Sumber: ISO Environmental Management System Self-Assesment Checklist, GEMI (1996)

Transkripsi

1 Sumber: ISO Environmental Management System Self-Assesment Checklist, GEMI (1996)

2 DAFTAR ISI Pengantar Prinsip-Prinsip Standar ISO Cara Menggunakan Cheklist Interpretasi Penilaian Standar ISO ISO Cheklist Prinsip 1. Komitmen dan Kebijakan Lingkungan Prinsip 2. Perencanaan Prinsip 3. Pelaksanaan dan Operasi Prinsip 4. Pemeriksaan dan Tindakan Perbaikan Prinsip 5. Tinjauan Ulang Manajemen Evaluasi Penilaian 1

3 PENGANTAR Cheklist ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman para manajer tentang elemen dan persyaratan sistem manajemen lingkungan ISO Cheklist dirancang agar organisasi dapat menilai diri sendiri untuk menentukan bagaimana praktek-praktek manajemen dan prosedurprosedur yang berkaitan dengan persyaratan standar. Kriteria standar disusun dalam bentuk kuesioner sederhana, dengan sistem nilai. Dengan bentuk seperti ini, walaupun pengetahuan yang terbatas tentang ISO 14001, para manajer dapat dengan cepat mengevaluasi kegiatan operasi yang sedang berjalan untuk menentukan bagaimana organisasi dapat mencapai persyaratan standar. Dengan demikian, organisasi dapat mengetahui dan mengidentifikasi kekurangan (gap analysis) antara sistem yang sedang berjalan dengan persyaratan standar ISO 14001, sehingga dapat dilakukan upaya perbaikan dan peningkatan kinerja lingkungan keseluruhan. PRINSIP-PRINSIP STANDAR ISO Standar ISO (1996) sistem manajemen lingkungan mencakup 5 (lima) prinsip, yaitu Prinsip 1: Kebijakan Lingkungan (1 elemen) Disyaratkan tersedianya suatu kebijakan lingkungan yang terdokumentasi dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan dan tersedia bagi masyarakat, dan mencakup komitmen terhadap perbaikan berkelanjutan, pencegahan pencemaran, dan patuh terhadap peraturan, serta menjadi kerangka kerja bagi penetapan tujuan dan sasaran. Prinsip 2: Perencanaan (5 elemen) Mencakup identifikasi aspek lingkungan dari kegiatan organisasi, identifikasi dan akses terhadap persyaratan peraturan, adanya tujuan dan sasaran yang terdokumentasi dan konsisten dengan kebijakan, dan adanya program untuk mencapai tujuan dan sasaran yang direncanakan (termasuk siapa yang bertanggungjawab, dan kerangka waktu). Prinsip 3: Implementasi dan Operasi (7 elemen) Mencakup definisi, dokumentasi, dan komunikasi peran dan tanggungjawab, pelatihan yang memadai, terjaminnya komunikasi internal dan eksternal, dokumentasi tertulis sistem manajemen lingkungan dan prosedur pengendalian dokumen yang baik, prosedur pengendalian operasi yang terdokumentasi, dan prosedur tindakan darurat yang terdokumentasi. Prinsip 4: Pemeriksaan dan Tindakan Perbaikan (4 elemen) Mencakup prosedur yang secara teratur memantau dan mengukur karakteristik kunci dari kegiatan dan operasi, prosedur untuk menangani situasi ketidaksesuaian, prosedur pemeliharaan catatan spesifik, dan prosedur audit kinerja SML. 2

4 Prinsip 5: Tinjauan Ulang Manajemen (1 elemen) Mengkaji secara periodik SML keseluruhan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, efektifitas SML terhadap perubahan yang terjadi. CARA MENGGUNAKAN CHEKLIST Cheklist terdiri dari 31 pertanyaan yang dibagi ke dalam 5 seksi sesuai prinsip sistem manajemen lingkungan. Untuk membantu menjawab pertanyaan, disediakan suatu tabel dengan tiga kolom. Setiap kolom jawaban mempunyai nilai. Sebagai contoh: kolom pertama menggambarkan suatu situasi dimana tidak patuh terhadap seluruh persyaratan, dan mendapatkan nilai 0. Kolom kedua menggambarkan suatu situasi dimana persyaratan standar sebagian telah dipenuhi, tetapi masih membutuhkan peningkatan dan perbaikan, dan mendapatkan nilai 1. Kolom ketiga menggambarkan suatu situasi dimana persyaratan standat telah sepenuhnya dipenuhi, dan mendapatkan nilai 2. CARA MEMBERIKAN NILAI Ada dua cara untuk memberikan nilai, yaitu 1) Metode Progresif Mulai dari kolom pertama untuk menentukan apakah pernyataan pada kolom pertama menggambarkan situasi yang terjadi di organisasi. Jika tidak, lanjutkan dengan kolom kedua, dan lakukan hal yang sama. Apabila seluruh situasi di kolom kedua dipenuhi, lanjutkan dengan kolom ketiga, dan lakukan hal yang sama.. 2) Metode Pengurangan Mulai dari kolom ketiga, dan tentukan apakah seluruh atau sebagian dari pernyataan yang dituliskan pada kolom ketiga sesuai dengan situasi yang terjadi di organisasi. Apabila seluruh pernyataan di kolom ketiga sesuai, berikan nilai 2. Apabila hanya satu atau sebagian saja pernyataan yang memenuhi, maka lanjutkan penilaian ke kolom kedua. Apabila ada satu saja pernyataan di kolom kedua sesuai dengan situasi organisasi, berikan nilai 1, dan apabila tidak ada satupun pernyataan yang sesuai dengan situasi organisasi, maka berikan nilai 0 Tuliskan nilai yang diberikan pada ruang yang tersedia, dan tuliskan setiap catatan, hasil pengamatan, atau temuan pada ruang yang tersedia (seperti tindakan yang perlu dilaksanakan untuk memperbaiki situasi). 3

5 Uji, apakah satu dari sejumlah pernyataan pada kolom ini sesuai dengan situasi organisasi Apabila sesuai, maka nilai yang diperoleh adalah 0 Apabila tidak, lanjutkan ke kolom kedua Uji, apakah setiap pernyataan dalam kolom ini sesuai dengan situasi organisasi Apabila sesuai, maka nilai minimum yang diperoleh adalah 1 Lanjutkan ke kolom ketiga untuk menguji apakah nilai yang diperoleh dapat lebih baik, atau untuk mengidentifikasi area dimana dapat dilakukan penyempurnaan SML. Catatan: Tuliskan catatan disini untuk (a) kecukupan dan kelengkapan dari elemen SML yang sedang berjalan; dan (b) kekurangan dari elemen SML atau perlunya penyempurnaan dan perbaikan agar organisasi memenuhi persyaratan sertifikasi ISO Uji, apakah organisasi memenuhi seluruh pernyataan pada kolom ini Apabila sesuai, maka nilai yang diperoleh adalah 2. Selamat, organisasi anda telah sukse mengimplementasikan elemen SML ini. Apabila tidak, maka nilai anda kembali 1. Anda telah mengidentifikasi area dimana SML perlu disempurnakan. INTERPRETASI PENILAIAN Untuk mempermudah interpretasi hasil penilaian, evaluasi didasarkan atas 5 prinsip standar dengan menggunakan sistem peringkat yang dibagi atas 3 kelompok, sebagai berikut: PRINSIP 1: KOMITMEN DAN KEBIJAKAN Nilai Interpretasi Penilaian 0 5 Organisasi belum memiliki kebijakan lingkungan atau kebijakan lingkungan belum mencakup sebagian besar elemen-elemen kunci yang disyaratkan standar, seperti komitmen untuk perbaikan berkelanjutan, komitmen terhadap pencegahan pencemaran, komitmen patuh terhadap peraturan lingkungan 6 10 Organisasi telah memiliki kebijakan lingkungan yang sebagian (tidak seluruhnya) memenuhi persyaratan standar Manajemen puncak telah memiliki dan mendokumentasikan kebijakan lingkungan yang sebagian besar telah memenuhi persyaratan standar. Kebijakan lingkungan mempertimbangkan aspek lingkungan dan telah dikomunikasikan kepada pihak internal maupun eksternal organisasi. Namun demikian, apabila kebijakan lingkungan belum sesuai dengan kondisi alam, skala kegiatan, dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk, dan jasa dari organisasi, maka pada pengembangan SML selanjutnya perlu dipertimbangkan. 4

6 PRINSIP 2: PERENCANAAN Nilai Interpretasi Penilaian 0 3 Organisasi hanya memberi perhatian sedikit, dan apabila ada upaya untuk mengidentifikasi aspek lingkungan terkait dan menyusun tujuan dan sasaran yang akan dicapai, maka program manajemen lingkungan organisasi tidak memadai untuk mengimplementasikan kebijakan lingkungan. 4 6 Organisasi telah membuat kemajuan dalam mengidentifikasi sebagian besar aspek lingkungan, demikian pula terhadap ketentuan hukum lingkungan, dan organisasi mungkin telah memiliki beberapa tujuan dan sasaran yang pencapaiannya disusun dalam program manajemen lingkungan, namun masih banyak yang perlu disempurnakan Seluruh atau sebagian besar dari prosedur-prosedur yang disyaratkan standar telah tersedia untuk mengidentifikasi bagaimana kegiatan, produk, dan atau jasa mengakibatkan dampak lingkungan, dan untuk menjaga terbaharuinya perubahan peraturan. Seluruh atau sebagian besar dari tujuan dan sasaran yang dapat terukur telah ditetapkan pada setiap tingkatan organisasi. Telah tersedia suatu program aksi untuk memastikan pelaksanaannya. Namun sebaliknya, apabila jelas-jelas tujuan dan sasaran belum tersedia karena belum lengkapnya identifikasi terhadap seluruh aspek lingkungan dari organisasi, maka program aksi lingkungan akan terlihat berlebihan pada isu-isu tertentu saja. PRINSIP 3: IMPLEMENTASI DAN OPERASI Nilai Interpretasi Penilaian 1 8 Prosedur yang ada tidak sepenuhnya mempertimbangkan seluruh aspek lingkungan pada seluruh tingkatan dan kegiatan organisasi. Tanggungjawab dan akontabiliti spesifik mungkin tidak dikomunikasikan dengan memadai di seluruh organisasi. Terbatasnya sumberdaya dan kompetensi teknis merupakan kelemahan Beberapa prosedur untuk mencapai tujuan dan sasaran telah tersedia, nemun belum mencakup situasi darurat. Tanggungjawab dan akontabiliti untuk implementasi telah ditetapkan untuk sebagian besar unit/bagian, dan sebagian besar (tidak seluruh) sumberdaya yang diperlukan telah tersedia Seluruh atau sebagian besar tanggungjawab telah ditetapkan, dan sumberdaya telah dialokasikan. Prosedur telah disusun, didokumentasikan, dan dikomunikasikan. Karyawan telah mendapatkan pelatihan yang sesuai dan untuk memenuhi tanggungjawab lingkungan karyawan. Pengendalian dokumen telah tersedia untuk memastikan bahwa sistem selalu terbaharui. Tetapi, apabila kegiatan dan operasi yang berkaitan atau aspek lingkungan penting belum diidentifikasi (lihat Prinsip 2) atau prosedur yang terdokumentasi belum tersedia untuk memastikan bahwa organisasi melaksanakan sesuai dengan kebijakan lingkungan, maka implementasi tidak memenuhi persyaratan standar ini. 5

7 PRINSIP 4: PEMERIKSAAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN Nilai Interpretasi Penilaian 1 3 Hanya sedikit (bila ada) prosedur-prosedur yang tersedia atau diimplementasikan untuk memeriksa kinerja dari SML dan elemen-elemennya; dan area-area ketidaksesuaian tidak dapat diidentifikasi, dan sebagai akibatnya, pengukuran perbaikan atau pencegahan tidak dapat dilaksanakan dengan efektif. 4 7 Organisasi telah memiliki beberapa pengukuran dan prosedur evaluasi yang disyaratkan oleh standar, dan mungkin memiliki beberapa elemen kunci untuk memenuhi situasi ketidak-sesuaian. Beberapa hal penting, catatan dipelihara, audit SML telah dilaksanakan. Namun demikian, cukup banyak perbaikan yang harus dilaksanakan untuk memenuhi persyaratan standar Organisasi telah mengimplementasikan prosedur dan program utama yang disyaratkan standar untuk memantau dan mengukur dengan efektif dan teratur karakteristik-karakteristik kunci dari kegiatan dan operasi, demikian pula untuk mendeteksi dan melakukan perbaikan terhadap area ketidak-sesuaian. Telah tersedia seluruh atau sebagian besar prosedurprosedur untuk manajemen, demikian pula tersedia cukup catatan-catatan dan program audit lingkungan yang teratur. Walaupun memperoleh nilai tinggi, kinerja keseluruhan dalam memenuhi kriteria ini akan menimbulkan keragu-raguan yang serius apabila organisasi tidak memiliki suatu program dan prosedur yang terdokumentasi untuk melaksanakan audit SML secara periodik, dimana kecukupannya akan memastikan tercapainya kesesuaian terhadap kebijakan, tujuan dan sasaran yang benar-benar sistematik, bukan bersifat insidentil. PENILAIAN KESELURUHAN Nilai tinggi yang diperoleh dari setiap prinsip tidak menjadi indikator dipenuhinya persyaratan standar, apabila kriteria kunci pada prinsip tersebut tidak dipenuhi. Selain itu, karena seluruh prinsip dan elemen saling terkait, nilai rendah yang diperoleh dari suatu prinsip dapat menimbulkan keragu-raguan diperolehnya nilai tinggi pada prinsip yang lain. Sebaliknya, nilai 1 atau 2 pada setiap pertanyaan akan memberikan kepercayaan bagi organisasi bahwa pendekatan manajemen yang dilakukan selama ini kompatibel dengan persyaratan SML ISO

8

9 PRINSIP 1: KOMITMEN DAN KEBIJAKAN 4.2. Kebijakan Lingkungan APAKAH MANAJEMEN PUNCAK TELAH MENETAPKAN KEBIJAKAN LINGKUNGAN ORGANISASI? Manajemen puncak belum menetapkan suatu kebijakan lingkungan. Kebijakan lingkungan telah ditetapkan, namun isi kebijakan dan dukungan oleh manajemen puncak tidak jelas Kebijakan lingkungan belum ditetapkan atas dasar kebijakan lingkungan korporat (jika ada), dimana organisasi merupakan salah satu bagian daripadanya, dan belum menerima dukungan dari organisasi korporat tersebut. (Lihat Lampiran Standar A.4.2). Manajemen puncak telah menetapkan kebijakan lingkungan organisasi secara tertulis dan tersedia bagi masyarakat Kebijakan lingkungan telah ditetapkan dan didokumentasikan atas dasar kebijakan lingkungan korporat (misal: perusahaan induk atau organisasi korporat, jika ada) dan telah mendapat dukungan dari organisasi korporat tersebut. (Lihat Lampiran Standar A.4.2) APAKAH KEBIJAKAN LINGKUNGAN TELAH SESUAI DENGAN KONDISI ALAM SETEMPAT, SKALA KEGIATAN, ATAU DAMPAK LINGKUNGAN YANG DITIMBULKAN OLEH KEGIATAN, PRODUK, DAN ATAU JASA DARI ORGANISASI? Kebijakan lingkungan belum didasarkan atas kondisi alam setempat, skala kegiatan, dan atau dampak lingkungan dari kegiatan, produk, atau jasa organisasi Organisasi telah memiliki suatu kebijakan lingkungan yang secara terpisah-pisah mencerminkan kondisi alam setempat, skala kegiatan, atau dampak lingkungan yang ditimbulkan kegiatan, produk, atau jasa dari organisasi Kebijakan lingkungan secara umum dan luas mencerminkan kondisi alam setempat, skala kegiatan, dan dampak lingkungan yang ditimbulkan kegiatan organisasi, produk, atau jasa; namun tidak ketiga-tiganya. Organisasi dengan sadar telah menguji kondisi alam dan skala dari kegiatan, produk, dan jasa Kebijakan lingkungan secara periodik ditinjau ulang dan diperbaiki untuk mengakomodir perubahan kondisi dan informasi yang berkaitan dengan kondisi alam, skala kegiatan, dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk, dan jasa organisasi. Area penerapan kebijakan lingkungan telah diidentifikasi dengan jelas. (Lihat Lampiran Standar A.4.2) 8

10 APAKAH KEBIJAKAN LINGKUNGAN TELAH MENCAKUP KOMITMEN UNTUK PERBAIKAN BERKELANJUTAN DAN PENCEGAHAN PENCEMARAN? Kebijakan lingkungan tidak mencakup komitmen yang jelas untuk perbaikan berkelanjutan dan pencegahan pencemaran. Kebijakan lingkungan hanya mencakup salah satu komitmen pada perbaikan berkelanjutan atau pencegahan pencemaran Kebijakan lingkungan mencakup komitmen yang jelas terhadap perbaikan berkelanjutan dalam kinerja lingkungan, dengan melaksanakan suatu sistem manajemen lingkungan yang efektif. Kebijakan komit terhadap pencegahan pencemaran APAKAH KEBIJAKAN LINGKUNGAN MENCAKUP SUATU KOMITMEN UNTUK PATUH PADA PERATURAN LINGKUNGAN TERKAIT, DAN PERSYARATAN LAINNYA DIMANA ORGANISASI HARUS MEMATUHINYA? Kebijakan lingkungan tidak mencakup komitmen pada peraturan lingkungan terkait, atau persyaratan lain dimana organisasi harus mematuhinya. Kebijakan lingkungan mencakup komitmen patuh terhadap peraturan lingkungan terkait, tatapi tidak menyatakan komitmen terhadap persyaratan lain dimana organisasi harus mematuhinya. Kebijakan mencakup komitmen patuh terhadap persyaratan lain dimana organisasi harus mematuhinya (misal responsible care ), tetapi tidak secara eksplisit menyatakan komitmen patuh terhadap peraturan lingkungan terkait. Kebijakan lingkungan mencakup komitmen yang jelas untuk patuh terhadap peraturan lingkungan terkait, juga terhadap seluruh persyaratan lain dimana organisasi harus mematuhinya (seperti Prinsip Pembangunan Berkelanjutan ICC) APAKAH KEBIJAKAN LINGKUNGAN MENYEDIAKAN KERANGKA KERJA UNTUK MENETAPKAN DAN MENKAJI ULANG TUJUAN DAN SASARAN LINGKUNGAN? Kebijakan lingkungan tidak cukup spesifik untuk memandu menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan. Kebijakan lingkungan membingungkan pembaca akan tujuan keseluruhannya. Kebijakan lingkungan tidak menyatakan komitmen secara spesifik. Kebijakan lingkungan cukup spesifik untuk memandu menetapkan tujuan & sasaran lingkungan sesuai dengan aspek lingkungan yg berkaitan dengan organisasi. Walaupun demikian kebijakan tidak menyediakan pedoman yg memadai utk seluruh aspek lingk. Secara keseluruhan, kebijakan lingkungan jelas, memadai dan dapat dipahami oleh sebagian besar pihak berkepentingan, namun masih terdapat beberapa hal yg tidak dimengerti atau dpt menyebabkan salah pemahaman. Kebijakan lingkungan jelas dan cukup spesifik untuk digunakan sebagai pedoman menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan. Kebijakan lingkungan jelas dan memadai untuk dipahami oleh pihak yang berkepentingan, termasuk mereka yang bertanggungjawab untuk mengevaluasi tujuan dan sasaran lingkungan. 9

11 APAKAH KEBIJAKAN LINGKUNGAN DIDOKUMENTASIKAN, DILAKSANAKAN DAN DIPELIHARA, DAN DIKOMUNIKASIKAN KEPADA SELURUH KARYAWAN? Kebijakan lingkungan belum didokumentasikan (misal: secara tertulis atau elektronik) atau belum dikomunikasikan kepada seluruh karyawan. Tidak ada petunjuk yang dibuat oleh manajemen untuk memelihara atau melaksanakan kebijakan lingkungan (misal: manajemen puncak tidak menugaskan seorang Management Representatives dengan tanggungjawab dan kewenangan untuk melaksanakan sistem manajemen lingkungan dimana kebijakan lingkungan adalah bagian daripadanya). Kebijakan lingkungan telah didokumentasikan, namun belum dikomunikasikan kepada seluruh karyawan (misal: tidak ada prosedur untuk memastikan bahwa karyawan baru menerima salinan kebijakan lingkungan). Tidak ada prosedur untuk memastikan kebijakan lingkungan secara teratur ditinjau ulang dan mengakomodir perubahan-perubahan persepsi dan kondisi yang terjadi (misal: pemeliharaan). Kebijakan lingkungan telah didokumentasikan dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan. Seluruh karyawan baru menerima salinan kebijakan lingkungan. Kebijakan lingkungan secara teratur ditinjau ulang dan mengakomodir perubahan-perubahan persepsi dan kondisi APAKAH KEBIJAKAN LINGKUNGAN TERSEDIA UNTUK MASYARAKAT? Kebijakan lingkungan tidak tersedia untuk masyarakat Kebijakan lingkungan tersedia untuk sebagian anggota masyakat (misal untuk keperluan hubungan masyarakat atau kepentingan hukum) Kebijakan lingkungan tersedia bebas untuk setiap anggota masyarakat yang memintanya. Setiap perubahan atau tambahan kebijakan lingkungan juga tersedia bagi masyarakat 10

12 PRINSIP 2: PERENCANAAN Aspek Lingkungan APAKAH TERSEDIA SUATU PROSEDUR UNTUK MENGIDENTIFIKASI ASPEK LINGKUNGAN KEGIATAN, DIMANA PENGARUH DAPAT DIKENDALIKAN DAN UNTUK MENETAPKAN DAMPAK PENTING LINGKUNGAN AKTUAL/POTENSIALI? Tidak ada prosedur untuk mengidentifikasi aspek lingkungan dari kegiatan/produk/jasa. Tidak ada suatu prosedur untuk mengidentifikasi aspek lingkungan dari kegiatan, produk atau jasa dimana organisasi dapat mengendalikan atau mempengaruhinya, namun tidak untuk ketiga-tiganya. Prosedur-prosedur yang telah ada tidak memadai untuk menetapkan apakah aspek lingkungan mempunyai atau dapat menimbulkan dampak penting terhadap lingkungan (catatan: informasi lain yang ada dalam peraturan atau lainnya dapat digunakan dalam proses ini). Apabila organisasi belum memiliki suatu sistem manajemen lingkungan, organisasi tidak melaksanakan suatu tinjauan ulang untuk menentukan status/kondisi lingkungan saat ini. (Lihat Lampiran Standar A.4.3.1) Organisasi tidak menjaga informasi tentang aspek lingkungan selalu terbaharui. Terdapat suatu prosedur untuk mengidentifikasi aspek lingkungan penting dari kegiatan, termasuk produk dan jasa, dan telah ditetapkan bagian mana dari kegiatan yang menimbulkan dampak penting lingkungan. Apabila organisasi tidak memiliki suatu sistem manajemen lingkungan sebelumnya, pertama kali dalam proses ini adalah menetapkan status dan kondisi lingkungan saat ini melalui suatu penilaian atau kajian. (Lihat Lampiran Standar A.4.3.1) Proses identifikasi aspek lingkungan penting mempertimbangkan biaya dan waktu untuk melaksanakan analisa dan penyediaan data yang dapat dipercaya. (Lihat Lampiran Standar A.4.3.1) Analisa aspek lingkungan penting mempertimbangkan masukan (input) dan keluaran (output) yang berkaitan dengan kegiatan,produk, jasa pada masa lalu dan yang sedang berjalan saat ini. (Lihat Lampiran Standar A.4.3.1) Informasi ini dijaga tetap mutakhir APAKAH ASPEK LINGKUNGAN YANG BERKAITAN DENGAN DAMPAK PENTING LINGKUNGAN MENJADI PERTIMBANGAN DALAM MENETAPKAN TUJUAN? Proses penetapan tujuan lingkungan tidak mempertimbangkan aspek-aspek lingkungan yang terkait. Proses penetapan tujuan lingkungan telah mempertimbangkan aspek-aspek lingkungan yang berkaitan dengan dampak penting lingkungan dari kegiatan, produk, atau jasa, namun tidak untuk ketiganya. (catatan: organisasi dapat menggunakan derajat kepentingan dampak dimana aspek lingkungan menjadi bahan pertimbangan). Proses penetapan tujuan telah mempertimbangkan aspekaspek lingkungan yang berkaitan dengan dampak penting lingkungan dari kegiatan, produk, atau jasa. 12

13 APAKAH ORGANISASI MEMILIKI SUATU PROSEDUR UNTUK MENGIDENTIFIKASI DAN MENDAPATKAN PERATURAN HUKUM DAN PERSYARATAN LAINNYA YANG DITERAPKAN PADA ASPEK LINGKUNGAN DARI KEGIATAN, PRODUK, ATAU JASA? Tidak ada dokumentasi peraturan perundang-undangan lingkungan yang berkaitan dengan organisasi, demikian pula tidak ada dokumentasi persyaratan lainnya dimana organisasi harus mematuhinya Tersedia suatu prosedur untuk mengidentifikasi seluruh ketentuan peraturan hukum yang dapat diterapkan pada aspek lingkungan dari kegiatan, produk, atau jasa; namun tidak untuk ketiga-tiganya. Tersedia suatu prosedur sistematik yang mengidentifikasi seluruh ketentuan peraturan hukum baru yang berlaku pada aspek lingkungan dari kegiatan, produk, atau jasa dari organisasi. Tidak ada prosedur yang memastikan organisasi akan mengidentifikasi dan mendapatkan seluruh peraturan hukum dan persyaratan lain yang berkaitan dengan kegiatan, produk, atau jasanya. Tersedia prosedur untuk mengidentifikasi dan mendapatkan sebagian besar ketentuan peraturan hukum dan persyaratan lain, namun tidak seluruhnya. Tersedia prosedur untuk mengidentifikasi, mendapatkan dan memperbaharui informasi tentang program-program non-peraturan dimana organisasi harus mematuhinya, namun tidak tersedia prosedur untuk ketentuan hukum. Prosedur secara sistematik juga mengidentifikasi perubahanperubahan terhadap ketentuan peraturan hukum dan persyaratan lainnya yang berjalan. Prosedur memastikan akses terhadap seluruh ketentuan hukum yang berlaku, yang baru, dan perubahan/modifikasi. Prosedur juga memastikan identifikasi, akses, dan pembaharuan dari ketentuan nonhukum dimana organisasi harus mematuhinya. 13

14 Tujuan dan Sasaran APAKAH TUJUAN DAN SASARAN LINGKUNGAN TELAH TERSEDIA DAN DIDOKUMENTASIKAN, DAN APAKAH TERSEDIA PROSEDUR UNTUK MEMELIHARA DOKUMEN TERSEBUT? Organisasi belum menetapkan tujuan dan sasaran lingkungan. Tidak ada kebijakan lingkungan organisasi. Tujuan dan sasaran lingkungan telah tersedia, namun tidak didokumentasikan. Tujuan dan sasaran lingkungan belum mempertimbangkan aspek hukum atau ketentuan lain, aspek lingkungan penting, pilihan teknologi, dan pandangan pihak yang berkepentingan. Belum ada prosedur yang memastikan bahwa tujuan dan sasaran dievaluasi dan dipelihara secara teratur/periodik. Tujuan dan sasaran lingkungan telah tersedia dan didokumentasikan, namun tidak mencakup setiap tingkatan dan fungsi yang terkait dalam organisasi. Tujuan dan sasaran mempertimbangkan pilihan teknologi pengolahan akhir dan kepatuhan terhadap aspek hukum dan ketentuan lain, namun tidak mencerminkan adanya suatu komitmen terhadap pencegahan pencemaran. Tujuan dan sasaran lingkungan telah mempertimbangkan keuangan organisasi, persyaratan operasi dan usaha, namun tidak mempertimbangkan pandangan pihak-pihak yang berkepentingan. Telah tersedia tujuan dan sasaran lingkungan untuk setiap tingkatan dan fungsi yang terkait dalam organisasi. Tujuan adalah spesifik dan sasaran sedapat mungkin dapat terukur. Tujuan dan sasaran konsisten terhadap kebijakan lingkungan dan mencerminkan adanya suatu komitmen terhadap pencegahan pencemaran. Tujuan dan sasaran merupakan satu kesatuan dengan adanya dampak lingkungan penting yang berkaitan dengan kegiatan, produk, atau jasa dari organisasi. Organisasi saat menetapkan (dan mengevaluasi) tujuan telah mempertimbangkan aspek hukum dan ketentuan lain, pilihan teknologi, keuangan, persyaratan operasi dan usaha, dan pandangan pihak-pihak yang berkepentingan. Tersedia suatu prosedur yang memastikan tujuan dan sasaran dievaluasi dan diperbaharui dengan teratur/periodik. 14

15 Program Manajemen Lingkungan Daftar Periksa Sistem Manajemen Lingkungan ISO-14001: APAKAH SUATU PROGRAM MANAJEMEN LINGKUNGAN UNTUK MENCAPAI TUJUAN DAN SASARAN TELAH TERSEDIA DAN DIPELIHARA? Belum tersedia program manajemen lingkungan. Dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran lingkungan, telah tersedia suatu program manajemen lingkungan, termasuk prosedur-prosedur manajemen untuk beberapa (tidak seluruhnya) tingkatan dan fungsi yang terkait dalam organisasi. Program manajemen lingkungan tidak menyatakan apa yang dilakukan atau kerangka waktu untuk mencapai tujuan dan sasaran. Suatu program manajemen lingkungan telah tersedia, namun tidak mencakup rencana pengembangan kegiatan atau produk baru dari organisasi. Organisasi telah memiliki suatu program manajemen lingkungan untuk mencapai tujuan dan sasaran, yang menggambarkan bagaimana sasaran organisasi akan dicapai (Lihat Lampiran Standar A.4.3.4). Program manajemen lingkungan tersebut mengidentifikasi personil yang bertanggungjawab untuk melaksanakan kebijakan lingkungan, dan siapa yang bertanggungjawab untuk mencapai tujuan dan sasaran pada setiap tingkatan dan fungsi organisasi terkait. Program mencakup sumberdaya yang dialokasikan (keuangan, fisik, dan SDM) dimana organisasi akan mencapai tujuan & sasaran. Program memiliki suatu kerangka waktu yang jelas dan mengidentifikasi apa yang akan dilakukan atau akan dicapai, dan kapan serta bagaimana hal tersebut dilaksanakan. Program manajemen lingkungan dapat ditambah bila diperlukan untuk memastikan bahwa manajemen lingkungan akan dapat diterapkan untuk pembangunan atau kegiatan baru, atau modifikasi kegiatan, produk, atau jasa. Program manajemen lingkungan mencakup tinjauan ulang terhadap kegiatan baru (Lihat Lampiran Standar A.4.3.4). 15

16 PRINSIP 3: PELAKSANAAN DAN OPERASI Struktur dan Tanggungjawab APAKAH PERAN, TANGGUNGJAWAB, DAN KEWENANGAN TELAH DITETAPKAN, DIDOKUMENTASIKAN, DAN DIKOMUNIKASIKAN? Manajemen puncak belum menetapkan seorang Manajemen Representative (MR) Lingkungan. Manajemen puncak telah menetapkan seorang MR lingkungan, namun peran, tanggungjawab dan kewenangan dari MR belum ditetapkan atau didokumentasikan. Peran, tanggungjawab dan kewenangan dari manajemen di unitunit operasional dan staf fungsional untuk melaksanakan berbagai elemen sistem manajemen lingkungan telah ditetapkan, namun belum didokumentasikan. Peran, tanggungjawab, dan kewenangan dari manajemen di unitunit operasional dan staf fungsional belum dikomunikasikan kepada karyawan. Manajemen puncak telah menunjuk seorang MR lingkungan. MR telah memiliki peran, tanggungjawab, dan kewenangan untuk memastikan bahwa persyaratan sistem manajemen lingkungan telah tersedia, dilaksanakan, dan dipelihara sesuai dengan standar ISO 14001, dan melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungannya kepada manajemen puncak. Peran, tanggungjawab, dan kewenangan dari manajemen di unitunit operasional dan staf fungsional untuk melaksanakan berbagai elemen sistem manajemen lingkungan telah ditetapkan, didokumentasikan, dan dikomunikasikan kepada karyawan dalam upaya terlaksananya sistem manajemen lingkungan. MR lingkungan melaporkan kinerja sistem manajemen lingkungan kepada manajemen puncak. Laporan ini digunakan oleh manajemen puncak untuk mengkaji ulang sistem manajemen lingkungan dan sebagai dasar tindakan perbaikan. 16

17 APAKAH MANAJEMEN MENYEDIAKAN SUMBERDAYA-SUMBERDAYA UTAMA UNTUK MELAKSANAKAN DAN MENGENDALIKAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN? Manajemen belum mengidentifikasi sumberdaya-sumberdaya utama untuk melaksanakan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan Sumberdaya-sumberdaya meliputi sumberdaya manusia, ketrampilan khusus, teknologi, peralatan, dan sumberdaya keuangan/dana; namun ketrampilan khusus sangat kurang. Manajemen telah mengidentifikasi beberapa sumberdaya-sumberdaya utama untuk melaksanakan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan, namun ketrampilan khusus sangat kurang (misalnya teknologi, peralatan, dan sumberdaya keuangan) Manajemen telah mengalokasikan beberapa sumberdaya-sumberdaya utama, seperti sumberdaya manusia, namun tidak keuangan. Manajemen telah mengidentifikasi sumberdaya-sumberdaya utama untuk melaksanakan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan. Manajemen menyediakan seluruh sumberdaya-sumberdaya untuk melaksanakan dan mengendalikan sistem manajemen lingkungan. 17

18 Pelatihan, Kepedulian, dan Kompetensi APAKAH SELURUH KEBUTUHAN PELATIHAN TELAH DIIDENTIFIKASI? Belum tersedia prosedur untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Kebutuhan pelatihan belum diidentifikasi. Prosedur telah tersedia untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan. Tidak ada atau hanya sebagian dari karyawan terkait yang telah mengikuti pelatihan. Belum tersedia prosedur untuk memastikan apakah kontraktor yang bekerja pada organisasi mampu menunjukkan bahwa karyawannya telah mengikuti pelatihan-pelatihan yang disyaratkan. Telah tersedia prosedur untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan (lihat Lampiran Standar A.4.4.2) Telah ditetapkan prosedur untuk memastikan bahwa seluruh karyawan yang tempatnya bekerja menimbulkan dampak penting lingkungan telah mengikuti pelatihan lingkungan yang memadai. Prosedur juga mensyaratkan bahwa kontraktor yang bekerja pada organisasi mampu menunjukkan bahwa karyawannya telah mengikuti pelatihan-pelatihan yang disyaratkan. Telah tersedia suatu sistem yang secara periodik mengkaji ulang prosedur yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan memastikan bahwa pelatihan yang memadai telah dilaksanakan. 18

19 APAKAH TELAH TERSEDIA PROSEDUR UNTUK MEMBUAT KARYAWAN ATAU ANGGOTA MANAJEMEN PADA SETIAP TINGKATAN DAN FUNGSI ORGANISASI PEDULI AKAN ISU LINGKUNGAN? Belum tersedia prosedur untuk membuat karyawan pada setiap tingkatan dan fungsi organisasi peduli akan isu-isu lingkungan. Belum tersedia prosedur untuk memastikan bahwa seluruh karyawan pada setiap tingkatan dan fungsi organisasi peduli akan isu-isu lingkungan. Hanya karyawan pada departemendepartemen tertentu yang telah peduli akan isu-isu lingkungan. Hanya karyawan pada departemendepartemen tertentu yang peduli akan dampak penting lingkungan, baik aktual maupun potensial dari kegiatan tempatnya bekerja, dan manfaat lingkungan dari meningkatnya kinerja karyawan. Terdapat kepedulian lingkungan menyeluruh terhadap isu-isu lingkungan, namun demikian belum seluruh karyawan peduli akibat potensial yang timbul dari prosedurprosedur operasi khusus. Pelatihan terkait telah tersedia, namun belum ada prosedur untuk memastikan seluruh karyawan baru menerima pelatihan kepedulian yang memadai. Telah tersedia prosedur untuk memastikan bahwa seluruh karyawan yang terkait menerima pelatihan untuk meningkatkan kepedulian akan pentingnya kesesuaian terhadap persyaratan sistem manajemen lingkungan Telah tersedia prosedur yang memastikan bahwa seluruh karyawan peduli akan dampak penting lingkungan, baik aktual maupun potensial dari kegiatan tempatnya bekerja, dan manfaat lingkungan dari meningkatnya kinerja karyawan. Seluruh karyawan dibuat peduli akan peran dan tanggungjawab dalam mencapai kesesuaian dengan kebijakan lingkungan dan prosedur-prosedur, serta persyaratan sistem manajemen lingkungan, termasuk persyaratan persiapan dan aksi tindakan darurat. Seluruh karyawan dibuat peduli akan akibat potensial yang timbul dari prosedur-prosedur operasi khusus. 19

20 APAKAH TELAH DIPASTIKAN BAHWA KARYAWAN YANG MELAKSANAKAN PEKERJAAN YANG DAPAT MENIMBULKAN DAMPAK PENTING LINGKUNGAN MEMILIKI KOMPETENSI? Pendidikan, pelatihan, atau pengalaman yang memadai belum diidentifikasi. Manajemen telah menentukan tingkat pengalaman, kompetensi, dan pelatihan untuk memastikan kemampuan karyawan, terutama yang melaksanakan fungsi-fungsi manajemen lingkungan khusus. Manajemen telah menetapkan tingkat pengalaman, kompetensi, dan pelatihan untuk memastikan kemampuan karyawan, terutama yang berkaitan dengan fungsi-fungsi manajemen lingkungan khusus. Belum seluruh karyawan yang melaksanakan kegiatan-kegiatan terkait memenuhi persyaratan pendidikan/ pelatihan atau pengalaman minimun yang telah diidentifikasi oleh manajemen. Telah dapat dipastikan bahwa karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang dapat menimbulkan dampak penting lingkungan memiliki kompetensi yang disyaratkan. Persyaratan tingkat kompetensi karyawan telah ditetapkan berdasarkan pendidikan, pelatihan, dan atau pengalaman yang memadai. 20

21 Komunikasi APAKAH TELAH TERSEDIA PROSEDUR-PROSEDUR YANG MEMADAI UNTUK KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL TENTANG ASPEK LINGKUNGAN DAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN? Belum tersedia prosedur, baik komunikasi internal maupun eksternal tentang aspek lingkungan dan sistem manajemen lingkungan. Beberapa prosedur telah tersedia untuk komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi organisasi, namun belum tersedia prosedur untuk komunikasi eksternal. Telah tersedia prosedur untuk menerima komunikasi yang terkait dari pihak-pihak eksternal yang berkepentingan, namun belum tersedia prosedur yang mendokumentasikan jawaban/aksi terhadap komunikasi dari pihak-pihak eksternal Belum tersedia prosedur yang mengkaji ulang secara periodik prosedur-prosedur yang digunakan dalam komunikasi internal dan eksternal. Telah tersedia prosedur penerimaan, pendokumentasian, dan menjawab terhadap pihak-pihak eksternal tentang sistem manajemen lingkungan, namun belum tersedia untuk aspek lingkungan. Telah tersedia prosedur untuk komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi dalam organisasi. Telah tersedia prosedur-prosedur untuk menerima, mendokumentasikan, dan menjawab terhadap komunikasi eksternal terkait dari pihak-pihak yang berkepentingan tentang sistem manajemen lingkungan. Organisasi telah mempertimbangkan berbagai kemungkinan proses untuk komunikasi eksternal tentang aspek lingkungan penting dan telah mencatat keputusan yang dibuat tentang hal tersebut. Seluruh prosedur-prosedur tersebut ditinjau ulang dan digunakan untuk merubah kondisi/situasi dan persepsi. 21

22 Dokumentasi Sistem Manajemen Lingkungan Daftar Periksa Sistem Manajemen Lingkungan ISO-14001: APAKAH TERSEDIA DOKUMENTASI YANG MENJABARKAN SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN? Elemen-elemen inti dari sistem manajemen lingkungan belum dijabarkan dan didokumentasikan. Elemen-elemen inti dari sistem manajemen lingkungan telah diidentifikasi, dijabarkan, dan didokumentasikan tetapi interaksi atau keterkaitan antara elemen-elemen yang berbeda tidak didokumentasikan. Dokumentasi tersebut tidak memiliki petunjuk dimana dapat ditemukan atau tidak merujuk dokumentasi yang terkait. Elemen-elemen inti dari sistem manajemen lingkungan telah diidentifikasi, dijabarkan, dan didokumentasikan. Interaksi antara elemen-eleemen inti dari sistem manajemen lingkungan telah diuraikan. Deskripsi tersebut telah didokumentasikan dalam kertas kerja atau bentuk elektronik. Dokumentasi tersebut memiliki petunjuk dimana dapat ditemukan atau merujuk dokumentasi yang terkait. 22

23 Pengendalian Dokumen Daftar Periksa Sistem Manajemen Lingkungan ISO-14001: APAKAH TELAH TERSEDIA PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN YANG MEMADAI? Manajemen belum mengidentifikasi dokumen-dokumen yang harus dipelihara dan didokumentasikan. Belum tersedia prosedur yang mengendalikan dan memelihara dokumen-dokumen. Manajemen telah mengidentifikasi dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh ISO 14001, dimana harus disimpan dan dikendalikan. Prosedur pengendalian dokumen tertentu telah tersedia. Belum ditetapkan siapa yang bertanggungjawab atau berwenang untuk membuat atau merubah berbagai tipe dokumen. Tidak tersedia sistem yang mengkaji ulang dan merevisi secara periodik dokumen-dokumen. Belum tersedia prosedur untuk memastikan bahwa versi terbaru dari dokumen terkait tersedia pada seluruh lokasi dimana kegiatan-kegiatan operasi utama dilaksanakan untuk berfungsi efektifnya sistem. Manajemen telah memiliki dan memelihara prosedur untuk mengendalikan seluruh dokumen yang disyaratkan oleh ISO untuk memastikan bahwa dokumen ada pada tempatnya. Prosedur-prosedur telah tersedia untuk memastikan bahwa seluruh dokumentasi secara periodik ditinjau ulang dan direvisi bilamana diperlukan, dan disetujui oleh staf/karyawan yang berwenang Telah tersedia prosedur untuk memastikan bahwa versi terbaru dari dokumen terkait tersedia pada seluruh lokasi dimana kegiatan-kegiatan operasi utama dilaksanakan untuk berfungsi efektifnya sistem. Tersedia prosedur untuk memastikan bahwa dokumen kadaluarsa telah dimusnahkan dengan benar dari seluruh sumber pembuatnya dan seluruh pengguna, atau untuk menghindari salah penggunaan. Telah tersedia prosedur untuk memastikan bahwa setiap dokumen kadaluarsa ditahan untuk keperluan hukum dan atau kegunaan pemeliharaan pengetahuan telah diidentifikasi APAKAH SELURUH DOKUMEN DALAM BENTUK & PENAMPILAN YANG MEMADAI? Dokumen yang tersedia tidak jelas dan sulit dibaca (misal salinan dari salinan, dokumen fax yang tidak jelas, dll) Dokumen yang tersedia tidak (atau tidak semua) bertanggal untuk menunjukkan keaslian atau perubahan/revisi. Belum tersedia prosedur atau tanggungjawab tentang pembuatan atau perubahan dari dokumen sistem manajemen lingkungan. Seluruh dokumen dapat dibaca dan dapat diidentifikasi. Seluruh dokumen bertanggal dan dilengkapi dengan tanggal revisi. Terdapat format dokumen yang berbeda dan dokumen tidak dapat diidentifikasi. Dokumen-dokumen kadaluarsa tidak dimusnahkan. Seluruh dokumentasi jelas & dapat dibaca. Seluruh dokumen bertanggal, dan dilengkapi dengan tanggal revisi. Seluruh dokumen dapat diidentifikasi. Seluruh dokumen dipelihara dengan baik. Seluruh dokumen dipelihara selama periode waktu tertentu. Tersedia instruksi yg jelas untuk pemeliharaan dokumen, termasuk pembaharuan/ penggantian dengan revisi & pemusnahan dokumen yang kadaluarsa. 23

24 Pengendalian Operasi APAKAH KEGIATAN OPERASI YANG BERKAITAN DENGAN ASPEK LINGKUNGAN PENTING TELAH DIIDENTIFIKASI? Manajemen belum mengidentifikasi kegiatan operasi yang menyebabkan dampak lingkungan penting. Organisasi belum menetapkan suatu kebijakan, tujuan, dan sasaran. Manajemen telah mengidentifikasi beberapa atau seluruh kegiatan operasi yang menyebabkan dampak lingkungan penting, tetapi belum mendokumentasikan situasi tersebut, dimana tidak adanya prosedur yang terdokumentasi akan menyebabkan ketidakpatuhan terhadap kebijakan atau penyimpangan terhadap tujuan dan sasaran belum diiidentifikasi Operasi dan kegiatan yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting dari organisasi telah diidentifikasi dan didokumentasikan. Situasi mensyaratkan prosedur yang terdokumentasi untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, dan kesesuaian terhadap tujuan dan sasaran telah diidentifikasi APAKAH BEBERAPA KEGIATAN DAN OPERASI TELAH DIRENCANAKAN UNTUK MEMASTIKAN BAHWA KEGIATAN DAN OPERASI DILAKSANAKAN SESUAI DENGAN KONDISI YANG TELAH DITETAPKAN? Belum tersedia prosedur untuk setiap kegiatan dan operasi yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi, sesuai dengan kebijakan, tujuan, dan sasaran. Telah tersedia prosedur untuk hampir seluruh (namun tidak semua) kegiatan dan operasi yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting yang telah diidentifikasi, sesuai dengan kebijakan, tujuan, dan sasaran. Prosedur tidak secara periodik ditinjau ulang. Prosedur tidak dikomunikasikan kepada pemasok dan kontraktor Kriteria operasi tidak dinyatakan di dalam prosedur. Telah tersedia prosedur yang terdokumentasi untuk seluruh kegiatan dan operasi termasuk pemeliharaannya. Kriteria operasi telah dinyatakan di dalam prosedur (misal diperbolehkan untuk melepas emisi udara dari suatu proses produksi, apabila ambang batas tertentu tidak terlampaui). Telah tersedia prosedur yang terdokumentasi untuk barang dan jasa yang digunakan organisasi yang berkaitan dengan aspek lingkungan penting. Prosedur yang terkait dikomunikasikan kepada pemasok dan kontraktor. Seluruh prosedur secara periodik ditinjau ulang dan direvisi bilamana dipandang perlu. 24

25 Persiapan dan Tindakan Darurat APAKAH TELAH TERSEDIA PROSEDUR YANG SESUAI UNTUK MENGIDENTIFIKASI POTENSI KEJADIAN DAN MELAKUKAN TINDAKAN ATAS KEJADIAN KECELAKAAN DAN SITUASI DARURAT? Tidak tersedia prosedur untuk mengidentifikasi potensi kejadian atau melakukan tindakan atas kejadian kecelakaan dan situasi darurat Telah tersedia prosedur untuk mengidentifikasi potensi terjadinya insiden dan kecelakaan lingkungan, serta situasi darurat. Prosedur belum menetapkan tindakan darurat untuk seluruh situasi potensial yang telah diidentifikasi. Tidak tersedia suatu sistem yang secara periodik mengkaji ulang dan merevisi prosedur-prosedur tersebut. Belum ditetapkan prosedur yang secara pro-aktif mencegah keadaan darurat yang telah diidentifikasi atau untuk menanggulangi dampak lingkungan yang berkaitan dengan beberapa keadaan darurat (misal prosedur tindakan kebakaran tidak mencakup pencegahan tumpahan, pengendalian, atau prosedur penanganan). Telah tersedia prosedur untuk mengidentifikasi potensi dan tindakan terhadap insiden, kecelakaan, dan situasi darurat. Prosedur juga menitikberatkan perhatian pada pencegahan dan penanganan dampak lingkungan yang mungkin berkaitan dengan kecelakaan atau situasi darurat. Setelah kejadian kecelakaan atau situasi darurat, prosedur ditinjau ulang dan bilamana diperlukan direvisi untuk mencegah terulangnya kembali kejadian APAKAH PROSEDUR-PROSEDUR TELAH DIUJI DAN DITINJAU ULANG/REVISI SECARA PERIODIK SETELAH PENGUJIAN ATAU SETELAH INSIDEN/SITUASI AKTUAL TERJADI? Belum pernah dilakukan pengujian prosedur tindakan darurat. Satu atau dua kali pengujian prosedur tertentu telah dilakukan, namun pengujian secara teratur (periodik) belum dilakukan. Belum ada prosedur untuk memeriksa kecelakaan atau insiden yang merevisi prosedur tindakan darurat dengan memadai. Pengujian prosedur tindakan darurat dilakukan dengan teratur (periodik). Telah tersedia prosedur rinci dan dilaksanakan untuk mengkaji ulang kinerja dari pengujian dan efisiensi sesuai dengan rancangan. Telah tersedia prosedur spesifik dan dilaksanakan untuk memeriksa secara sistematik seluruh kecelakaan dan insiden yang berdampak terhadap lingkungan, dan menuju pada langkahlangkah revisi/tindakan perbaikan. 25

26 PRINSIP 4: PEMERIKSAAN DAN TINDAKAN PERBAIKAN Pemantauan dan Pengukuran APAKAH TELAH TERSEDIA PROSEDUR UNTUK MEMANTAU DAN MENGUKUR SECARA TERATUR KARAKTERISTIK KUNCI DARI KEGIATAN DAN OPERASI YANG DAPAT MENIMBULKAN DAMPAK PENTING LINGKUNGAN? Belum tersedia prosedur untuk memantau karakteristik kunci (misal: jumlah dan karakteristik buangan cair, emisi udara, limbah padat B3, penggunaan energi, jumlah limbah per unit produk) dari kegiatan dan operasi yang dapat menimbulkan dampak penting lingkungan. Peralatan pemantauan yang disyaratkan tidak dijaga untuk memastikan pemeliharaan dan kalibrasi yang memadai. Belum tersedia prosedur untuk membuktikan kepatuhan terhadap peraturan-peraturan lingkungan terkait. Telah tersedia prosedur untuk memantau secara teratur beberapa karakteristik kunci dari kegiatan dan operasi yang dapat menimbulkan dampak penting lingkungan. Prosedur-prosedur tersebut belum didokumentasikan. Belum tersedia sistem yang secara periodik mengakji ulang prosedurprosedur tersebut. Hasil dari pemantauan tidak dicatat atau didokumentasikan. Telah tersedia prosedur untuk memantau secara periodik karakteristik kunci dari kegiatan dan operasi yang dapat menimbulkan dampak penting lingkungan. Prosedur mensyaratkan dicatatnya informasi untuk menelusuri kinerja, pengendalian operasi terkait dan kesesuaian dengan tujuan dan sasaran organisasi. Prosedur telah didokumentasikan dan ditinjau ulang secara teratur. Peralatan pemantauan telah dikalibrasi dan dipelihara. Catatan dari proses ini disimpan dan ditahan sesuai dengan prosedur organisasi APAKAH TERSEDIA PROSEDUR YANG TERDOKUMENTASI UNTUK MENGEVALUASI SECARA PERIODIK KEPATUHAN TERHADAP PERATURAN LINGKUNGAN TERKAIT? Belum tersedia prosedur untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap peraturan-peraturan lingkungan. Telah tersedia beberapa prosedur untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap ketentuan peraturanperaturan terkait, namun tidak mencakup salah satu dibawah ini: tidak mencakup evaluasi rinci dari seluruh ketentuan, atau tidak mencakup seluruh aspek operasi, produk, dan jasa Beberapa evaluasi tidak dilakukan secara teratur atau periodik. Telah tersedia prosedur rinci dan terdokumentasi untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap ketentuan peraturan dari seluruh kegiatan, produk, dan jasa. Prosedur mencakup pengukuran untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan ketentuan peraturan terkait dimana kegiatan, produk, atau jasa harus mematuhinya. Prosedur telah tersedia prosedur dengan evaluasi periodik yang harus dilaksanakan. Hasil evaluasi didokumentasikan dan dilaporkan kepada manajemen. 26

27 Ketidaksesuaian dan Tindakan Koreksi dan Pencegahan APAKAH TELAH TERSEDIA PROSEDUR YANG MENETAPKAN TANGGUNGJAWAB DAN KEWENANGAN UNTUK MENANGANI KETIDAKSESUAIAN DAN MELAKSANAKAN TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN? Manajemen belum memiliki prosedur yang menetapkan tanggungjawab dan kewenangan untuk menangani potensi ketidaksesuaian dan melaksanakan tindakan perbaikan. Insiden ketidaksesuaian tidak diperiksa untuk menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Telah tersedia prosedur yang menetapkan tanggungjawab dan kewenangan untuk menangani dan memeriksa ketidaksesuaian dan melaksanakan tindakan perbaikan. Prosedur tidak diperbaharui karena kurangnya pengalaman terhadap situasi ketidaksesuaian yang terjadi. Tindakan perbaikan dan pencegahan sering hanya merupakan pengukuran sesaat, yang tidak menggambarkan secara menyeluruh tingkat permasalahan atau tidak mempertimbangkan dampak lingkungan yang terjadi. Prosedur operasi tertulis tidak diperbaharui untuk mencatat/ menggambarkan belajar dari pengalaman ketidaksesuaian terdahulu. Telah tersedia prosedur yang terdokumentasi untuk menetapkan tanggungjawab dan kewenangan dalam menangani dan memeriksa insiden ketidaksesuaian. Telah tersedia prosedur yang terdokumentasi untuk menetapkan tanggungjawab dan kewenangan dalam melaksanakan tindakan penanggulangan setiap dampak yang ditimbulkan oleh ketidaksesuaian dan melaksanakan perbaikan dan tindakan pencegahan. Pengukuran perbaikan dan pencegahan dilakukan untuk mengurangi akibat yang ditimbulkan oleh ketidaksesuaian, baik aktual maupun potensial agar selalu sesuai dengan tingkat permasalahan dan didasarkan atas pertimbangan dampak lingkungan. Setiap perubahan dalam prosedur operasi tertulis didasarkan atas tindakan perbaikan dan pencegahan yang dicatat dan dilaksanakan. 27

28 Rekaman / Catatan APAKAH PROSEDUR UNTUK IDENTIFIKASI DAN PEMELIHARAAN SERTA PEMUSNAHAN CATATAN LINGKUNGAN TELAH TERSEDIA DAN TERPELIHARA? Belum tersedia prosedur untuk mengidentifikasi, memelihara, dan atau memusnahkan catatan lingkungan. Telah tersedia prosedur untuk mengidentifikasi, memelihara, dan memusnahkan beberapa catatan lingkungan. Catatan lingkungan tertentu disimpan dan dipelihara sebaik mungkin, dimana catatan-catatan tersebut mudah diperoleh, dan terlindung dari kerusakan, gangguan, dan kehilangan. Periode waktu penahanan tidak selalu tersedia atau tercatat. Prosedur identifikasi, pemeliharaan, dan pemusnahan catatan lingkungan telah tersedia dan dipelihara. Catatan lingkungan termasuk catatan lingkungan dan hasil audit dan tinjauan ulang, sebagaimana yang dinyatakan dalam tujuan dan sasaran telah sesuai (Lihat Lampiran Standar A ). Catatan lingkungan jelas dan dapat dibaca, beridentifikasi, dan mudah ditelusuri terhadap kegiatan, produk, dan jasa yang dimaksud. Tidak semua catatan yang sesuai dengan standar ini dipelihara. Catatan lingkungan disimpan dan dipelihara sebaik mungkin, dimana catatan-catatan tersebut mudah diperoleh, dan terlindung dari kerusakan, gangguan, dan kehilangan. Periode waktu penahanan dari berbagai catatan lingkungan telah tersedia dan tercatat. Seluruh catatan yang disyaratkan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap standar ini (termasuk kepatuhan terhadap peraturan) terpelihara dengan baik. 28

29 Audit Sistem Manajemen Lingkungan APAKAH ORGANISASI TELAH MEMILIKI SUATU PROGRAM DAN PROSEDUR UNTUK SECARA PERIODIK MELAKSANAKAN AUDIT SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN? Prosedur audit belum tersedia Prosedur audit tidak mencakup evaluasi terhadap sistem manajemen lingkungan (misal: audit menitikberatkan hanya pada kepatuhan terhadap peraturan). Telah tersedia program dan prosedur untuk melaksanakan audit sistem manajemen lingkungan secara periodik. Audit bertujuan untuk menetapkan apakah sistem manajemen lingkungan telah dilaksanakan dan dipelihara dengan baik dan benar, dan apakah sistem manajemen lingkungan telah sesuai dengan ketentuan yang direncanakan. Namun demikian, kekerapan audit atau program audit keseluruhan tidak menggambarkan keterkaitan potensi kepentingan lingkungan dari kegiatan yang menjadi pokok perhatian, atau tidak mempertimbangkan audit terdahulu (bila ada) Prosedur audit tidak seluruhnya tertata baik (misal tidak mencakup: lingkup, frekuensi, dan metodolog, tanggungjawab, dan persyaratan melaksanakan audit dan pelaporan hasil audit) Prosedur tidak memastikan bahwa informasi yang diperoleh dari hasil audit disampaikan kepada manajemen. Telah tersedia program dan prosedur untuk melaksanakan audit manajemen lingkungan secara periodik. Audit bertujuan untuk menentukan apakah sistem manajemen lingkungan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan untuk manajemen lingkungan, dan apakah sistem manajemen lingkungan telah dilaksanakan dan dipelihara dengan baik dan benar. Prosedur memastikan bahwa informasi hasil audit disampaikan kepada manajemen. Program audit, termasuk frekuensi audit didasarkan atas kepentingan lingkungan dari kegiatan yang menjadi pokok perhatian dan hasil dari hasil audit terdahulu. Prosedur audit mencakup lingkup audit, frekuensi dan metode audit, persyaratan kompetensi auditor, dan juga tanggungjawab yang berkaitan dengan pengelolaan dan pelaksanaan audit, serta persyaratan untuk melaksanakan audit dan pelaporan hasil audit. 29