PENILAIAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INSOURCING DAN OUTSOURCING

Transkripsi

1 PENILAIAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN INSOURCING DAN OUTSOURCING TUGAS MAKALAH MATA KULIAH : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosen Pengajar : Dr. Ir. Arif Imam Soeroso, M.Sc TYASTUTI RAHAYU NIM: P E FEBRUARY 2014 PROGRAM STUDI PASCASARJANA MAGISTER MANAJEMEN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 1

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI. 2 BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Insourcing Pengertian Outsourcing. 6 BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN Penerapan Insourcing Penerapan Outsourcing... 9 BAB IV KESIMPULAN.. 15 BAB V DAFTAR PUSTAKA 16 2

3 BAB I PENDAHULUAN I.1. Latar Belakang Keberhasilan penerapan teknologi informasi dalam pengelolaan sistem informasi manajemen perusahaan saat ini menjadi salah satu indikator kinerja bisnis dari suatu perusahaan. Para pelaku bisnis saat ini sangat meyakini keharusan pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi memegang peranan sangat penting dalam menunjang kesuksesan dan memenangkan persaingan bisnis. Perusahaan dengan pengelolaan sistem informasi yang baik dan memadai terbukti akan memberikan nilai tambah kepada pelanggan karena mampu memberikan respon dan mengidentifikasi sekaligus menangani masalah dengan lebih cepat, dan mendukung pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien. Pengelolaan sistem informasi manajemen dalam suatu perusahaan hendaknya dapat disediakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan format yang tepat sistem informasi akan menunjang penyediaan informasi yang diperlukan dalam dalam pengambilan keputusan sehingga dapat memimalkan resiko yang mungkin terjadi dalam proses pengambilan keputusan tersebut. Dalam membangun sistem informasi manajemen yang sesuai dengan kebutuhan ini tentu dihadapkan pada beberapa kendala yang harus dipertimbangkan dengan sangat serius dan hati-hati. Pertimbangan atas keterbatasan dalam biaya, waktu dan bahkan sumberdaya manusia ini menjadikan perusahaan mengembangkan alternatif solusi bagaimana sistem informasi ini harus dibangun. Pendekatan yang dapat dilakukan antara lain melalui mekanisme insourcing dan outsourcing disesuaikan dengan sumberdaya perusahaan dan kelebihan atau kekurangan yang terdapat pada pihak pengembang sistem informasi. 3

4 I.2. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui penerapan sistem informasi manajemen dengan pendekatan insourcing dan outsourcing. Apakah kelebihan dan kekurangan keduanya. Dan bagaimana perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap penerapan kedua pendekatan tersebut. 4

5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1. Pengertian Insourcing Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Selain itu insourcing juga dapat dikatakan suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya accounting, finance, dan produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informas. Adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam Insourcing, diantaranya adalah: Terbatasnya pelaksana sistem informasi Kemampuan dan penguasaan pelaksana sistem informasi Beban kerja pelaksana sistem informasi Masalah yang mungkin akan timbul dengan kinerja pelaksana sistem informasi. Menurut (Zilmahram, 2009) insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya secara fulltime, fiftyfifty, atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji. 5

6 II.2. Pengertian Outsourcing Outsourcing adalah penggunaan pihak ketiga atau vendor untuk membangun dan mengembangkan suatu paket sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sehingga, pihak perusahaan cukup membeli beberapa paket sistem aplikasi yang siap pakai, karena paket aplikasi tersebut dibuat oleh vendor yang telah memiliki spesialisasi dibidang sistem aplikasi. Seperti yang kita ketahui adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak ketiga yang dianggap kompeten, tetapi masih dalam lingkup kontrol perusahaan. Tujuannya, tentu saja agar perusahaan dapat lebih berkonsentrasi kepada aktivitas inti bisnisnya dengan mempertimbangkan aspek investasi, resiko, dan efisiensi. Beberapa alasan strategis utama suatu perusahaan melakukan outsourcing adalah untuk: Meningkatkan fokus bisnis dengan membagi risiko operasional melalui outsourcing maka risiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain. Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya sehingga dengan melakukan outsourcing, staf yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lebih strategis. memberikan kelenturan dalam pekerjaan tertentu yang bebannya bersifat fluktuatif, peningkatan kualitas, peningkatan kepuasan pelanggan dan pemindahan biaya tetap (fixed costs) menjadi variable costs. Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah: harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain. 6

7 BAB III PEMBAHASAN III.1. Penerapan Insourcing Pengembangan sistem informasi manajemen yang dilakukan sendiri oleh perusahaan dengan memaksimalkan IT spesialis dan sumber daya lainnya dalam perusahaan merupakan keputusan bisnis yang sering dilakukan untuk mempertahankan kontrol atas kompetensi kritis dalam perusahaan. Dalam mekanisme insourcing, perusahaan mempertahankan dan mengelola semua peralatan IT secara langsung.pekerjaan yang dilakukan dengan memanfaatkan spesialis yang ada dalam perusahaan tersebut. Contohnya adalah usaha pengembangan ICT dalam perusahaan, dengan membentuk divisi khusus yang berkompeten di bidangnya, seperti departemen EDP (Electronic Data Processing). Pada umumnya, alasan utama dari penerapan insourcing adalah faktor biaya. Keuntungan dari penerapan insourcing dalam pengelolaan sistem informasi manajemen sebuah perusahaan antara lain: 1. Karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan karena pada umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2. Mudah untuk melakukan modifikasi atau penambahan feature dan pemeliharaan terhadap sistem informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan tersebut. 3. Kendala terhadap aplikasi strategi dan pengambilan keputusan dalam pengembangan sistem informasi sepenuhnya berada di tangan perusahaan tersebut. 7

8 4. Peningkatan kualitas SDM dimana karyawan mendapatkan kesempatan untuk belajar dan membangun sistem informasi perusahaan. 5. Lebih mudah dalam melakukan pengawasan (security acsess) pada proses pengembangan sistem dan keamanan data lebih terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 6. Dalam pengembangannya membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak perusahaan. 7. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut. 8. Dalam jangka panjang akan meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan. Keuntungan dari penerapan insourcing dalam pengelolaan sistem informasi manajemen sebuah perusahaan antara lain: 1. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang relatif lama karena konsentrasi karyawan harus terbagi-bagi dengan pekerjaan rutin harian. 2. Keterbatasan jumlah dan kemampuan SDM dalam perusahaan yang menguasai teknologi informasi. 3. Resiko kegagalan penerapan sistem informasi menjadi tanggung jawab perusahaan sepenuhnya. 4. Perubahan dalam teknologi informasi yang terjadi secara cepat belum tentu diikuti oleh cepatnya perusahaan dalam mengadaptasi perubahan tersebut sehingga bisa saja menyebabkan teknologi yang digunakan oleh perusahaan tidak up to date. 8

9 5. Membutuhkan waktu dan biaya tambahan untuk melakukan pelatihan bagi operator dan programmer dalam pengembangan sistem informasi perusahaan. 6. Perusahaan dalam jangka pendek belum bisa merasakan hasil dari pengembangan sistem informasi perusahaan. 7. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan kesalahan persepsi dalam pengembangan sistem dan hal tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan 8. Pada umumnya penggunaan sumber daya sistem informasi dalam perusahaan belum optimal karena karyawan tidak memiliki spesialisasi (core competency) dalam bidang pengembangan sistem informasi. III.2. Penerapan Outsourcing Perusahaan dalam pengembangan sistem informasi manajemen seringkali memanfaatkan pendekatan outsourcing. outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan proyeknya. Pendekatan outsourcing seringkali digunakan sebagai strategi kompetisi perusahaan untuk fokus pada core business-nya. Perusahaan tidak perlu mengembangkan SDM nya untuk pekerjaan yang bukan utama. Namun, pada prakteknya outsourcing didorong oleh keinginan perusahaan untuk menekan biaya hingga serendah-rendahnya dan mendapatkan keuntungan berlipat ganda walaupun seringkali melanggar etika bisnis. 9

10 Berikut ini merupakan gambar diagram yang menunjukkan proses apa saja yang dapat dilakukan melalui cara out-sourcing. Gambar.1. Diagram proses out-sourcing selection dalam sebuah perusahaan Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau sudah dikembangkan oleh perusahaan outsource. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan sistem informasi yang benar-benar baru atau pengembangan dari dasar. 10

11 Berikut ini merupakan gambaran proses yang terjadi pada pendekatan out-sourcing. Gambar.1. Diagram proses dalam pendekatan out-sourcing Hal-hal yang menjadi pertimbangan dalam memilih outsourcing adalah : Harga. Reputasi yang baik dari pihak outsourcing provider. Tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Pihak provider perusahaan mengetahui bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan. Pengalaman pihak provider outsource. Eksistensinya dan lain-lainnya. 11

12 Beberapa keuntungan dari penggunaan outsourcing dalam pengimplementasian dan pengelolaan sistem informasi di sebuah perusahaan antara lain: 1. Mengurangi berbagai biaya tetap dan biaya selama proyek berjalan (fixed and recurrent cost), seperti biaya mempersiapkan perangkat keras atau perangkat lunak untuk membangun sistem. 2. Memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk lebih memfokuskan diri pada kegiatan bisnis utamanya (core bussiness), seperti melayani pelanggan, pemasaran, pembuatan design produk, dsb. 3. Perusahaan dapat menjadi lebih fleksibel dan lebih dinamis dimana perusahaan dapat melakukan perubahan dengan cepat sesuai dengan kondisi yang ada dan tuntutan bisnis. 4. Jasa yang diberikan oleh outsourcer bisa lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri secara internal oleh Perusahaan karena outosurcer memang memiliki keahlian spesifik dibidang tersebut. 5. Pengembangan sistem informasi relatif lebih cepat, efisien, dan efektif karena dikerjakan oleh orang yang profesional di bidangnya. 6. Mendapatkan ide yang inovatif dan akses pada kemampuan Sistem Informasi yang berkelas dunia. 7. Memudahkan akses pada pasar global jika bekerjasama dengan vendor IT yang yang mempunyai kualitas dan reputasi yang baik. 12

13 8. Mengurangi resiko penggunaan sumber daya Sistem Informasi yang belum optimal dan meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tidak perlu ada pos aset untuk Sistem Informasi. Beberapa kelemahan dari penggunaan outsourcing dalam pengimplementasian dan pengelolaan sistem informasi di sebuah perusahaan antara lain: 1. Kehilangan kendali atau kontrol terhadap data perusahaan karena bisa saja data dijual pihak outsourcer kepada pesaing bisnis. 2. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan teruta apabila sedang terjadi gangguan atau kerusakan mendadak pada sistem informasi perusahaan. 3. Tidak ada transfer pengetahuan dari pihak luar kepada pihak perusahaan. 4. Adanya peluang penyalahgunaan sistem Infirmasi oleh pihak outsoucer dalam bentuk pembajakan atau pembocoran informasi perusahaan. 5. Resiko tidak kembali biaya investasi yang telah dikeluarkan apabila terjadi ketidakcocokan sistem informasi yang dikembangkan. 6. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena semua pengembangan sistem informasi diserahkan kepada perusahaan lain. 7. Jika bargaining psosition berada ditangan outsourcer, maka perusahaan dapat kehilangan kendali dalam memutuskan sesuatu terlebih jika terjadi konflik diantara pihak perusahaan dan outsourcer. 8. Perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk belajar dan membangun dan mengoperasikan aplikasi sistem informasi. 13

14 Pemilihan mengenai mana yang akan di gunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana perusahaan memerlukannya. Kalau dilihat dari ruang lingkup, jika pekerjaan tersebut tidak terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing adalah langkah yang terbaik. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalan keluarnya. Hal yang terpenting dari pemanfaatan perusahaan outsource adalah bentuk kontrak kerjasama yang dibuat oleh perusahaan pengguna dan perusahaan outsourcing agar kinerja dan kualitas sesuai dengan yang diharapkan. Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu perusahaan dapat melakukan outsource dan insource pada saat yang sama. Dengan outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif. 14

15 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN Pemilihan pendekatan dalam pengembangan sistem informasi manajemen dengan insourcing, outsourcing atau bahkan kombinasi keduanya, tergantung kepada sumberdaya yang dimiliki, kondisi pembiayaan dan budgeting, tingkat kegunaan, tingkat resiko dan sejauhmana perusahaan memprioritaskan serta memerlukan sistem informasi. Perusahaan dapat melakukan pertimbangan dengan membandingkan kondisi perusahaan dan tingkat kebutuhan perusahaan. Jika dilihat dari sisi resiko, pemilihan mekanisme pengelolaan sistem informasi tergantung pada bentuk dan jenis kegiatan bisnis perusahaan. Jika resiko yang dihadapi dan tingkat kegunaannya tidak terlalu optimal, maka solusi terbaik bagi perusahaan adalah dengan menggunakan mekanisme insourcing, sehingga biaya dapat diminimalkan. Untuk perusahaan dengan tingkat resiko yang tinggi dan kegunaan sistem informasi yang maksimal hampir di setiap proses bisnisnya, misal pada perusahaan perbankan, maka solusi terbaik pengelolaan sistem informasinya adalah dengan mekanisme Insourcing agar perusahaan terlindung dari resiko penyalahgunaan data. Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional. 15

16 DAFTAR PUSTAKA 1. O Brien, JS, Management Information System: Managing Information Technology in E-Business Enterprise, 5th. Ed. Irwin Inc, Boston, Indrajit RE. Djokopranoto R Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia Widiasarana Indonesia Rahardjo, B Kesulitan Outsourcing di Indonesia. 02/25/kesulitan-outsourcing-di-indonesia/. 6. Zilmahram, T Outsourcing dan Insourcing dalam 16