Apa Tujuan ISO. Material SDM. Resource. Alat. Metode. Output 3 C. Input Proses. Procedure IK Control. Monev

Transkripsi

1

2 Apa Tujuan ISO Material Alat Resource SDM Metode Input Proses Output 3 C Procedure IK Control Monev

3 3.C Adalah : 1. Comply to requirement (customer & regulation) 2. Consistency of product/service 3. Continual improvement

4 Dokumentasi ISO (Implementasi) Klausul inti ISO 9001: Klausul 4 : Persyaratan Dokumentasi 2. Klausul 5 : Tanggung Jawab Manajemen 3. Klausul 6 : Pengelolaan Sumber Daya 4. Klausul 7 : Realisasi Produk / Layanan jasa 5.Klausul 8 : Pengukuran, analisis dan perbaikan

5 DEFINISI -Audit : Proses yang sistematik, independent, dan kegiatan terdokumentasi, berisi bukti audit dan mengevaluasi apakah tujuan dan kriteria auditnya telah dipenuhi -Bukti Audit : Catatan, pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi -Kriteria Audit : Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan -Auditor : seseorang dengan kompetensi untuk melaksanakan audit -Auditee : organisasi yang diaudit -Ketidaksesuaian / Non-Conformity : tidak terpenuhinya suatu persyaratan

6 Manfaat Audit Untuk mencegah potensi terjadinya ketidaksesuaian terhadap proses yang berjalan Untuk menetapkan keefektifan sistem Untuk menyediakan improvement Untuk persyaratan Sertifikasi ISO Sebagai bahan perbaikan dan peningkatan kinerja organisasi lebih baik

7 Type / klasifikasi audit First Party Audit Dilaksanakan oleh organisasi sendiri untuk tujuan organisasi sendiri, contoh internal audit Second Party Audit Dilaksanakan untuk pihak yang berkepentingan atau oleh organisasi, contoh oleh Customer pada Supplier Third Party Audit Dilaksanakan oleh organisasi independen, contoh oleh Badan Sertifikasi

8 Prinsip prinsip Audit -Kode Etik, dasar dari profesionalisme : Dapat dipercaya, punya integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian - Penyampaian yang Jujur, kewajiban untuk melaporkan secara jujur dan akurat - Profesionalisme, pelaksanaan audit dengan cermat dan adil, memiliki kompetensi - Independen: Auditor haruslah independen terhadap aktifitas yang diaudit dan bebas dari bias dan konflik kepentingan. Auditor menjaga keputusan yang obyektif selama proses audit untuk menyakinkan temuan-temuan dan keputusan-keputusan didasarkan pada bukti (evidence) - Pendekatan berdasarkan bukti : Bukti audit dapat diverifikasi. Berdasarkan sampel dan informasi yang tersedia, sejak audit dilaksanakan selama waktu yang terbatas dan sumberdaya yang terbatas.

9

10 Mengelola Program Audit Pada saat menentukan sumberdaya yang diperlukan untuk program audit, kita harus mempertimbangkan: Teknik audit Kompetensi auditor Durasi / lamanya audit Kebutuhan audit lainnya

11 Mengelola Program Audit Catatan dipelihara untuk menyediakan bukti pelaksanaan program audit : Catatan audit : Rencana audit, Laporan Audit, Laporan Ketidaksesuaian, Laporan Tindakan Koreksi dan Pencegahan Hasil tinjauan program audit Catatan personel audit : Evaluasi Auditor, Seleksi Tim Audit, Pelatihan

12 Perencanaan / Persiapan Pembentukan tim Penentuan Ruang Lingkup Tinjauan Dokumentasi Pembuatan audit plan Pembuatan cek list audit Tahapan aktivitas audit Pelaksanaan Pertemuan pembukaan (Opening meeting) Pelaksanaan audit Penulisan Laporan Ketidaksesuaian Audit Pertemuan Penutup (Closing meeting) Tindak lanjut dan Pelaporan Verifikasi atas tindakan perbaikan Laporan Audit

13 Persiapan Audit

14 Persiapan Audit Persiapan audit : Menunjuk Lead Auditor Menunjuk Auditor Menetapkan tim audit Menentukan tujuan, ruang lingkup dan kriteria Menentukan kecukupan audit Melakukan pertemuan dengan Auditee

15 Persiapan Audit Tanggung jawab Lead Auditor: Mengumpulkan semua informasi utk perencanaan Membantu memilih tim Persiapan rencana Memberikan tugas individu Memastikan dokumen kerja telah dipersiapkan Audit kecukupan Memimpin opening dan closing meeting Memastikan audit sesuai rencana Memastikan hasil audit dilaporkan dengan jelas dan tidak terlambat

16 Persiapan Audit Tanggung jawab Auditor: Melaksanakan persyaratan Menjaga dan memelihara Mengikuti rencana dan prosedur dokumentasi Mengingat ruang lingkup Menjaga kerahasiaan Komunikasi dan Klarifikasi persyaratan Bertingkah laku baik Rencana dan Pelaksanaan Individual secara efektif Mengumpulkan dan menganalisa bukti (termasuk menerbitkan NCR/CAR/PTPP) Membuat laporan Verifikasi tindakan perbaikan Bekerjasama dengan tim

17 Persiapan Audit Menyiapkan Rencana Audit (Audit Plan) yang berisi : Tujuan audit Kriteria audit dan referensi dokumen Ruang lingkup, termasuk identifikasi fungsi dan organisasional serta proses yang akan diaudit Tanggal dan tempat pelaksanaan audit Durasi untuk masing-masing aktifitas yang diaudit Tanggung jawab anggota tim auditor dan witness Alokasi sumberdaya dan peralatan yang dibutuhkan Nama auditee

18 Persiapan Audit Meninjau dokumen-dokumen yang relevan dengan Dokumentasi Sistem Mutu, termasuk catatan-catatan. Dokumen yang relevan, contoh : Manual Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Eksternal Dokumen Sasaran mutu/program K3, dll

19 Persiapan Audit Dokumen kerja harus dipersiapkan dan digunakan oleh Tim Audit sebagai referensi dan alat pencatatan hasil audit, termasuk : Checklist dan audit plan Form Audit untuk pencatatan (LKA/CAR) Standard Panduan dan Legal

20 Pelaksanaan Audit

21 Pelaksanaan Audit Pelaksanaan Opening Meeting: Konfirmasi mengenai Tujuan Audit, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit serta Rencana Audit (Audit Plan) Memperkenalkan anggota Tim Audit Metode pelaksanaan audit Sumberdaya dan fasilitas yang diperlukan (misal pemandu dan alat tranportasi) Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data Konfirmasi mengenai kehadiran personil yang relevan dengan Ruang Lingkup Audit

22 Pelaksanaan Audit Dalam pelaksanaan audit, kita dapat menggunakan beberapa metode: Bertanya dengan menggunakan 5W 1H 1S Observasi aktifitas dan kondisi lapangan Peninjauan dokumen

23 Pelaksanaan Audit Metode bertanya 5W 1H 1S dapat dibagi menjadi : Pertanyaan Pembuka : merupakan pertanyaan umum dan bukan merupakan pertanyaan dengan jawaban Ya atau Tidak. Bisa bersumber dari checklist yang telah disiapkan atau persyaratan elemen ISO 9001:2008 Pertanyaan Lanjutan : bersumber dari pernyataan Auditee terhadap Pertanyaan Pembuka Pertanyaan Penutup : merupakan penutup dari pertanyaan yang telah diajukan, biasanya mencari Bukti Audit

24 Pelaksanaan Audit Metode Peninjauan dokumen dapat dilaksanakan sebelum audit dilakukan atau pada saat audit dilakukan Peninjauan dokumen ini dimaksudkan untuk mengetahui kecukupan Dokumentasi Sistem Mutu (Manual Mutu, Prosedur dan Instruksi Kerja) untuk memenuhi semua persyaratan ISO 9001:2008 dan OHSAS 18001:2007 yang teraplikasi di organisasi tersebut Hasil dari peninjauan dokumen ini (evidence) dapat dituliskan pada form / checklist

25 Pelaksanaan Audit Ada beberapa hal yang perlu dicatat dalam pelaksanaan audit, diantaranya : Tanggal Audit Area Audit : seperti laboratorium, klinik, kantin, maintenance, dll. Elemen ISO 9001:2008 yang terkait dengan aktivitas tersebut Identifikasi dokumen/referensi Penjelasan mengenai proses kerja, sumberdaya yang diaudit Hasil observasi di area proses

26 Pelaksanaan Audit Bukti Obyektif ( Objective Evidence) atau Bukti Audit: Catatan catatan seperti risalah tinjauan manajemen, catatan pengendalian mutu, lembaran pengendalian proses Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standard teknis Kondisi fisik peralatan, mesin, area penyimpanan, atau komponenkomponen produk Pernyataan dari pihak auditee pada waktu diaudit. Hasil observasi auditor pada beberapa area atau aktivitas yang diaudit

27 Pelaksanaan Audit Bukti Obyektif ( Objective Evidence) atau Bukti Audit: Bukti faktual dari perbedaan antara Manual dan prosedur dan kriteria audit Bukti faktual dari perbedaan antara prosedur dan implementasi Kurangnya bukti yang menunjukkan implementasi dari berbagai klausul standard Kurangnya bukti yang menunjukkan implementasi yang berkelanjutan dari berbagai bagian dari sistem

28 Pelaksanaan Audit Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menghasilkan Temuan Audit. Temuan Audit dapat menghasilkan Kesesuaian maupun Ketidaksesuaian dengan kriteria audit maupun kemungkinan untuk melakukan perbaikan. Temuan Audit : Observasi Ketidaksesuaian Minor Ketidaksesuaian Mayor

29 Pelaksanaan Audit Observasi, terdiri atas 2 macam: 1. Bukan merupakan ketidaksesuaian oleh karena tidak melanggar Persyaratan Sistem Manajemen Mutu yang telah ditetapkan dan juga Persyaratan elemen ISO 9001:2008. Dasar dari observasi ini adalah pengalaman dan pengetahuan seorang Auditor Internal. 2. Potensi ketidaksesuaian, jika keadaan tersebut terus-menerus berlangsung, dapat terjadi ketidaksesuaian di kemudian hari

30 Pelaksanaan Audit Ketidaksesuaian Minor Ketidaksesuaian disebut Minor jika tidak mempunyai dampak yang serius terhadap Mutu atau sistem Mutu (Human Error) / non sistematis Kesalahan atau ketidaksesuaian pada dokumen seperti prosedur atau instruksi kerja terhadap pelaksanaan yang sebenarnya atau terhadap persyaratan standar yang ada Penyimpangan dalam penerapan terhadap bagian dari prosedur atau instruksi kerja

31 Pelaksanaan Audit Ketidaksesuaian Mayor Ketidaksesuaian yang berpotensi menghasilkan dampak yang serius terhadap pencapaian mutu atau efektifitas sistem mutu Tidak dipenuhinya klausul standard atau elemen wajib dan persyaratan legal/uu Kegagalan sistematis untuk memenuhi persyaratan (akumulasi minor-minor yang sama) Tidak dilakukannya program audit internal

32 Pelaksanaan Audit Dalam penulisan Ketidaksesuaian dalam PTPP/LKA/CAR/NCR, ada panduan yang dapat memudahkan pemahaman Auditee: P : Problem L : Location O : Objective evidence R : Reference Contoh : Ditemukan saat audit tidak dilakukannya pemeriksaan barang yang dibeli di P bagian pembelian, yaitu pada penerimaan (SJ No.: GK01281) sebuah pump L O valve tipe RTY tgl 21 Maret 2009 ; hal ini tidak sesuai dengan prosedur R penerimaan barang (PM-PURCH-02) dan Klausul 7.4 ISO 9001:2008

33 Pelaksanaan Audit Dengan dikeluarkan NCR/CAR/PTPP/LKA, maka kita haruslah menyikapi : Pandang positif terhadap NC Jangan pandang NC secara negatif Dengan menemukan NC kita memiliki kesempatan utk memperbaikinya dengan Tindakan Perbaikan Isi Nonconformity report : Jelas dan tepat Singkat dan akurat Dapat dimengerti Menjelaskan masalah Menerangkan persyaratan Menyebutkan bukti

34 Pelaksanaan Audit Pelaksanaan closing meeting Ucapan terima kasih atas kerjasama auditee, permohonan maaf atas segala kesalahan selama audit Penyampaian hasil audit : temuan positif temuan negatif temuan observasi Persetujuan auditee tentang ketidaksesuaian serta tenggat waktu perbaikan dan tindakan perbaikan Kesimpulan Audit

35 ?..!!...#&%.. Pelaporan dan Tindak lanjut Audit

36 Pelaporan Audit Pelaporan hasil audit (tanggung jawab Ketua Tim Audit) Identifikasi proses-proses yang diaudit Tujuan dan lingkup audit Kriteria audit, termasuk daftar dokumen acuan Identifikasi anggota tim audit Waktu dan tempat audit Area spesifik yang diaudit Ketidaksesuaian (permintaan Tindakan Perbaikan) Kesepakatan rencana tindak lanjut Rekomendasi untuk penyempurnaan/peningkatan

37 Pelaporan Audit Isi Laporan Akhir: Lingkup audit, tujuan dan kriteria Rencana audit, identifikasi auditor dan auditee Temuan audit, termasuk nonconformity Penilaian dari audit team apakah kriteria audit sudah terpenuhi Kemampuan dari proses untuk mencapai target yang sudah didefinisikan Rangkuman dari proses audit dan rintangan yang dihadapi Daftar distribusi

38 Pelaporan Audit Audit dinyatakan lengkap jika : Semua kegiatan di dalam rencana audit sudah dilaksanakan termasuk distribusi laporan audit

39 Tindak Lanjut Audit Tindak lanjut dan Penyelesaian Audit: Auditee bertanggung jawab untuk menentukan setiap tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menghilangkan ketidaksesuaian Tindak lanjut berarti proses untuk menentukan apakah tindakan perbaikan yang disyaratkan telah diterapkan Penyelesaian berarti tindakan terkait dengan verifikasi dan keberterimaan tindakan perbaikan oleh auditor Metode untuk penyelesaian dapat termasuk audit ulang untuk area yang bermasalah, dimana bukti fisik harus dapat dibuktikan, atau meninjau dokumentasi yang telah direvisi

40 Kompetensi Auditor

41 Kompetensi Auditor Kriteria Auditor Performa bagus Pengalaman kerja di organisasi Pengetahuan dan pemahaman standard Kerjasama Kepemimpinan dan pengorganisasian Kemampuan berkomunikasi, membaca, mendengarkan, menulis, berbicara Memiliki dampak pada kehandalan temuan audit dan kesimpulannya

42 Kompetensi Auditor Pengetahuan dan Ketrampilan Umum Prinsip Audit, prosedur & teknik, metode Dokumen SMM dan keterkaitannya Pengetahuan mengenai situasi organisasi (Struktur, fungsi, proses, kultur dsb) Pengetahuan tentang peraturan dan persyaratan lainnya

43 Kompetensi Auditor Atribut Positif Auditor Sopan, Ramah, Jujur Berpikir terbuka Diplomatis Mampu melihat/jeli Mudah memahami/mengerti Fleksible Dewasa Bijaksana Rendah hati Tegas Ulet Percaya diri

44 Kompetensi Auditor Atribut Negatif Auditor Suka mengkritik Tidak mau kalah Opini sendiri Reaksi berlebih Agresif Kurang pertimbangan Tidak konsisten Tidak fleksibel Malas Licik Mudah dipengaruhi Sok tahu Tidak bisa ambil keputusan

45 Kompetensi Auditor Auditor harus bebas dari bias dan hal-hal yang mempengaruhi objektivitas. Semua pihak dan area yang terlibat dengan audit harus menghormati dan mendukung independensi serta integritas dari auditor

46 Permulaan internal audit - penunjukan ketua tim audit - penetapan tujuan, ruang lingkup dan kriteria audit - pemilihan tim audit Pelaksanaan tinjauan dokumen - peninjauan dokumen sistem manajemen yang sesuai, termasuk rekaman, dan penentuan kecukupannya terhadap kriteria audit Persiapan internal audit - penyiapan rencana audit - penugasan tim audit - penyiapan dokumen kerja Pelaksanaan internal audit - rapat pembukaan (opening meeting) - pengumpulan dan verifikasi informasi - perumusan temuan audit - penyiapan kesimpulan audit - rapat penutupan (closing meeting) Penyiapan, pengesahaan dan penyampaian laporan internal audit Penyelesaian audit Pelaksanaan tindak lanjut internal audit

47 Terima kasih, saran anda kami harapkan untuk peningkatan pelayanan