BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi dan teknologi yang semakin canggih suatu perusahaan sudah seharusnya didukung oleh penerapan sistem informasi yang baik dan handal. Saat ini informasi tidak dapat lepas dari kebutuhan hidup manusia hal, tersebut dapat dilihat pada kehidupan sehari - hari yang sering kita jumpai yakni bagaimana seseorang merasa kurang lengkap dalam hidupnya jika tidak bisa mengakses informasi melalui internet maupun intranet.kurang lengkap karena akan merasa tertinggal dengan informasi yang selalu update dan terus bertambah dari waktu ke waktu. Hal serupa juga akan dirasakan oleh perusahaan yang mana bila kurang mendapatkan informasi dalam waktu tertentu maka perusahaan dapat mengalami ketidakmampuan dalam mengambil keputusan-keputusan strategis, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya, yang mana persaingan bisnis sudah tidak lagi menghadapi persaingan lokal namun juga persaingan ASEAN. Sistem informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan manajerial, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam pasar yang dinamis. Sehingga sistem informasi menjadi salah satu komponen yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis dilingkungan global yang dinamis saat ini. Seringkali sistem informasi yang dimiliki tidak dapat bekerja dengan baik, masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat. Oleh karena itu Sistem informasi yang baik adalah suatu sistem terpadu atau kombinasi teratur apapun dari orang - orang, hardware,software, dan jaringaan komunikasi, untuk meyediakan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional dan fungsi pengambilan keputusan dari sebuah organisasi. 1

2 Dengan demikian kelemahan serta kekurangan akan selalu melekat pada suatu sistem informasi manajemen, sehingga membahas permasalahan tersebut menjadi menarik dan perlu diketahui agar organisasi bisa mempertimbangkan untuk mengembangkan sistem informasi manajemen lebih lanjut. 1.2 Tujuan Tujuan makalah ini adalah melihat bagaimana kelebihan dan kekurangan pada sistem informasi manajemen secara umum. 1.3 Ruang lingkup Berdasarkan tujuan diatas, maka perlu lingkup pembahasan makalah ini yakni dibatasi pada bagaimana kelebihan / keuntungan dan kekurangan dalam suatu sistem informasi manajemen di suatu organisasi. 2

3 BAB II LANDASAN TEORI II.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Suatu sistem informasi manajemen seringkali di ilustrasikan sebagai sebuah bangunan piramida yang mana terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status dan lain sebagainya yang merupakan dasar pada bangunan. Tahap selanjutnya adalah informasi dalam mendukung operasi manajemen didalam kesehariannya sedangkan tahap berikutnya adalah sumber informasi yang mampu memberikan bantuan dalam perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Akhir dari tahapan tersebut adalah informasi yang dibutuhkan oleh perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Gambar 1 Piramida sistem informasi manajemen Banyak teori yang menjelaskan definisi sistem informasi manajemen, diantaranya adalah beberapa pendapat ahli sebagai berikut : 1. Menurut James O Brien sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.). Informasi adalah data yang telah dikonversi ke dalam konteks yang bermakna dan berguna bagi pengguna akhir tertentu. 3

4 Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa menurut sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Manusia bergantung pada sistem informasi untuk melakukan komunikasi dengan peralatan fisik ( hardware), instruksi pemrosesan informasi atau prosedur ( software), jaringan komunikasi ( network), dan data (data resources) 2. Menurut Barry E.Cushing Suatu sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian 3. Menurut Frederick H.Wu Kumpulan - kumpulan dari sistem - sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. 4. Menurut Gordon B.Davis Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian. 5. Menurut George M.Scott Serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. 4

5 II.2 Peranan sistem informasi manajemen Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusanmanajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. II. 3 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Beberapa pemanfaatan sistem informasi antara lain : 1. Aksesibilitas data tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai. 2. Kualitas informasi menjamin informasi yang diberikan mempunyai kualitas. 5 Investasi memudahkan organisasi untuk mengambil investasi kedepan. 6. Antisipasi dalam memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari suatu keputusan 7. Produktivitas meningkat dikarenakan kemudahan dalam mendapatkan informasi. 8. Kemudahan perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salahsatu produk atau pelayanan mereka 10. Monitoring perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barangyang tersedia. 11. Perencanaan strategis untuk mengembangkan strategi dimana suatu organisasi akanmampu mencapai tujuannya. Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. 5

6 Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis,misalnya: a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional. b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masalampau dan diproyeksikan ke masa mendatang. c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database II. 4 Penerapan sistem informasi manajemen Sistem informasi manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut : 1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatankegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. 3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system). 4. Sistem informasi personalia (personnel information systems) 5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems) 6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems) 7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems) 8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems) 9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems) 10. Sistem informasi teknik (engineering information systems) 6

7 II. 5 Tujuan Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Tujuan dari Sistem Informasi Manajemen (SIM): 1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. 2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. 3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Data dan Informasi Data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata datum yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan menyangkut entitas manusia, obyek, kejadian dan sebagainya yang bisa bersifat kualitatif atau kuantitatif serta bersifat internal maupun eksternal. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal yaitu : a. Relevan (Relevancy) b. Akurat (Accurancy) c. Tepat waktu (Time liness) d. Ekonomis (Economy) e. Efisien (Efficiency) f. Ketersediaan (Availability) g. Dapat dipercaya (Reliability) h. Konsisten 7

8 Sistem Informasi (SI) Sistem informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya. Komponen Sistem Informasi antara lain : 1. Manusia (Brainware) Sumberdaya manusia meliputi pengguna akhir ( end users) dan pengelola sistem (sistem information managing team). Pengguna akhir adalah meraka yang menggunakan sistem informasi ataupun informasinya saja, dapat berupa individu ataupun organisasi. Sedangkan pengelola sistem adalah mereka yang membangun, mengoperasikan, dan merawat sistem informasi. 2. Perangkat Keras (Hardware) Sumberdaya perangkat keras mencakup mesin pengolah (processing machine), repositori (media penyimpanan) data (memory), pencetak informasi, dan unit Input/Output (peripherals) seperti scanner, stylus pen, camera, digitizer, mouse, light pen, key-board, terminals (monitors), printer, plotter, microphone, speaker, modem, data display. Suatu sistem informasi yang menggunakan basis sistem komputer sebagai processing machine, lebih dikenal dengan istilah CBIS (Computer -Based Information Sistem). Dalam paper ini konteks diskusi kita adalah CBIS. 3. Perangkat Lunak (Software) Sumberdaya perangkat lunak mencakup sekumpulan aturan-aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, progam aplikasi komputer, program pengembangan,dan program sistem operasi (Operating Sistem Software). 4. Jaringan (Netware) Sumberdaya jaringan meliputi seluruh sarana untuk telekomunikasi yang meliputi media telekomunikasi, prosesor telekomunikasi, aliran (jalur) 8

9 telekomunikasi, topologi & aturan (protokol) telekomunikasi, keamanan serta zona telekomunikasi. 5. Data (Dataware) Sumberdaya data meliputi semua fakta-fakta hasil pengukuran, pengamatan, perhitungan, atau transaksi yang perlu dihimpun dan disimpan untuk mendukung keseluruhan aktivitas sistem informasi. Informasi berbeda dari data. Informasi adalah data yang telah diolah dan disajikan dalam konteks yang bermanfaat bagi pengguna. Oleh sebab itu untuk menentukan data apa yang harus dihimpun dan disimpan, tergantung dari informasi apa yang diperlukan oleh pengguna maupun pengelola sistem informasi. Data yang dihimpun dapat berupa teks, citra (image), audio, atau video atau gabungan dari data-data tersebut yang dikenal dengan data multimedia. 6. Input Kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses 7. Proses Kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output 8. Output Kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksi oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir 9. Data Store Data yang diolah wajib disimpan dalam suatu basis data atau database karena dapat digunakan untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan dengan baik agar dapat menghasilkan informasi yang berkualiatas dan berguna juga untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak yang disebut DBMS (Database Management Sistem). 10. Sistem Kontrol Pengendalian kelangsungan suatu sistem perlu diterapkan dan dimonitoring untuk meyakinkan bahwa sistem berjalan dengan normal dan baik sehingga jika terjadi bugs ataupun error, hal tersebut dapat segera diperbaiki agar kegiatan operasional berjalan lancar. 9

10 BAB III PEMBAHASAN III.1 Kelebihan Sistem Informasi Manajemen Para ahli umumnya membagi kelebihan terhadap penerapan Sistem Informasi Manajemen tersebut menjadi dua bagian besar, yaitu tangible benefit dan intangible benefit. Tangible benefit adalah kelebihan yang dapat diperhitungkan oleh perusahaan secara fisik dan memiliki data yang real secara dokumentasi serta dapat dipertanggungjawabkan dengan mudah. Intangible benefit merupakan kelebihan yang didapat oleh perusahaan tetapi tidak dapat dihitung secara fisik dan umumnya perusahaan tidak memiliki data pasti. Contoh intangible benefit adalah produktivitas kerja karyawan meningkat, kepuasan pelanggan karena layanan dapat diberikan dengan lebih cepat dan akurat, dan keuntungan lainnya. Berdasarkan kelebihannya maka yang ada benefit terbagi menjadi lebih detail dengan rincian sebagai berikut. Kelebihan dalam Efesiensi Tabel 1 Kelebihan Sistem Informasi Manajemen Kelebihan dalam Efektivitas Kelebihan dalam Kinerja 1. Mengurangi biaya komunikasi 2. Mengurangi Kertas dalam bekerja 3. Mengurangi biaya operasional 4. Membangun sumber informasi strategis 1. Kemudahan dalam bekerja secara integrasi 2. Mempermudah komunikasi 3. Meningkatkan kualitas pada keluaran 4. Mampu mempertahankan pangsa pasar 1. Kontrol versi perbaikan informasi 2. Kemudahan menangkap informasi yang bermanfaat 3. Menggunakan data yang akurat dan relevan 10

11 III.2 Kekurangan SIM 1. Memerlukan biaya yang besar Perusahaan tentunya harus memikirkan alokasi budget yang sesuai dengan kemampuan perusahaan, hal ini menjadi sangat penting karena tanpa perencanaan biaya yang matang bisa mengakibatkan SIM yang dibangun tidak mampu berjalan dengan baik karena biaya yang digunakan sudah tidak ada. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh perusahan adalah saat membangun SIM sudah sesuai dengan perencanaan dan fungsinya, kemudian saat sudah selesai membangun maka perlu dialokasikan juga untuk biaya pemeliharaan / maintenance yang perlu dipersiapkan sehingga jika terjadi kerusakan ataupun error maka dapat cepat diantisipasi oleh perusahaan. 2. Memerlukan SDM yang handal Untuk menjalankan suatu SIM maka diperlukan operator / SDM yang handal yang bisa menjalankan SIM di perusahaan dan agar informasi yang dihasilkan maksimal serta akurat untuk digunakan oleh pihak manajer maupun pimpinan di perusahaan 3. Ketergantungan terhadap teknologi Berdasarkan teknologi yang semakin maju maka semakin hari perusahaan mengandalkan sistem informasi untuk mengambil keputusan sehingga, jika terjadi kesalahan sistem informasi maka bisa menjadi faktor bagi perusahaan untuk salah dalam mengambil keputusan. 4. Memberikan dampak bagi lingkungan sosial Seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan, Selain itu dengan adanya Sistem Informasi Manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadap Sistem Informasi Manajemen tersebut, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu sendiri. 11

12 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN IV.1 Kesimpulan 1. Keuntungan yang ada pada sistem informasi manajemen adalah a. Efisiensi Mengurangi biaya komunikasi, Mengurangi Kertas dalam bekerja, Mengurangi biaya operasional, Membangun sumber informasi strategis. b. Efektivitas Kemudahan dalam bekerja secara integrasi, Mempermudah komunikasi, Meningkatkan kualitas pada keluaran, Mampu mempertahankan pangsa pasar. c. Kinerja Kontrol versi perbaikan informasi, Kemudahan menangkap informasi yang bermanfaat, Menggunakan data yang akurat dan relevan 2. Kerugian yang ada pun pada sistem informasi manajemen adalah : a. Biaya besar Perusahaan tentunya harus memikirkan alokasi budget yang sesuai dengan kemampuan perusahaan, hal ini menjadi sangat penting karena tanpa perencanaan biaya yang matang bisa mengakibatkan SIM yang dibangun tidak mampu berjalan dengan baik karena biaya yang digunakan sudah tidak ada. b. Memerlukan SDM yang handal Untuk menjalankan suatu SIM maka diperlukan operator / SDM yang handal yang bisa menjalankan SIM di perusahaan dan agar informasi yang dihasilkan maksimal c. Ketergantungan terhadap teknologi Berdasarkan teknologi yang semakin maju maka semakin hari perusahaan mengandalkan sistem informasi untuk mengambil keputusan sehingga, jika terjadi kesalahan sistem informasi maka bisa menjadi faktor bagi perusahaan untuk salah dalam mengambil keputusan. 12

13 d. Memberikan dampak bagi lingkungan sosial Seperti pengurangan tenaga kerja, sehingga dapat menambah angka pengangguran. Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi-teknologi yang ada, karena dengan teknologi tersebut perusahaan merasa lebih di untungkan. IV.2 Saran Dengan demikian disarankan agar perusahaan serius mengalokasikan budget untuk mengembangkan sistem informasi manajemen mulai dari awal membangun sampai dengan pemeliharaan dan yang terpenting adalah bagaimana sistem informasi manajemen mampu membangun keputusan - keputusan yang strategis serta efektif dan efisien. 13

14 Daftar Pustaka 1. O Brien, JA. Marakas, george Management Information sistem. Ninth edition. Mc Graw Hill. Inc Boston 2. Davis, B. Gordon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. PT Pustaka Binaman Pressindo. Jakarta KEGAGALAN-DAN-KEBERHASILAN-TI.pdf