FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI DALAM ORGANISASI

Transkripsi

1 DOSEN : Dr. Ir. Arief Imam Suroso, MSc FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI DALAM ORGANISASI DISUSUN OLEH: BENNY KURNIAWAN P E-45 PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOVEMBER 2013

2 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dewasa ini, teknologi sistem informasi sudah menjadi bagian penting dari sistem suatu organisasi. Pada mulanya teknologi sistem informasi hanya diterapkan oleh organisasi-organisasi yang berskala besar. Namun, sekarang kebutuhan akan sistem yang berbasis teknologi sistem informasi ini dibutuhkan tidak hanya oleh organisasi yang berskala besar, akan tetapi juga dibutuhkan oleh organisasi yang berskala menengah. Bahkan beberapa organisasi menengah ke bawah berani menanamkan dananya ke dalam teknologi sistem informasi ini guna mengoptimalkan kinerja organisasi, dimulai dari sistem yang sangat sederhana seperti penjadwalan, hingga pengambilan keputusan organisasi. Tetapi, kebanyakan dari pengembangan Teknologi Informasi ini tidak menghasilkan efek sesuai dengan yang diharapkan dari awal penerapan. Bahkan beberapa dari pengembangan yang terjadi malah membawa dampak negatif terhadap proses bisnis yang terjadi. Menurut survei yang dilakukan oleh Panorama Consulting Solutions mengenai penerapan terkait teknologi informasi, lebih dari 50% mengalami kelebihan biaya, lebih dari 60% mengalami kelebihan dari jadwal yang telah ditentukan dan hampir 60% hanya mendapatkan sedikit dari manfaat penerapan. 1.2 Tujuan Penulisan Tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang berperan dalam menentukan keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem Informasi di dalam suatu perusahaan atau organisasi. 1.3 Metode Penulisan Dalam penulisan karya ilmiah ini, penulis menggunakan metode penelitian Library Research. Library Research merupakan salah satu dari tiga bagian grand method. Library Reseach adalah metode penulisan suatu karya ilmiah yang didasarkan pada literature atau pustaka.

3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Kata sistem informasi telah didefinisikan sebagai kombinasi dari hardware, teknologi komunikasi dan software untuk menangani informasi yang berhubungan dengan satu atau lebih suatu bisnis proses (Flowers 1996). Selain itu, juga digunakan untuk mengkoordinasikan kerja dari fungsi organisasi yang berbeda, dari layanan pendukung kegiatan administrasi sampai ke alat manajemen strategis organisasi. Payroll, order sales, pengendalian inventori, dan sistem penyimpanan data personal. Untuk industri seperti perbankan, agen wisata, dan asuransi, sistem informasi adalah bagian inti dari organisasi. implementasi dari sistem informasi termasuk desain, pengiriman dan penggunaan sistem software di dalam organisasi. (Soroor et al. 2009a). 2.2 Komponen Sitem Informasi Manusia, hardware, software, data dan jaringan adalah lima sumber daya dasar dalam sistem informasi. Sumber daya manusia termasuk end-user dan spesialis SI, sumber daya hardware termasuk program dan prosedur, sumber daya data termasuk data, basis pengetahuan, dan sumber daya jaringan termasuk media komunikasi dan jaringan. 1. Sumber daya manusia Sumber daya manusia adalah bagian yang terpenting bagi keberhasilan dari semua operasi sistem informasi. Sumber daya manusia ini antara lain: End-user (juga disebut dengan klien) adalah orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan. Contoh: pelanggan, sales, montir, kasir, akuntan, manajer dan semua yang berada di level dari organisasi. Spesialis SI adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Contoh: sistem analis, pengembang software, operator sistem, teknisi, beberapa pihak manajerial dan lain-lain. 2. Sumber daya hardware Sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan benda yang dipergunakan dalam memproses informasi. Secara spesifik, sumber daya ini tidak hanya mesin seperti komputer dan peralatan lainnya, tetapi juga semua media penyimpanan data, dari sekumpulan kertas sampai ke disket magnetis atau optikal. 3. Sumber daya software Konsep dari sumber daya ini adalah semua instruksi pemrosesan informasi, Secara generik, sumber daya ini termasuk bukan hanya sekumpulan instruksi yang beroperasi yang disebut program, yang mengarahkan dan mengatur hardware komputer, tetapi juga sekumpulan instruksi pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan. Contohnya: Sistem software, seperti sistem operasi, yang mengatur dan mendukung operasi dari sistem komputer. Aplikasi software, adalah program yang melakukan pemrosesan langsung untuk kegiatan tertentu oleh end-user. Prosedur, instruksi yang beroperasi untuk pengguna yang akan menggunakan sistem informasi. Contoh: instruksi untuk pengisian form.

4 4. Sumber daya data Data bukanlah sekedar bahan mentah dari sistem informasi. Dalam sistem informasi, sumber daya data adalah secara khusus terorganisir, tersimpan, dan diakses oleh berbagai macam teknologi pengolahan sumber daya data ke dalam: Basis data yang menanggani pemrosesan dan pengelompokan data. Basis pengetahuan yang menangani pengetahuan dalam berbagai bentuk, seperti fakta, aturan, dan contoh kasus keberhasilan bisnis. 5. Sumber daya jaringan Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet dan intranet dan ekstranet adalah hal yang penting untuk mengsukseskan operasi e-business dan e- commerce dan sistem informasi berbasiskan komputer. Konsep dari sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah sumber daya dasar bagi semua komponen sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk: Media komunikasi. Contohnya kabel fiber-optic, coaxial, teknologi wireless satelit dan lain-lain. Infrastruktur jaringan. Kategori umum ini menekankan kepada beberapa hardware, software, dan teknologi data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. 2.3 Penerapan IT Seperti yang dibahas di pendahuluan tadi, kini semakin banyak organisasi yang tertarik untuk menanamkan modalnya untuk pengembangan Teknologi informasi. Berikut penulis akan memaparkan alasan dasar, mengapa organisasi-organisasi tersebut ingin menanamkan modalnya di Teknologi Informasi: 1. Menurunkan Biaya IT dapat menurunkan biaya, misalnya dengan penggunaan e-commerce atau online shop. Selain itu IT juga dapat digunakan untuk meminimalkan biaya pembelian, yakni dengan membandingkan harga kompetitor secara online, selain itu juga dapat meningkatkan harga penjualan dengan cara pelelangan. IT juga mampu menurunkan biaya yang terjadi selama proses bisnis, semisal biaya sewa gedung atau gudang, ditambah organisasi juga mampu meningkatkan ruang lingkup area pemasaran. 2. Sebagai hal yang membedakan Pengembangan fitur IT dapat meningkatkan fokus produk dan jasa yang ditawarkan, sehingga lebih menarik bagi pengguna produk atau jasa untuk menggunakan dibandingkan dengan produk atau jasa sejenis yang ditawarkan oleh organisasi lain. 3. Inovasi Melalui pengembangan IT mampu menciptakan pasar baru dengan dengan inovasi baru yang ditimbulkan, selain itu dengan adanya perubahan yang radikal, mampu meningkatkan kualitas, efisiensi atau pelayanan konsumen. 4. Meningkatkan Pertumbuhan Dengan penerapan IT, ekspansi ruang lingkup pengelolaan juga bertambah baik tingkat regional maupun global menjadi lebih terkontrol. Selain itu IT juga mampu membagi dan mengintegrasikan barang dan jasa ke dalam kelompoknya masing-masing.

5 5. Mengembangkan Aliansi Penggunaan IT juga mampu menciptakan rekan bisnis dengan organisasi virtual. Sekain itu juga mampu menciptakan jaringan bisnis baik secara internet maupun ekstranet yang mampu mendukung hubungan strategi bisnis dengan pembeli, pemasok dan lain-lain.

6 BAB III PEMBAHASAN Berbicara mengenai faktor keberhasilan penerapan sistem informasi,pastinya tak lepas dari faktor kegagalannya, karena faktor kegagalan membuat organisasi bisnis mengerti bagaimana menerapkan sistem informasi dalam menjalankan bisnisnya. Karena faktor keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi saling berhubungan, jadi dapat disimpulkan bahwa faktor yang mempengaruhi kegagalan penerapan sistem informasi pastilah mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi bisnis. Perlu diketahui, bahwa keberhasilan dari suatu sistem informasi bukan hanya diukur melalui efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan juga diukur oleh efektivitas dari teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan terjadinya proses bisnis, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, dan meningkatkan nilai bisnis dalam organisasi. Sangatlah penting untuk menyadari, bahwa penerapan teknologi informasi dan sistem informasi dalam hal pengaturan dan penerapannya dapat terjadi kesalahan, sehingga dapat menyebabkan masalah dalam bisnis. Berdasarkan pernyataan yang dikeluarkan dari Wilson dan Howcroft (2002), Kegagalan dalam sistem informasi dapat disimpulkan ke beberapa kelompok, yakni: - Kegagalan dari segi proyek Proyek yang dikerjakan tidak memenuhi standar permintaan, hal ini dapat disebabkan baik dari segi tidak lengkapnya fitur yang diinginkan, biaya atau jangka pengerjaan proyek telah melewati batas deadline. - Kegagalan dari segi sistem Sistem tidak berjalan dengan baik, tidak berjalan semestinya, tidak operasional pada waktu tertentu, atau tidak dipergunakan dengan cara yang diharapkan, atau mungkin saja walaupun telah dipergunakan seperti mana mestinya, proyek tidak menghasilkan produktivitas atau keuntungan sesuai dengan yang diharapkan. Jadi, kegagalan dalam segi sistem disebabkan oleh disfungsi dari sistem informasi itu sendiri. Sistem yang dibuat kualitasnya masih belum bagus sehingga hasilnya kurang sesuai dengan apa yang diharapkan oleh organisasi bisnis. - Kegagalan dari segi pengguna Sistem tidak dipergunakan karena penolakan yang dilakukan oleh pengguna yang disebabkan oleh kurangnya pelatihan dan kemampuan dari karyawan dan kesulitan penggunaan sistem baru. Kegagalan dari segi pengguna lebih menekankan pada kurangnya kemampuan SDM (Sumber Daya Manusia) mengenai sistem informasi sehingga karyawan tidak dapat mengoperasikan sistem tersebut. Menurut Kenneth dan Jane (2006) ada lima hal yang dapat menjadi tantangan dalam penerapan sistem informasi, yakni: 1. Permasalahan strategi bisnis Walaupun telah dilakukan investasi secara besar-besaran ke dalam teknologi informasi, banyak organisasi tidak memperoleh dampak yang signifikan bagi

7 keuntungan bisnisnya, organisasi pun tidak menjadi lebih terdigitalisasi. Hal ini dikarenakan perkembangan hardware dan software jauh lebih cepat dibandingkan kemampuan organisasi dalam mempergunakannya. Solusi: Sadari kebutuhan penerapan utama dari penerapan teknologi dan sadari kapabilitas dari organisasi. Karena banyak dari organisasi sebenarnya harus didesain ulang, harus menciptakan perubahan yang mendasar pada pergerakan organisasinya, mengembangkan model bisnis baru dan menghilangkan ketidakeffisienan dari struktur organisasi yang sudah ketinggalan. Jika organisasi sekedar menotomasikan apa yang mereka lakukan saat ini, maka mereka telah kehilangan potensial yang besar dai teknologi informasi. 2. Tantangan globalisasi Terjadinya perkembangan yang sangat pesat di bidang perdagangan internasional dan munculnya panggilan ekonomi global untuk sistem informasi yang dapat mendukung baik produksi maupun penjualan di berbagai negara. Solusi: Di masa lalu, setiap kantor cabang dari perusahaan multinasional memfokuskan dalam menyelesaikan masalah informasi yang berbeda. Dengan perbedaan bahasa, budaya, dan politik antara kota, fokus ini sering kali menyebabkan kekacauan dan kegagalan dalam kendali pusat. Untuk mengembangkan integrasi sistem informasi multinasional ini, bisnis harus mengembangkan secara global standarisasi di hardware, software dan komunikasinya, menciptakan struktur akuntansi dan pelaporan yang mampu melintasi perbedaan budaya dan mendesain proses bisnis transnasional. 3. Tantangan arsitektur informasi dan infrastruktur Bagaimana bisa organisasi mengembangkan arsitektur informasi dan infrastruktur teknologi informasi yang dapat mendukung tujuannya, saat kondisi bisnis dan teknologi berubah dengan cepat. Solusi: Berhadapan dengan permasalahan bisnis dan teknologi saat ini, membutuhkan perancangan ulang organisasi dan membangun arsitektur informasi dan infrastruktur teknologi informasi yang baru. Arsitektur informasi adalah bentuk khusus yang dimiliki teknologi informasi untuk mencapai tujuan Dirancang khusus untuk sistem aplikasi bisnis yang menangani fungsi dan level organisasi dan cara tertentu yang dipergunakan. Seiring dengan pergerakan menuju ke organisasi digital, perancangan ulang arsitektur teknologi informasi terhadap proses bisnis dan kelompok sistem aplikasi untuk multifungsi dan level organisasi semakin meningkat. Karena manajer dan karyawan melakukan interaksi secara langsung di dalam bagian ini, maka bagian ini sangat penting sebagai penentu keberhasilan. 4. Tantangan dalam investasi sistem informasi Timbulnya masalah dengan berkembangnya komputer yang powerful tapi murah, bukan hanya melibatkan teknologi tapi juga manajerial dan organisasi. Di satu sisi penggunaan teknologi informasi untuk merancang, meng-deliver dan mengurus produk baru. Merupakan hal yang sulit dan mahal, untuk merancang dan mengubah secara besar-besaran organisasi dan sistem dengan harapan meningkatkan pemosisian organisasi.

8 Solusi: mengerti biaya dan keuntungan dari membangun suat sistem tunggal sudah sangat berat. Butuh suatu keberanian dengan mempertimbangkan apakah cukup berharga untuk suatu keseluruhan sistem. Bayangkan bagaimana seorang eksekutif senior harus memperkenalkan perubahan besar-besaran arsitektur dan infrastruktur informasi teknologi- spekulasi yang berani diperlukan untuk mengubah, dengan dana yang tidak sedikit, juga waktu perubahan yang tidaklah singkat. 5. Tantangan tanggung jawab dan pengendalian Bagaimana suatu organisasi memastikan bahwa sistem informasi yang mereka gunakan telah diterapkan secara etis dan memiliki tanggung jawab sosial? Solusi: Walaupun sistem informasi telah menyediakan keuntungan dan efisiensi yang sangat besar, mereka juga menciptakan masalah dan tantangan baru yang harus di waspadai oleh pihak manajerial. Pihak manajerial harus membuat peraturan tersendiri dalam perusahaan yang mengatur hak dan kewajiban karyawan dalam hal penggunaan sistem informasi berdasarkan kode etik bisnis yang berlaku. Selain itu, pihak perusahaan harus memberikan sanksi bilamana terjadi pelanggaran.

9 BAB IV SIMPULAN DAN SARAN Penerapan sistem informasi yang dilakukan oleh organisasi, sebagai salah satu pengembangan, dapat memberikan dampak positif bagi organisasi tersebut. Penerapan yang dilakukan pun sebaiknya didasarkan pada tujuan yang jelas, agar pengembangan dapat memberikan hasil yang optimal dan tidak menghasilkan kerugian karena gagalnya penerapan sistem tersebut. Faktor yang mempengaruhi kegagalan dan keberhasilan dalam penerapan sistem informasi di dalam organisasi antara lain: Alokasi pengembangan proyek yang tidak jelas, tujuan yang mengambang dan kurangnya perhatian terhadap pengguna. Agar penerapan teknologi informasi dalam suatu organisasi dapat berhasil, haruslah diiringi dengan perubahan-perubahan yang juga dilakukan di dalam organisasi, seperti merancang ulang proses bisnis yang tengah berjalan, melakukan perancangan ulang terhadap struktur dalam organisasi (pengaturan manajerial, penugasan kerja dan hubungan yang aktif dengan stakeholder). Selain dari faktor-faktor itu, sekiranya juga diperlukan pelatihan-pelatihan/ pengenalan terhadap pengguna agar tidak terjadi penolakan karena kesulitan dalam penggunaannya.

10 DAFTAR PUSTAKA Flowers, S. (1996). Software Failure: Management Failure: Amazing Stories and Cautionary Tales. New York: Wiley Laudon, K. & Laudon, J. (2006) Management Information Systems:Managing the Digital Firm. (9 th Edition). New Jersey: Prentice Hall, O Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2010).Introduction to Information Systems. (15 th Edition). New York: McGraw-Hill. Soroor, J., Tarokh, M. J.,& Keshtgary, M. (2009). Preventing failure in IT-enabled systems for supply chain management. London: Taylor & Francis Wilson, M., & Howcroft, D. (2002). Reconceptualising Failure: Social Shaping Meets IS Research. European Journal of Information Systems 11 ( 4 ):