PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI OUTSOURCING DI INDONESIA: STUDI KASUS PADA CIMSA (PERUSAHAAN OUTSOURCING) Nicky Jaka Perdana (P

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI OUTSOURCING DI INDONESIA: STUDI KASUS PADA CIMSA (PERUSAHAAN OUTSOURCING) Nicky Jaka Perdana (P ) Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) MB-IPB PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014

2 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Outsourcing dalam sistem informasi atau teknologi informasi merupakan hal yang baru di awal kemunculannya (akhir 1980an). Sistem informasi yang dikembangkan secara outsourcing dianggap tidak akan bertahan lama. Akan tetapi, metode outsourcing berkembang secara pesat hingga saat ini. Hal ini ditunjukkan dengan perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem informasi secara outsourcing terus meningkat jumlahnya (Rivard & Aubert 2008). Pengurangan biaya merupakan hal yang menjadi salah satu pertimbangan perusahaan memilih metode outsourcing. Penggunaan metode outsourcing memungkinkan perusahaan memenuhi permintaan dari TI mereka dengan tenaga kerja yang lebih murah, tetapi lebih terampil. Perusahaan-perusahaan tersebut juga melihat core competency dari perusahaan mereka. Core competency difokuskan pada keunggulan dari perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Sehingga, bidang selain dari core competency perusahaan seperti TI tidak dapat selalu dipantau. Selain itu, beberapa perusahaan juga melihat bahwa TI tidak terlalu penting dan berusaha untuk meminimisasi biayanya. Oleh karena itu, perusahaan lebih memilih melakukan outsourcing dalam sistem informasinya (Hirschheim & Dibbern 2009). Menurut O Brien & Marakas (2009), alasan dalam melakukan outsourcing sistem informasi yaitu mengurangi biaya. Perusahaan yang memilih pendekatan outsourcing menekan biaya yang dikeluarkan mereka sebesar 40-80%. Kedua, menjadi lebih fokus pada core competencies perusahaan. Ketiga, pemilihan hierearki jabatan yang lebih fleksibel. Metode pendekatan outsourcing memberikan perusahaan sumber daya manusia yang professional tanpa meningkatkan biaya variabel. Keempat, mendapatkan sumber daya profesional tanpa melihat batasan lokasi atau

3 wilayah. Kelima, terjadi peningkatan produktivitas karena tim outsourcing dapat melakukan pekerjaan mereka secara fleksibel. Pengembangan sistem informasi secara outsourcing telah menjadi hal yang tidak lagi aneh di dunia bisnis, pemerintahan, maupun organisasi nirlaba. Metode outsourcing juga telah dilakukan banyak perusahaan di berbagai negara, termasuk Indonesia. Perusahaan kecil maupun besar pada saat ini banyak menggunakan jasa dari perusahaan yang menyediakan tenaga outsourcing. Salah satu perusahaan tersebut yaitu CIMSA. Perusahaan yang berpusat di Madrid ini merupakan perusahaan yang memiliki kompetensi di dalam Teknologi Informasi dan Komunikasi. Perusahaan ini memiliki peran dalam mengintegrasi dan implementasi sistem komputerisasi dari proyek badan pemerintah dan institusi swasta (CIMSA 2014). 1.2 Tujuan Mengetahui perkembangan sistem informasi secara outsourcing perusahaan di Indonesia (sebagai contoh CIMSA) dan membandingkannya dengan metode insourcing.

4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi merupakan kombinasi yang telah terorganisasi dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan kebijakan, dengan prosedur dalam menerima, menyimpan, merubah, dan mendistribusikan informasi dalam suatau organisasi. Sistem informasi ini memiliki peran dalam mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan oleh karyawan dan manajer, dan mendukung strategi untuk competitive advantage. Sistem informasi yang diaplikasikan dan fokus dalam mendukung pengambilan keputusan oleh manajer disebut sistem informasi manajemen (SIM) (O brien & Marakas 2009). Lebih lanjut menurut Haag & Cummings (2013), SIM merupakan perencanaan untuk pengembangan, pengelolaan, dan penggunaan teknologi informasi untuk membantu sumber daya manusia melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan processing dan manajemen informasi. Sumber daya dari SIM adalah informasi, sumber daya manusia, dan teknologi informasi/ information technology (TI/IT). Informasi didefinisikan sebagai data yang memiliki arti dalam konteks tertentu. Sumber daya manusia adalah mereka yang menetapkan tujuan, menjalankan pekerjaan, mengambil keputusan, melayani pelanggan, dan menyediakan teknologi sehingga perusahaan dapat berjalan dengan lancar serta memiliki competitive advantage. Teknologi informasi adalah alat berbasis komputer yang digunakan sumber daya manusia dalam mengolah informasi yang dibutuhkan perusahaan. 2.2 Pengelolaan SIM secara insourcing dan outsourcing Pengelolaan fungsi dari SIM dan TI ini dapat diterapkan dengan tiga metode yaitu insourcing, selfsourcing, dan outsourcing. Insourcing adalah pengembangan sistem IT menggunakan spesialis atau sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi perusahaan. Selfsourcing yaitu pengembangan sistem IT oleh pengguna

5 akhir dengan sedikit atau tidak sama sekali campur tangan spesialis IT. Terakhir, outsourcing yaitu pengembangan sistem IT tertentu secara spesifik oleh pihak ketiga di luar perusahaan (Haag & Cummings 2013). Menurut Haag & Cummings (2013), pengelolaan secara insourcing mengikuti systems development life cycle (SDLC). Sistem ini merupakan tahapan-tahapan dalam pengelolaan TI secara insourcing. Tahapan ini terbagi atas: 1. Planning, yaitu perencanaan yang matang dalam pengembangan sistem informasi. 2. Analysis, yaitu melibatkan spesialis IT dan pengguna akhir dalam mengumpulkan, memahami, dan mendokumentasikan apa saja yang diperlukan di dalam sistem tersebut. 3. Design, membuat blueprint mengenai bagaimana sistem bekerja. 4. Development, yaitu mengambil desain yang ada di dokumentasi dan merubahnya menjadi sistem. 5. Testing, yaitu memastikan bahwa sistem bekerja dengan semestinya sesuai yang dianalisa di tahapan analysis 6. Implementation, yaitu mendistribusikan sistem ke semua pengguna untuk penggunaan di pekerjaan mereka. 7. Maintenance, yaitu mengawasi sistem yang baru untuk memastikan sistem tersebut selalu mencapai target yang diharapkan. Metode SLDC merupakan metode dasar dalam penerapan insourcing. Metode lain yang dikembangkan saat ini yaitu metode rapid application development (RAD), extreme programming methodology (XP), dan agile methodology (Haag & Cummings 2013).

6 Pendekatan yang lain adalah pendekatan outsourcing. Pengelolaan fungsi SI secara outsourcing memiliki kemiripan dengan insourcing sampai pada tahapan analysis. Tahapan selanjutnya yaitu: 1. Mengembangkan request for proposal (RFP), yaitu proposal formal tentang sistem yang diinginkan oleh perusahaan dan mengundang organisasi outsourcing dalam proses lelang proposal tersebut. 2. Mengevaluasi return dari RFP dan memilih vendor 3. Membuat Service Level Agreement (SLA), yaitu perjanjian antara kedua belah pihak perusahaan dan organisasi outsourcing. 4. Test and Accept the Solution, menguji sistem informasi yang telah dipasang oleh organisasi outsourcing. 5. Mengawasi dan mengevaluasi.

7 BAB III PEMBAHASAN Indonesia merupakan negara yang memiliki perkembangan yang pesat dalam ekonomi. Perkembangan yang pesat ini harus ditunjang dengan sistem informasi yang baik. Manajemen sistem informasi yang baik diperlukan oleh badan pemerintah dan perusahaan swasta yang ada di Indonesia. Pengelolaan sistem informasi di Indonesia dapat dilakukan secara outsourcing dan insourcing. Pengelolaan secara insourcing dilakukan oleh internal perusahaan. Sedangkan pengelolaan secara outsourcing dilakukan oleh pihak atau organisasi ketiga yang dikontrak oleh perusahaan. Salah satu perusahaan outsourcing yang ada di Indonesia adalah CIMSA. Menurut CIMSA (2014), perusahaan yang berasal dari Spanyol ini memiliki kontrak dengan pemerintah Indonesia dalam pengadaan sistem informasinya. Proyek mereka yang sekarang relevan dijalankan yaitu: Komputerisasi Badan Pertahanan (LOC), proyek ini bekerja dalam perancangan, pengembangan, pemasangan, dan permulaan sistem manajemen dan pemeliharaan untuk Pencatatan Real Estate dan Kadaster Hukum Indonesia. Sistem Informasi Layanan Sipil Nasional (NCSIS), proyek ini dilakukan untuk mengembangkan SIM yang terintegrasi dan mencakupi seluruh wilayah fungsional di Badan Kepegawaian Negara. Selain itu, dilakukan juga untuk kebutuhan modul pertukaran dengan departemen sumber daya manusia pada setiap kementrian di lingkungan pemerintah Indonesia. Strengthening the Capacity Building of the National Resilience Institute, merancang dan mengembangkan SIM untuk National Resilience Institute. Selain untuk pengadaan sistem informasi untuk pemerintah, perusahaan CIMSA ini memberi layanan untuk pengembangan bisnis, jasa konsultan,

8 manajemen proyek, QA, pengadaan infrastuktur ICT, pengembangan software, pelatihan, dan pengawasan sistem informasi. Keuntungan yang didapat dari perusahaan yang menggunakan jasa outsourcing adalah perusahaan dapat fokus kepada core competency nya, eksploitasi pengetahuan dari perusahaan lain demi kepentingan perusahaan, lebih baik dalam memprediksi biaya di masa depan, mendapatkan teknologi terkini, mengurangi biaya, dan meningkatkan performa perusahaan. Sedangkan kekurangannya yaitu mengurangi pengetahuan teknis sehingga perusahaan tidak dapat melakukan inovasi, mengurangi tingkat kekuasaan dan kendali, meningkatkan kerentanan terhadap informasi yang penting di perusahaan, dan meningkatkan ketergantungan kepada organisasi lain (Haag & Cummings 2013) Perusahaan atau pemerintah yang bekerjasama dengan perusahaan outsourcing memiliki kesamaan yaitu core competency perusahaannya bukan di bidang IT. Perusahaan tidak dapat melakukan SIM secara insourcing karena biaya yang digunakan untuk melakukan pengadaan sistem informasi tersebut terlalu besar. Perusahaan atau organisasi harus mengalokasikan dana untuk menyediakan tenaga kerja spesialis yang lebih apabila harus mengadakan SIM secara insourcing. Keuntungan dari insourcing sendiri adalah perusahaan dapat melakukan inovasinovasi yang dapat mendukung perusahaan, perusahaan berkuasa penuh pada sistem informasi yang dikelolanya, informasi internal perusahaan cenderung lebih aman, dan perusahaan menjadi lebih independen.

9 BAB 1V KESIMPULAN Metode pendekatan SIM secara outsourcing di Indonesia memiliki keuntungan dan kelebihan tersendiri. Pemilihan metode ini dilihat dari situasi yang ada di perusahaan. Metode outsourcing sangat berguna ketika perusahaan membutuhkan sistem atau aplikasi secara cepat dan core competence nya bukan di bidang tersebut. Metode ini akan lebih menghemat biaya. Sedangkan insourcing dipilih apabila perusahaan memiliki core competence dalam pengadaan aplikasi atau sistem yang ada di sana. Perusahaan akan menghemat biaya dan lebih mudah mengendalikan implementasi dari sistem informasinya ketika mereka menggunakan metode ini.

10 DAFTAR PUSTAKA [CIMSA] Accessed Haag S & Cummings M Management Information System for The Information Age. Edisi ke-9. McGraw-Hill/Irwin: New York. Hirschheim R & Dibbern J Outsourcing in a Global Economy: Traditional Information Technology Outsourcing, Offshore Outsourcing, and Business Process Outsourcing. Information System Outsourcing: Enduring Themes, Global Challenges, and Process Opportunities. Edisi ke-3. Ed. Rudy Hirschheim, Armin Heinzl, & Jens Dibbern. Springer: Heidelberg. O brien JA & Marakas GM Management Information System. Edisi ke-9. McGraw-Hill/Irwin: New York Rivard S & Aubert BA Information Technology Outsourcing An Introduction. Information Technology Outsourcing. Ed. Suzanne Rivard & Benoit A. Aubert. M.E. Sharpe: New York.