Menyetujui untuk diterbitkan Pada Tanggal 13 Oktober Oleh

Transkripsi

1 2017

2 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 1 / 13 Menyetujui untuk diterbitkan Pada Tanggal 13 Oktober 2017 Oleh DEKAN Pedoman Mutu ini menguraikan Sistem Manajemen Mutu di Fakultas Ekonomi dan merupakan Pedoman Mutu dalam melaksanakan tugas bagi seluruh civitas akademika Fakultas Ekonomi. Perubahan terhadap sistem manajemen mutu tidak diperbolehkan tanpa persetujuan Dekan Fakultas Ekonomi dan Wakil Manajemen Mutu (WMM), serta harus ditetapkan dengan mengacu pada prosedur mutu yang terkandung di dalam dokumen ini Dokumen ini milik Fakultas Ekonomi, isi dokumen tidak diperkenankan untuk digandakan atau disalin dalam bentuk apapun tanpa ijin tertulis dari Wakil Manajemen Mutu Fakultas Ekonomi

3 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 2 / Ruang Lingkup Lingkup sistem manajemen mutu Fakultas Ekonomi, mencakup proses sesuai persyaratan ISO 9001:2015. Setiap unit dan lapisan manajemen Fakultas Ekonomi dalam upaya mencapai, mempertahankan serta meningkatkan mutu hasil proses pelayanan haruslah melaksanakan semua detail pedoman mutu ini. Manajemen akan selalu memperbaharui dan memperbaiki pedoman mutu ini secara berkala sesuai dengan masukan atau ide, perkembangan dan peningkatan standar mutu agar sesuai dengan Standar Manajemen Mutu ISO 9001:2015, tetap mampu memperbaiki kinerja Fakultas Ekonomisecara berkesinambungan. Pedoman Mutu ini mencakup Proses kegiatan Belajar mengajar dan beserta seluruh pendukungnya yang menjadi bagian yang tak terpisahkan. Fakultas Ekonomi merupakan salah satu fakultas di bawah Universitas Negeri Jakarta. Fakultas Ekonomi berada di Gd. R, Kampus UNJ, Jalan Rawangun Muka Jakarta Timur. Fakultas Ekonomi berdiri berdasarkan Surat Ijin Dirjen Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No. 2077/D/T/2005, mulai beroperasi pada bulan Juli 2005 dengan Nomor SK Pendirian Program Studi dengan SK Dirjen dikti 1193/D/T/2005 pada tanggal SK : 11 April 2005 Pedoman mutu ini merupakan kebijakan Fakultas Ekonomi terhadap ketentuan yang disyaratkan oleh sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2015 dan tidak bersifat statis serta bias, direvisi kapan saja bila ditinjau perlu atau setidaknya ditinjau ulang untuk perbaikan sekali dalam setahun. Setiap perubahan ke arah perbaikan dapat diajukan oleh setiap pegawai, tanpa memandang posisi dalam manajemen. Usulan disampaikan ke pimpinan unit untuk didiskusikan, dikaji dan diuji. Semua data merupakan tanggung jawab karyawan untuk mengelolanya sesuai dengan tingkatan manajemennya, serta segala data dan informasi yang perlu diketahui oleh karyawan merupakan tanggung jawab setiap kepala unit untuk menyampaikannya secara rinci dan jelas untuk

4 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 3 / 13 menghindari kesalah pahaman, interpretasi, salah persepsi maupun salah asumsi. 1. Sistem Manajemen Mutu 1.1 Bagian/unit di Fakultas Ekonomi mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan dalam Sistem Manajemen Mutu dan menentukan urutan serta interaksinya dalam suatu Peta Proses (lampiran A ). Proses proses ini dikelola sesuai persyaratan stakeholder, mengacu kepada persyaratan ISO 9001 : 2015 dan peraturan serta undang-undang yang berlaku. 1.2 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu Fakultas Ekonomi mencakup : i. Kebijakan Mutu dan sasaran Mutu ii. Pedoman Mutu iii. Prosedur Mutu (prosedur wajib yang ditetapkan standard ISO) iv. Dokumen lain yang diperlukan untuk merencanakan, menjalankan dan mengendalikan proses-proses seperti : Instruksi Kerja, Rencana Kerja, Formulir-formulir dan yang berhubungan dengan proses kerja. v. Rekaman Rekaman 1.3 Kebijakan Mutu ditetapkan dan disahkan oleh Dekan, serta disosialisasikan ke seluruh Dosen dan karyawan untuk dipahami. Kebijakan Mutu ini ditinjau kesesuaiannya secara berkala sesuai kebutuhan, mengacu kepada pasal 4.3 ISO 9001: Sasaran Mutu ditetapkan pada tingkat unit kerja dan pada tiap unit kerja di lingkungan Fakultas Ekonomi. Sasaran Mutu ini ditunjang oleh perencanaan untuk dapat mencapainya, dan dilakukan pemantauan terhadap hasil yang dicapainya secara periodik. Sasaran Mutu yang tidak tercapai akan dilakukan analisa dan tindakan koreksi yang sesuai. Sasaran Mutu yang ditetapkan selalu mencerminkan Kebijakan Bidang

5 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 4 / 13 Tri Dharma Perguruan Tinggi dan mengacu kepada pasal 6.2 ISO 9001: Pedoman mutu ini mencakup apa yang dipersyaratkan oleh pasal 4.4 ISO 9001: Prosedur Mutu yang diterapkan mencakup apa yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2015 dan yang diperlukan untuk merencanakan, menjalankan, serta mengendalikan proses-prosesnya secara efektif, semua prosedur Mutu tersebut ada dalam daftar Daftar Prosedur (lampiran B). 1.7 Rekaman-rekaman yang disimpan dan dipelihara oleh Wakil Manajemen Mutu Fakultas Ekonomi mencakup yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2015 dan yang diperlukan sebagai bukti objektif atas efektifitas proses-proses yang ada. 1.8 Semua dokumen dalam Sistem Manajemen Mutu dikendalikan. Tata cara pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan ISO 9001:2015 pasal 7.5 tercakup dalam Posedur Mutu Pengendalian Dokumen. 1.9 Semua rekaman yang diperlukan juga dikendalikan, sebagaimana yang dipersyaratkan ISO 9001:2015 pasal 7.5 dan tata caranya diuraikan dalam Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman. 2. Tanggung Jawab Manajemen 2.1.Manajemen memberikan komitmen dan bukti keterlibatannya dalam pengembangan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu dengan: a. Menetapkan dan mengesahkan kebijakan mutu yang isinya mencakup apa yang dipersyaratkan ISO 9001:2015 pasal 5.2 b. Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan lainnya.

6 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 5 / 13 c. Memastikan sasaran mutu ditetapkan pada semua level atau bagian. Melakukan tinjauan manajemen, dan menyediakan sumber daya yang diperlukan Manajemen memberi perhatian (fokus) kepada pemenuhan persyaratan pelanggan yang ditetapkan dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Untuk itu manajemen mengkomunikasikan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan dalam setiap rapat yang dipimpinnya. Manajemen juga memberi perhatian terhadap keluhan dari pelanggan untuk diselesaikan. Selain itu Manajemen mengukur tingkat kepuasan pelanggan melalui metoda yang ditentukan (kuis ioner) dan menganalisa hasil-hasilnya yang pelaksanaannya diserahkan kepada Wakil Manajemen Mutu (WMM) Manajemen memastikan adanya rencana mutu atau program kerja yang diarahkan untuk mendukung tercapainya sasaran mutu. Manajemen juga memastikan terjadinya komunikasi yang efektif dalam melalui media komunikasi yang tersedia seperti rapat kerja, memo, pesan elektronik, dan lain-lain Manajemen menetapkan dan mensahkan struktur organisasi (lampiran C) yang mencerminkan tanggung jawab dan wewenang yang berlaku di Fakultas Ekonomi. Rincian tanggung jawab dan kewenangan semua personal dalam sistem mutu dibuat oleh Wakil Manajemen Mutu (WMM) 2.5. Dalam menjalankan tugas untuk memastikan sistem manajemen mutu diterapkan dan dipelihara, serta untuk membangkitkan kesadaran karyawan tentang pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan, Manajemen menunjuk seseorang untuk menjadi Wakil Manajemen Mutu (WMM) yang mempunyai tanggung jawab sebagaimana dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008 pasal Manajemen mengadakan tinjauan manajemen sekurang-kurang 1 (satu) kali dalam enam bulan dengan agenda pembahasan dan keluaran yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 pasal 9.3.

7 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 6 / Pengelolaan Sumber Daya 3.1 Fakultas Ekonomi mengidentifikasi, menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk keefektifan sistem manajemen mutu, dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Sumber daya tersebut mencakup sumber daya manusia, prasarana dan lingkungan kerja. 3.2 Semua orang yang bekerja mempengaruhi mutu, termasuk untuk keperluan rekruitmen karyawan baru, harus memenuhi kompetensi yang sesuai dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman yang ditetapkan. Setiap orang dinilai kompetensinya terhadap persyaratan tersebut. 3.3 Bila kompetensi orang belum terpenuhi maka diberikan pelatihan yang diperlukan atau tindakan lain yang sesuai. Uraian tentang pelaksanaan pelatihan diatur dalam kebijakan. 3.4 Semua prasarana kerja, termasuk mesin-mesin dan alat proses pelayanan serta sarana pendukung proses pelayanan lainnya disediakan dan dipelihara. 3.5 Lingkungan kerja yang diperlukan untuk menjaga kesesuaian Barang dan Jasa dan untuk memenuhi persyaratan pelanggan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku, disediakan dan dikelola oleh Wakil Manajemen Mutu. Hal ini mencakup kegiatan penataan area kantor, pemeliharaan dan kebersihan lingkungan kantor 4. Realisasi Barang dan Jasa Proses-proses untuk merealisasikan Barang dan Jasa (penerbitan ijin) tercermin dalam Peta Proses (lampiran A ) dan perencanaan realisainya dijelaskan dalam Rencana Mutu di tiap jenis proses proses pelayanan. 4.1 Rencana Proses Kegiatan Belajar Mengajar

8 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 7 / 13 Fakultas Ekonomi melakukan jadwal proses pelayanan dan pemantauan hasil-hasilnya, termasuk penanganan material pendukungnya. perencanaan pemakaian peralatan, metoda proses pelayanan, dan SDM di bawah tanggung jawab Fakultas Ekonomi Proses Kegiatan Belajar Mengajar 5. Pembelian Fakultas Ekonomi melaksanakan kegiatan proses pelayanan dalam kondisi terkendali, sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Fakultas Ekonomi dapat melakukan proses kegiatan pembelian sesuai dengan Rencana Anggaran (DIPA/POK), sesuai anggaran yang telah diputuskan dalam Rapat Kerja (Raker) di tingkat universitas. Fakultas Ekonomi juga dapat mengundang dosen tamu dalam upaya untuk meningkatkan kualitas pengetahuan dan wawasan dalam berbagai bidang terutama bidang ekonomi. 6. Pengukuran, Analisis dan Perbaikan 6.1. Merencanakan dan melakukan proses-proses pemantauan, pengukuran, analisis dan perbaikan untuk memperagakan kesesuaian Barang dan Jasa, kesesuaian Sistem Manajemen Mutu, dan memperbaiki keefektifannya secara berkelanjutan Melakukan pengukuran terhadap persepsi kepuasan pelanggan atas terpenuhinya persyaratan mereka. Pengukuran ini dilakukan melalui kuisioner yang dilakukan minimal 6 bulan (enam bulan ) sekali, hasilnya dianalisa dan disampaikan pada manajemen untuk menjadi bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan terkait Melakukan audit internal minimal 2 (dua) kali dalam satu tahun, dan mempertimbangkan status dan pentingnya proses / bidang yang diaudit. Audit internal dilakukan oleh personel yang berkompeten sesuai dengan yang ada dalam daftar auditor. Semua elemen dalam

9 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 8 / 13 sistem manajemen mutu harus tercakup dalam kegiatan audit. Tata cara pelaksanaan proses tersebut diuraikan dalam Prosedur Mutu Audit Internal Semua proses dalam Sistem Manajemen Mutu dipantau atau diukur untuk mengetahui kemampuannya dalam mencapai hasil yang direncanakan. Setiap penyimpangan dari rencana dilakukan koreksi dan tindakan koreksi yang sesuai Semua persyaratan Barang dan Jasa diidentifikasi dan diverifikasi melalui pengukuran pada spesifikasi Barang dan Jasa. Kegiatan ini dilakukan dengan rencana yang ditetapkan. Semua Barang dan Jasa(hasil proses pelayanan) tidak dapat dilepas sampai semua kriterianya terpenuhi, kecuali ada konsesi. Bukti kesesuaian Barang dan Jasa(hasil proses pelayanan) harus dipelihara termasuk siapa yang berwenang untuk melepas Barang dan Jasa(hasil proses pelayanan) Proses pelayanan yang tidak sesuai dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan, tata caranya dijelaskan dalam Prosedur Mutu Pengendalian Barang dan Jasa Tidak Sesuai. Rekaman ketidaksesuain dan tindakan yang dilakukan dipelihara Melakukan analisa data tentang kepuasan pelanggan dan yang berhubungan dengan perbaikan secara berkelanjutan, kesesuaian Barang dan Jasa, kecenderungan proses-proses dan barang dan jasa, sebagaimana yang dipersyaratkan dalam ISO 9001:2015 pasal 9.1. Metode yang digunakan untuk analisa data diupayakan untuk menerapkan teknik statistika Perbaikan berlanjut dilakukan dengan menggunakan hasil audit, analisa data, sasaran mutu, kebijakan mutu, tinjauan manajemen, tindakan koreksi dan tindakan pencegahan Tidakan koreksi dilakukan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terulangnya, Uraian

10 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 9 / 13 kegiatan tersebut dijelaskan dalam Prosedur Mutu Tindakan Koreksi 6.10.Tindakan pencegahan dilakukan untuk menghilangkan penyebab dan potensi ketidaksesuaian yang ditemukan dan mencegah terjadinya. Uraian pelaksanaannya dijelaskan dalam Prosedur Mutu Tindakan pencegahan.

11 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 10 / 13 Lampiran A Peta Interaksi antar Proses Tinjauan Manajemen Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman Pengadaan Seleksi dan Evaluasi Pemasok Pelatihan REALISASI BARANG DAN JASA Bimbingan Akademik Pelanggan Pengisian kartu rencana Proses belajar mengajar Lulusan Kepuasan Pelanggan Masa Pengenalan Penelitian & Pengabdiann Monitoring dan evaluasi Pemeliharaan Peralatan Tindakan Perbaikan dan Tindakan Pencegahan Audit Internal Analisa Data

12 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 11 / 13 Lampiran B Struktur Organisasi

13 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 12 / 13 Lampiran C Daftar Prosedur No. Prosedur Nama Prosedur Isi Prosedur POS-WM- 01 Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen. Prosedur ini dipakai di semua bagian dan untuk semua dokumen yang perlu dikendalikan, baik yang berasal dari dalam perusahaan maupun yang berasal dari luar. Pasal ISO 9001: POS-WM- 02 POS-WM- 03 Prosedur Mutu Pengendalian Rekaman Prosedur Mutu Audit Internal Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian rekaman. Prosedur ini dipakai untuk segala rekaman dan semua bagian yang menyimpan rekaman sebagai bukti telah terjadinya sesuatu dengan hasil-hasil tertentu. Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melaksanakan kegiatan audit internal. Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan, dan melaporkan audit serta penentuan auditor untuk kegiatan yang dilakukan pada semua bagian itu POS-WM- 04 Prosedur Mutu Pengendalian Barang dan Jasa Tak Sesuai Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara mengendalikan Barang dan Jasa tak sesuai. Prosedur ini dipakai untuk 10.2

14 No. Dok.: PM-WM-01 No. Rev.: 1 Tgl. Berlaku: Oktober 2017 Hal: 13 / 13 semua Barang dan Jasa di semua bagian yang menangani Barang dan Jasa, sejak dari bahan baku, hasil dari tahapan kegiatan, sampai Barang dan Jasa akhir POS-WM- 05 Prosedur Mutu Tindakan Koreksi Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melakukan tindakan koreksi. Prosedur ini dipakai di semua bagian dan untuk kegiatan dan atau Barang dan Jasa yang memerlukan tindakan koreksi POS-WM- 06 Prosedur Mutu Tindakan Pencegahan Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melakukan tindakan pencegahan. Prosedur ini dipakai di semua bagian dan untuk kegiatan yang memerlukan tindakan pencegahan. 10.2