SISTEM INFORMASI MANAJEMEN. Pengembangan Sistem Informasi Dengan Menggunakan Pendekatan Insource atau Outsource di Perusahaan

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pengembangan Sistem Informasi Dengan Menggunakan Pendekatan Insource atau Outsource di Perusahaan Oleh: Achmad Rizki P E E54 Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc. PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2014

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i PENDAHULUAN... 1 Latar Belakang... 1 Tujuan... 1 TINJAUAN PUSTAKA... 2 Sistem Informasi Manajemen... 2 Insourcing... 2 Outsourcing... 2 Co-sourcing... 3 PEMBAHASAN... 3 KESIMPULAN DAN SARAN DAFTAR PUSTAKA i

3 PENDAHULUAN Latar Belakang Pada era atau zaman informasi seperti saat ini sistem informasi memberikan kontribusi yang sangat besar. Banyak manfaat yang dirasakan pada dunia bisnis dari adanya sistem informasi ini. Sistem informasi sangatlah penting bagi suatu perusahaan karena sistem informasi merupakan komponen vital dari kesuksesan suatu bisnis, membantu memperluas bisnis dan membantu dalam persaingan bisnis, membantu dalam aktivitas bisnis. Perkembangan teknologi dan sistem informasi yang kian pesat pada saat ini membuat perusahaan menginginkan sistem informasi pada sistem mereka juga tetap mengikuti zaman agar tidak tertinggal dan dapat berkompetisi dengan para kompetitornya. Terdapat beberapa cara dalam mengembangkan sistem informasi yaitu; Insourcing,Outsourcing, Co-Sourcing. Perusahaan harus mempertimbangkan dalam pemilihan cara atau metode dalam pengembangan sistem informasi agar tidak terjadi Kesalahan di dalam pemilihan metode yang akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia, karena untuk mengembangkan sistem informasi membutuhkan waktu yang tidak singkat dan biaya yang tidak murah. Perusahaan dapat membandingkan keuntungan dan kekurangan dari ketiga alternatif tersebut. Masing masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap. salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja. Tujuan Tujuan dari tulisan ini adalah untuk mengetahui pengembangan sistem informasi dengan menggunakan pendekatan insource dan outsource diperusahaan. 1

4 TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi, manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O Brien 2010). Sistem Informasi Manajemen (SIM) menurut O Brien (2005) dikatakan bahwa SIM adalah suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Insourcing Insourching adalah keputusan suatu perusahaan untuk menggunakan sumber daya yang terdapat didalam perusahaan, dimana terdapat sumber daya manusia, sumber daya teknologi, sumber daya sistem informasi, sumber daya hardware, sumber daya software, sumber daya jaringan, sumber daya data, sumber daya ekonomi, yang dugunakan untuk mengembangan sistem informasi dan operasional perusahaan. Insourcing membutuhkan perencanaan yang matang dan kemampuan SDM yang baik agar hasil yang didapat mendekati kebutuhan. Pengembangan dilakukan oleh para spesialis misalnya spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology) atau IS (Information System). Outsourcing Outsourcing adalah keputusan perusahaan untuk melimpahkan pengembangan sistem infomasi perusahaan kepada pihak ketiga atau pihak di luar organisasi yang memiliki spesialisasi dan ahli dalam bidang sistem informasi. Adapun definisi outsourcing menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003) adalah penyerahan aktivitas perusahaan pada pihak ketiga dengan tujuan untuk 2

5 mendapatkan kinerja pekerjaan yang professional dan berkelas dunia. Sedangkan menurut O Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya Introduction to Information Systems, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal. Co-sourcing Co-sourcing adalah sebuah model pengembangan sistem informasi yang melibatkan staf dari dalam perusahaan dan penyedia layanan eksternal. Perusahaan dan penyedia layanan eksternal memiliki tanggung jawab bersama untuk membangun, menyediakan dan mengoperasikan sistem informasi. Model ini melibatkan tugas-tugas outsourcing tertentu. Perusahaan menginginkan adanya kontrol dan pengawasan terhadap sistem informasi yang akan dikembangkan tersebut. Pola kerjasama penyediaan IT dengan cosourcing yaitu: 1. Perusahaan dan penyedia jasa IT berbagi sumberdaya bersama. Penyedia jasa IT dapat menyediakan tenaga ahli dan teknologi sedangkan perusahaan menyediakan ruangan dan fasilitas lain 2. Hubungan kerjasama yang terjadi sangat bervariasi. Penyedia jasa bisa saja bekerja dalam periode yang tidak ditentukan bahkan sewaktu-waktu bisa bergabung dengan perusahaan klien. PEMBAHASAN Dalam mengembangkan sistem informasi perusahaan harus mempertimbangkan apakah perusahaan akan menggunakan metode insourcing atau outsourcing agar pengembangan sistem informasi efektif dan efisien untuk perusahaan. Strategic Sourcing 3

6 Menurut Herianto dan Hidayanto 2010 Untuk menentukan sourcing layanan TI perusahaan, maka perlu diketahui kondisi existing Unit TI Internal Perusahaan. Berikut ini beberapa hal yang menjadi bahan pertimbangan untuk melakukan strategic sourcing. Pembiayaan SDM pengelola layanan TI Biaya yang dibutuhkan perusahaan untuk melakukan sourcing layanan TI, baik insource maupun outsource relatif sama. Apabila perusahaan lebih memilih untuk mempekerjakan tenaga TI internal, artinya perusahaan harus menanggung biaya yang cukup besar untuk pemberian gaji, tunjangan, dan lain sebagainya selama tenaga TI tersebut menjadi karyawan perusahaan. Pengadaan perangkat TI Perusahan relatif lebih memilih untuk menyewa perangkat TI secara khusus untuk pengadaan hardware. Hal ini memungkinkan perusahaan mendapatkan teknologi terkini dari vendor dan melepaskan biaya pemeliharaan perangkat. Dengan adanya teknologi terbaru, diharapkan performa layanan TI perusahaan dapat semakin meningkat. Biaya lisensi software Perusahaan telah memiliki lisensi software yang dibeli secara khusus oleh kantor pusat sebagai lisensi korporat perusahaan. Untuk itu, setiap kantor perwakilan di daerah dapat menggunakan software resmi tanpa perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk mengadakan software. Tugas dan Tanggung Jawab Unit TI internal secara khusus memang diarahkan untuk berpikir dan bekerja di level strategis, namun dapat pula bekerja di level operasional. Dahulu, perusahaan lebih cenderung untuk melakukan insource, maka dari itu setiap karyawan yang memiliki keahlian teknis di bidang operasional dimasukkan ke dalam bagian sistem informasi. Saat ini, perusahaan cenderung untuk melakukan outsoucing untuk level operasional, dan menyerahkan kontrol terhadap operasional kepada karyawan. Hal ini dilakukan karena perusahaan terlalu banyak menerima karyawan setingkat D1 untuk kegiatan operasional. Umumnya karyawan setingkat D1 tidak dapat berpikir strategis, memiliki kemampuan TI yang cenderung kurang, dan bekerja di level operasional. Karyawan setingkat D1 4

7 juga umumnya kurang memiliki kemampuan untuk mengembangkan diri sehingga menjadi beban perusahaan karena harus menanggung biaya gaji dan tunjangan mereka selama mereka bekerja. Kompetensi SDM unit TI internal Saat ini perusahaan belum memiliki SDM TI internal yang cukup mampu mengembangkan dan mengelola layanan TI. Perusahaan harus membiayai SDM TI internal untuk dapat mengelola sendiri layanan TI perusahaan. Secara khusus untuk karyawan akan diberikan pelatihan di level strategis. Untuk itu, dibandingkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk membayar karyawan yang berada di level operasional, perusahaan cenderung untuk memberikan pekerjaan operasional ke outsourcing. Hal ini juga membuat perusahaan dapat menghemat biaya pelatihan yang dibutuhkan karywan di level operasional. Pengembangan Unit TI internal Unit TI internal tidak mengalami permasalah untuk pengembangan pengetahuan TI apabila dilakukan outsourcing. Pelatihan untuk unit TI internal akan lebih difokuskan di level strategis, sehingga pengetahuan mengenai TI akan lebih dikembangkan di level strategis dan bukan di level operasional. Hal ini berakibat unit TI internal existing tidak mampu membangun dan mengelola layanan TI. Kelebihan Metode Insourcing Meurut Keunggulan dalam menerapkan metode in-sourcing diantaranya : 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 5

8 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kekurangan Metode Insourching Kekurangan dalam menerapkan metode in-sourcing adalah : 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 6

9 Kelebihan Dari Metode Co-sourcing 1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap. 5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut. 7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada. Kekurangan dari metode co-sourcing 1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi informasi. 2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. 3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan. 7

10 5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. Outsourcing Outsourcing teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai keputusan yang diambil organisasi untuk mengontrakan, menjual sebagian, atau seluruh aset teknologi informasi, manusia dan aktifitas kepada pihak ketiga, yang sebagai gantinya, menyediakan dan mengelola aset dan layanan dengan biaya atau rencana keuangan dalam kurun waktu yang telah disetujui (Krisnanda 2008). Menurut Krisnandi 2008 terdapat 3 tahapan sebelum melakukan outsourcing yaitu analisa kebutuhan outsourcing organisasi, pemilihan aktifitas yang akan di-outsource dan pemilihan rekan outsourcing yang paling cocok. Masing masing tahapan dilakukan melalui beberapa proses penting yang memperhatikan beberapa faktor pertimbangan penting tertentu. Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain. Perusahaan mengeluarkan biaya lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas sistem informasi maupun teknologi informasi. Kelebihan Metode Outsourcing 1. Perusahaan memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang sistem informasi maupun teknologi informasi. 2. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing. 3. Perusahaan dapat mengekploitasi kelebihan atau keunggulan perusahaan outsource dalam dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan. 8

11 4. Perusahaan dapat mempersingkat waktu pengembangan sistem informasi karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan. 5. Perusahaan fleksibel dalam merespon perubahan teknologi yang cepat sehingga perubahan sistem informasi berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource sudah pasti memiliki pekerja teknologi informasi yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource. 6. Perusahaan dapat meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi. Kekurangan Metode Outsourcing. 1. Perusahaan cenderung kehilangan kendali atau tidak dapat memonitor secara utuh terhadap pengembangan sistem informasi. 2. Kemanan terhadap data internal perusahaan sangat rentan karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing. 3. Terjadi perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja insourcing dengan tenaga kerja outsourcing. 4. Perusahaan tidak bisa mendapatkan semua kebutuhan dan keunggulan kompetitif dari pihak outsourcer seluruhnya karena pihak outsourcer harus memikirkan klien lainnya juga. 5. Terdapat kelemahan dalam kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, karena dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer. 6. Perusahaan menjadi sangat tergantung kepada pihak outsourcer karena perusahaan kurang begitu memahami sistem informasi atau teknologi informasi yang dikembangkan sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang. 9

12 KESIMPULAN DAN SARAN Dalam mengembangkan sistem informasi pada suatu perusahaan atau organisasi terdapat 3 metode yaitu insourcing, outsourcing, dan co-sourcing. Setiap metode ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Diharapkan sebelum mengembangkan sistem informasi perusahaan atau organisasi menganalisis dan mempertimbangkan metode pengembangkan apa yang akan dipilih agar pengembangan sistem informasi menjadi efektif dan efisien. DAFTAR PUSTAKA Chandra M Perbedaan Pengembangan Sistem Informasi Insourcing dan Outsourcing.[Tugas Mata Kuliah]. Bogor Herianto, Hidayanto AN Identifikasi Portofolio, Strategi Sourcing, dan Pengukuran Ketersediaan Layanan TI pada PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatra Selatan, Jambi, dan Bengkulu Indrajit, Richardus E dan Djokopranoto. (2003). Konsep Manajemen Supply Chain:Strategi Mengelola anajemen Rantai Pasokan Bagi Perusahaan Modern diindonesia, PT Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta. Krisnandi M Pembuatan Model Keputusan Outsourcing Teknologi Informasi. [Tesis]. Sekolah Teknik Elektro Dan Informatika. Institut Tekonologi Bandung. Bandung. O Brien JA Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Penerbit Salemba Empat, Jakarta. O Brien JA. dan Marakas GM Management Information Systems, 10th Edition. McGraw-Hill/ Irwin : New York. Pasaribu, F.T.P Outsourcing, Insourcing, dan Selfsourcing. binusian.org/?p=128. Surbakti Keuntungan dan Kelemahan Penerapan Sistem Informasi Secara Insourcing, OuSourcing dan Co-Sourcing.[Tugas Mata Kuliah]. Bogor 10