54 BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah CV. Apotek Cahaya CV. Apotek Cahaya merupakan sebuah CV. Yang bergerak di bidang farmasi, dimana jenis produk atau obat yang di tawarkan kepada pelanggan berupa barang bebas dan barang resep dengan berbagai macam resep. Maksud dari barang bebas disini adalah barang yang dimana tidak memakai resep dokter untuk pembeliannya dan barang resep adalah barang yang harus dengan rekomendasi dari dokter jika ingin membeli barang tersebut. CV. Apotek Cahaya didirikan pada tanggal 23 Oktober 2007 oleh Bpk. Rudy Hadiparidno dan Bpk. Nugroho selaku dewan komisaris. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan ini memiliki sebuah kantor yang berlokasi di Jalan Cegar Raya No. 49 B Jurang Mangu Timur Pondok Aren Tangerang. CV. Apotek Cahaya memiliki target pasar sekitar pondok aren, tapi tidak menutup kemungkinan target pasar CV, ini menerima permintaan pembelian obat diluar target tersebut. CV. Apotek Cahaya juga mempunyai bermacam macam strategi bisnis antara lain : 1. Mengambil keuntungan hanya 10 % dari penjualan. 2. Menerima sistem antar jemput pembelian obat. 3. Menerima sistem antar jemput resep obat yang direkomendasikan dokter. 4. Mengutamakan kepuasaan pelanggan
55 3.1.2 Strurktur Perusahaan CV. Apotek Cahaya Sturktur organisasi dalam CV. Apotek Cahaya dimulai dari jabatan yang tertinggi yaitu Dewan Komisaris yang membawahi seorang Direktur Utama. Direktur Utama membawahi Direktur Oprasional dari divisi yang ada dalam perusahaan yaitu Apoteker, Asisten Apoteker, Bagian Penjualan, Bagian Pembelian dan OB Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi CV. Apotek Cahaya dapat dilihat pada gambar berikut:
56 Susunan Struktur Organisasi CV. Apotek Cahaya Dewan Komisaris Komisaris I Komisaris II Direktur Utama Direktur Operasional Apoteker Bagian Penjualan Asisten Apoteker Bagian Pembelian Pesuruh Gambar 3.1 Struktur Organisasi CV. Apotek Cahaya Sumber: PT. Apotek Cahaya (2009)
57 3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab CV. Apotek Cahaya saat ini belum mempunyai uraian tugas dan tanggung jawab secara tertulis. Adapun pembagian tugas dan kewenangan yang dijalankan selama ini adalah sebagai berikut: 1. Dewan Komisaris a. Meminta pertanggungjawaban hasil dari pekerjaan yang dicapai oleh perusahaan selama satu tahun. b. Menetapkan kebijaksanaan dan menyetujui atau menolak rencana kegiatan yang diajukan oleh Direktur Utama. c. Mengawasi aktivitas pekerjaan yang dilakukan oleh Direktur Utama. 2. Direktur Utama a. Merupakan pimpinan tertinggi di dalam perusahaan. b. Mengkoordinir dan mengontrol jalannya operasional perusahaan secara menyeluruh. c. Menjalankan fungsi manajemen yaitu merencanakan, mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan untuk mencapai tujuan perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. d. Melakukan negoisasi kepada Supplier untuk keperluan pembelian barang oleh perusahaan. e. Menunjuk Direktur Operasional yang mewakili pimpinan dalam menjalankan tugas sehari-hari.
58 f. Menerima laporan pertanggungjawaban dari Direktur Operasional tentang perkembangan perusahaan untuk dianalisa dan dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan. 3. Direktur Operasional Bertanggungjawab kepada Direktur Utama dengan wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Mengawasi akitivitas penjualan terhadap produk-produk dari perusahaan. b. Menyusun rencana dan program penjualan serta mengontrol pencapaian target penjualan. c. Memberikan laporan pertanggung jawaban kepada Direktur Utama mengenai aktivitas dan hasil penjualannya. 4. Apoteker a. Meracik obat sesuai resep. b. Bertanggung jawab atas obar yang telah diracik. 5. Asisten Apoteker a. Membantu Apoteker untuk menjalankan tugasnya. 6. Bagian penjualan Bertanggungjawab kepada Direktur Operasional untuk penjualan harian. Wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Melayani pelanggan b. Menerima pembayaran dalam penjualan obat c. Penjualan harian
59 7. Bagian Pembelian Bertanggungjawab kepada Direktur Utama untuk pembelian obat. Wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Memesan obat sesuai dengan permintaan apoteker b. Membuat PO c. Menerima barang beserta faktur pembelian 8. Pesuruh Bertanggungjawab kepada Direktur Operasional untuk kebersihan Apotek. Wewenang dan tanggung jawab sebagai berikut : a. Membersihkan apotek b. Menyiapkan minum untuk karyawan 3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Prosedur dan Rich Picture Prosedur yang berjalan dalam CV. Apotek Cahaya sebagai berikut : 1. Penjualan Pelanggan datang dan memesan kepada bagian penjualan. Bagian penjualan mengecek pesanan pelanggan bahwa pesanan tersebut termasuk barang resep atau barang bebas. Jika barang bebas barang langsung dibeli oleh pelanggan dan jika barang resep bagian penjualan meminta resep 2 rangkap yang di rekomendasikan oleh dokter. Bagian penjualan mengecek barang ke komputer untuk mengetahui jumlah barang yang tersedia, jika barang bebas yang dipesan dan barang tersedia
60 barang langsung dapat dibeli pelanggan. Dan jika barang resep yang tersedia, bagian penjualan menginformasikan harga barang kepada pelanggan. Pelanggan membayar barang kepada bagian penjualan lalu bagian penjualan menginput barang yang dibeli untuk mengurangi persedian dan bagian penjualan mencetak struk pembayaran dan memberikan struk pembayaran kepada pelanggan untuk yang barang bebas. Dan untuk barang resep, pelanggan membayar kepada bagian penjualan lalu bagian penjualan memberikan resep dokter kepada apoteker, Bagian apoteker meracik obat sesuai dengan resep dokter, lalu memberikan kembali kepada bagian penjualan. Bagian penjualan mengarsip rangkap 1 resep dokter lalu memberikan struk pembayaran, rangkap 2 resep dokter dan obat kepada pelanggan. Dan juga bagian penjualan menginput ke barang yang dibeli untuk mengurangi persedian. Gambar 3.2 Rich Picture Barang bebas CV. Apotek Cahaya
61 Gambar 3.3 Rich Picture Obat Resep CV. Apotek Cahaya 2. Persediaan Barang keluar Bagian penjualan mengecek stock barang, bahwa barang masih tersedia atau tidak. Bagian penjualan memberikan barang kepada pelanggan. Bagian persediaan mencatat barang keluar Setelah barang di berikan kepada pelanggan untuk di buat laporan barang keluar perhari
62 1. Mengecek persediaan 2. Menyiapkan barang Bag. penjualan Perserdiaan barang 3. Memberikan barang barang Pelanggan Gambar 3.4 Rich Picture Persediaan barang keluar CV. Apotek Cahaya 3. Persediaan Barang masuk Bagian persediaan menerima barang dan mengecek barang. Setelah mengecek barang, bagian persediaan mencatat barang. Setelah itu Bagian persediaan mencatat barang membuat laporan persediaan. 1. Menerima barang Bag. persediaan 2. Menyimpan barang barang Suppliers gudang Gambar 3.5 Rich Picture Persediaan barang masuk CV. Apotek Cahaya
63 3.2.2 Event Table Event Table Barang Bebas Event Internal agent Start when Activity Menginput pesanan Bagian penjualan Pelanggan datang ke apotek Menerima pembayaran Bagian kasir Setelah menginput pesanan Mengecek persediaan Menginput pesanan Menerima uang pembayaran resep Memberikan obat ke pelanggan beserta sturk pembayaran Mencatat transaksi Bagian kasir Selesai transaksi Mencatat transaksi ke buku transaksi Membuat laporan Bagian kasir Akhir periode Membuat laporan penerimaan Tabel 3.1 Event table barang bebas Event Table Obat Resep Event Internal agent Start when Activity Menginput pesanan Bagian penjualan Pelanggan datang ke apotek Menerima pembayaran Bagian kasir Pelanggan membayar pesanan resep Mengecek persediaan Menginput pesanan Menghitung jumlah total harga pesanan Menerima uang pembayaran resep Memberikan resep ke apoteker Meracik obat Apoteker Menerima resep Meracik obat berdasarkan resep yang diterima Memberikan obat ke bagian penjualan
64 Memberikan obat Bagian penjualan Menerima obat dari apoteker Memberikan obat ke pelanggan beserta struk resep Membuat kopi resep 2 rangkap, rangkap 1 untuk pelanggan, rangkap 2 untuk arsip Mencatat transaksi Bagian penjualan Selesai transaksi Mencatat transaksi ke buku transaksi Membuat laporan Bagian kasir Akhir periode Membuat laporan penerimaan Tabel 3.2 Event table obat resep Event table persediaan barang keluar Event Internal agent Start when Activity Mengecek stok barang Bagian penjualan Setiap hari Mengecek stok barang Menyiapkan barang Bagian penjualan Sesudah mengecek stock Mencatat transaksi barang keluar Bagian penjualan Selesai memberikan barang ke pelanggan Mengambil obat Menyiapkan obat Menyerahkan barang ke bagian penjualan Mencatat transaksi ke form spb Membuat laporan Bagian Penjualan Akhir periode Membuat laporan barang keluar Tabel 3.3 Event table persediaan barang keluar
65 Event table persediaan barang masuk Event Internal agent Start when Activity Menerima barang dan mengecek barang Bagian persediaan Setelah menerima barang dari bagian pembelian Menerima brang Mengecek barang Mencatat barang Bagian Persediaan Setelah mengecek barang Mencatat barang Membuat laporan persediaan persediaan Akhir periode Membuat laporan Tabel 3.4 Event table persediaan barang masuk
66 3.2.3 Over View Diagram OAD Barang bebas Pelanggan Bag. Penjualan Komputer memesan obat Menginput pesanan menerima pembayaran Tr Penjualan {Struk Pembayaran} mencatat transaksi membuat laporan {Laporan Penerimaan} Gambar 3.6 OAD Barang bebas CV. Apotek Cahaya
67 OAD Obat Resep Pelanggan Bag. Penjualan Apoteker Komputer memesan barang menerima pesanan Tr Penjualan menerima pembayaran {Resep} meracik obat memberikan obat {Struk pembayaran} mencatat transaksi membuat laporan {Laporan Penerimaan} Gambar 3.7 OAD Obat Resep CV. Apotek Cahaya
68 OAD Persediaan barang keluar Gambar 3.8 OAD Persediaan barang keluar CV. Apotek Cahaya
69 OAD Persediaan barang masuk Gambar 3.9 OAD Persediaan barang masuk CV. Apotek Cahaya
70 3.2.4 Work Flow Work Flow Barang bebas Actor Bagian penjualan Bagian kasir Bagian kasir Bagian kasir Activity Menerima pesanan 1. Menerima pesanan 2. Mengecek persediaan 4. Mengambil pesanan Menerima pembayaran 5. Menerima uang pembayaran obat 6. Memberikan obat ke pelanggan beserta struk pembayaran Mencatat transaksi 7. Mengarsip struk pembayaran 8. Mencatat transaksi ke buku transaksi Membuat laporan 9. Membuat laporan penerimaan Tabel 3.5 Work Flow Barang bebas Work Flow Obat Resep Actor Bagian penjualan Bagian kasir Apoteker Activity Menerima pesanan 1. Menerima resep dari pelanggan 2. Mengecek persediaan 3. Menghitung jumlah total harga pesanan 4. Menginformasikan harga ke pelanggan Menerima pembayaran 5. Menerima uang pembayaran resep 6. Memberikan resep ke apoteker Meracik obat 7. Menerima resep dari bagian kasir 8. Meracik obat berdasarkan resep yang diterima
71 Bagian penjualan Bagian kasir Bagian kasir 9. Memberikan obat ke bagian penjualan Memberikan obat 10. Menerima obat dari apoteker 11. Memberikan obat ke pelanggan beserta struk resep 12. Membuat kopi resep 2 rangkap, rangkap 1 untuk pelanggan, rangkap 2 untuk arsip Mencatat transaksi 13. Menerima struk pembayaran 14. Menerima resep rangkap 2 15. Mencatat transaksi ke buku transaksi Membuat laporan 16. Membuat laporan penerimaan Tabel 3.6 Work Flow Obat Resep Work Flow Persediaan barang keluar Actor Bagian penjualan Bagian penjualan Bagian penjualan Bagian penjualan Bagian penjualan Activity Mengecek stok barang 1. Mengecek stok barang 2. Barang terserdia atau tidak tersedia Menyiapkan barang 3. Mengambil obat 4. Menyiapkan obat Memberikan obat 5. Memberikan obat kepada pelanggan Mencatat transaksi barang keluar 6. Mencatat transaksi ke form spb Membuat laporan kas keluar 7. Membuat laporan barang keluar Tabel 3.7 Work Flow Persediaan barang keluar
72 Work Flow Persediaan barang masuk Actor Bagian persediaan Pelanggan Bagian persediaan Activity Menerima barang dan mengecek barang 1. Menerima barang dari bagian pembelian 2. Mengecek barang mencatat barang 3. Mencatat barang Membuat laporan barang masuk 4. Membuat laporan Tabel 3.8 Work Flow Persediaan barang masuk 3.3 Analisis Temuan Hasil Survei Dari hasil survei di lapangan, kami mengidentifikasikan beberapa kelemahan dari sistem penjualan perusahaan yang sedang berjalan, antara lain sebagai berikut: Temuan I Kriteria Rekomendasi Temuan II : Tidak jelasnya pembagian tugas karyawan dalam hal ini adanya perangkapan fungsi yang mengakibatkan sering terjadi hasil kerja yang tidak maksimal dan kadang terjadi ketidakcocokan data. : Menurut Mulyadi (2004,p165) Struktur organisasi memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. : Pemisahan fungsi dan wewenang antara bagian penjualan dan kasir. : Sistem aplikasi yang tidak memadai yang mengakibatkan mengurangi kinerja perusahaan.
73 Kriteria Rekomendasi Temuan III Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p2), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, berfungsi bersama sama untuk mencapai tujuan tertentu.. : Mengganti sistem applikasi yang lama dengan applikasi yang baru. Yang bisa diandalkan untuk aplikasi penjualan dan persedian. : Tidak adanya metode penilaian persediaan obat yang baik. : Menurut Niswonger, et al yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait, Helda Gunawan (1999, p.364) antara lain, Metode First-In, First-Out (FIFO), jika perusahaan menggunakan metode ini, persediaan akhir terdiri dari harga pokok paling belakangan. Jadi, barang - barang yang pertama kali dibeli merupakan barang yang dijual pertama kali. Rekomendasi Temuan IV Kriteria : Merancang metode pencatatan FIFO yang nantinya akan lebih valid atas kejelasan data yang nanti akan mendukung proses bisnisnya. : Laporan penjualan yang tidak memadai, kuranganya laporan yang menunjang proses penjualan. Contoh penjualan obat paling laris. : Menurut Bodnar dan Hoopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf (2000, p1) Informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Rekomendasi Temuan V Kretiria : Dengan adanya laporan penjualan mengenai barang apa saja yg paling laris, dapat memudahkan untuk mengambil keputusan mengenai obat yang akan distock lebih banyak atau sedikit yang gunanya untuk meminimalisir kerugian obat kadaluarsa. : Tidak adanya dokumentasi barang masuk dan keluar yang baik : Mulyadi (2001) mendefinisikan, Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang
74 dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijkan manajemen. (h.163). Rekomendasi : Membuat sistem komputerisasi baru yang dapat mencatat adanya transaksi barang masuk dan keluar. Temuan VI Kriteria : Tidak ada pemberitauan mengenai minimum stock barang : Menurut Bodnar dan Hoopwood yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf (2000, p1) Informasi adalah data yang berguna dan diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Rekomendasi : Membuat sistem komputerisasi baru yang dapat menampilkan secara langsung menampilkan data barang yang mencapai minimum stok. 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi Formulir yang digunakan : 1. Invoice 2. Resep Obat 3. Copy Resep Obat 4. Kwitansi Formulir yang dibutuhkan : 1. Surat Barang Keluar 2. Surat Barang Masuk
75 Laporan-laporan yang dibutuhkan untuk penyediaan informasi pada sistem persediaan adalah sebagai berikut : 1. Laporan Barang Keluar dilihat dari quantitas 2. Laporan Persedian Barang 3. Laporan Penjualan 4. Laporan Barang Terlaris 5. Laporan Barang Keluar Terendah 6. Laporan Barang Kadaluars