PERSYARATAN MANAJEMEN LABORATORIUM PENGUJIAN SESUAI ISO/IEC : 2005

Transkripsi

1 PERSYARATAN MANAJEMEN LABORATORIUM PENGUJIAN SESUAI ISO/IEC : 2005 ASIAH PUSLITBANG KUALITAS DAN LABORATORIUM LINGKUNGAN - KLHK asiah1312@yahoo.com

2 Latar Belakang Apakah lab pengujian kita kompeten? Apakah hasil uji kita diakui oleh masyarakat dunia? Apakah sistem organisasi/sistem manajemen kita efisien? Apakah pelanggan lab puas dengan pelayanan kita? Akeditasi Lab ISO/IEC 17025:2005

3 Mengapa Lab. perlu diakreditasi? Memastikan bahwa lab. kompeten sesuai standard Meningkatkan kepercayaan pelanggan lab. terhadap validitas hasil pengujian Hasil uji diakui oleh masyarakat nasional, regional & internasional

4 Akreditasi berarti : - Peningkatan biaya (investasi) - Perlu waktu lebih - Perlu Pemikiran lebih - Perlu rekruitmen pegawai baru? Adakah keuntungan buat organisasi??

5 PERAN AKREDITASI LABORATORIUM Eksport hasil perikanan Import limbah untuk pemanfaatan Sertifikat akreditasi yang dikeluarkan oleh KAN sudah diakui oleh negara-negara kawasan Asia Pasifik karena sudah mempunyai perjanjian saling pengakuan (Mutual Recognition Agreements). 5

6 PERAN LABORATORIUM LINGKUNGAN DALAM PENANGANAN PENCEMARAN LINGKUNGAN 6

7 7 MANFAAT AKREDITASI SESUAI ISO/IEC 17025: 2005 Memastikan kompetensi laboratorium (sesuai ISO/IEC 17025); Meningkatkan kepercayaan pengguna jasa (regulator, konsumen, dll) akan validitas hasil pengujian atau kalibrasi; Hasil pengujian diakui oleh partner/mutual Recognition Agreement (MRA) regional dikawasan Asia Pasifik (APLAC) dan Internasional (ILAC)

8 Quality management system Quality assurance Quality control Registrasi sebagai Laboratorium Lingkungan oleh Kementerian Ligkungan Hidup dan Kehutanan

9 9 Meningkatkan kualitas data penelitian bidang lingkungan Meningkatkan kualitas data IKLH Kepuasan pengguna jasa laboratorium PERAN LABORATORIUM LINGKUNGAN Mendukung penegakan hukum lingkungan Memberikan masukan kajian baku mutu Lingkungan yang tepat Kajian AMDAL, dampak perubahan iklim Menilai status Lingkungan dengan tepat Meningkatkan pengawasan (program proper, superkasih,dll)

10 FILOSOFI SISTEM MANAJEMEN MUTU Say what You Do Tulis Apa yang Anda Kerjakan. Do What You Say Kerjakan Apa Yang AndaTulis. Record For All Your Activity Rekam Semua kegiatan Anda. Action Any Different (Continous Improvement) Perbaikan terus menerus.

11 11 KONSEP PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU SESUAI ISO/IEC Penilaian implementasi - ISO/IEC Peraturan perundangundangan Dokumen sistem mutu : - Panduan Mutu - SOP - Instruksi Kerja - Formulir Penilaian kesesuaian dokumen asiah1312@gmail.com

12 12 SNI ISO/IEC 17025: 2008 Butir-butir ISO/IEC /23 No Persyaratan Manajemen Persyaratan Teknis 1 Organisasi Umum 2 Sistem Manajemen Personil 3 Pengendalian Dokumen Kondisi Akomodasi dan Lingkungan 4 Kaji Ulang Permintaan, Tender dan Kontrak Metode Pengujian & Validasi Metode 5 Subkontrak Pengujian Peralatan 6 Pembelian Jasa dan Perbekalan Ketertelusuran Pengukuran 7 Pelayanan Kepada Pelanggan Pengambilan Contoh Uji 8 Pengaduan Penanganan Contoh Uji 9 Pengendalian Pekerjaan Pengujian yang Tidak Sesuai Jaminan Hasil Pengujian 10 Peningkatan Pelaporan Hasil 11 Tindakan Perbaikan 12 Tindakan Pencegahan 13 Pengendalian Rekaman 14 Audit Internal 15 Kaji Ulang Manajemen

13 kompeten objektif represen tatif Tepat waktu relevan valid tertelusur reporting

14 RUANG LINGKUP LABORATORIUM LINGKUNGAN 17/05/2016 Proses pengambilan sample Pengelolaan sample Preparasi sampel Pengukuran dan QC Perhitungan dan pelaporan 14

15 Organisasi Laboratorium Sistem manajemen harus mencakup pekerjaan yang dilakukan dalam fasilitas laboratorium baik dalam maupun luar laboratorium permanen ataupun sementara. Laboratorium harus : a. Mempunyai personel manajerial dan teknis yang bertanggung jawab dan memiliki wewenang dan sumber daya yang cukup. b. Memiliki pengaturan untuk menjamin personel bebas dari pengaruh komersial. c. Memiliki kebijakan dan prosedur untuk melindungi kerahasiaan informasi dan hak kepemilikan pelanggan. d. Memiliki kebijakan dan prosedur untuk menghindari pengurangan kepercayaan pada kompetensinya. e. Menetapkan stuktur organisasi dan manajemen laboratorium. f. Menentukan tanggung jawab, wewenang dan hubungan antar semua personel yang melaksanakan pengujian g. Melakukan penyeliaan yang memadai pada staf penguji dan kalibrasi. h. Memiliki manajemen teknis yang bertanggung jawab atas pelaksanakan teknis dan ketersediaan sumber daya. i. Menunjuk seorang personel menjadi manajer mutu untuk memastikan sistem manajemen mutu. j. Menjamin bahwa personel menyadari relevansi dan pentingnya kegiatanpengujian.

16 Contoh sistem organisasi lab. MANAJER PUNCAK MANAJER ADMINISTRASI MANAJER TEKNIS LAB A MANAJER TEKNIS LAB B MANAJER TEKNIS LAB C MANAJER MUTU DEPUTI DEPUTI DEPUTI DEPUTI DEPUTI PENYELIA PERLENGKAP AN PENYELIA ADMINIS TRASI PENYELIA PENYELIA PENYELIA KELOMPOK PENJAMIN MUTU STAF STAF PENGUJI PENGUJI PENGUJI

17 Sistem Mutu Laboratorium harus menetapkan, menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu yang sesuai dengan lingkup kegiatannya Laboratorium harus mendokumentasikan seluruh kegiatan sistem mutu Kebijakan sistem manajemen mutu harus dinyatakan dalam panduan mutu. Keseluruhan sasaran mutu harus ditetapkan dan dikaji ulang manajemen. Manajemen puncak harus memberikan bukti komitmen tentang pengembangan dan implementasi sistem manajemen mutu. Manajemen puncak harus mengkomunikasikan kepada organisasi tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan. Peranan dan tanggung jawab manajemen teknis dan manajemen mutu termasuk tanggung jawab bersama untuk memastikan kesesuaian dengan standar. Manajemen puncak harus menjamin integritas sistem manajemen mutu, saat perubahan terjadi maka harus diimplementasikan.

18 Pengendalian Dokumen Semua dokumen yang diterbitkan merupakan bagian dari sistem manajemen yang dikaji ulang dan disahkan oleh personel yang berwenang. Prosedur yang dilakukan harus menjamin bahwa edisi resmi sesuai tersedia di seluruh tempat agar efektif, dokumen dikaji ulang secara berkala, dokumen yang eidak sah atau kadaluarsa harus ditarik dari peredaran, dan dokumen kadaluarsa disimpan untuk keperluan ilegal. Apabila ada perubahan dokumen, maka harus diidentifikasi dalam dokumen dan lampiran yang sesuai. apabila dokumen diijinkan dilakukan amandemen maka harus ditetapkan pihak yang berwenang dalam mengamandemen dokumen.

19 Kaji Ulang Permintaan (Tender dan Kontrak) Laboratorium harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk kaji ulang permintaan, tender dan kontrak. Kebijakan dan prosedur untuk melakukan kaji ulang yang berkaitan dengan kontrak pengujian harus memastikan bahwa: a) Persyaratan dan metode uji yang akan digunakan, ditetapkan, didokumentasikan dan dipahami sebagaimana mestinya; b) Mempunyai kemampuan dan sumber daya untuk memenuhi persyaratan; Perbedaan apapun antara permintaan atau tender dan kontrak harus diselesaikan sebelum pekerjaan dilakukan.

20 Sub Kontrak Pengujian Apabila laboratorium mensubkontrakkan pekerjaan karena suatu keadaan yang tak terduga, maka harus diserahkan pada kontrak yang kompeten. Laboratorium harus memberikan informasi kepada pelanggan tentang aturan yang ditetapkan dan mendapatkan persetujuan pelanggan. Laboratorium harus bertanggung jawab kepada subkontraktor kecuali ada pihak yang berwenang yang merubah persetujuan. Laboratorium harus memelihara semua daftar subkontraktor.

21 Pembelian Jasa dan Perbekalan Laboratorium harus mempunyai kebijakan dalam melakukan pembelian jasa yang mempengaruhi sistem mutu. Laboratorium harus memverifikasi kesesuain bahan yang digunakan. Dokumen pembelian barang harus menjelaskan jasa dan pembekalan yang dibeli. Laboratorium harus mengevaluasi pemasok bahan habis pakai yang digunakan. 4.7 Pelayanan Kepada customer Laboratorium harus mengupayakan kerjasama dengan pelanggan untuk memantau kegiatan sistem mutu. Laboratorium harus memberikan umpan balik kepada pelanggan baik positif maupun negatif.

22 Pengaduan Laboratorium harus mempunyai kebijakan untuk menyelesaikan pengaduan yang diterima dari pelanggan atau pihak-pihak lainnya. Rekaman semua pengaduan dan penyelidikan serta tindakan perbaikan yang dilakukan oleh laboratorium harus dipelihara. 4.9 Pengendalian Pekerjaan Pengujian yang Tidak Sesuai Laboratorium harus mempunyai kebijakan dalam mengatasi ketidaksesuaian hasil dengan prosedur yang digunakan. Bila dalam evaluasi ditemukan kembali hasil yang tidak sesuai maka segera dilakukan tindakan perbaikan.

23 Tindakan Perbaikan Laboratorium harus mempunyai kebijakan dan pihak yang berwenang untuk melakukan tindakan perbaikan. Laboratorium harus melakukan analisis penyebab tentang adanya ketidaksesuaian hasil yang didapatkan dengan prosedur Laboratorium harus menetapkan prosedur perbaikan yang sesuai dengan prosedur laboratorium yang telah ditetapkan. Laboratorium harus melakukan pemantauan terhadap tindakan perbaikan yang dilakukan. Masalah dalam pelaksanaan sistem mutu Laboratorium dapat diidentifikasi melalui : Pengendalian pekerjaan yang tidak sesuai Audit internal atau eksternal Kaji ulang manajemen Umpan balik dari pelanggan Pengamatan staf.

24 Tindakan Pencegahan Peningkatan yang dilakukan harus diidentifikasi agar mencegah adanya kemungkinan terjadi kesalahan terhadap standar sistem mutu. Prosedur dalam melakukan pencegahan harus dilakukan sejak tahap awal agar efektif Pengendalian Rekaman Laboratorium harus menetapkan prosedur dalam melakukan pengendalian rekaman baik secara manajerial maupun teknis. Semua rekaman harus dipelihara dan disimpan dengan baik.

25 Rekaman Teknis Laboratorium harus merekam secara teknis kegiatan laboratorium dari awal sampai periode tertentu agar mendapat informasi yang cukup untuk menetapkan jejak audit. Pengamatan, data dan perhitungan harus direkam dengan baik Audit Internal Jadwal serta prosedur yang digunakan dalam sistem mutu laboratorium harus sesuai dengan standar internasional. Bila ditemukan ketidaksesuain pada efektifitas kegiatan, laboratorium harus melakukan tindakan perbaikan.

26 26 TUJUAN AUDIT INTERNAL LABORATORIUM Identifikasi ketidaksesuaian sedini mungkin sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan dan mencegah terulangnya kembali ketidaksesuaian yang serupa. Identifikasi kesempatan peningkatan sistem manajemen mutu dengan menghindari: - penyimpangan/ketidaksesuaian yang tidak perlu terjadi; - persyaratan yang sudah tidak berlaku namun tetap diterapkan di laboratorium; - Kegiatan yang tidak efesien dan efisien; - Memberikan jaminan kepada manajemen laboratorium bahwa sistem manajemen mutu yang sedang diterapkan tepat sesuai dengan yang ditetapkan. asiah1312@gmail.com

27 Kaji Ulang Manajemen. Laboratorium harus melakukan pengkajian ulang manajemen secara berkala sesuai dengan jadwal agar tetap memelihara sistem mutu. Maksud dan tujuan kaji ulang manajemen : Untuk melakukan evaluasi efektifitas dan efisiensi sistem manajemen mutu laboratorium; Melakukan dan mencapai kebijakan mutu serta sasaran mutu yang sudah ditetapkan oleh sebuah laboratorium; Melakukan tindakan efektifitas dan efesiensi kinerja sebuah laboratorium; Mencapai kepuasan pelanggan sesuai dengan permintaan; Melakukan tindakan pencegahan termasuk didalamnya sasaran, kebijakan dan rencana tindakan perbaiakn yang akan dilakukan di periode tahun mendatang

28 28 Jangan ditiru!!!!! Contoh manajer puncak yang punya komitmen tapi tidak didukung oleh seluruh personelnya

29 29 SISTEM INFORMASI LINGKUNGAN HIDUP 10/11 UU RI No. 32 Tahun 2009 Perlindungan & Pengelolaan LH Pasal 69 (1) j: Setiap orang dilarang memberikan informasi palsu, menyesatkan, menghilangkan informasi, merusak informasi, atau memberikan keterangan yang tidak benar Pasal 113 : Setiap orang yang memberikan informasi palsu, menyesatkan, menghilangkan informasi, merusak informasi, atau memberikan keterangan yang tidak benar yang diperlukan dalam kaitannya dengan pengawasan dan penegakan hukum yang berkaitan dengan perlindungan dan pengelolaan lingkungan hidup sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69 ayat (1) huruf j dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun DAN denda paling banyak Rp ,00 (satu miliar rupiah) 17/05/2016 asiah1312@gmail.com

30 30