BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sebuah sistem informasi adalah sistem yang dibuat oleh manusia, berisikan himpunan yang terintegrasi dari berbagai komponen manual dan berbagai komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, mengolah atau memproses data, dan menghasilkan informasi. Sistem informasi yang baik dapat diartikan juga sebagai sebuah sistem terpadu yang mengkombinasikan secara teratur antar sumber daya manusia (people), perangkat pengolah informasi (hardware dan software), jaringan komunikasi (network) yang bekerja secara bersama-sama untuk menyajikan informasi yang berguna dalam mendukung kegiatan operasional perusahan termasuk kegiatan pengambilan keputusan dalam sebuah perusahaan. Sistem informasi dapat membantu segala jenis kegiatan bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis yang dijalankan, pengambilan keputusan yang bersifat operasional ataupun stratejik, kerjasama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif perusahaan dalam persaingan bisnis yang sangat dinamis di era saat ini. Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting didalam mendukung perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dikarenakan pentingnya peranan dari sistem informasi tersebut, maka diperlukan adanya pengembangan sistem informasi tersebut menjadi sebuah sistem yang dapat dengan mudah mengakses sumber daya-sumber daya informasi yang dibutuhkan, baik merupakan informasi dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Pengembangan sistem informasi sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya biaya, waktu pengembangan, kemampuan sumber daya manusia yang menjalankan sistem tersebut, dan faktor lainnya. Faktor-faktor diatas sangat mempengaruhi terhadap tingkat keberhasilan dari pengembangan sistem informasi manajemen perusahaan. 1

2 Dalam pengembangan sistem informasi manajemen tersebut, tantangan terberat yang dihadapi oleh perusahaan adalah efektifitas dari implementasi sistem informasi manajemen (SIM) perusahaan. Peranan sumber daya manusia (SDM) yang bisa menyerap, memahami and adaptif dengan hal-hal baru sangat dibutuhkan. Dunia IT menurut tanggung jawab yang tinggi dari personelnya untuk adaptif dengan hal-hal yang baru. Dunia IT menuntut tanggun jawab yang tinggi dari personelnya untuk adaptif terhadap perubahan dan kemajuan. Sistem informasi tidak akan pernah berkembang dengan sendirinya, tetapi perlu didukung banyak faktor-faktor yang mampu menjadikan efektifitas sistem akan tercapai. Kesuksesan dari pengembangan sistem informasi sangat tergantung pada kesesuaian harapan dari system analyst, pemakai (user) dan customer. Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan yang baik, implementasi yang baik, dan umpan balik yang akurat untuk menghindari adanya kegagalan dari pengembangan sistem tersebut sehingga mengakibatkan adanya penolakan dari para pengguna sistem informasi tersebut. Pengembangan sistem informasi manajemen membutuhkan investasi yang tidak sedikit. Besarnya nilai investasi yang harus dikeluarkan oleh perusahaan tersebut terkadang tidak selaras dengan tujuan yang diharapkan oleh perusahaan terhadap konsep sistem informasi yang diharapkan. Bahkan terkadang informasi yang dihasilkan dari sistem tersebut bertolak belakang bahkan mungkin tidak berguna bagi proses pengambilan keputusan perusahaan. Hal tersebut terjadi dikarenakan terkadang perusahaan dalam pengembangan sistem informasinya sebatas mengikuti tren tanpa memahami apa tujuan yang diharapkan dari penerapan sistem informasi tersebut. Dengan demikian, makalah ini disusun untuk mengetahui Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan dalam Penerapan Sistem Informasi pada Perusahaan. 2

3 1.2. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang persoalan di atas, penulis merumuskan beberapa permasalahan terkait keberhasilan dan kegagalan dalam pengembangan sistem informasi manajemen, sebagai berikut : a. Apakah pengertian dari Manajemen Sistem Informasi? b. Manfaat pengembangan sistem informasi dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. c. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengembangan sistem informasi perusahaan? 1.3. Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi proses pengembangan sistem informasi perusahaan dan manfaat dari pengembangan sistem informasi bagi pencapaian tujuan perusahaan. 3

4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Manajemen 2.2. Pengertian Informasi Informasi adalah fakta, kejadian, statistik atau bentuk data lainnya yang dapat dipahami dan mempunyai arti, bernilai atau bermanfaat bagi setiap orang yang membutuhkannya untuk keperluan atau pekerjaan tertentu. Menurut Gordon B. Davis (2002) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau di masa mendatang. Informasi, memiliki beberapa ciri, yaitu : 1. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak. Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama seperti yang benar. 2. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya. 3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada. 4. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi yang salah atau palsu. 5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada. Ini masih berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atas kebenaran informasi tersebut. Menurut O Brien dan Marakas (2010) sistem merupakan sebuah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terkait untuk bekerja sama mencapai tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dalam sebuah proses transformasi yang teratur. Sebuah sistem mempunyai 3 komponen dasar atau fungsi yaitu : a. Input, yaitu kegiatan yang meliputi penangkapan dan menyusunan elemen elemen untuk dimasukkan dalam sistem dan diproses. 4

5 b. Proses, yaitu kegiatan yang meliputi proses transformasi yang mengubah input menjadi output. c. Output, yaitu kegiatan yang meliputi penyampaian elemen yang diproduksu oleh sebuah proses transformasi menuju tujuan akhir Pengertian Sistem Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), proses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran). Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas : a. Open sistem yaitu : sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya. b. Closed sistem yaitu : sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya. Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas : a. Subsistem b. Supersistem atau suprasistem Sistem mempunyai karakteristik atau sifat sifat tertentu, yaitu : a. Komponen Sistem b. Batasan Sistem c. Lingkungan Luar Sistem d. Penghubung Sistem e. Masukan Sistem f. Keluaran Sistem g. Pengolahan Sistem h. Sasaran Sistem Information System (IS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang 5

6 berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen seperti orang, aktivitas, data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Komponen dari sistem informasi yaitu : a. Orang (brainware) yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). b. Data (dataware) yaitu secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. c. Perangkat Keras (hardware) yaitu Perangkat keras yang meliputi piranti-piranti yang digunakan oleh sistem komputer untuk masukan dan keluaran yang terdiri dari komputer, printer, jaringan (network). 6

7 d. Perangkat Lunak (software) yaitu sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. e. Jaringan (netware) yaitu sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen adalah bagian dari sistem pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu stratefi bisnis perusahaan. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa dikarena penggunaan yaitu untuk menganalisa sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis sistem informasi manajemen umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar dan sistem informasi eksekutif. Tujuan umum dari sistem informasi manajemen adalah : 1. Menyediakan informasi yang digunakan untuk perhitungan harga pokok jasa, produk dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. 2. Menyediakan informasi untuk keperluan perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan. 3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. 7

8 4. Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan pasar. Secara umum sistem informasi manajemen merupakan kumpulan dari sistem informasi yang terdiri dari : Sistem informasi akuntansi, menyediakan informasi dan transaksi keungan perusahaan. Sistem informasi akademik, menyediakan informasi tentang proses pendidikan yang sedang berjalan di suatu instansi pendidikan. Sistem informasi pemasaran, menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan pemasaran, kegiatan penelitian pasar dan atau kegiatan lainnya yang berhubungan.dengan aktivitas pemasaran. Sistem informasi persediaan. Sistem informasi distribusi. Sistem informasi pembelian. Sistem informasi kekayaan. Sistem informasi analisa kredit. Sistem informasi penelitian dan pengembangan. Sistem informasi analisa software, dan lainnya. Dengan demikian bisa dikatakan bahwa sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi dan membantu manajemen dalam mengambil keputusan sesuai dengan kondisi yang dihadapi organisasi atau perusahaan. 8

9 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Penerapan Sistem Informasi dalam Bisnis Sistem informasi sebagai sebuah sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan melalui sebuah siklus tertentu. Siklus yang meliputi input, process dan output dapat menggambarkan bagaimana sebuah sistem memperoleh input dari luar untuk kemudian sistem melakukan proses atas input tersebut untuk selanjutya menghasilkan keluaran yang dikenal sebagai output sistem. Dimasa awal perkembangannya yaitu sekitar tahun 1960-an untuk pemanfaatan sistem informasi manajemen bagi perusahaan, masih sangat sederhana yaitu sebatas pada memproses transaksi, menyimpan data accounting dan pengolahan data elektronik (electronic data processing). Perkembangan selanjutnya pada era tahun 1970-an, informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh sistem pelaporan informasi tidak dapat memenuhi kebutuhan yang diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan manajemen. Berdasarkan hal tersebut, dibuatlah sebuah konsep decision support system (DSS), yang berperan menyediakan informasi untuk mendukung interaksi kepada manajemen dalam pengambilan keputusan strategis. Memasuki era tahun 1980-an, dipicu oleh perkembangan pesat dari mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan telelomunikasi melahirkan apa yang dikenal dengan end user computing. Selanjutnya dibangunnya konsep executive information system (ESS) yaitu sistem informasi yang memberikan jalan untuk memudahkan top manajemen dalam mendapatkan informasi kritikal yang dibutuhkan. Pengembangan dan implementasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI) merupakan milestone baru dalam sistem informasi bisnis. Sistem pakar atau expert system (ES) dan sistem berbasis pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi. 9

10 Peran tersebut adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategi information system (SIS). Berdasarkan konsep ini, sistem informasi diharapkan dapat memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis dari perusahaan. Hampir semua sektor bisnis di dunia ini telah memanfaatkan sistem informasi untuk menunjang aktivitas operasional mereka dan proses pengambilan keputusan manajerial. Tidak hanya memanfaatkan sistem informasi yang ada, namun kebutuhan akan sistem informasi yang up to date telah memicu para pelaku bisnis tersebut untuk terus menerus melakukan pengembangan sistem informasi yang mereka miliki. Penerapan sistem informasi yang tepat dalam suatu perusahaan juga dapat memberikan keunggulan strategis perusahaan tersebut dibandingkan para pesaingnya. Sistem informasi dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis dari sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan sukses dalam membangun strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa (1) persaingan dara para pesaing yang berada di industri yang sama, (2) ancaman dari perusahaan baru, (3) ancaman dari produk pengganti, (4) kekuatan tawar-menawar dari konsumen, (5) kekuatan tawar-menawar pemasok. Mengingat peran penting dari sistem informasi tersebut bagi perusahaan, sudah seharusnya perusahaan harus membangun atau mengembangkan sistem informasi (sistem informasi manajemen) yang dapat diandalkan dalam menunjang bisnisnya Faktor-Faktor Penentu dalam Penerapan Sistem Informasi Kegagalan dan kesuksesan dari penerapan suatu sistem informasi bukan hanya pada bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem informasi tersebut yang digunakan sebagaimana yang diharapkan pada saat perencanaannya. Seringkali ditemukan penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT di suatu perusahaan mengalami kegagalan dikarenakan permasalahan teknis maupun 10

11 non-teknis. Terdapat tiga hal mendasar yang berpengaruh dalam penerapan teknologi informasi di suatu perusahaan, yaitu : a. Tenaga, waktu dan nilai investasi yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem informasi (teknologi informasi) tersebut lebih besar dibandingkan dengan manfaat yang diterima perusahaan dari sistem informasi tersebut. b. Tahapan pengembangan sistem informasi (teknologi informasi) yang harus diperhatikan perusahaan demi kesuksesannya yaitu : Tahap Visi, dalam tahap ini perusahaan dituntut untuk dapat merumuskan secara jelas dari tujuan implementasi sistem informasi bagi perusahaan. Tahap Investasi, pada tahapan ini perusahaan dituntut untuk mengalokasikan dana khusus terkait pengembangan sistem informasi tersebut yang dipisahkan atau tidak bercampur dengan kegiatan investasi lainnya. Tahap pengembangan/pengolahan, dalam tahapan ini perusahaan melakukan kegiatan monitoring dan melakukan perbaikan yang dibutuhkan atas implementasi sistem informasi perusahaan tersebut. Tahap pemanfaatan, perusahaan menerima manfaat atau keuntungan dari penerapan sistem informasi tersebut sesuai atau lebih besar dari manfaat yang telah diharapkan oleh perusahaan. c. Menurunnya nilai dari investasi yang telah dikeluarkan tersebut dikarenakan sangat rendahnya pemahaman para eksekutif perusahaan terhadap sistem informasi yang dibangun, keterbatasan dana untuk pengembangannya, minimnya jumlah tenaga ahli yang dimiliki oleh perusahaan, kurangnya dukungan infrastruktur sehingga menyebabkan meningkatnya marginal cost dibandingkan dengan marginal revenue yang diterima. 11

12 Sementara itu menurut Laudon untuk faktor-faktor yang dijadikan ukuran keberhasilan penerapan suatu sistem informasi yaitu: Sistem tersebut tingkat penggunaannya relatif tinggi yang diukur melalui polling terhadap pengguna, pemanfaatan kuesioner, atau monitor parameter seperti volume transaksi on-line. Kepuasan pengguna terhadap sistem yang diukur melalui kuesioner atau interview. Sikap yang menguntungkan para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. Tujuan yang dicapai. Imbal balik keuangan untuk organisasi baik melalui pengurangan biaya atau peningkatan penjualan dan profit. Sementara itu, O Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem informasi, antara lain a. Dukungan dari manajemen eksekutif. b. Keterlibatan end user (pemakai akhir). c. Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas. d. Perencanaan yang matang. e. Harapan perusahaan yang nyata. Sedangkan diantara penyebab terjadinya kegagalan dalam penerapan sistem informasi pada sebuah perusahaan adalah : a. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut. 12

13 Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran. Melampaui waktu yang telah diperkirakan. Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan. Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan. b. Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir) Keterlibatan dalam desain dan operasi sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap). c. Tidak memiliki perencanaan yang memadai Sistem informasi sebaiknya harus ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan. Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari perusahaan tersebut. Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi 13

14 sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi. Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap kebutuhan manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan beserta manfaatnya terhadap perusahaan. Kesiapan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan tersebut Tahapan Penerapan Sistem Informasi Keberhasilan penerapan sistem informasi sudah pasti menjadi hal penting bagi sebuah perusahaan. Beberapa permasalahan yang harus diperhatikan demi keberhasilan pengembangan dan penerapan sistem informasi yaitu : a. Analisis terhadap sistem informasi tersebut, meliputi : Waktu, uang dan sumber daya yang dialokasi untuk pengembangan sistem informasi. Waktu yang diperlukan untuk perencanaan pendahuluan sangat sedikit bahkan tidak ada. Penempatan staf pada proyek yang tidak tepat. Beberapa requirement didapatkan dari dokumen sistem yang tidak mencukupi. Pengguna menolak menghabiskan waktu untuk membantu tim proyek. Analisis proyek tidak dapat mewawancarai pengguna secara baik. b. Desain sistem inforasi tersebut Pengguna tidak memiliki tanggung jawab terhadap input untuk aktifitas desain. Desain sistem hanya untuk melayani kebutuhan saat ini. 14

15 Perubahan yang drastis dalam prosedur-prosedur klerikal atau staffing direncanakan tanpa dilakukan analisa dampak organisasi. Spesifikasi fungsional tidak di dokumentasikan secara cukup. c. Pemrograman Jumlah waktu dan uang yang disyaratkan untuk pengembangan software adalah terlampau rendah. Programmer disuplai dengan spesifikasi yang tidak lengkap. Tidak cukupnya waktu yang diberikan untuk pengembangan program secara logis, terlalu banyak waktu terbuang dalam penulisan kode. Programmer tidak menggunakan kesempatan secara maksimal dari desain struktur atau teknik-teknik yang berorientasi pada objek. Program tidak didokumentasikan secara cukup. Sumber daya yang diperlukan tidak dijadwalkan. d. Pengujian Jumlah waktu dan uang yang diperlukan untuk testing lebih rendah. Tim proyek tidak mengembangan rencana tes secara terorganisasi. Pengguna tidak terlibat didalam testing secara cukup. Tim implementasi tidak mengembangkan tes penerimaan yang cocok untuk manajemen review. e. Konversi Waktu dan uang untuk aktivitas konversi, khususnya untuk konversi data dianggarkan tidak cukup. Tidak semua individual yang akan menggunakan sistem dilibatkan sampai konversi dimulai. Dokumentasi sistem dan pengguna tidak cukup. Evaluasi kinerja tidak dilakukan. Persediaan untuk perbaikan sistem tidak mencukupi. 15

16 3.4. Evaluasi atas Kinerja dari Penerapan Sistem Informasi Pengembangan dan pembangunan suatu sistem informasi dilakukan dengan tujuan agar dapat memenuhi harapan untuk membantu manajemen dalam mengelola informasi strategis yang butuhkan untuk kelangsungan bisnis perusahaan. Dalam mengukur tingkat kesesuaian pencapaian tujuan yang diharapkan tersebut, maka perlu dilakukan evaluasi terhadap keberhasilan dari penerapan sistem informasi tersebut. Evaluasi sistem informasi dapat dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif maupun kuantitatif. Kinerja sistem informasi tidak dapat dinilai sebagai baik atau buruk tanpa keberhasilan pelaksanaan proyek dari sistem informasi tersebut. Evaluasi atas proyek sistem informasi bisa sangat bermasalah dan terkadang bisa sangat subyektif dan tidak terdapat satu metode evaluasi sistem informasi yang dapat diterapkan untuk semua situasi. Walaupun evaluasi sistem informasi bersifat subyektif, namun terdapat beberapan kriteria penting yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat kesuksesan sebuah sistem informasi, yaitu: 1. penggunaan sistem level tinggi, sebagaimana diukur dengan polling pengguna, memberikan kuesioner, atau memantau parameter seperti valume transaksi. 2. Kepuasaan pengguna sistem, sebagaimana diukur oleh kuesioner atau wawancara. 3. Perilaku menguntungkan dari pengguna sistem informasi dan staf sistem informasi. 4. Tercapainya tujuan sistem yang ditandai dengan adanya peningkatan kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang dihasilkan dari sistem informasi tersebut. 5. Penghematan finansial bagi perusahaan, baik dengan pengurangan biaya ataupun peningkat keuntungan perusahaan. 16

17 Berdasarkan hasil evaluasi terhadap sistem informasi tersebut akan diperoleh informasi yang akan berguna bagi manajemen untuk mengantisipasi terjadinya kegagalan dalam penerapannya. Peluang untuk berhasilnya sebuah sistem dapat ditingkatkan melalui antasipasi atas permasalahan implementasi yang mungkin terjadi dengan menerapkan strategi yang paling tepat. Berbagai manajemen proyek, penentuan kebutuhan dan metodelogi perencanaan dikembangkan untuk masalah yang spesifik. Strategi juga telah diformulasikan untuk memastikan bahwa pengguna memainkan perang yang tepat pada keseluruhan periode implementasi dan untuk mengelola proses perubahan organisasi. 17

18 BAB IV KESIMPULAN Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting didalam mendukung perusahaan untuk dapat mencapai tujuan strategis perusahaan. Pengembangan sistem informasi sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya biaya, waktu pengembangan, kemampuan sumber daya manusia yang menjalankan sistem tersebut, dan faktor lainnya. Didalam mengukur tingkat keberhasilan dari penerapan sistem informasi, maka perusahaan harus melakukan evaluasi yang sistematis atas penerapannya. Dari evaluasi yang dilakukan tersebut, akan dapat ketahui tingkat kesesuaian pencapaian tujuan yang diharapkan dengan rencana perusahaan menerapkan sistem informasi tersebut dan juga dapat mengantisipasi penyebab terjadinya kegagalan pada saat penerapannya. Penyebab-penyebab kegagalan dalam penerapan sistem informasi perusahaan diantaranya : - Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen. - Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir). - Tidak adanya perencanaan yang memadai. Suatu sistem informasi yang baik atau sistem informasi yang telah diterapkan dengan benar dapat diukur melalui beberapa faktor berikut ini : - Tingkat penggunaan sistem informasi relatif tinggi. - Tingkat kepuasaan penggunaan diukur melalui kuesioner atau interview. - Sikap yang menguntungkan para pengguna. - Tujuan yang dicapai. - Kontribusi dalam cost efficiency atau revenue growth. Penerapan sistem informasi baik dan agar dapat berjalan dengan tepat sesuai tujuan yang diharapkan, maka perlu diperhatikan aspek pengembangan sistem informasi sebagai berikut : 18

19 - Analisa menyeluruh (comprehensive) terhadap sistem informasi, meliputi : analisis aspek dana, waktu dan sumber daya yang dialokasikan, staffing, completeness requirement, kerjasama dari para pengguna. - Analisa atas desain sistem informasi, meliputi desain input, prosedur-prosedur klerikal dan staffing, spesifikasi fungsional. - Pemrograman, meliputi analisa waktu pengembangan sistem informasi, dokumentasi terkait proses pengembangan, pengelolaan sumber daya yang dibutuhkan. - Pengujian, meliputi tahapan waktu pengujian atas sistem informasi, analisa, hasil pengujian, tim yang terlibat dalam pengujian. - Konversi, meliputi analisa terkait dana dan waktu untuk proses konversi, tim yang terlibat dalam proses konversi, dokumentasi proses dan hasil konversi. 19

20 DAFTAR PUSTAKA O Brien, J and G. M. Marakas Management Information System : Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise, 10 th Edition. McGraw-Hill pada_7.html 20