OUTSOURCING DALAM SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERUSAHAAN

Transkripsi

1 TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN OUTSOURCING DALAM SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI DI PERUSAHAAN DOSEN: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, M.Sc Disusun oleh: Prima Roza Yulia P E45 PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR FEBRUARI 2014

2 Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN... 2 A. Latar Belakang... 2 B. Tujuan Penulisan... 3 BAB II PEMBAHASAN... 4 A. Outsourcing... 4 B. Outsourcing dalam Sistem dan Teknologi Informasi Perusahaan... 5 BAB IV KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA

3 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Globalisasi dan meningkatnya kompentisi dalam bisnis membuat banyak organisasi harus mulai memikirkan kesulitan dalam pengembangan dan pemeliharaan keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan untuk berkompetisi secara efektif. Kemunculan perusahaanperusahaan multinasional menciptakan lingkungan persaingan yang baru yang membutuhkan strategi perusahaan yang global atau semi global. Hal ini mengarahkan banyak perusahaan untuk berhubungan dengan strategi sourcing yang bervariasi, seperti outsourcing, offshoring, offshore outsorcing, nearshoring, dan onshoring. Dalam makalah ini kita akan lebih banyak membahas mengenai outsourcing khususnya dalam IT. Sebagai salah satu praktek dalam bisnis, outsourcing berkembang pada hampir semua bidang. Banyak organisasi saat ini yang melakukan outsource pengembangan software, inovasi dan R&D, bahkan area fungsional seperti marketing, human resource administration, finance dan accounting. Praktek outsourcing berkembang sangat pesat akhir-akhir ini. Dulu mungkin kita tidak pernah mendengar mengenai perusahaan yang melakukan outsource dalam area riset dan pengembangan, saat ini hal ini sudah biasa. Alasannya cukup simpel. Suatu organisasi harus mencari dengan baik dan membentuk aliansi dengan perusahaan yang telah matang dalam proses. Hal ini akan membantu pula untuk kematangan organisasi tersebut. Praktek outsourcing dalam IT saat ini telah umum dilaksanankan dalam banyak organisasi bisnis. Beberapa manfaat didapatkan organisasi dalam penerapan outsourcing ini yang salah satunya adalah efisiensi. Namun praktek ini juga tidak terlepas dari resiko kerugian yang besar bagi organisasi yang harus dipertimbangkan secara matang sebelum penerapannya. 2

4 B. Tujuan Penulisan Tujuan dari pembuatan makalah ini adalah memahami praktek outsourcing dalam sistem dan teknologi informasi dalam suatu perusahaan. 3

5 BAB II PEMBAHASAN A. Outsourcing Outsourcing adalah tindakan memindahkan pekerjaan ke pihak eksternal. Organisasi akan selalu dihadapkan pada pilihan untuk menambah sumber daya sebagai aset atau untuk membeli atau membayarnya dari pihak eksternal. Jika perusahaan memilih untuk membeli atau membayar maka perusahaan tersebut berhubungan dengan outsourcing. Dalam hal outsourcing, dilakukan transfer produksi, sumber daya untuk melaksanakan pekerjaan dan membuat keputusan, atau tanggung jawab untuk pembuatan keputusan. Organisasi yang mentransfer hal tersebut disebut sebagai klien, Sementara itu organisasi yang melaksanakan pekerjaan dan membuat keputusan adalah vendor, dan cakupan pekerjaannya terdapat dalam proyek. Gambar 1. Komponen dari outsourcing Selain klien dan vendor, komponen ketiga adalah proyek. Komponen ini adalah pekerjaan aktual yang akan pindahkan. Pada masa lalu, pekerjaan yang umumnya dioutsourcing-kan adalah proyek-proyek manufacturing atau yang menggunakan tenaga kerja yang banyak. Saat ini, outsourcing diberlakukan pada bentuk pekerjaan yang lebih sulit, seperti pengembangan software dalam sistem informasi perusahaan dan R&D. 4

6 B. Outsourcing Dalam Sistem dan Teknologi Informasi Perusahaan Outsourcing adalah istilah yang umum dipakai untuk menyatakan sebagian besar fungsi teknologi informasi yang secara selektif dikontrak dari provider pelayanan eksternal. Fungsi IS yang umumnya diberlakukan outsourcing adalah pengembangan aplikasi software. Proses ini mencakup kontrak atau subkontrak dengan organisasi eksternal untuk pengembangan proyek atau produk software secara parsial atau keseluruhan, pembelian paket produk software atau aktifitas atau sumber daya yang membantu dalam siklus pengembangan software. Suatu keputusan untuk outsourcing proses teknologi informasi menunjukkan suatu kepercayaan yang besar pada kualitas dari pelayanan yang didapatkan oleh perusahaan yang melakukan outsourcing. Banyak perusahaan yang sukses dan puas setelah melakukan outsourcing. Beberapa lagi menemukan bahwa kesulitan outsourcing dapat penjadi proses yang kompleks. Beberapa dari perusahaan ini melepaskan diri dari outsourcing dan berusaha membawa sistem mereka dijalankan oleh pihak dalam perusahaan sendiri. Mereka menemukan bahwa proses tersebut tidak mudah karena masih kekurangan skill dan sumber daya. Outsourcing dapat berhasil jika dilaksanankan untuk alasan yang tepat, mengikuti prosedur dan disertai dengan harapan yang realistis dan pengertian yang tepat mengenai keuntungan yang akan didapatkan. Terdapat lima alasan utama mengapa perusahaan ingin melakukan outsourcing. Yang pertama adalah penghematan, langkah ini dapat menghasilkan Return of Investment yang lebih besar. Outsourcing fungsi IT/IS perusahaan kepada provider yang ahli merupakan pendekatan strategis untuk membatasi pembiayaan. Perusahaan yang melakukan pendekatan outsourcing dengan tepat dapat memperoleh penghematan biaya sampai persen. Alasan kedua adalah dengan outsourcing IT/IS perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya. Dengan menggunakan strategi outsourcing untuk pengembangan aplikasi, suatu organisasi dapat memfokuskan profesional sistem informasinya untuk 5

7 mengidentifikasi dan menangani masalah bisnis daripada juga harus menangani pemograman aplikasi baru. Ketiga adalah mencapai level staffing yang fleksibel. Penggunaan strategis dari suatu pendekatan outsourcing dapat menghasilkan peningkatan tanpa meningkatkan pembiayaan tambahan. Outsourcing memberikan sekumpulan profesional yang memenuhi syarat tersedia untuk banyak proyek yang unik dan baru. Jika skill khusus yang dibutuhkan oleh organisasi sulit ditemukan atau membutuhkan biaya yang besar untuk dilaksanakan di dalam perusahaan itu sendiri, outsourcing dapat menyediakan keahlian yang dibutuhkan. Keempat adalah memperoleh akses ke sumber daya global. Institusi outsourcing menekankan bahwa aturan untuk keberhasilan pengembangan bisnis telah berganti. Ia tidak lagi menyangkut apa yang kita miliki atau bangun, namun keberhasilan berkaitan dengan sumber daya dan bakat yang bisa kita dapatkan. Menggunakan keahlian global membuat perusahaan mendapatkan keuntungan dari tenaga kerja ahli, tanpa menghiraukan lokasi, dan secara signifikan dapat meningkatkan kualitas yang dapat diberikan. Outsourcing juga menciptakan kesempatan untuk bisnis yang lebih kecil yang kemampuannya dibatasi oleh biaya dan batasan geografi. Kelima adalah mengurangi waktu untuk memasuki pasar. Outsourcing menawarkan fleksibilitas dan kemampuan bereaksi, membuat bisnis kecil tradisional dapat berkompetisi secara efektif dengan perusahaan besar. Membantu tenaga kerja yang ada dengan dukungan offshore dapat memberikan produktifitas selama 24 jam sehari. Di bawah ini adalah bagan yang perusahaan melakukan outsorcing. menampilkan 10 alasan utama mengapa 6

8 Gambar alasan utama perusahaan melakukan outsourcing. Dalam pemilihan vendor, terdapat 10 faktor utama, dapat dilihat dibagan dibawah ini: Gambar faktor pemilihan Vendor Terdapat 10 faktor utama yang menetukan keberhasilan outsourcing. Dapat dilihat pada bagan dibawah ini: 7

9 Gambar faktor yang menentukan kesuksesan outsourcing 10 area bisnis yang sering diterapkan outsourcing dapat dilihat di bagan berikut ini: Gambar area bisnis yang sering diterapkan outsourcing Dalam pelaksanaan outsourcing, terdapat beberapa penyebab kegagalannya, antara lain kegagalan dalam membuat pendekatan strategis. Hampir semua bukti menujukkan betapa pentingnya memastikan bahwa keputusan untuk melakukan outsource dibuat dengan persfektif strategis dan disertai dengan tujuan yang jelas. Selanjutnya adalah kurangnya pengalaman. Kekurangan pengalaman dalam outsourcing akan berimbas pada kesalahan pengambilan keputusan. Ketiga adalah ketiadaan metode dalam penyampaian pelayanan oleh vendor. Penyebab kegagalan selanjutnya adalah kegagalan dalam 8

10 memahami peranan IT dalam suatu organisasi dan kapabilitas vendor. Beberapa perusahaan gagal dalam memahami bahwa IT bukanlah hanya misi bantuan namun adalah salah satu proses bisnis yang penting. Selanjutnya adalah tidak dihiraukannya hubungan timbal balik. Ketergantungan antara beragam proses bisnis dengan IT adalah sangat erat. Jika gagal dalam memahami hal ini akan menyebabkan kerugian. Penyebab lainnya adalah faktor manusia atau staf IT. Selanjutnya adalah faktor biaya. Pemilihan supplier yang murah tanpa melihat kompetensinya adalah suatu kesalahan. Outsourcing adalah untuk meningkatkan afektifitas dan efisiensi dalam suatu perusahaan. 9

11 BAB IV KESIMPULAN 1. Outsourcing adalah tindakan memindahkan pekerjaan ke pihak eksternal. 2. Dalam hal outsourcing, dilakukan transfer produksi, sumber daya untuk melaksanakan pekerjaan dan membuat keputusan, atau tanggung jawab untuk pembuatan keputusan. 3. Organisasi yang mentransfer proses bisnis disebut sebagai klien, Sementara itu organisasi yang melaksanakan pekerjaan dan membuat keputusan adalah vendor, dan cakupan pekerjaannya terdapat dalam proyek. 4. Outsourcing dalam sistem dan teknologi informasi adalah istilah yang umum dipakai untuk menyatakan sebagian besar fungsi teknologi informasi yang secara selektif dikontrak dari provider pelayanan eksternal. 5. Lima alasan utama mengapa perusahaan ingin melakukan outsourcing: 1. Penghematan 2. Perusahaan dapat lebih fokus pada kompetensi intinya 3. Mencapai level staffing yang fleksibel 4. Memperoleh akses ke sumber daya global 5. Mempersingkat waktu untuk memasuki pasar 6. Kegagalan dalam outsourcing dapat disebabkan karena faktor-faktor berikut: 1. Kegagalan dalam membuat pendekatan strategis 2. Kurangnya pengalaman 3. Ketiadaan metode dalam penyampaian pelayanan oleh vendor 4. Kegagalan dalam memahami peranan IT dalam suatu organisasi dan kapabilitas vendor 5. Tidak dihiraukannya hubungan timbal balik antara bisnis proses dan IT dan IS 6. Faktor biaya. 10

12 DAFTAR PUSTAKA O Brien, James A. & George M. Marakas Management Information System. Tenth Edition. New York: Mc.Graw-Hill Companies. Power, Mark, et al The Outsourcing Handbook, How to Implement a Successful Outsourcing Process. Kogan Page, London and Philadelphia. Hal 3-5. Federal Finacial Institution Examination Council Outsourcing Tecnology Service. Hal 1. Aalders, Rob IT Outsourcing : Making It Works. Fujitsu Australia Limited. 11