FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU PERUSAHAAN TUGAS KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Transkripsi

1 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN KEGAGALAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI PADA SUATU PERUSAHAAN TUGAS KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Hendy Rukmantara P PROGRAM PASCA SARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013

2 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah memberikan kesempatan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul Faktor Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan Penerapan Sistem Informasi Pada Suatu Organisasi. Tugas makalah ini merupakan salah satu syarat penunjang kelulusan dalam mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis, Institut Pertanian Bogor. Penyusunan makalah ini dilakukan dengan tujuan mengetahui dan mempelajari faktor keberhasilan dan kegagalan penerapan sistem informasi di suatu organisasi serta menganalisa manfaat yang akan diperoleh dari penerapan sistem ini terhadap proses dan pengembangan bisnis di suatu organisasi. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu diharapkan adanya kritik dan masukan yang membangun dari para pembaca. Diharapkan melalui hasil pembahasan dalam makalah ini, diperoleh informasi tambahan bagu pelaku bisnis tentang penerapan sistem informasi manajemen yang dapat meningkatkan daya saing suatu organisasi. Bogor, 28 November 2013 Penulis Page i

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii DAFTAR GAMBAR... iii BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Perumusan Masalah Tujuan... 2 BAB II LANDASAN TEORI Sistem Informasi Manajemen Komponen Sistem Informasi Penggunaan Strategis Teknologi Informasi Pengembangan Sistem Informasi... 7 BAB III PEMBAHASAN Pertanyaan Jawaban... 8 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA Page ii

4 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Komponen sistem informasi... 3 Gambar 2 Developing Information System Solution (cycle) 3 Hal Page iii

5 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Sistem informasi merupakan tulang punggung informasi perusahaan. Oleh karena itu adalah wajar apabila perusahaan mempunyai kebutuhan akan suatu sistem informasi yang mudah, handal, dan tepat guna. Proses bisnis dalam perusahaan harus berjalan dengan efektif oleh karena persaingan yang semakin ketat. Implementasi IT dapat mendukung hal ini. Namun, implementasi IT yang tidak tepat akan menambah beban perusahaan. Oleh karena itu, implementasi IT sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat meningkatkan efektifitas proses bisnis yang berjalan. Sistem Informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari sumber daya manusia, hardware, software, berbagai jaringan komunikasi (termasuk teknologi komunikasi), sumber data, dan kebijakan dan prosedur dalam menyimpan, mencari kembali, menjadikan, dan menyebarkan berbagai informasi dalam suatu organisasi (O Brien 2008) sedangkan Teknologi informasi adalah istilah umum untuk teknologi apa pun yang membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengomunikasikan dan/atau menyebarkan informasi. Penting untuk menyadari bahwa teknologi informasi dan sistem informasi dapat keliru dalam pengaturan dan penggunaan (misapplied), sedemikian rupa dapat menyebabkan pelaksanaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam teknologi dan bisnis perusahaan Page 1

6 1.2 Perumusan Masalah Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di perusahaan? 1.3 Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan kegagalan atau kesusksesan dalam implementasi sistem informasi dalam suatu perusahaan. Page 2

7 BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Sistem Informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari sumber daya manusia, hardware, software, berbagai jaringan komunikasi (termasuk teknologi komunikasi), sumber data, dan kebijakan dan prosedur dalam menyimpan, mencari kembali, menjadikan, dan menyebarkan berbagai informasi dalam suatu organisasi (O Brien 2008). Setiap orang dalam organisasi bergantung pada sistem informasi modern untuk berkomunikasi satu sama lain menggunakan perangkat keras (hardware), software, jaringan komunikasi, sumber data (data yang tersimpan). 2.2 Komponen Sistem Informasi. Sistem Informasi memiliki lima komponen utama antara lain sumber daya manusia, hardware, software, data dan berbagai jaringan (termasuk jaringan komunikasi). Masing-masing komponen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: Gambar 1 Komponen Sistem Informasi Page 3

8 1. Sumber daya manusia adalah bagian yang terpenting bagi keberhasilan dari seluruh operasi sistem informasi. Sumber daya manusia antara lain yaitu: a) End-user (juga disebut dengan klien pengguna) adalah orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan. Contoh: pelanggan, pramu niaga (salesperson), montir (engineers), kasir, akuntan, manajer dan semua yang berada diberbagai tingkatan pada suatu organisasi. b) Ahli Sistem Informasi adalah orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi. Contoh: analis sistem, para pengembang software (perangkat lunak), operator sistem, dan pihak manajerial lain, teknisi, serta personel lain yang berhubungan dengan sistem informasi. 2. Sumber daya hardware Sumber daya hardware termasuk semua peralatan fisik dan benda yang digunakan dalam memproses informasi. Contoh dari hardware antara lain sebagai berikut: a. Mesin yaitu komputer, monitor video, disk driver magnetis, printer dan pemindai optik (optical scanners). b. Media seperti compact disk (CD), kaset magnetis, disk optik, flashdisk dan lain sebagainya. 3. Sumber daya software Konsep dari sumber daya software meliputi semua instruksi pemrosesan informasi. Konsep generik dari software tidak hanya termasuk sekumpulan instruksi operasi yang disebut program, yang mengarahkan dan mengatur hardware komputer, tetapi juga sekumpulan instruksi pemrosesan informasi yang disebut prosedur yang orang butuhkan. Contohnya, antara lain sebagai berikut: a. Sistem software, seperti sistem operasi, yang mengatur dan mendukung operasi dari sistem komputer. Microsoft Windows dan Unix merupakan dua contoh sistem operasi yang popular. b. Aplikasi software, adalah program yang melakukan pemrosesan langsung pada pemakaian komputer untuk kegiatan tertentu oleh end-user. Contohnya seperti Program Analisis Penjualan, dan Program Payroll. Page 4

9 c. Prosedur, yaitu instruksi operasi untuk pengguna yang akan menggunakan sistem informasi. Contoh: instruksi untuk pengisian form atau intstruksi cara menggunakan paket software. 4. Sumber daya data Data melebihi dari sekedar bahan mentah dari sistem informasi. Sumber daya data dari sistem informasi biasanya terorganisir, tersimpan, dan diakses oleh berbagai macam teknologi manajemen sumber daya data menjadi, antara lain: a. Berbagai basis data yang terus diproses dan data yang terorganisir. b. Basis pengetahuan yang menampung pengetahuan dalam berbagai bentuk seperti fakta, aturan, dan contoh kasus mengenai berbagai praktik keberhasilan bisnis. Contoh dari sumber daya data yaitu, Deskripsi produk, catatan atas pelanggan, catatan karyawan, basis data persediaan, dan lain sebagainya. 5. Sumber daya jaringan Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet, intranet dan ekstranet merupakan hal yang penting untuk keberhasilan operasi e-business dan e-commerce dari berbagai macam tipe organisasi dan keberhasilan sistem informasi berbasiskan komputer organisasi tersebut. Konsep dari sumber daya jaringan menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan merupakan komponen dasar sumber daya bagi seluruh sistem informasi. Sumber daya jaringan termasuk: a. Media komunikasi. Contohnya kabel twisted-pair, coaxial dan kabel fiber-optic, gelombang mikro, selular, dan teknologi satelit tanpa kabel. b. Infrastruktur jaringan. Kategori ini umum menekankan kepada beberapa hardware, software, dan teknologi data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan penggunaan jaringan komunikasi. 2.3 Penggunaan Strategis Teknologi Informasi. Menurut O Brien (2008) Setiap bisnis dapat menemui berbagai ancaman kekuatan kompetitif yang mereka hadapi dengan mengimplementasi lima dasar strategi kompetisi, antara lain cost leadership strategy, differentiation strategy, innnovation strategy, growth strategies, alliance strategy. Teknologi informasi dapat digunakan untuk Page 5

10 mengimplementasi lima dasar strategi kompetisi. Banyak perusahaan menggunakan teknologi Internet sebagai fondasi untuk untuk lima dasar strategi kompetisi tersebut, berikut ringkasan strategi dasar penggunaan teknologi informasi pada bisnis, antara lain sebagai berikut: 1. Penurunan Biaya Penggunaan Teknologi Informasi pada intinya mengurangi biaya dari proses bisnis dan untuk menurunkan biaya-biaya pada pelanggan atau pemasok (suppliers) 2. Diferensiasi (pembeda) Pengembangan fitur teknologi informasi untuk diferensiasi produk dan jasa, untuk mengurangi keuntungan diferensiasi dari para pesaing, dan penggunaan teknologi informasi untuk memfokuskan produk dan jasa pada kedudukan pasar yang sesuai. 3. Inovasi Menciptakan produk dan jasa baru yang termasuk dalam komponen-komponen teknologi informasi, mengembangkan pasar baru yang unik atau kedudukan pasar yang sesuai dengan bantuan dari teknologi informasi, dan membuat perubahan radikal pada proses bisnis dengan teknologi informasi yang dapat secara dramatis mengurangi biaya, meningkatkan kualitas, efisiensi, atau pelayanan konsumen (customer service), atau memperpendek waktu untuk masuk kedalam pasar. 4. Meningkatkan Pertumbuhan Pengunaan TI untuk menangani ekspansi bisnis regional dan global, dan penggunaan TI untuk mendiversifikasi dan mengintegrasi menjadi produk dan jasa lain. 5. Mengembangkan Aliansi Penggunaan TI untuk menciptakan organisasi virtual dari rekanan bisnis dan mengembangkan sistem informasi antar perusahaan yang terhubung melalui internet dan ekstranet yang mendukung hubungan bisnis strategi dengan para pelanggan, para pemasok, para sub-kontraktor, dan lain-lain. Page 6

11 2.4 Pengembangan Sistem Informasi Gambar 2 Developing Information System Solution (cycle) Mengembangkan solusi sistem informasi dalam permasalahan bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola dengan beberapa tahapan proses atau siklus. Dalam pengembangan siklus/proses, end user dan spesialis informasi merancang aplikasi sistem informasi berdasarkan analisis persyaratan bisnis dari suatu organisasi. Beberapa contoh dari aktivitas lain termasuk menginvestigasi kemungkinan ekonomis dan kemungkinan teknikal dari aplikasi yang diusulkan, mendapatkan dan mempelajari bagaimana menggunakan apa saja perangkat lunak yang perlu untuk mengimplementasi sistem baru, dan melakukan improvisasi untuk mengelola nilai bisnis dari sebuah sistem. Page 7

12 BAB III HASIL PEMBAHASAN 3.1 Pertanyaan Faktor faktor yang dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di suatu perusahaan. 3.2 Jawaban Keberhasilan suatu sistem informasi berbasis komputer dan teknologi informasi lain pada perusahaan pada awalnya tidak akan luput dari kegagalan, namun kadang kegagalan ini hanya terlihat sementara atau disebut keberhasilan yang tertunda atau lebih parah lagi gagal sama sekali (idle). Keberhasilan dari suatu sistem informasi tidak harus diukur hanya dari efisiensi dalam hal meminimalkan biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya informasi. Keberhasilan suatu sistem informasi juga harus diukur dari efektivitas dari teknologi informasi dalam mendukung strategi bisnis organisasi, memungkinkan berbagai proses bisnis, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, dan meningkatkan pelanggan dan nilai bisnis suatu organisasi. Penting untuk menyadari bahwa teknologi informasi dan sistem informasi dapat keliru dalam pengaturan dan penggunaan (misapplied) sedemikian rupa menyebabkan pelaksanaan sistem informasi mengalami kegagalan dalam teknologi dan kegagalan dalam bisnis. Menurut O Brien dan Marakas (2008) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor tersebut antara lain sebagai berikut: A. Dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Pada awal pembangunan hingga penerapan sistem informasi di perusahaan, tidak bisa dipungkiri adanya perbedaan tanggapan dari setiap orang yang ada di perusahaan Page 8

13 tersebut. Perbedaan cara menerima sistem informasi yang dikembangkan bisa bersifat positif bahkan negatif. Oleh karena itu manajemen perusahaan perlu meyakinkan setiap karyawannya bahwa sistem informasi ini memiliki sumber dana dan sumber daya yang memadai untuk sukses. Manajemen juga perlu menganggap sistem yang baru ini merupakan prioritas sehingga akan diperhatikan lebih. Bentuk dukungan manajemen adalah untuk membantu sistem informasi yang dikembangkan agar bisa dipakai dengan baik, dengan membuat suatu aturan-aturan tertentu yang membuat semua pihak di perusahaan merasa membutuhkan sistem tersebut. Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan dengan kondisinya, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran mereka. B. Keterlibatan dari end user Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, Page 9

14 kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap). C. Penggunaan kebutuhan Jika sistem dibuat melebihi kebutuhan perusahaan, penerapan sistem akan menjadi sia-sia, perusahaan akan merugi sebab biaya yang di keluarkan untuk penerapan sistem informasi tidaklah murah, biaya dan investasi yang di keluarkan hanyalah menjadi beban perusahaan atau pemborosan sedangkan jika sistem kurang memadai untuk kebutuhan perusahaan, ini merupakan kondisi ketidakoptimalan di mana sistem yang telah di buat tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, perusahaan akan merugi meskipun biaya yang di keluarkan tidaklah begitu besar namun hal ini menjadi sia sia karena sistem tidak dapat di gunakan secara optimal, belum lagi jika pengguna merasa sistem yang telah dibuat tidak memuaskan hingga enggan beralih ke sistem baru yang telah dikembangkan. D. Perencanaan memadai Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Page 10

15 E. Harapan perusahaan Ekspektasi atau harapan atas pengembangan sistem informasi yang diterapkan lebih dapat dimengerti oleh orang-orang atau end-user (intern) yang berada dalam organisasi tersebut, oleh karena itu perancang sistem informasi harus mengetahui dengan benar harapan atas penerapan sistem informasi yang akan dibuat. Karena jika harapan perusahaan tersebut memiliki tujuan yang lebih positif untuk kemajuan seperti efisiensi, efektivitas, dan transparansi maka sistem informasi akan membantu sekali untuk kemajuan. Namun bila harapan perusahaan tersebut hanya perencanaan saja tanpa implementasi yang nyata maka pengembangan sistem informasi hanya menjadi kerugian atau pemborosan bagi perusahaan. F. Harapan perusahaan Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam penelitian Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change). Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. Page 11

16 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di perusahaan ditentukan antara lain; dukungan dari manajemen eksekutif, kecakapan dari end user, mengetahui dengan benar kebutuhan perusahaan akan sistem informasi secara jelas, melakukan perencanaan yang memadai, memiliki harapan perusahaan yang nyata, dan kompetensi teknologi di dalamnya. Faktor- faktor ini diharapkan dapat dijadikan acuan tiap pelaku profesional agar implementasi sistem informasi sangat mendekati perencanaan awal yang ditargetkan perusahaan. 4.2 Saran Secara teoritis tidak akan terlihat permasalahan dari suatu sistem informasi, namun secara profesional atau prakteknya dapat terlihat dan diterapkan bahwa, beberapa aktivitas besar utama yang perlu dicapai dan dikelola dalam sistem informasi suatu perusahaan adalah dengan siklus pengembangan sistem informasi (Information System developement cycle). Oleh karena itu, penulis menyarankan agar dalam mengelola sistem informasi dalam suatu perusahaan, end users bersama-sama dengan spesialis/ahli informasi untuk selalu melakukan Investigasi, Analisa, Merancang/Mendesain, Mengimplementasi dan Memelihara nilai bisnis dari suatu sistem informasi secara berkesinambungan. Page 12

17 Daftar Pustaka Murdaningsih A Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi[skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta. O Brien JA, Marakas G Management Information sistem. Eight edition. Boston: Mc Graw Hill, Inc Modul Sistem Informasi Manajemen PMB 561 MB-IPB Page 13