FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KESUKSESAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Disusun oleh: Lisha Luthfiana Fajri P056131402.45 PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014
DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Tujuan... 1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi... 2 2.2 Komponen Sistem Informasi... 2 2.3 Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM)... 3 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Kesuksesan Sistem Informasi... 4 3.2 Kegagalan Sistem Informasi... 5 BAB IV PENUTUP 4.1 Simpulan... 6 4.2 Saran... 6 DAFTAR PUSTAKA... 7
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pengunaan sistem informasi yang mendukung bisnis saat ini telah menjadi tuntutan perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan. Sistem informasi yang berbasis teknologi ini tidak hanya diterapkan dalam perusahaan besar saja, namun sudah merambah ke perusahaan skala menengah bahkan di kalangan Industri Kecil Menenngah (IKM). Sistem informasi dapat digunakan untuk membantu aspek-aspek manajerial dalam suatu perusahaan, baik dalam hal Sumber Daya Manusia (SDM), keuangan (finance), pemasaran (marketing), produksi, dan operasional. Banyak perusahaan yang menjadi lebih besar dengan bantuan sistem informasi, namun tak sedikit pula yang belum mampu memanfaatkan sistem informasi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pelaksanaan penerapan sistem informasi berjalan dengan baik di perusahaan, kegiatan PDCA (Plan, Do, Check, Action) juga perlu diperhatikan. Data dan informasi yang dapat dikumpulkan dari users kemudian disampaikan atau dikomunikasikan kepada developer untuk menganalisis kebutuhan sistem informasi di perusahaan tersebut. Kemudian, sistem informasi di perusahaan tersebut tidak hanya dapat digunakan sebagai media pemasaran atau kebutuhan manajerial saja, namun juga dapat digunakan sebagai sarana penunjang operasional, seperti transaksi penjualan online. 1.2 Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kesuksesan dan kegagalan sistem informasi pada perusahaan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut Gordon B. Davis Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis. Menurut O Brien (2007), sebuah sistem memiliki tiga komponen dasar, yaitu: 1. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses 2. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output 3. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksi oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir Sedangkan definisi sistem informasi menurut Tata Sutabri mengemukakan, Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem informasi merupakan sekumpulan informasi pada sebuah basis data, yang menggunakan model dan media teknologi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan bisnis, pada sebuah organisasi. 2.2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang saling melengkapi, yaitu : Orang (brainware). Mencakup pemilik atau sponsor dari sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer), dan pengembang sistem informasi (system development). Data (dataware). Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data dapat berupa keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang
dapat digunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Perangkat Keras (hardware). Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network) Perangkat Lunak (software). Sekumpulan perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. Jaringan (netware). Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda. 2.3 Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM) Fungsi Sistem Informasi Manajemen (SIM) diantaranya adalah: 1. Meningkatkan aksesibilitas data agar tersaji cepat dan akurat. Dengan kemudahan akses, users akan terbantu dari segi tenaga, waktu, dan biaya baik secara langsung maupun tidak langsung. 2. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan dan keterampilan pendukung dari sistem informasi. Agar sistem informasi yang dibuat tepat sasaran dan sesuai dengan keinginan users. 3. Mendapatkan feedback. Umpan balik ini yang kemudian sebagai bahan evaluasi mengenai kepuasan users, dapat berupa polling, survey, atau kuesioner. Hal ini bertujuan untuk pengembangan sistem informasi yang selalu mengalami perkembangan.
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Kesuksesan Sistem Informasi Pembahasan mengenai kesuksesan sitem informasi tidak terlepas dari parameter suatu sistem informasi dinyatakan sukses atau berhasil dengan baik. Adapun parameter keberhasilan sistem informasi pada perusahaan dapat dilihat dari beberapa hal berikut: 1. Tingkat pemakaian sistem tinggi (high levels of system use). Misal, jika sistem digunakan untuk transaksi online dapat dilihat dari volume penjualannya. 2. Sikap yang menguntungkan (favourable attitude) para pengguna terhadap informasi dan staff dari sistem informasi. 3. Tujuan perusahaan tercapai. Sistem informasi dapat digunakan untuk tujuan managing dan operational. 4. Kepuasan user dalam menggunakan sistem tersebut (users satisfaction with the systems). Misal, karena sistem tersebut user friendly maka user merasa puas. 5. Keberhasilan dari segi keuangan. Misal, dengan sistem informasi biaya operasional perusahaan dapat berkurang, atau dengan sistem informasi nilai penjualan bertambah. Jika parameter keberhasilan tersebut telah dipenuhi, maka akan tercipta nilai lebih dari sistem informasi manajemen (SIM), diantaranya: 1. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Hal ini dapat menekan biaya operasional perusahaan. 2. Memperkenalkan inovasi dalam perusahaan. Hal ini sebagai salah satu pengembangan sistem informasi baik dalam manajemen ataupun operasional. 3. Membangun sumber-sumber informasi strategis. Data yang terkumpul akan menjadi informasi yang berguna bagi users. 4. Meningkatkan efisiensi operasional perusahaan. Hal ini dapat menekan biaya operasional perusahaan. 5. Memperkenalkan inovasi dalam perusahaan. 6. Membangun sumber-sumber informasi strategis
3.2 Kegagalan Sistem Informasi Sistem informasi tidak selamanya mendatangkan kemudahan atau keuntungan. Bagi perusahaan yang mengalami kegagalan sistem informasi, faktor-faktor penyebabnya diantaranya adalah: 1. Biaya yang berlebihan sehingga anggaran membengkak. Pengembangan suatu sistem informasi membutuhkan dana yang tidak kecil, oleh karena itu perlu direncanakan dengan matang agar budget yang dialokasikan lebih terarah. 2. Melebihi waktu yang diperkirakan. Target perusahaan tidak lepas dari waktu, jika sistem informasi tidak dikerjakan dengan cermat dan teliti, waktu akan terbuang dan beresiko melebihi batas waktu yang ditentukan. Oleh karena itu, timeline diperlukan dalam pengembangan sistem informasi. 3. Kelemahan teknis. Jika terjadi kelemahan teknis, cukup fatal berakibat gagal mencapai manfaat yang diharapkan. Oleh karena itu, perlu dianalisis kemungkinan terjadinya masalah pada proses pengembangan sistem informasi sehingga tidak terjadi kelemahan teknis. 4. Gap communication antara users dan developer. Oleh karena itu perlu diluruskan kembali agar kedua pihak sama-sama paham dalam menganalisis kebutuhan sistem informasi apa yang akan dikembangkan, karena jika terjadi diselection, maka akan butuh waktu yang jauh lebih lama untuk memperbaiki daripada memangun sistem informasi dari awal.
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan Keberhasilan sistem informasi akan membawa perusahaan mencapai visi, misi, tujuan, dan sasaran. Selain dari tercapainya fokus perusahaan tersebut, terjadi pula pengurangan dan kontrol pada biaya operasional pada perusahaan. Kegagalan sistem produksi di perusahaan dapat terjadi karena masalah teknis dan non-teknis yang kurang matang, cermat, dan teliti, namun dapat diatasi dengan perencanaan strategis yang berbatas waktu sehingga dapat tercipta kerja yang efektif dan efisien. 4.2 Saran Agar suatu sistem informasi di perusahaan dapat berhasil, harus jelas perencanaan, pengembangan, dan pelaksanaan sistem infomasinya terlebih dahulu. Sosialisasi atau training kepada users perlu dilakukan untuk mengaplikasikan sistem informasi yang sudah baik agar lebih tepat guna dan tepat sasaran.
DAFTAR PUSTAKA O Brien, J. A., & Marakas, G. M. 2010. Introduction to Information Systems. (15 th Edition). New York: McGraw-Hills http://blogging.co.id/definisi-dan-pengertian-sistem-informasi http://gelarheyn87.blogspot.com/2011/03/keberhasilan-dan-kegagalan-implementasi.html http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/sb1-7.html http://zens7648.blogspot.com/2013/03/sejarah-sim-sistem-iformasi-manajemen.html