 5S, dan SPP. Bagi ICC jabatan, P(PM2) akan bertindak sebagai ketua dan beliau diminta memberi taklimat ringkas berkenaan ICC kepada staf JPM. Tindakan: P(PM2) 5.0 Borang Permintaan/Pertanyaan Rujukan URM (Tesis) P(RM1) memaklumkan setakat Oktober 2005, dari 655 permohonan borang hijau yang diproses, 553 adalah permohonan merujuk tesis. Berdasarkan statistik ini, beliau mencadangkan supaya PmP(RM1) dibantu oleh PmP(PM1) bagi mempercepat dan melicinkan proses permohonan tersebut. Cadangan dipersetujui oleh KKM. KKM juga memaklumkan bahawa langkah penambahbaikan telah dikenalpasti di mana lokasi rujukan tesis akan diubah ke Bilik Koleksi Khas 2 mulai semester depan. Koleksi indeks dan abstrak di Bilik Unit Koleksi Khas 2 akan dipindahkan bagi memberi ruang kepada koleksi tesis yang dicadangkan. KKM juga meminta P(RM1) menyediakan kertas kerja ringkas bagi pelaksanaannya. Tindakan: P(RM1) 6.0 Senarai Pemerhatian dan Cadangan Hasil Audit Dalam JPM KKM meminta supaya semua pemilik proses menyerahkan dokumen prosedur yang telah dikemaskini kepada beliau sebelum 6 Februari 2006 untuk dibawa ke Mesyuarat Laporan Objektif Kualiti akan datang. Tindakan: Pemilik Proses 7.0 INFOLAN2 dan Pemantauan Penggunaan PmP(P2) memaklumkan pada hari Sabtu dan Ahad terutamanya terdapat segelintir pengguna yang membawa kerusi di ruang bacaan ke dalam ruang kemudahan komputer. Beliau mencadangkan agar staf USK membantu melakukan pemantauan pada hari-hari tersebut. KKM memaklumkan bahawa perkara tersebut akan dimaklumkan kepada Unit Sirkulasi. P(P2) meminta kerjasama staf JPM menegur pengguna yang mengakses Internet di ruang kemudahan komputer (INFOLAN2). KKM juga meminta rondaan berkala dilakukan sebagai tindakan pencegahan. Tindakan: KKM dan semua staf JPM 4
8.0 Hal-Hal Lain 8.1 Perpustakaan Cawangan, Pusat Sumber Fakulti, dan Pusat-Pusat SPACE KKM memaklumkan carta pengurusan terkini PSZ hanya akan dapat diperolehi selepas Mesyuarat Eksekutif PSZ akan datang. Beliau juga memaklumkan Pusat Sumber Fakulti adalah di bawah penyeliaan dan tanggungjawab JPM, BATC dan CEPP di bawah penyeliaan dan tanggungjawab JSP, manakala pusat-pusat SPACE di bawah penyeliaan dan tanggungjawab PSZKL. 8.2 Penggabungan Unit Media dan Unit Pemeliharaan & Pemuliharaan KKM memaklumkan kedua-dua unit berkenaan telah bergabung dan pustakawan bertanggungjawab adalah En. Mohd Fuad Mohamed Yusof. 8.3 Pemeriksaan Pendawaian di Ruang Kemudahan Komputer KKM meminta P(P2) dan PmP(P2) melakukan rondaan berkala di kawasan berkenaan bagi tujuan pemeriksaan pendawaian. Sebarang aduan dan laporan rasmi boleh diajukan kepada Pejabat Ketua Pustakawan dan Harta Bina. Tindakan: P(P2), PmP(P2) 8.4 Senarai Rujukan Fakulti KKM meminta semua perantara fakulti menyediakan draf surat senarai rujukan fakulti dan dihantar kepada beliau untuk semakan secepat mungkin. Tindakan: Perantara Fakulti 8.5 Senarai Tugas KKM memaklumkan mengenai penambahan dan pertukaran senarai tugas yang melibatkan beberapa staf JPM. 8.6 Bahan Berstatus At Bindery PAR(P) memaklumkan pencarian bahan berstatus at Bindery di UPP sukar dilakukan. Ini berikutan bahan yang disusun adalah tidak mengikut nombor turutan (running number). KKM yang juga memangku tugas KPK akan meminta staf di UPP mengikut prosedur yang telah ditetapkan. Tindakan: KKM 8.7 Kelas Kemahiran Lanjutan P(PM2) mencadangkan supaya kelas tersebut wajib diikuti oleh semua pelajar seperti yang diimplementasikan oleh Fakulti Kejuruteraan Elektrik. KKM akan melihat perkara tersebut secara terperinci terlebih dahulu. Tindakan: KKM 8.8 Staf di Pusat Sumber Fakulti PmP(RM1) mencadangkan supaya staf yang dihantar ke Pusat Sumber Fakulti diberi pendedahan dan latihan yang mencukupi terlebih dahulu. KKM 5
menerangkan pendedahan dan latihan akan diberi dari masa ke semasa. KKM juga meminta P(P2) menyediakan pelan latihan kepada semua staf di Pusat Sumber Fakulti. Tindakan: P(P2) 8.9 Portal MPP P(RM1) mencadangkan supaya link MPP baru dibina di dalam portal JPM. Pengemaskinian maklumat berkaitan MPP adalah di bawah tanggungjawab beliau. KKM juga meminta PTR(P) menyertakan senarai tugas staf JPM ke dalam portal JPM. Tindakan: P(RM1), P(PM1), PTR(P) 9.0 Penutup Mesyuarat ditangguhkan pada jam 4.25 p.m. dengan bacaan Surah Al- Asr. Disediakan oleh: Nazrinda A. Samah P(P3) 6