UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

Transkripsi

1 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) No. SOP-PPM-07 Status Dokumen : 0 Master o Salinan No. Nomor Revisi : 00 Tanggal Terbit : 01 September 2016 Jumlah Halaman : 9 (sembilan) Nama Hadi Kusnanto, S.T Drs. Noto Adam, M.M Jabatan ISO Secretariat Management Re resentative 01 September doiajmen ini sepenuhnya merupakan rahasia dan tidak boleh diperbanyak, baik.;a:;;oo. ~nmaupun selurohnya kepada pihak lain tanpa ijin tertulis dan Rektor

2 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 01 September 2016 Halaman 1 dari 7 DAFTAR REVISI No.R ev Tanggal Halaman Tertulis Revisi

3 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 01 September 2016 Halaman 2 dari 7 DAFTAR ISI Halaman Judul dan Persetujuan. 1 Daftar Revisi. 2 Daftar Isi. 3 I. TUJUAN. 4 II. RUANG LINGKUP. 4 III. REFERENSI. 4 IV. DEFINISI. 4 V. KETENTUAN UMUM. 5 VI. KRITERIA KEBERHASILAN. 5 VII. PROSEDUR. 6 VII. DOKUMEN PELENGKAP. 8

4 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 01 September 2016 Halaman 3 dari 7 I. TUJUAN Sebagai panduan melakukan tindakan koreksi/perbaikan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dan tindakan pencegahan untuk menghilangkan penyebab potensi terjadinya ketidaksesuaian. II. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup mencatat sampai memonitoring tindakan koreksi dan pencegahan terhadap ketidaksesuaian penyampaian jasa di lingkup Universitas Muhammadiyah Surabaya. III. REFRENSI 3.1. ISO 9001:2008 pasal Pengendalian Produksi dan Penyediaan Jasa 3.2. Manual Mutu Universitas tahun 2016 IV. DEFINISI 4.1. Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan atau ketentuan-ketentuan lain yang telah ditetapkan Tindakan Koreksi/Perbaikan adalaah tindakan menghilangkan penyebab ketidak sesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki Tindakan Pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki.

5 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 01 September 2016 Halaman 4 dari 7 V. KETENTUAN UMUM 5.1. Usulan tindakan perbaikan dan pencegahan Setiap personil yang terkait dengan penyampaian jasa dapat memberikan usulan tindakan koreksi dan pencegahan sesuai dengan masalah yang timbul Usulan tindakan koreksi dan pencegahan dapat berasal dari : Audit mutu internal Audit mutu eksternal Keluhan pelanggan Identifikasi ketidaksesuaian Ketidaksesuaian yang ditemukan dari audit mutu internal akan diidentifikasi sesuai dengan prosedur Audit Mutu Internal (PM-PPM-03) Ketidaksesuaian yang terkait dengan suplier dapat diidentifikasi dari Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa Ketidaksesuaian yang terkait dengan pelanggan dapat diidentifikasi melalui Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan (PM-PPM-06) Ketidaksesuaian yang ditemukan dari pemeriksaan penyampaian jasa diidentifikasi dengan Prosedur Pengendalian Produk tidak Sesuai (PM-PPM-10). VI. KRITERIA KEBERHASILAN Berjalannya proses tindakan perbaikan untuk mengeliminir potensi terjadinya ketidaksesuaian.

6 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 01 September 2016 Halaman 5 dari 7 VI. PROSEDUR 6.1. Tinjauan Permintaan Tindakan Koreksi/Perbaikan dan Pencegahan Pengusul akan mencatat setiap ketidaksesuaian yang perlu ditindaklanjuti pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM -01-PPM-07). Form tersebut dan bukti pendukungnya disampaikan kepada MR MR akan meninjau apakah Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan tersebut perlu untuk ditindaklanjuti Jika tidak perlu untuk ditindak lanjuti, maka PTPP tersebut akan disimpan Jika perlu ditindak lanjuti, MR akan memberikan nomor pada formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan tersebut MR akan meneruskan PTPP tersebut kepada bagian terkait dan salinannya disimpan oleh ISO Secretariat Analisa penyebab masalah Dekan, Kaprodi dan Ka. Unit terkait harus menganalisa penyebab ketidaksesuaian/ potensi ketidaksesuaian guna menetapkan tindakan koreksi / tindakan pencegahan yang harus diambil Analisa ini dapat dilakukan dengan cara mengevaluasi rekaman mutu yang ada termasuk rekaman hasil audit, laporan keluhan pelanggan, rekaman tinjauan manajemen, evaluasi vendor, statistik dll Hasil analisa mengenai penyebab ketidaksesuaian akan dicantumkan pada form Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan termasuk juga rencana implementasi, batas waktu pelaksanaan dan personil yang bertanggung jawab.

7 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 01 September 2016 Halaman 6 dari Tindakan Perbaikan Tindakan perbaikan dapat ditetapkan setelah penyebab ketidaksesuaian teridentifikasi dengan jelas melalui analisa masalah Bagian yang terkait harus menerapkan tindakan koreksi / pencegahan sesuai dengan keputusan dalam pembahasan analisa masalah Tindakan Pencegahan Tindakan pencegahan dapat ditetapkan setelah penyebab potensial terjadinya masalah teridentifikasi dengan jelas Tindakan pencegahan dapat juga diambil berdasarkan hasil statistik yang menunjukkan adanya suatu kecenderungan yang menunjukkan potensi terjadinya masalah. Penetapan tindakan pencegahan harus berdasarkan pada tingkat potensi permasalahan Monitoring Tindakan Koreksi dan Pencegahan Dekan, Kaprodi dan Ka. Unit terkait terkait harus memastikan bahwa tindakan koreksi/ pencegahan yang direncanakan telah dilaksanakan dan efektif untuk menyelesaikan masalah MR akan memverifikasi dan menilai keefektifan setiap Tindakan Koreksi dan Pencegahan yang telah selesai ditindaklanjuti MR akan mencatat semua tindakan koreksi/ pencegahan pada Log Status Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (FM -02-PPM-07). Hasil penerapan tindakan koreksi/ pencegahan akan dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen.

8 No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 01 September 2016 Halaman 7 dari 7 VIII. DOKUMEN PELENGKAP 7.1. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-01-PPM-07) Formulir Log Status Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-02-PPM-07).

9 FORMULIR No. Dokumen FM-01-PPM-07 PERMINTAAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN No. Revisi 00 Tgl. Berlaku 01 September 2016 Halaman 1 dari 1 No. PTPP : Bagian/Urusan/Unit : Tgl. PTPP : Temuan oleh Karyawan / Unit Keluhan Pelanggan Eksternal Audit Uraian Ketidaksesuaian Lain-lain (disi oleh pelapor) Pelapor Penerima Tanggal Analisa Penyebab Masalah (Diisi oleh Kepala Unit) Tindakan Perbaikan & Pencegahan Tanggal Rencana Penyelesaian Tindakan Perbaikan & Pencegahan : (Diisi oleh Kepala Unit/MR) Tanggal Penyelesaian Tindakan Perbaikan & Pencegahan Pelaksana Tindakan Perbaikan & Pencegahan Kepala Unit/MR Nama/TTD Nama/TTD

10 Form no. FM-02-PPM-07 Revisi no. 00 Tgl. efektif 01 September 2016 LOG STATUS TINDAKAN PERBAIKAN PERIODE: TGL. No. PTPP* KETIDAKSESUAIAN INVESTIGASI URAIAN MR TGL. PERBAIKAN YANG SUDAH DILAKUKAN TGL. STATUS * PTPP : Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan disiapkan oleh, Management Representative