BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur 1. Pengertian Sistem Di bawah ini pengertian umum mengenai sistem dapat dirinci sebagai berikut : Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur Unsur-unsur tersebut merupakan bagian-bagian terpadu sistem yang bersangkutan Unsur-unsur tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakn suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan (Baridwan, 1997) Menurut Steven A.Moscove sistem adalah suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. 8

2 2. Pengertian Prosedur Prosedur adalah suatu urutan pekerjaan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya penanganan secara seragam transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. B. Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang direkomendasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan (Mulyadi, 2001:3). Menurut Dr. Taswan,SE.,M.Si.(2008) akuntansi adalah seni mencatat, menggolongkan, dan mengikhtisarkan transaksi dan peristiwa yang paling tidak sebagian bersifat keuangan dengan suatu cara yang bermakna dan dalam satuan uang, serta menginterprestasikan hasil-hasilnya. Akhir-akhir ini akuntansi selain dipegang sebagai seni, juga dipandang sebagai bahasa dunia usaha, yaitu sebagai sarana untuk mengkomunikasi informasi tentang suatu perusahaan. 9

3 Menurut Al Haryono yusuf (1992) Akuntansi adalah perencanaan sistem pencatatan, penyelenggaraan pencatatan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan, menyusun laporan-laporan atas dasar data-data yang telah dicatat dan menafsirkan laporan-laporan tersebut. Akuntansi juga bisa didefinisikan sebagai konsep informasi maupun sebagai sistem informasi. Sebagai konsep informasi, akuntansi merupakan kegiatan jasa yang menyediakan informasi kuntitatif terutama yang bersifat keuangan, tentang kesatuan-kesatuan ekonomi yang dimaksudkan agar bermanfaat dalam pengambilan keputusan ekonomi, dalam menetapkan pilihan yang pantas diantara berbagai alternatif tindakan. Sedangkan sebagai sistem informasi, akuntansi merupakan proses yang menjalin sumber informasi, saluran komunikasi dan seperangkat penerima. Dengan melihat berbagai definisi akuntansi secara umum, akuntansi bisa didefinisikan sebagai seni, ilmu, sistem informasi yang di dalamnya menyangkut pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran dengan cara sepatutnya dan dalam satuan uang atas transaksi dan kejadian yang setidak-tidaknya sebagian mempunyai sifat keuangan serta adanya penginterprestasian hasil pencatatan dan disajikan dalam laporan keuangan. 10

4 C. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem penerimaan kas adalah sistem yang dirancang untuk menangani transaksi yang berkaitan dengan sumber pemasukan kas yang diterima perusahaan. Sistem akuntansi penerimaan kas melibatkan fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi, antara lain sebagai berikut : (Mulyadi, 2001:462) 1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tesebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. 11

5 Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : (Mulyadi,2001:463) 1. Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Pita Register Kas Merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakaunan dokumen pendukung faktur tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. 3. Credit Card Sales Slip Dokumen ini berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit. 4. Faktur Penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualn COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan. 5. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 12

6 6. Rekap harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk memeriksa harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : (Mulyadi, 2001:468) 1. Jurnal Penjualan Jurnal yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. 2. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber. 3. Jurnal Umum Jurnal yang digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. 4. Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. 5. Kartu Gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan di gudang. 13

7 D. Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas adalah sistem yang dirancang untuk membiayai berbagai transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran kas dalam perusahaan. Sistem akuntansi pengeluaran kas melibatkan fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, fungsi kas, fungsi akuntansi, fungsi pemeriksaan intern, antara lain sebagai berikut : (Mulyadi, 2001:513) 1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas, (misalnya untuk pembelian jasa dan biaya perjalanan dinas). 2. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau secara langsung. 3. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas, membuat bukti kas keluar. 4. Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi. 14

8 Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dari penjualan tunai, yaitu : 1. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dari penjualan tunai, yaitu : 1. Jurnal Pengeluaran Kas Untuk mencatat semua pengeluaran kas yang telah dilakukan oleh perusahaan. E. Sistem Pengendalian Intern Menurut Zaki Baridwan (1991:13) pengendalian intern meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan didalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisinsi didalam operasi, dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong 15

9 efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001:163). Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakan. 16