TUGAS INDIVIDU Sistem Informasi Manajemen PERBANDINGAN IMPLEMENTASI OUT SOURCING, INSOURCING DAN CO- SOURCING DAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 TUGAS INDIVIDU Sistem Informasi Manajemen PERBANDINGAN IMPLEMENTASI OUT SOURCING, INSOURCING DAN CO- SOURCING DAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Oleh : Luckhy Natalia Anastasye Lotte P MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2010

2 BAB I PENDAHULUAN Saat ini persaingan dalam dunia bisnis membuat setiap perusahaan harus menuntut melakukan effisiensi biaya produksi (cost of production) dan meningkatkan produktivitas produk dan jasa memiliki kualitas yang memiliki daya saing di pasaran. Salah satu cara yang dilakukan perusahaan dalam melakukan efisiensi biaya dengan mempekerjakan tenaga kerja seminimal mungkin agar dapat memberikan hasil maksimal sesuai sasaran perusahaan dan dengan mengembangkan sistem informasi (hardware, software, network, data, produk informasi). Maka, fokus perusahaan dalam menangani pekerjaan menjadi bisnis inti (core business). Perusahaan dalam menghemat pengeluaran dan pembiayaan Sumber Daya Manusia (SDM) dan dilihat dari keterbatasan perusahaan dalam bidang pengetahuan, keterbatasan informasi, keterbatasan peralatan maka dipandang perlu untuk melakukan sistem outsourcing. Dengan sistem outsourcing ini perusahaan diharapkan dapat menghemat pengeluaran dalam membiayai sumber daya manusia (SDM) yang bekerja di perusahaan yang bersangkutan. implementasi outsourcing dapat diterapkan mulai dari hal-hal yang sederhana seperti pengelolaan cleaning service sampai dengan level yang rumit, yaitu pengelola perusahaan. Outsourcing saat ini harus dilihat dan direncanakan sebagai jangka panjang, karena perusahaan pasti akan mengeluarkan dana lebih sebagai management fee pada perusahaan outsourcing tersebut, memikirkan mengenai pengembangan karir karyawan, efisiensi dalam bidang tenaga kerja, organisasi, benefit dan lainnya. Selain alternatif perusahaan yang meminimalkan sumber daya manusianya maka dalam penyusunan dan pengembangan sistem informasi yang merupakan sekumpulan sumberdaya yang berguna untuk menghasilkan informasi dan fungsi organisasinya, berupa hardware, software, network, data, produk informasi adalah dengan melakukan outsourcing, ada beberapa pengembangan sistem informasi lainya yaitu dengan insourcing, dan cosourcing. Pengembangan Sistem Informasi akan selalu menghadapi permasalahan dan tantangan yaitu siapa yang akan melaksanakan proses pengembangan tersebut. Dalam

3 menghadapi permasalahan tersebut perusahaan memiliki beberapa pilihan yang dapat digunakan, yaitu (O,brien, 2005) : 1. Insourcing, yaitu proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. 2. Cosourcing, yaitu penempatan tenaga outsourcing di bawah pengawasan dan di dalam lingkungan perusahaan klien yang menggunakan jasa outsourcing. 3. Outsourcing, yaitu perusahaan menggunakan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ketiga-tiganya merupakan pilihan yang dapat digunakan organisasi dalam mengembangkan Sistem Informasinya. Maka, pembahasan ini mencoba membahas tentang alasan-alasan mengapa perusahaan melakukan outsourcing, bagaimana keuntungan dan kelemahan pengembangan sistem informasi secara outsourcing dibandingkan insourcing dan co sourcing serta hal-hal apa yang harus diperhatikan dalam penerapan outsourcing.

4 BAB II PEMBAHASAN 2.1 OUTSOURCING Outsourcing atau contracting out merupakan penyerahan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup organisasi. Tujuannya, agar organisasi dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mepertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efesiensi. Hal ini dilakukan untuk memperkecil biaya produksi atau untuk memusatkan perhatian kepada hal lain. Manfaat dari melakukan outsourcing, adalah penghematan biaya (cost saving), dan akses pemanfaatan pada sumber daya (resources) waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik yang tidak dimiliki oleh perusahaan, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi berupa sotfware yang telah tersedia, yang telah dikembangkan oleh perusahaan outsourcing. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada sesuai dengan kebutuhan, kondisi perusahaan, dan pengembangan sistem informasinya yang benarbenar baru atau pengembangan dari dasar KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN MELAKUKAN OUTSOURCING Menurut O Brien dan Marakas (2006), beberapa pertimbangan perusahaan untuk memilih strategi outsourcing sebagai alternatif dalam mengembangkan Sistem Informasi Sumberdaya Informasi diantaranya: 1. Biaya pengembangan sistem sangat tinggi. 2. Resiko tidak kembalinya investasi yang dilkukan sangat tinggi. 3. Ketidakpastian untuk mendapatkan sistem yang tepat sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 4. Faktor waktu/kecepatan. 5. Proses pembelajaran pelaksana sistem informasi membutuhkan jangka waktu yang cukup lama. 6. Tidak adanya jaminan loyalitas pekerja setelah bekerja cukup lama dan terampil

5 Atas pertimbangan itu, maka banyak perusahaan yang melakukan outsourcing yang memberikan beberapa keuntungan bagi perusahaan yaitu : 1. Outsourcing pada bagian operasional atau bagian-bagian apapun yang dapat menghemat biaya, dengan implementasi operasional yang baik karena dilakukan oleh pihak ketiga yang bisnisnya terfokus pada sistem informasi. 2. Mengguna outsourcing dikarenakan meningkatnya persaingan bisnis, yang juga meningkatnya kebutuhan teknologi informasi. 3. Dapat mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering, sumber daya pada perusahaan dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain. 4. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal, outsourcer memang dispesialisasi dan ahli di bidang tersebut. 5. Memungkinkan tersedianya dana kapital dan dapat menciptakan dana segar. 6. Meningkatkan flexibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan sebuah investasi. 7. Mengurangi resiko kegagalan dalam investasi. 8. Teknologi yang maju, IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada perusahaan klien dan pengalaman personil dan teknologi tersebut sangat tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing. 9. Fleksibilitas dalam penggunaan Teknologi. Outsourcing dipertimbangkan sebagai langkah manajemen resiko yang lebih baik dengan begitu segala resiko yang dihadapi dilimpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi. 10. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut, vendor memiliki resources yang lebih besar maka perusahaan yang menggunakan IT outsourcing staff berasal dari vendor. Selain memberikan keuntungan, sistem outsourcing juga memberikan resiko terhadap perusahaan, yaitu :

6 1. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu pada perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk. 2. Menyebabkan kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi untuk bisa dikembangkan atau diinovasikan pada masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource. 3. Terjadinya perubahan dalam gaya manajemen. 4. Proses seleksi kerja yang berbeda 5. Jika aplikasi yang dioutsorce adalah aplikasi staregik, maka dapat ditiru oleh pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama. 6. Jika pada tawar menawar kekuatan ada di outsourcer maka, perusahaan akan kehilangan banyak kendali dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik. 7. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengoperasikan aplikasi yang disediakan outsource. 8. Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa mengakitkan beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja 9. Dapat menyebabkan menurunnya produktivitas jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten. 10. Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan noncore menjadi belum jelas. 11. Biasanya karyawan outsource yang dikirim ke perusahaan vendor akan mengalami persoalan dalam penangannya lebih sulit dibandingkan dengan karyawan tetap, sehingga terjadinya jurang antara karyawan tetap dan karyawan outsource. 12. Pada proses seleksi jika terjadi Wrong man on the wrong place dalam training dan penempatan tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing akan membuat masalah bagi perusahaan vendor. 2.2 INSOURCING Salah satu pendekatan yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem informasi yaitu pendekatan insourcing. Jika outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketiga, insourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu perusahaan. Sistem informasi mengenai operasi

7 sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output dengan lingkungannya KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN MELAKUKAN INSOURCING Keunggulan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya : 1. Sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan. 2. High Degree Of Control. 3. Memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses. 4. Lebih ekonomis dalam hal ruang lingkup dan ukuran, karena biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 5. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan dokumentasi yang disertakan lebih lengkap, karena dibangun internal. 6. Mudah dalam melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 7. Mudah dalam melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih terjamin tanpa adanya ikatan kontrak, karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 8. Pengambilan keputusan yang dapat dikendalikan oleh perusahaan sendiri tanpa adanya intervensi dari pihak luar. Sedangkan kelemahan dalam menerapkan metode insourcing adalah: 1. Membutuhkan investasi yang tinggi. 2. Supplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal. 3. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya menjadi kurang efektif dan efisien. Sehingga mengurangi fleksibilitas strategi. 4. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang canggih (tidak up to date). 5. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.

8 6. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka. 7. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri). 8. Perubahan budaya yang sulit jika diatur oleh karyawannya sendiri. 2.3 CO SOURCING Metode baru outsourcing saat ini mendefinisikan ulang cara kerja. Salah satu cara tersebut adalah co-sourcing yang merupakan hubungan investasi yang ditandai dengan tujuan bersama, berbagi resiko dan manfaat bersama antara dua perusahaan, salah satunya adalah penyedia layanan. Secara khusus, operator selular harus membantu restrukturisasi perusahaan dan bersedia untuk melakukan investasi baru, saat mengemudi keluar biaya dari cara-cara yang ada perusahaan co-sourcing kerja. Aplikasi Co-Sourcing disampaikan melalui proses bisnis aligned komunitas virtual. Dibangun di atas dasar pengembangan open source dan kolaborasi, komunitas-komunitas virtual meningkatkan kolaborasi lintas-fungsional dan menumbuhkan "self-help" mentalitas yang dapat membantu mengurangi waktu yang terbuang dan memungkinkan anggota tim untuk mencapai hasil lebih cepat. Perusahaan memiliki akses ke dashboard manajemen realtime dan alat-alat yang memberikan keputusan secara cepat dan identifikasi cepat inovatif strategi peningkatan kualitas KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN MELAKUKAN CO SOURCING Keuntungan dalam menggunakan aplikasi co sourcing adalah 1. Co sourcing merupakan model sistem informasi yang fleksibel untuk pengembangan aplikasi terdistribusi secara global dan pemeliharaan yang memungkinkan perusahaan untuk bekerja sama dengan perusahaan lain dalam memberikan manfaat: Mengurangi waktu dalam mencapai tujuan perusahaan Mengurangi biaya pengembangan dan kegagalan sistem informasi Peningkatan kualitas solusi bisnis Meningkatkan produktivitas perusahaan

9 Menurunkan pengurangan staff 2. Perusahaan dapat melakukan transfer teknologi dan transfer pengetahuan dari vendor ke dalam perusahaan. 3. Sistem yang dibangun relatif sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena perencanaan pengembangan yang lebih kompetitif. 4. Kegagalan yang timbul dalam pengembangan sistem informasi menjadi tanggug jawab kedua belah pihak (risk sharing) dan penyelesaiannya dapat didiskusikan bersama. 5. Biaya pengembangan sistem informasi relatif murah karena terdapat sharing cost yang ditanggung bersama oleh perusahaan dan vendor. 6. Teknologi yang akan dikembangkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan sumberdaya perusahaan. Kelemahan dalam menerapkan sistem co sourcing adalah: 1. Relatif sulit dalam melakukan perbaikan dan pengembangan sistem informasi karena pengembangan perangkat lunak dilakukan oleh vendor, sedangkan perusahaan hanya terlibat sampai rancangan kebutuhan sistem. 2. Perlunya penyesuaian dari sisi budaya kerja perusahaan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan. 3. Membutuhkan biaya yang relatif besar karena melibatkan banyak pihak dalam pelaksanaanya. 4. Keuntungan perusahaan dalam pengembangan sistem infomasi perusahaan tidak dapat dirasakan langsung dalam waktu dekat.

10 BAB III KESIMPULAN Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga metode yaitu out-sourcing, in-sourcing, dan co-sourcing. Perusahaan harus berhati-hati dalam hal pemilihan alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang terpakai akan menjadi sia-sia. Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari ketiga alternatif tersebut. Dalam membuat keputusan apakah perusahaan akan menggunakan outsourcing, insourcing dan co aourcing tentunya tergantung dari kondisi perusahaan dilihat dari keuntungan dan kerugian yang diterima bila perusahaan memilih salah satu dari tiga aplikasi tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tetapi pada perusahaan dalam memilih kebijakan tersebut tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu sistem, namun dua sistem sekaligus digunakan. Namuan demikian, Outsourcing menjadi salah satu solusi yang paling sering digunakan untuk mengembangkan suatu sistem informasi pada suatu perusahaan karena dengan outsourcing suatu perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti. Penggunaan outsourcing sebagai suatu solusi untuk implementasi sistem informasi pada perusahaan tersebut. Kunci utama dalam kesuksesan outsourcing adalah pemilihan vendor yang tepat (choose the right vendor) karena outsourcing merupakan kerjasama jangka panjang sehingga penunjukkan vendor yang tepat sebagai mitra perusahaan menjadi sangat krusial baik dari pertimbangan aspek teknologi, bisnis, maupun tujuan finansial.

11 DAFTAR PUSTAKA O Brien. J Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. O Brien, J.A. & Marakas, G.M. (2006). Introduction to Information Systems, 7 th McGraw-Hill/Irwin. New York. Ed., Raharjo. B Memahami Teknologi Informasi. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta. Seputar Tentang Tenaga Outsourcing

12 LAMPIRAN