PEDOMAN MANAJEMEN MUTU UPT PUSKESMAS II NEGARA No Kode : Terbitan : No Revisi : Tgl Mulai Berlaku : Halaman :

Transkripsi

1 1. PENDAHULUAN Pedoman Manajemen Mutu ini menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas Timika. Semua ketentuan maupun persyaratan serta kebijakan yang tertuang dalam Pedoman Manajemen ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan operasional Puskesmas Timika. Sistem manajemen mutu ini mulai berlaku tanggal 20 Mei Penerapan sistem manajemen mutu dimaksudkan untuk menjadikan gambaran secara umum sistem manajemen mutu dalam mencapai komitmen mutu, sasaran mutu, serta kepuasan pelanggan sehingga tujuan Puskesmas Timika secara keseluruhan dalam aspek mutu tercapai. 2. PROFIL PUSKESMAS Nama : Alamat :... Produk: 1. Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan Pendaftaran dan Rekam Medik Klinik Umum Klinik Gigi Pelayanan Imunisasi Pelayanan Kesehatan Ibu Pelayanan Kesehatan Anak Pelayanan Obat Pelayanan Laboratorium Pelayanan KB Pelayanan Gizi Pelayanan Konseling Remaja Pelayanan Gawat Darurat 2. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat Program Posyandu Lansia Program Posyandu Balita Upaya Kesehatan Sekolah (UKS) UKGS Pusling

2 Dokumen Terkait: Bias Kesling PHN Promkes Surveilens 1. Pedoman Penyelenggaraan Puskesmas: Kemenkes No 75 Tahun Pedoman Pengobatan Puskesmas SPO tiap Program 4. Peraturan Bupati ttg Struktur Organisasi Puskesmas 5. Profil Puskesmas Timika 2.1 VISI MISI PUSKESMAS Visi: Misi: STRUKTUR ORGANISASI Kegiatan operasional dan interaksi fungsi-fungsi dalam menjalankan kegiatannya dipetakan sebagaimana tampak dalam bagan (terlampir) 3. LINGKUP APLIKASI Pedoman Manajemen Mutu ini digunakan pada seluruh pelayanan Puskemas Timika, meliputi Upaya kesehatan Perorangan serta upaya kesehatan

3 masyarakat dan diimplementasikan dengan pengecualian pada klausul 7.3 persyaratan ISO 9001 :2008 tentang desain dan pengembangan. Hal ini dilakukan karena berdasarkan pada Peraturan Menteri Kesehatan RI No: 75 Tahun 2014 bahwa Puskesmas, dalam hal ini adalah Puskesmas Timika merupan Unit Pelaksana Teknis (UPT) dari Dinas Kesehatan Kabupaten Mimika. Oleh karenanya, Puskesmas Timika tidak melakukan proses Desain dan Pengembangan Pelayanan mandiri. 4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Persyaratan Umum a) Sistem Manajemen Mutu Dinas Puskesmas Timika dibuat berdasarkan persyaratan standar ISO-9001:2008. b) Seluruh fungsi ataupun kegiatan termasuk kegiatan yang dikontrakkan pada pihak luar dikendalikan sesuai sistem manajemen mutu ini. c) Sumberdaya maupun informasi yang diperlukan untuk menjalankan sistem manajemen mutu dipastikan dipenuhi, termasuk sumberdaya untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran mutu yang ingin dicapai. d) Manajemen memantau, mengukur, menganalisa setiap proses atau kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan. e) Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen: Plan Do Check Action dan pengendalian proses dilakukan sejak awal. 4.2 Persyaratan Dokumen Umum Sistem manajemen mutu PuskesmasTimika didokumentasikan dalam bentuk dan terdiri dari: a) Pedoman Manajemen Mutu

4 b) Prosedur kerja c) Sasaran mutu d) Formulir e) Rekaman/Arsip Mutu Pedoman Manajemen Mutu Pedoman Manajemen Mutu ini disiapkan oleh Tim Pengembangan Manajemen Mutu Puskesmas Timika dan disahkan oleh Kepala Puskesmas Timika serta didelegasikan kepada Wakil Manajemen (Management Representative/ MR) yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Manajemen Representative bertanggung jawab untuk menjamin sistem manajemen mutu dengan semua kebijakan/ persyaratan yang tertuang didalamnya dipahami oleh karyawan dan pimpinan serta dilaksanakan secara konsisten berdasarkan persyaratan standar ISO 9001:2008. Pedoman Manajemen Mutu ini termasuk dokumen yang dikendalikan, sehingga tata cara pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana tertuang dalam prosedur pengendalian dokumen. Pedoman Manajemen Mutu ini akan ditinjau ulang 1 (satu) tahun sekali untuk penyesuaian / perbaikan. DOKUMEN TERKAIT 1. SK Tim Pengembangan Manajemen Mutu Puskesmas 2. SK Wakil Manajemen/MR Sistem Pengendalian Dokumen Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali. a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu.

5 b) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar. c) Cara pengendalian dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami oleh semua karyawan.. d) Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal-hal sbb: Cara pembuatan dokumen Cara pengesahan dokumen sebelum digunakan Peninjauan ulang & revisi dokumen Penempatan /penggunaan dokumen Identifikasi dan ketelusuran dokumen Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku e) Pedoman Manajemen mutu, prosedur kerja atau SPO dikendalikan secara terpusat oleh sekretariat ISO dibawah koordinasi MR. Sedangkan dokumen pendukung lainnya seperti panduan program (UKM) dan dokumen eksternal lainnya dikelola oleh masingmasing unit setelah medapatkan pengesahan dari secretariat ISO Puskesmas. DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur Pengendalian dokumen Pengendalian Rekaman/Arsip Mutu Semua rekaman/arsip/catatan mutu dikelola dengan baik. a) Rekaman adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari kegiatan yang telah dilaksanakan. b) Tujuan pengendalian rekaman adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.

6 c) Rekaman dipastikan teridentifikasi dengan jelas dan ditata dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan. d) Rekaman yang ada pada unit dikendalikan oleh masing-masing koordinator unit pelayanan/ program. DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur Pengendalian Rekaman 5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen Top Manajemen Manajemen Puskesmas bertekad untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang diinginkan. Untuk itu maka diwajibkan Kepala Puskesmas dan koordinator unit pelayanan/program untuk: f) Memahami konsep sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara konsisten. g) Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan. h) Memastikan seluruh karyawan memahami esensi sistem manajemen mutu. i) Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai j) Melakukan evaluasi untuk melihat efektivitas sistem manajemen mutu. k) Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan sistem l) Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan

7 5.2 Fokus Pelanggan Kepala Puskesmas, koordinator Unit dan Koordinator pelayanan/program terkait dengan pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang pelanggan Puskesmas Timika. Koordinator unit pelayanan/program memelihara dan senantiasa memperbaharui data pelanggan serta catatan tentang pelanggan untuk memungkinkan karyawan memahami profil setiap pelanggan, sedangkan Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk : a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh pelanggan Puskesmas Timika. b) Mengkomunikasikan informasi persyaratan pelanggan kepada Unit secara tercatat c) Memastikan setiap Koordinator unit pelayanan/program yang berhubungan dengan informasi persyaratan pelanggan bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan kegiatan berikutnya secara terkendali. DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur identifikasi persyaratan pelanggan 2. Prosedur penanganan keluhan pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu a) Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi Puskesmas Timika yang memuat komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan. b) Isi Kebijakan mutu sejalan dengan visi - misi atau tujuan Puskesmas

8 c) Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu, mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan yang akan dilakukan. d) Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan Puskesmas e) Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin kesesuaiannya Kebijakan Mutu Puskesmas Timika adalah: Puskesmas Timika Berkomitmen untuk memberikan pelayanan Prima dan terbaik sesuai dengan pesyaratan pelanggan dan ketentuan perundangan yang berlaku dengan melakukan evaluasi dan tindak lanjut secara terus menerus dan berkesinambungan. 5.4 Perencanaan Sasaran Mutu a) Setiap Unit menetapkan sasaran-sasaran dengan kaidah SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound) b) Koordinator Unit memastikan Unit yang dipimpinnya membuat perencanaan kerja untuk mencapai sasaran-sasaran unit kerjanya. c) Sasaran mutu sesuai dengan kebijakan mutu dan mendukung tercapainya visi dan Misi Puskesmas d) Sasaran sasaran setiap Unit dipastikan terdokumentasi Perencanaan sistem manajemen mutu Puskesmas beserta setiap Unit berkewajiban membuat perencanaan kerja (Renja) termasuk : a) Merencanakan sistem manajemen mutu

9 b) Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan secara efektif c) Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan dicapai d) Memelihara/ mempertahankan sistem manajemen mutu pada fungsinya masing-masing e) Melakukan perbaikan /penyempurnaan sistem manajemen mutu f) Merencanakan peningkatan hasil kerja DOKUMEN TERKAIT: 1. Dokumen sasaran mutu 2. Laporan Pencapaian Program 5.5 Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang Tanggung Jawab dan Wewenang Tugas, tanggung jawab & wewenang karyawan/pimpinan diatur dengan jelas dan terdokumentasi khususnya karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan a) Setiap pegawai Struktural dan staf pelaksana dipastikan memahami tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. b) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat oleh Kepala Puskesmas c) Dokumen uraian tugas dipegang oleh staf yang bersangkutan dan salinan disimpan di Unit Tata Usaha Puskesmas. d) Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi perubahan proses pekerjaan. e) Uraian tugas dibuat berdasarkan Tupoksi yang ada. DOKUMEN TERKAIT :

10 1. Struktur Organisasi dan Tupoksi Puskesmas Wakil Manajemen (Management Representative) Wakil manajemen adalah seorang pegawai internal Puskesmas Timika yang ditunjuk oleh Kepala Puskesmas dan bertanggung jawab untuk menjamin kesesuaian dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu. Wakil Manajemen mendapat otoritas yang cukup untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sbb : a) Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standar. b) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi. c) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan. d) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus. e) Melaporkan hasil atau kinerja sistem manajemen mutu kepada Kepala Puskesmas f) Mengupayakan peningkatan kesadaran dan pemahaman karyawan dalam sistem manajemen mutu. g) Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. h) Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan kesadaran mutu keseluruh karyawan. i) Melakukan komunikasi kepada seluruh karyawan j) Mengkoordinasikan kegiatan internal audit DOKUMEN TERKAIT 1. Uraian tugas & tanggung jawab Wakil Manajemen 2. Prosedur Tinjauan Manajemen

11 5.5.3 Komunikasi Internal Komunikasi internal antar pimpinan dengan karyawan merupakan kegiatan yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik dan menekankan hal-hal sbb: a) Kepala Puskesmas mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar. b) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahan mengenai sistem manajemen mutu. c) Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target pekerjaan yang ingin dicapai. d) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah ditetapkan dipenuhi. e) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi. f) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada karyawan g) Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan pelanggan h) Penyelenggaraan rapat koordinasi dan diatur dengan baik. i) Kepala Puskesmas mengadakan pertemuan rutin dengan seluruh staf setiap 1 (satu) bulan sekali dan pertemuan khusus apabila diperlukan. DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur Komunikasi Internal 5.6 Tinjauan Manajemen Umum

12 Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu Masukan tinjauan manajemen a) Wakil manajemen melaksanakan rapat tinjauan manajemen minimal 6 bulan sekali. b) Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi atau dinotulenkan c) Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi dilaksanakan. d) Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sbb: hasil audit internal umpan balik / keluhan pelanggan kinerja proses/ hasil pelayanan hasil tindakan koreksi/pencegahan tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya rencana perubahan/ perbaikan Sistem manajemen Mutu Out put tinjauan manajemen a) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan b) Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan-keputusan/kesimpulan mengenai tindakan tindakan yang perlu diambil. c) Tatacara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur tinjauan manajemen DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur Tinjauan Manajemen

13 6. PENGELOLAAN SUMBERDAYA 6.1 Ketersediaan Sumberdaya a) Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi. b) Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh Koordinator Unit dan disampaikan kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur Pengadaan sarana prasarana 6.2Sumber Daya Manusia Umum Kepala Puskemas menjamin karyawan yang bekerja di Puskemas memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pengalaman, pelatihan,dan ketrampilan yang sesuai Kompetensi, Kepedulian, dan Pelatihan Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus dipastikan dipenuhi. Kepala Puskesmas bertanggung jawab untuk: a) Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya b) Memastikan pelatihan dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam bentuk, atau kegiatan apapun yang bertujuan memberikan kompetensi kepada karyawan. c) Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan permasalahan d) Mengevaluasi efektif/ tidaknya tindakan yang telah diambil

14 e) Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu demi kepuasan pelanggan f) Meminta Kabag TU untuk mengelola arsip karyawan yang memuat informasi mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja karyawan. DOKUMEN TERKAIT 1. Persyaratan kompetensi 2. Hasil analisis kompetensi tiap karyawan 3. Prosedur Penilaian Kinerja 4. Prosedur Pelatihan 5. Prosedur Pengendalian Rekaman 6. Uraian Tugas Karyawan 7. Data Karyawan 6.3 Sarana Kerja a) Sarana kerja / infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan persyaratan produk maupun proses dipastikan terpenuhi. b) Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat alat maupun fasilitas pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan. c) Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindak lanjuti sesuai prosedur yang berlaku. d) Ka Bag TU bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya.

15 DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur pemeliharaan sarana prasarana 2. Daftar Inventarisasi barang 6.4 Lingkungan Kerja a) Lingkungan tempat kerja dikendalikan b) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja senantiasa dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman. c) Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali. d) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan yang telah ditetapkan. e) Kepala Puskesmas mewajibkan semua karyawan untuk menjalankan program tata graha (5R= Ringkas Rapih Resik Rawat Rajin) f) Setiap Koordinator Unit bertanggung jawab untuk memastikan program 5 R dipahami dan dijalankan oleh seluruh karyawan pada setiap unit kerjanya. DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur Tata Graha 7. REALISASI PRODUK 7.1. Perencanaan Realisasi Produk Puskesmas Timika menetapkan dan merencanakan agar realisasi pelayanan konsisten dengan persyaratan-persyaratan dari sistem manajemen mutu,

16 serta telah didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metodemetode operasional yang digunakan oleh puskesmas. Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi pelayanan: a. Sasaran mutu untuk pelayanan, b. Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-sumber daya dan fasilitas terhadap pelayanan, c. Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria untuk pelayanan, d. Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan kesesuaian dari prosesproses dan pelayanan yang dihasilkan. Dokumen Terkait Prosedur Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan Prosedur Pengendalian Pelayanan Penunjang Prosedur Pengendalian Program

17 7.2 PROSES-PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN Penentuan Persyaratan-Persyaratan yang berkaitan dengan produk Kepala Puskesmas memastikan proses yang berhubungan dengan pelanggan untuk memenuhi kepuasan pelanggan sesuai Sistem Manajemen Mutu. Management Representative mengidentifikasi dan memastikan persyaratan pelanggan untuk dipenuhi sesuai dengan sistem pelayanan mutu puskesmas dan menjamin pemenuhan persyaratan pelanggan. Penanggungjawab Unit Pelayanan Terkait melaksanakan pelayanan sesuai dengan sasaran mutu untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan melakukan perbaikan untuk memenuhi persyaratan pelanggan Dokumen Terkait : Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan Pengendalian Pelayanan Penunjang Pengendalian Pelayanan Program Inform concern Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan Menetapkan persyaratan pelanggan yang terkait dengan pelayanan, meliputi : Persyaratan untuk menerima pelayanan dan proses pelayanan. Persyaratan lain yang diperlukan untuk pelanggan tertentu Komunikasi dengan pelanggan Puskesmas menetapkan dan menerapkan proses komunikasi yang efektif dengan pelanggan mengenai ; a. Informasi pelayanan b. Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan. 7.3 Desain dan Pengembangan

18 Puskesmas sebagai UPT Dinas Kesehatan Kab Mimika tidak mempunyai kewenangan untuk melakukan desain dan pengembangan produk/pelayanan, sehingga persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 terkait dengan desain dan pengembangan puskesmas dikecualikan 7.4. Pembelian Proses Pembelian Puskesmas Timika menjamin bahwa setiap barang yang dibeli sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditetapkan. Kepala Puskesmas menetapkan prosedur pengadaan barang di Puskesmas Tim pengadaan dan pengelolaan Barang Menerapkan,memelihara dan mengembangkan prosedur pengadaan barang di semua unit pelayanan. Menentukan pengadaan barang yang sesuai dan memenuhi kebutuhan yang diperlukan Koordinator Unit Pelayanan Terkait Mengidentifikasi kebutuhan barang yang akan dibutuhkan di unit pelayanan masing-masing Puskesmas Timika dapat memenuhi kebutuhan barang yang diperlukan oleh pelanggan dalam proses pelayanan. a. Menerangkan kalimat yang dimaksud dengan barang adalah : Alat Medis Alat Non Medis Obat-obatan Bahan habis Pakai Alat Tulis Kantor b. Menetapkan prosedur pengadaan barang untuk menetukan kebutuhan barang yang diperlukan dalam proses palayanan.

19 c. Kegiatan pengadaan barang dilakukan oleh seksi pengadaan dan pengelolaan barang. d. Sebelum pengadaan barang dilaksanakan semua persyaratan produk harus dibahas secara jelas. e. Perencanaan pengadaan barang harus terlebih dahulu dibuat sebelum dilaksanakan. f. Bila kegiatan pengadaan barang melibatkan unit-unit yang lain, maka harus dipastikan adanya kejelasan pengaturan mengenai keterlibatan/wewenang unit-unit terkait. g. Komunikasi pada semua tahap kegiatan pengadaan barang harus tercatat. Dokumen Terkait : Prosedur Pengadaan Barang

20 Informasi Pembelian Tim pengadaan dan pengolahan barang menjamin persyaratan yang tepat sebelum dikomunikasikan ke rekanan. Informasi memasukkan persyaratan pembelian untuk persetujuan pembelian barang menurut kriteria meliputi: Spesifikasi barang, harga, pembayaran, pengiriman, dan pelayanan purna jual Verifikasi Barang yang dibeli Puskesmas Timika menetapkan dan melaksanakan aktifitas verifikasi penerimaan untuk menjamin barang atau material yang dibeli sesuai dengan persyaratannya. 7.5 PELAYANAN Pengendalian Pelayanan Puskesmas Timika menentukan pengendalian pelayanan dan proses pelayanan ruang lingkup puskesmas melalui: a. Ketersediaan informasi dari pelayanan. b. Menetapkan prosedur kerja (SPO) yang dibutuhkan. c. Penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai untuk proses pelayanan. d. Menetapakan aktivitas pengukuran dan pemantauan Validasi Proses Produksi Menetapkan peraturan untuk validasi proses apabila diterapkan meliputi a. Prosedur peninjauan-ulang dan adanya kriteria persetujuan dari proses-proses. b. Persetujuan peralatan dan kualifiksi karyawan. c. Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikan d. Kebutuhan untuk catatan-catatan e. Validasi ulang

21 Identifikasi dan Mampu Telusur a) Seluruh pelayanan puskesmas yang telah dilaksanakan harus diidentifikasi sehingga mampu ditelusuri b) Secara garis besar, proses identifikasi melalui proses rekam medik, buku registrasi, laporan kegiatan, laporan program, dan sebagainya Barang Milik Pelanggan a) Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan kehilangan barang milik pelanggan selama berada di bawah kendali Puskesmas atau digunakan dalam proses pemberian pelayanan kepada pelanggan ybs. b) Bila barang milik pelanggan digunakan atau digabungkan dalam pemberian pelayanan (seperti: Data Rekam medik pasien, spesimen laboratorium, obat yang dibawa sendiri, alat kesehatan milik sendiri), maka barang tersebut harus diidentifikasi, diverifikasi, dilindungi dan dijaga. c) Bila ada barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau tidak sesuai maka hal tersebut harus dilakukan penanganan sesuai prosedur pengendalian ketidaksesuaian pelayanan Penjagaan produk a) Puskesmas melindungi kesesuaian produk selama proses internal dan penyerahan (seperti pengiriman vaksin, rujukan pasien) kepada petugas kesehatan/sarana kesehatan lainnya. b) Penjagaan ini meliputi identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan perlindungan

22 7.6. PENGENDALIAN ALAT PEMERIKSAAN DAN PENGUKURAN Kepala Puskesmas menetapkan dan menerapkan prosedur pengendalian alat ukur yang diperlukan untuk menjamin kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan dan agar menjamin kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran. Apabila dapat diterapkan, maka alat itu harus : a. Dikalibrasi dan disesuaikan setiap 1 tahun sekali atau sebelum dipergunakan b. Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi tidak sahih c. Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan selama penggunaan, pemeliharaan dan penyimpanan. d. Catatan tentang hasil-hasil kalibrasi didokumentasikan e. Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yag dinilai ulang, jika pada alat ukur itu ditemukan bahwa waktu kalibrasi telah jatuh tempo serta melakukan tindakan korektif. Dokumen Terkait 1. Prosedur Pengendalian Kalibrasi 2. Daftar Inventarisasi Barang 3. Prosedur Pemeliharaan Barang 8. PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN 8.1 Umum a) Semua unit melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap kegiatannya. b) Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan c) Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa. d) Hasil pengukuran/pemantauan/analisa dipakai untuk : Membuktikan kesesuaian pelayanan rawat jalan

23 Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu Melakukan perbaikan secara terus-menerus e) Metode pemantauan/ pengukuran /analisa /perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan. f) Bila teknik statistik dipergunakan maka dipastikan mengikuti kaidah-kaidah yang benar dan termuat dalam prosedur. DOKUMEN TERKAIT : 1. Prosedur Pengendalian Hasil Pelayanan yang Tidak Sesuai 12.2 Pengukuran dan Pemantauan Kepuasan Pelanggan a) Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap pelayanan rawat jalan yang diberikan puskesmas harus dipantau secara berkala. b) Pemantauan dimaksudkan untuk untuk menilai dan mengukur kinerja sistem manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan pelanggan telah dipenuhi. c) Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan informasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam prosedur. DOKUMEN TERKAIT : 1. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan 2. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan Audit Internal a) Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan

24 b) Tim audit dibentuk oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh Kepala Puskesmas dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum melaksanakan audit. c) Program audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit d) Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi. e) Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan. f) Dalam setiap pelaksanaan audit, auditor harus memperhatikan hasil audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya. g) Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal. h) Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan persyaratan audit. i) Koordinator unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindak-lanjuti temuan audit pada unit-nya. j) Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk mengeliminasi ketidak-sesuaian yang telah ditemukan k) Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan tindakan yang telah diambil. l) Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Manajemen Representatif DOKUMEN TERKAIT 1. Prosedur Audit Internal 2. Prosedur Tindakan Koreksi/Pencegahan

25 Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan/Program a) Metode pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu dan pelayanan/program harus dipastikan keabsahannya. b) Metode yang digunakan harus dapat dibuktikan kemampuannya untuk mencapai hasil yang telah direncanakan. c) Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka tindakan koreksi dan pencegahannya harus dilakukan untuk memastikan kesesuaian terhadap produk. DOKUMEN TERKAIT: 1. Prosedur Pelayanan/Program 2. Rekam medik Pemantauan dan Pengukuran Pelayanan/Program Puskesmas a) Pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas dilakukan sesuai prosedur b) Tujuan pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas untuk memastikan semua persyaratan pelayanan /program terpenuhi. c) Pengukuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang telah ditentukan. d) Pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas dilaksanakan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan yang tertuang dalam rencana monitoring pelayanan/program yang dibuat oleh MR e) Catatan hasil pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas harus dicatat termasuk personil yang melaksanakan.

26 12.3 Pengendalian Hasil Pelayanan yang Tidak Sesuai a) Hasil seluruh pelayanan/program yang tidak sesuai adalah yang kondisinya berada di luar batas persyaratan yang telah ditetapkan pada rencana monitoring pelayanan/program b) Hasil pelayanan/program yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak digunakan dan tidak dikirim ke proses selanjutnya c) Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk menangani yang tidak sesuai harus ditetapkan dalam prosedur. a) Konsesi adalah kesepakatan untuk memberi persetujuan terhadap Pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai. Di Puskesmas dinamakan Persetujuan Hasil Pelayanan f) Konsesi hanya boleh dilakukan dalam kondisi sangat khusus dan setelah mendapat persetujuan, minimal dari yang mewakili g) Bila Pelayanan Puskesmas tidak sesuai tidak di-konsesi maka harus ditangani secara tuntas dan efektif dengan salah satu atau beberapa cara berikut ini: Diperbaiki untuk menghilangkan ketidak-sesuaian Mengubah kegunaan Mengizinkan penggunaan/pengiriman atas persetujuan Diproses ulang h) Ketidak-sesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat i) Bilamana pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai diperbaiki maka harus dilakukan verifikasi ulang. g) Bilamana Pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai telah terlanjur diterima pelanggan, maka puskesmas harus mengambil langkahlangkah yang sesuai untuk menangani akibat /potensi akibatnya. DOKUMEN TERKAIT :

27 Prosedur Pengendalian hasil pelayanan Tidak Sesuai 12.4 Analisis Data a) Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola dengan baik b) Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalkan menggunakan teknik statistik. c) Analisa data dilakukan oleh setiap Koordinator Unit/Program, kegiatannya untuk mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses/melihat kesenjangan-kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan. b) Prosedur analisa data dibuat oleh MR dan menjadi acuan bagi semua fungsi lainnya. c) Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidaksesuaian ketidak-efektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan. d) Data dianalisa antara lain untuk memantau : Kepuasan pelanggan Kesesuaian terhadap persyaratan Pelayanan Puskesmas Karakteristik dan kecenderungan proses,pelayanan Puskesmas Kinerja Pemasok Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan. DOKUMEN TERKAIT Prosedur Analisis Data 12.5 Tindakan Koreksi/Prevensi dan Perbaikan Terus Menerus Program Perbaikan Terus Menerus

28 a) Seluruh karyawan dan koordinator wajib melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektivitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. b) Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu,sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan koreksi dan prevensi serta tinjauan manajemen. DOKUMEN TERKAIT Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan Tindakan Koreksi dan prevensi a) Penyebab-penyebab terjadinya ketidak-sesuaian dipastikan dieliminasi/ dihilangkan dan dicegah dari terjadi lagi. b) Tujuan dari tindakan koreksi dan tindakan prevensi adalah mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk meningkatkan kinerja puskesmas secara keseluruhan. c) Upaya tindakan koreksi /prevensi dipastikan sesuai dengan skala dampak yang dapat ditimbulkan dari masalah tersebut. d) Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya efektif, dipastikan prosedur tindakan koreksi disediakan yang mencakup: 1. Meninjau ketidak-sesuaian termasuk keluhan pelanggan. 2. Menentukan penyebab-penyebab masalah 3. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi 4. Menyimpan Rekaman Mutu tindakan koreksi 5. Meninjau efektivitas tindakan koreksi e) Koordinator Unit bertanggung-jawab memastikan tindakan koreksi/ prevensi yang telah dilaksanakan efektif f) Tindakan koreksi/ prevensi harus sesuai dengan dampak dari masalah

29 g) Prosedur tindakan koreksi/ prevensi dipastikan dibuat DOKUMEN TERKAIT Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan 9. PENUTUP Demikian Pedoman Manajemen mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala Puskesmas untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas, tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan. Selamat bekerja, Kepala Puskesmas dan seluruh karyawan mendukung sepenuhnya pelaksanaan sistem manajemen mutu ini sebagai komitmen bersama tanpa pengecualian.

30 REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN No. Isi Perubahan Tanggal mulai berlaku

31