BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Apotek RSIA Anggrek Mas adalah merupakan rumah sakit swasta yang dibangun pada tahun 2000, yang dikelola oleh PT. Sanusi Mandiri, rumah sakit ini bertipe golongan C beralamat di Jl. Anggrek no. 2B RT 009 RW 02 Kelapa Dua Kebon Jeruk Jakarta Barat. Apotek RSIA Anggrek Mas merupakan pelayanan jasa yang bergerak dalam bidang kesehatan. Produk yang dijual merupakan produk kebutuhan kesehatan lainnya dan obat-obatan generik ataupun non generik. Apotek RSIA Anggrek Mas melayani pembelian resep obat dari dokter dan pembelian obat bebas. Apotek RSIA Anggrek Mas juga menjalin kerja sama kepada beberapa distributor produk dalam setiap pengadaan pendistribusian stok produk. Peningkatan pelanggan dalam pembelian obat secara bebas ataupun dengan resep dokter membuat stok gudang dan stok apotek mengalami perselisihan jumlah stok yang berbeda. Apotek RSIA Anggrek Mas memiliki 4 divisi utama : Divisi Farmasi, Divisi Apoteker, Divisi Gudang, dan Divisi Kasir. Divisi Farmasi memiliki peranan untuk mengurus pembayaran faktur obat kepada pihak distributor obat. Divisi Apoteker bertugas untuk memastikan kandungan obat yang terkandung sebelum diberikan kepada pasien. Divisi Gudang memiliki peranan dalam pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian produk di gudang dan stok produk di apotek, dengan melakukan pembelian kepada produsen obat dan membuat verifikasi laporan tagihan pembayaran kepada pihak distributor. Bukan hanya itu saja Divisi Gudang wajib mengecek kelayakan produk baik dari segi fisik dan mutu kualitas produk dengan melihat tanggal kadaluarsa. Sedangkan Divisi Kasir memiliki perananan penting dalam penjualan stok produk yang tersedia dan memberikan hasil laporan penjualan produk perharinya. 1

2 2 Dengan semakin meningkatnya pembelian produk oleh konsumen yang dimiliki Apotek RSIA Anggrek Mas, membuat data laporan tidak sesuai dengan stok fisik yang tersedia di apotek dengan persediaan stok di sistem gudang. Permasalahan yang terjadi adalah saat proses pemasukan data produk yang telah diterima oleh divisi gudang dari distributor tidak ada tanggal pemasukan data tersebut kapan dimasukan. Belum adanya status keterangan pembelian produk, bahwa konsumen membeli produk dengan cara beli bebas ataupun dengan resep dokter. Dalam sistem pembayaran belum adanya status keterangan jenis pembayaran transaksi yang dilakukan oleh konsumen. Dan proses rektur produk, pada nomer transaksi sebelumnya berubah ke nomer selanjutnya dan seharusnya dalam transaksi tersebut tidak merubah nomer pada struk agar saat pembukuan semua transaksi termanajemen dengan baik. Dalam hal ini konsumen bisa melakukan pembelian produk dengan berbagai cara, datang langsung ke apotek, ataupun telpon kepada Apotek RSIA Anggrek Mas, dan pembayaran dapat dilakukan melalui transfer ataupun sistem COD (Cash On Delivery) data transaksi tersebut dipegang oleh kasir. Masalah-masalah tersebut menjadi dasar untuk mengembangkan sebuah sistem program, yang diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah yang ada saat ini serta yang bertujuan untuk mempermudah pekerjaan para karyawan di Apotek RSIA Anggrek Mas. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka masalah yang akan diteliti adalah bagaimana cara menghasilkan sebuah aplikasi di Apotek RSIA Anggrek Mas, yang dapat digunakan untuk memonitoring stok produk agar nomer transaksi pembelian produk dapat termanajemen dengan baik. Dengan sistem yang saling terhubung antara divisi lainnya sesuai dengan tugas dari masing-masing divisi. Dengan desain antar muka yang mudah dipahami oleh pengguna?

3 3 1.3 Pembatasan Masalah Untuk mencegah terjadinya pelebaran pembahasan, maka dibuat pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Dalam laporan transaksi penjualan tidak membahas detail jenis obat obatan. 2. Dalam laporan transaksi keuangan hanya melaporkan pendapatan keuangan saja tidak secara mendetail pendapatan keuangan tersebut hasil dari uang tunai, debit, dan kartu kredit. 3. Dalam laporan transaksi tidak menghasilkan laporan tanggal kadaluarsa produk, retur penjualan. 4. Hanya menangani pada pengolahan data penjualan dan pembelian data produk, tidak melaporkan data distributor. 5. Tidak membuat table untuk keuntungan dari harga obat yang dijual. 6. Tidak membuat laporan PPN. 7. Tidak membahas rektur obat kepada pihak distributor. 8. Sistem tidak memberikan notifikasi ketika stok dalam masa kadaluarsa dan dalam jumlah minimum produk. 9. Hanya mencetak laporan kuitansi pembayaran. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Ada pula tujuan dari penelitian ini, yaitu : 1. Menghasilkan sistem informasi transaksi dan stok produk untuk mempercepat proses pembuatan laporan-laporan transaksi penjualan,

4 4 dan nomer transaksi dapat termanajemen dengan baik tanpa adanya perubahan nomer transaksi. 2. Untuk divisi apoteker dapat menampilkan status keterangan pembelian produk dengan beli bebas ataupun dengan resep dokter. 3. Untuk divisi gudang dapat memasukan produk sesuai tanggal diterima produk, dapat melihat jumlah stok dan harga obat. 4. Untuk divisi kasir dapat menampilkan status keterangan jenis pembayaran yang di lakukan oleh konsumen. Manfaat Penelitian Dengan adanya penelitian ini, diharapkan sistem program yang akan dibuat nantinya akan bermanfaat untuk mempermudah pekerjaan karyawan yang ada di Apotek RSIA Anggrek Mas dalam pengadaan pendistribusian stok produk dan hasil laporan transaksi penjualan produk. Dengan adanya program ini, karyawan tidak perlu lagi kesulitan saat terjadi pembatalan transaksi produk karena nomer transaksi tidak akan berubah dan produk yang tidak jadi dibeli akan langsung masuk ke dalam sistem lagi secara otomatis. Sehingga stok produk dalam sistem dan stok produk fisik tidak mengalami perselisihan. 1.5 Metode Penelitian Teknik Pengumpulan Data Metode penelitian yang akan digunakan selama proses perancangan sistem monitoring stok produk di Apotek RSIA Anggrek Mas ini adalah sebagai berikut : 1. Observasi Penelitian ini dilakukan dengan cara mensurvei dan mengamati sistem transaksi antara pelanggan dan

5 5 karyawan dalam proses penginputan data pembelian produk dan transaksi pembayaran. 2. Wawancara Penelitian ini dilakukan dengan mengajukan beberapa pertanyaan spesifik kepada pihak pihak yang terkait diantaranya adalah divisi gudang, divisi apoteker, divisi kasir, dan divisi farmasi di dalam sistem yang sedang berjalan. Sehingga dapat menentukan kebutuhan pengguna dalam pembuatan pengembangan sistem. 3. Studi Dokumentasi Studi dokumentasi suatu bentuk perolehan data yang bersumber dari dokumen laporan-laporan dari Apotek RSIA Anggrek Mas, yang berupa berkas-berkas penjualan, dan data stok produk Metode Perancangan Sistem Metode yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem adalah dengan menggunakan metode Waterfall dengan tahap tahapan sebagai berikut : Tahap Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Tahap ini merupakan tahap dimana user menyatakan keinginannya tentang sistem seperti apa yang sebenarnya mereka butuhkan sehingga membantu proses pekerjaan mereka Tahap Peracangan Tahap ini dilakukan perancangan terhadap perangkat lunak yang akan dibangun. Hasil kebutuhan analisi perangkat lunak

6 6 dijadikan bahan pertimbangan dalam melakukan perancangan basis data dan proses ini sebagai sebuah tampilan antar muka Tahap Pengkodean Pembuatan kode merupakan tahap merubah hasil dari tahap desain menjadi tahapan yang dapat dibaca atau di mengerti oleh bahasa pemograman komputer sehingga menjadi sebuah program komputer baik itu dalam tampilan antar muka ataupun sistem logika Tahap Penerapan dan Pengujian Tahap ini dilakukan pengujian program yang sudah dibuat, untuk menemukan kesalahan ataupun kekurangan pada perangkat lunak agar berjalan sesuai dengan kebutuhan user. 1.6 Sistematika Penulisan Sistematika penulisan dibuat untuk memberikan gambaran secara umum mengenai isi dari skripsi ini. Berikut adalah gambaran umum dari setiap bab : BAB I : PENDAHULUAN Pada bab ini merupakan pendahuluan yang menjelaskan latar belakang, pembatasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dari Sistem Monitoring Stok Produk pada Apotek RSIA Anggrek Mas, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Pada bab ini merupakan landasan teori yang melandasi teori-teori pengembangan sistem informasi dalam pembuatan program.

7 7 BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN Pada bab ini memberikan penjelasan pengolahan data primer yang telah diperoleh dari hasil wawancara sehingga menjadi data sekunder yang dapat dijadikan untuk menentukan kebutuhan sistem dan user. Setelah mendapatkan kebutuhan sistem, maka selanjutnya masuk ke dalam proses perancangan sistem berdasarkan kebutuhan sistem dan user yang telah di tentukan. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini berisi tentang hasil dan pembahasan dari implementasi yang telah dibangun. Selanjutnya akan di uji untuk melihat apakah sistem sudah layak atau tidak untuk digunakan oleh user. BAB V : PENUTUP Pada bab ini berisi tentang kesimpulan pada penelitian yang dilakukan dan harapan saran dari pembaca untuk mengembangkan penelitian berikutnya sesuai dengan perkembangan kebutuhan sistem yang ada.