ISO 1001 By: Ryan Torinaga
Daftar Isi Arti ISO Tujuan ISO 9001 Klausul ISO 9001 Kunci Penerapan ISO Cara Penerapan ISO
Arti dari ISO Berarti Sama Badan standarisasi dunia Didirikan sejak tahun 1947 Terdiri dari 130 negara Berkedudukan di Jenewa, Swiss
ISO & Jenis ISO ISO 9001 Sistem Manajemen Mutu Bukan Mutu Produk ISO 14001 Environmental ISO 22000 Food Safety Control
Tujuan ISO 9001 Standard yang dipakai sekarang ini: ISO 9001:2008 Standar mutu yang dihasilkan oleh ISO TC 176 Dikembangkan pada tahun 1979 dan dipublikasikan pada tahun 1987 Tujuan ISO 9001:2008 Persyaratan Pelanggan Produk sesuai dengan persyaratan (Philips crosby) Kepuasan pelanggan (K. Ishikawa) Pemecahan masalah /Continual Improvement (E. Deming) Membuat sistem kerja menjadi standar Sebagai standar kerja karyawan baru Kerja lebih efektif dan efisien APAKAH DENGAN ADANYA ISO 9001, MUTU PRODUK PASTI BAIK?
Kepuasan Pelanggan ISO FOCUS pada KEPUASAN PELANGGAN. Siapa Pelanggan Anda? Pelanggan Eksternal Pembeli Pemakai Pembuat keputusan Penyandang dana Pelanggan Internal Yang menerima output dari proses anda (next process is your customer)
Klausul (TOTAL 8 Klausul) P E R S Y A R A T A N P E L A N G G A N PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN DARI SISTEM MANAJEMEN Mutu Manajemen sumber daya INPUT Tanggung jawab Manajemen Realisasi produk Pengukuran, analisa, perbaikan OUTPUT Produk P E L A N G G A N K E P U A S A N
PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Persyaratan Umum 4.2. Persyaratan Dokumentasi 4.2.1. Umum 4.2.2. Pedoman Mutu (PM) 4.2.3. Pengendalian Dokumen 4.2.4. Pengendalian Catatan PERSYARATAN PELANGGAN MANAJEMEN. SUMBER DAYA TANGG. JAWAB MNGT. Quality system clauses - detail PENGUKURAN, ANALISA, PERBAIKAN Continual improvement KEPUASAN PELANGGAN 5.1. Komitmen Manajemen. 5.2. Fokus terhadap Pelanggan 5.3. Kebijakan Mutu 5.4. Perencanaan. 5.4.1. Sasaran Mutu. 5.4.2. Sistim Manajemen Mutu. 5.5. T.jawab,Wewenang & Komunikasi 5.5.1. Wewenang & Tanggung jawab. 5.5.2. Wakil Manajemen (MR). 5.5.3. Komunikasi internal. 5.6.Tinjauan Manajemen. 6.1. Pengawasan Sumber Daya 6.2. Sumber Daya Manusia. 6.2.1. Umum (karyawan yang mempengaruhi mutu harus cakap). 6.2.2. Kecakapan, kesadaran & pelatihan. 6.3. Infrastruktur. 6.4. Lingkungan Kerja. REALISASI PRODUK 7.1. Perencanaan Produksi 7.2. Proses yg berhubungan dng pelanggan 7.2.1. Identifikasi persyaratan yg berhubungan dng pelanggan. 7.2.2. Tinjauan persyaratan yg berhubungan dengan pelanggan. 7.2.3. Komunikasi dengan pelanggan. 7.3. Desain dan pengembangan.@ 7.4. Pembelian. 7.4.1. Pengendalian pembelian. 7.4.2. Informasi pembelian. 7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli. 7.5. Pengaturan produksi & Pelayanan. 7.5.1. Pengendalian pengaturan produk & pelayanan. 7.5.2. Validasi proses produksi & jasa. 7.5.3. Identifikasi & mampu telususr. 7.5.4. Barang milik pelanggan. 7.5.5. Pemeliharaan produk. 7.6. Pengendalian Alat Ukur. PRODUK 8.1. Perencanaan 8.2. Pengukuran & Pemantauan. 8.2.1. Kepuasan Pelanggan 8.2.2. Audit Internal. 8.2.3. Pengukuran & Pemantauan proses. 8.2.4. Pengukuran & Pemantauan produk. 8.3. Pengendalian ketidaksesuaian. 8.4. Analisa data. 8.5. Peningkatan. 8.5.1. Perencanaan untuk peningkatan berkesinambungan. 8.5.2. Tindakan koreksi. 8.5.3. Tindakan pencegahan.
PRINSIP ISO 9001
4.1 Persyaratan Umum 1. Menetapkan Proses yang diperlukan (Proses Bisnis) 2. Menentukan urutan dan interaksi dari proses2 (SOP) 3. Menentukan Metode yang diperlukan untuk melaksanakan suatu aktifitas (WI) 4. Memastikan informasi yang mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut (form & standard) 5. Memantau, mengukur dan analisa proses 6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan dan secara berkesinambungan meningkatkan proses tersebut.
Proses Bisnis (Sample)
4.2 Persyaratan Dokumentasi LEVEL 1 Level 2 Level 3 Level 4 Manual Mutu Persyaratan & Kebijakan Perusahaan S.O.P Standard Operating Procedure Alur Proses Dokumen Pendukung Work Instruction, Standard Form Catatan Mutu
Example SOP Makan Pagi SOP : RES/SOP/01 Rev 00 Tanggal Efektif : 1 April 2008 Tujuan: Memastikan proses makan siang berjalan lancar. Prosedur: 1. Jadwal makan pagi 1.1. Makan pagi dilaksanakan pada jam 8-9 untuk hari Senin - Jumat 1.2. Makan pagi dilaksanakan pada jam 9-10 untuk Sabtu Minggu 2. Persiapan makan pagi 2.1. Koki wajib merencanakan menu makan pagi 1 hari sebelum pelaksanaan 2.2. Asisten koki harus menyiapkan semua bahan yang diperlukan pada jam 4 sore 1 hari sebelum pelaksanaan 2.3. Apabila terdapat bahan yang kurang, maka asisten koki dapat meminta bagian pembelian untuk membeli bahan yang diperlukan 3. Pelaksanaan 3.1. Koki mulai memasak pada jam 6 pagi. 3.2. Meja harus ditata rapi pada jam 7 pagi agar makanan dapat dikeluarkan tepat waktu pada jam 8:00
Example WI Penataan Meja WI nomor : RES/01-01 Rev 00 Tanggal efektif : 1 April 2008 Work Instruction 1. Hitung jumlah orang yang akan makan pagi 2. Siapkan peralatan makan yang diperlukan untuk makan pagi sesuai standard piring (RES/STD/03) 3. Letakan kain putih di atas meja 4. Letakan semua peralatan makan di atas meja 5. Pastikan tissue di atas meja masih tersedia isi ulang apabila diperlukan
Example Standard Piring Standard Nomor : RES / STD / 03 Tanggal efektif : 1 April 2008 Tipe Diameter (cm) Alat makan Bakmi Mangkuk Diameter 20 Sumpit Sup Mangkuk 10 Sendok Nasi Piring 20 Sendok & Garpu Salad Piring 20 Garpu
No 5. Tanggung Jawab Manejemen Tanggung Jawab 1 Membuat, memelihara & sosialisasikan Kebijakan & Sasaran Mutu Kebijakan mutu: - Membuat makanan yang enak sesuai dengan persyaratan Sasaran mutu: - 0 Customer Complain - 15 menit delivery 2 Memastikan persyaratan pelanggan menjadi fokus dalam organisasi - Persyaratan pelanggan - Persyaratan pemerintah Sosialisasi: - Tempelkan kebijakan dan sasaran di setiap ruangan - Meeting target & hasil per 3 bulan 4 Memastikan proses yang sesuai diterapkan untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan sasaran mutu dapat tercapai 5 Memastikan bahwa sistem manajemen mutu berjalan efektif dan efisien: - Tinjauan Manejemen - Audit 6 Memastikan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan (HR Department)
No 6. Manajemen Sumber Daya Tanggung Jawab 1 Pastikan ketersediaan sumber daya untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen mutu, kepuasan pelanggan dan pihak yang berkepentingan 2 Kompetensi SDM dapat dilihat dari skill, pendidikan, pengalaman dan training 3 Sumber daya manusia harus berkompeten sesuai dengan operasi bisnis 4 Sarana dan prasaran untuk mencapai sasaran mutu harus tersedia misal gedung, ruang kerja, peralatan, sarana transportasi
Competency Matrix
No 7 Realisasi Produk Tanggung Jawab 1 Perencanaan Produk -> Produk yang diproduksi / Spesifikasi 2 Tinjauan Persyaratan yang berkaitan dengan produk 3 Komunikasi dengan Pelanggan: Purchase Order / Spesifikasi -> Tertulis 4 Perencanaan & Pengembangan -> R&D 5 Proses Pembelian -> Purchase order ke pemasok 6 Produksi - Rencana Produksi -> Jumlah / Personil / Peralatan - Kesiapan bahan - Identifikasi & Mampu telusur 7 Pemeliharaan Produk (Warehouse & Packaging) 8 Pengendalian Perlengkapan Pemantauan & Pengukuran -> Pengukuran proses / QC in proses
8. Pemantauan & Pengukuran Kepuasan Pelanggan Survey Kepuasan Penanganan Keluhan Internal Audit Audit Antar Department Audit Proses / Audit Department Korektif & Preventif Kemampuan Proses mencapai hasil Menerapkan Korektif & Preventif Pemantauan & Pengukuran Pengujian Produk Reporting Pengedalian produk yang tidak sesuai (NC) Verifikasi & kalibrasi alat ukur
Kunci Penerapan ISO Tanggung jawab manajemen Komitmen. Kepemimpinan. Dukungan manajemen & memberdayakan karyawan Membuka & memelihara komunikasi dengan karyawan.
Kunci Penerapan ISO Alokasi sumber daya. Menunjuk seorang Wakil Manajemen (MR) Menunjuk Pengendali Dokumen Menunjuk Auditor Mutu Internal Mengalokasikan sumber daya yang diperlukan seperti tenaga kerja, waktu, biaya dan peralatan
Kunci Penerapan ISO Dokumentasi dan penerapan yang sesuai Efisien, efektif, fleksibel & mudah dilaksanakan. Mudah untuk diaudit dan disertifikasi. Mengunakan bahasa yang mudah dimengerti
Kunci Penerapan ISO Penerapan yang sistematik Menjamin seluruh kegiatan operasi telah terlibat. Menggambarkan keterkaitan proses antara fungsi organisasi. Melakukan uji coba dari sistem mutu yang telah dibuat. 6. Faktor-faktor manusia Kesadaran, Kemauan, Kemampuan, Disiplin, Kerjasama, Komunikasi, Proaktif
Memelihara Sistem Majemen ISO Disiplin / konsisten Menerapkan Usaha yang berkesinambungan Komitmen dari manajemen dan karyawan Kerjasama dari seluruh karyawan Motivasi untuk meningkatkan mutu
Cara penerapan ISO Identifikasi Tujuan ISO Persyaratan pelanggan Improvisasi Effisiensi Pilih Konsultan Harga Rendah (Basic) High Tinggi (Comprehensive) 5 mil 50 mil Pilih Badan Sertifikasi Customer Request Strictness Quality 10 mil 40 mil
SELESAI