BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Proses bisnis yang berjalan dalam organisasi semakin lama semakin berkembang. Proses transaksi yang ada juga semakin rumit. Dalam hal ini, suatu organisasi tidak bisa hanya mengandalkan pemrosesan transaksi secara tradisional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi merupakan suatu keharusan bagi organisasi dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Perusahaan yang aktivitas operasionalnya masih manual ketika mencoba menggunakan suatu teknologi komputer untuk pemrosesan data, maka masalah pertama yang dihadapi adalah besarnya pembiayaan yang harus dikeluarkan. Pembiayaan ini dapat berupa biaya pembelian hardware, pembangunan sistem, dan penyiapan infrastruktur, baik sumber daya manusia maupun teknis. Sementara perusahaan yang sudah memiliki sistem pemrosesan data terkomputerisasi, ketika melakukan pengembangan sistem informasi akan menghadapi masalah pada aspek fisik dan non-fisik. Aspek fisik meliputi biaya pengembangan, up grading hardware dan penciptaan infrastruktur tertentu, sedangkan aspek non-fisik meliputi tingkat penerimaan user, dukungan manajemen dan kualitas sistem informasi. Penerapan sistem informasi di suatu organisasi merupakan salah satu cara dalam memenangkan persaingan yang semakin ketat dan menjadikan informasi sebagai sumberdaya yang harus dikelola dengan tepat, sehingga tercipta suatu sistem terpadu yang menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan fungsi penentu pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Penerapan sistem informasi baru juga akan mengalami masalah yang jika tidak diselesaikan akan menimbulkan inefisiensi dan inefektivitas dalam pemberdayaan sumber daya potensial. Oleh karena itu, sebelum melakukan upaya pengembangan dan implementasi, harus dilakukan proses konsiderasi secara multidimensi terhadap berbagai variabel yang mungkin berpengaruh terhadap kesuksesan suatu sistem baru. 1

2 1.2. Tujuan Tujuan dalam penulisan makalah ini adalah mengetahui faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan dan kegagalan sistem informasi pada perusahaan. 2

3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu susunan yang teratur dari kegiatan-kegiatan yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-kegatan utama organisasi atau institusi. Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: Mempunyai komponen (components) Mempunyai batas (boundary) Mempunyai lingkungan (environment) Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen Mempunyai masukan (input) Mempunyai pengolahan (processing) Mempunyai keluaran (output) Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal) Mempunyai kendali (control) Mempunyai umpan balik (feedback) Nilai sebuah informasi lebih berharga daripada nilai investasi. Oleh karena itu, dalam membuat sebuah informasi diperlukan sebuah sistem yang dapat membuat sebuah informasi yang tepat dan akurat. Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, sampai pada akhirnya memperoleh informasi sebagai keluaran (output). Hal tersebut digambarkan pada bagan dibawah ini: Input Proses Output Gambar 1. Model Umum Suatu Sistem 3

4 Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung maupun tidak langsung. Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi antara lain: Menambah pengetahuan Mengurangi ketidakpastian Mengurangi resiko kegagalan Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan Memberi standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusankeputusan yang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Agar Sistem Informasi Manajemen dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara lebih efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut: Data yang dibutuhkan Kapan data dibutuhkan Siapa yang membutuhkan Dimana data dibutuhkan Dalam bentuk apa data dibutuhkan Prioritas yang diberikan dari bermacam data Prosedur/mekanisme yang digunakan untuk memproses data Bagaimana pengaturan umpan balik Mekanisme evaluasi yang digunakan. 2.2 Peran Sistem Informasi Peran utama SI adalah sebagai berikut: 1. Mendukung Operasi Bisnis. Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistim informasi menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistim Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting. 4

5 2. Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial. Sistim informasi dapat mengkombinasikaninformasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasiyang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna. 3. Mendukung Keunggulan Strategis. Sistim informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar 4. Meningkatkan pelayanan secara global Mampu meningkatkan persaingan bisnis secara global (melakukan pengelolaan dan pengawasan pasar global: pengawasan tingkat pelayanan dan tingkat biaya, pelayanan penyebaran informasi dengan menggunakan global network. perencanaan strategi peruahaan dan kebijakan (mengetahui selera konsumen, peluang pasar di tempat lain. pengambilan keputusan untuk pengembangan produk dan ekspansi 5. meningkatkan produktivitas = ( perencanaan jadwal kerja, perencanaan jumlah produksi, mengurangi waktu menganggur) 6. Menyediakan informasi secara global meningkatkan komunikasi dan analisis perdagangan dalam skala global 5

6 BAB III PEMBAHASAN 3.1 Identifikasi Faktor Penentu Penerapan Sistem Informasi Rosemary Cafasaro dalam O Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi, yang diuraikan sebagai berikut. 1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia. Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran mereka. Akan tetapi, proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk manajemen perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Beberapa 6

7 resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut. Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran. Melampaui waktu yang telah diperkirakan. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. 2. Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir) Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut. Disamping itu, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna cenderung untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (userdesigner communication gap). 7

8 3. Tidak Memiliki Perencanaan Memadai Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. 4. Inkompetensi secara Teknologi Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change). Sistem informasi harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pengguna. Kompleksitas sistem bukanlah merupakan jaminan perbaikan kinerja, bahkan menjadi kontraproduktif jika tidak didukung oleh kesiapan sumber daya manusia dalam tahapan implementasinya. Hal ini sering terjadi terutama pada perusahaan yang pengetahuan teknologi informasinya 8

9 rendah. Jika pengembangan sistem informasi diserahkan pada orang-orang yang kurang berkompeten dibidangnya maka akan berakibat fatal bagi perusahaan ketika sistem tersebut telah diterapkan. 3.2 Kegagalan Sistem Infomasi Perusahaan Kegagalan sistem infomasi perusahaan mencakup proyek yang ditinggalkan sebelum penerapan atau diterapkan begitu gagal sehingga organisasi kembali ke sistem infomasi yang dahulu. Ini merupakan biaya yang buruk karena organisasi umumnya telah menginvestasikan jutaan dolar dan banyak jam kerja dalam proyek SIM perusahaan. Namun kegagalan system informasi perusahaan tidak berarti bahwa organisasi menyerah sepenuhnya.organisasi tersebut dapat mencoba lagi. Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan SIM perusahaan dengan mengambil langkah-langkah: a. Mengerti kerumitan organisasi b. Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan c. Mencapai consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan system informasi perusahaan Selain faktor-faktor penyebab kegagalan menurut Rosemary Cafasaro, ada beberapa faktor yang juga harus diperhatikan dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan faktor-faktor serta indikator yang menunjukkan gagalnya SIM dalam organisasi. 1. Faktor-faktor yang menyebabkan SIM kurang berkembang dalam organisasi/perusahaan Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat. Namun karena beberapa faktor tertentu, terkadang malah perusahaan mengalami kegagalan. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer 9

10 organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena Pengorganisasian perusahaan yang kurang wajar, Kurangnya perencanaan yang memadai, Kurang personil yang handal, Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. Untuk meraih keberhasilan dalam pengembangan SIM, perlu diperbaikinya system lama, terutama jika disebabkan beberapa hal berikut ini, Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa : Ketidakberesan sistem yang lama: Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Pertumbuhan organisasi: Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen. 2. Faktor Sukses Sistem Informasi Teknologi informasi berkembang demikian pesatnya sehingga sistem informasi yang di masa lalu berbasis kertas dan tinta berubah wajah hanya dalam tempo beberapa dekade. Fenomena ini menyebabkan perubahan budaya manusia dalam mengolah informasi, bahkan secara revolusioner (lihat posting sebelumnya mengenai evolusi dan revolusi informasi). Mengingat fenomena tersebut dan karena informasi menempati posisi sentral dalam kehidupan manusia baik sebagai individu otonom maupun sebagai masyarakat, suksesnya individu dan masyarakat dalam mengelola informasi berarti sukses kehidupannya. Oleh karena itu cukup relevan buat kita membahas faktor sukses manajemen informasi umumnya dan khususnya sistem informasi. 10

11 Menurut literatur di bidang sistem informasi, manajemen informasi, manajemen data, atau apapun istilah yang digunakan, kualitas informasi merupakan faktor sangat penting. Tanpa kualitas sistem informasi yang dibangun secanggih apapun menjadi tak berarti. Betapapun SDM dan teknologi "terbaik" digunakan untuk membangun dan mengoperasikannya. Singkatan CIA mungkin mudah diingat untuk merujuk pada aspekaspek kualitas informasi yang umum digunakan, yaitu confidentiality, integrity, dan availability. Informasi menjadi tidak berharga jika tidak mengandung kebenaran Integritas adalah satu konsep yang sangat tua dan membentuk karakter dasar, dalam hal ini karakter informasi. System informasi yang baik adalah yang mempunyai integritas. Paling tidak ada tiga ciri sistem informasi ini memiliki integritas. Pertama, output yang keluar adalah output yang benar. Kalau salah karena ketidaktahuan atau ketidaksengajaan, kita mungkin bisa memberi toleransi. Kedua, ciri sistem informasi yang berintegritas tinggi adalah dia dapat diprediksi. Ketidakpastian relatif rendah. Unsur ego di dalamnya tidak pernah ingkar atau mangkir dengan sengaja dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tingkat layanan yang dijanjikan (agreed service level). Janji tersebut dalam cukup banyak kasus disakralkan dengan sumpah atas nama Tuhan. Ciri ketiga adalah suatu yang terkait dengan mentalitas. Mentalitas yang harus merasuki unsur SDM dalam suatu sistem informasi. 11

12 IV. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Dari pemaparan diatas dapat disimpulkan bahwasementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi. Faktor keberhasilan utama sistem informasi adalah kualitas informasi, utamanya integritas. Indikatornya ada tiga: (1) informasi yang dikeluarkan adalah output yang benar, tidak mengandung kebohongan; (2) sistem informasi tersebut tidak melanggar SLA, suatu yang dijanjikan; dan (3) unsur ego pengelolanya dikalahkan mentalitas menjaga amanah. Jadi, bila kita sedang membangun sistem informasi dan atau mengoperasikannya, atau minimal kita bermaksud menjadikan diri sendiri sistem informasi yang lebih baik, patut diingat faktor keberhasilan yang paling utama ini. 4.2 Saran Untuk meminimalisasi kegagalan pada proses pengembangan suatu sistem informasi meliputi perancangan dan penerapan suatu sistem informasi diperlukan partisipasi dari seluruh elemen perusahaan terutama kepedulian yang tinggi dari pihak manajemen perusahaan baik ditingkat pengambil keputusan maupun di tingkat operasional. 12

13 DAFTAR PUSTAKA Haryo Prabowo Sistem Informasi manajemen Sumber Daya Manusia. Grasindo. Jakarta O Brien, JA and George Marakas Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. O Brien, James A Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta. O Brien, James A Management Information Systems: Managing Information Tecnology in The Networked Enterprice, forth Edition, IRWIN, USA. O Brien. J Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. 13