LAMPIRAN I : FASILITASI PENYUSUNAN SOP KOTA MEDAN SKPD : TANGGAL : 1. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT MASUK PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT SURAT MASUK 1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK TIDAK DAPAT DITERIMA 1. 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 4. SEKRETARIS Pelaksana Mutu Baku NO Staf Kasubbag Umum dan Kepegawaian Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1. Menerima surat masuk Mulai 2. mengagendakan dan menulis nota dinas surat masuk Lembar disposisi, Pulpen Agenda (catatan), dan arsip surat masuk 3. Meneliti dan memaraf - Pulpen Surat sudah diparaf
Pelaksana Mutu Baku NO Staf Kasubbag Umum dan Kepegawaian Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output Keterangan 4. Meneliti dan memaraf - Pulpen Surat sudah diparaf 5. Menyarankan Tujuan disposisi Surat - Pulpen Saran Tujuan Disposisi Surat 6 Mendisposisi Surat - Pulpen Arahan, perintah, atau disposisi Kadis 7 Mencatat tujuan Disposisi Surat pada buku Agenda - Pulpen Catatan Tujuan Disposisi 8 Mendistribusi surat Sesuai disposisi surat selesai Buku Expedisi Surat Diterima kepada Tujuan Disposisi
2. DRAFT PROSEDUR KERJA SURAT KELUAR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT SURAT KELUAR 1. SOP SURAT MASUK DI SEKRETARIAT JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT KELUAR TIDAK DAPAT DIKIRIM 1. 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 4. SEKRETARIS
Pelaksana Mutu Baku No Staff Kasubbag Umum dan Kepegawaian Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1. Menerima Surat Keluar 2. Disposisi/Instruksi Arahan, perintah, atau disposisi Kadis 3. Disposisi/Instruksi Disposisi tujuan surat 4. Konsep Surat Buku Catatan Konsep Surat 5 Pengetikan Surat - Komputer - Kertas HVS Konsep Surat 6 Teliti dan Paraf Parafan Surat 7 Teliti dan paraf Parafan Surat 8 Tanda tangan Surat sudah ditandatangani 9 Distribusi Surat - Amplop Tanda Terima Distrubi Surat - Sepeda Motor
3. DRAFT PROSEDUR KERJA LEGALISIR PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT LEGALISIR 1. SOP AKTA - AKTA DAN SURAT DINAS KEPENDUDUKAN JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA LEGALISIR TIDAK DAPAT DI LAKUKAN 1. 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 4. SEKRETARIS Pelaksana Mutu Baku NO Staf Sekretaris Kelengkapan Waktu Output 1 Menerima Berkas 1 Menit Ket 2 Mencap surat (tanggal, nomor dan untuk tanda tangan) - Buku agenda 1 Menit - Stempel Agenda (catatan), dan arsip 3 Memaraf dan Tanda Tangan 1 Menit Legalisir 4 Distribusi hasil Legalisir 1 Menit Legalisir
4. DRAFT PROSEDUR KERJA ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA SUBBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN BIDANG SEKRETARIAT ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 1. SOP SURAT MASUK DAN KELUAR DI SEKRETARIAT JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA SURAT MASUK DAN KELUAR TIDAK 1. 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN
Pelaksana Mutu Baku No. Staf Kasubag Umum dan Kepegawaian Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1 Usulan Berkas 2 Penelitian Berkas Tujuan pengurusan Adm. Kepegawaian 3 Pengentrian Surat Map - Komputer - Kertas HVS Konsep Surat 4 Meneliti dan Memaraf Parafan Surat 5 Meneliti dan Memaraf Parafan Surat 6 Menandatangani Surat Surat Keluar 7 Menomori surat, Distribusi Surat dan Menerima Hasil Proses Surat Buku Agenda,, Stempel Bukti Tanda Terima Surat
5. DRAFT PROSEDUR KERJA PENCAIRAN ANGGARAN PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT 1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT PENCAIRAN ANGGARAN 1. No 1 Surat Permohonan Staf Bendahara Pengeluaran Pelaksana Kasubag Keuangan Mutu Baku Kadis Kelengkapan Waktu Output Keterangan 2 Meneliti dan membuat SPP serta Tanda Tangan - Berkas persyaratan Pencairan Anggaran Belanja langsung 3 Meneliti dan Membuat SPM dan memaraf - Komputer SPP-LS - Kertas HVS - Komputer SPP-LS - Kertas HVS SPM-LS 4 Tanda Tangan SPM SPP-LS SPM-LS 5 Menomori Surat Keluar, Mendistribusikan SPP-LS dan SPM-LS Buku Agenda,, Sepeda Motor Tanda Terima Distribusi SPP-LS dan SPM-LS
6. DRAFT PROSEDUR KERJA PENERIMAAN PAD PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT 1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN, KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT KETERANGAN PINDAH DATANG, LEGELISIR JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA PAD TIDAK DAPAT DITERIMA Pelaksana PENERIMAAN PAD 1. 2. STAFF KASUBAG KEUANGAN 3. KASUBAG KEUANGAN Mutu baku No Pembantu Bendahara Penerima Pembantu Bendahara Penerima Pembantu Bendahara Penerima Bendahara Penerima Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1 Menerima PAD 2 Jam 2 Mencatat dan membukukan - Buku Kas 2 Jam - Kertas HVS Uang kas dan Catatan dalam Buku Kas 3 Menyetor PAD ke Bank - Sepeda Motor - Kuitansi 3 Jam 4 Menerima Tanda Setoran - Buku Agenda 1 Jam Tanda Terima Setoran Catatan setoran
7. DRAFT PROSEDUR KERJA SPM PADA SUBBAG KEUANGAN BIDANG SEKRETARIAT SPM 1. SOP PENCAIRAN ANGGARAN JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA ANGGARAN TIDAK DAPAT DI CAIRKAN 1. 2. STAFF KASUBBAG KEUANGAN 3. KASUBAG KEUANGAN 4. SEKRETARIS
No 1 Surat Permohonan Pelaksana Mutu baku Staf Kasubag Sekretaris Kadis Kelengkapan Waktu Output 5 Menit Ket 2 Meneliti dan membuat SPP serta Tanda Tangan 3 Meneliti dan Membuat SPM - Lembar SPP - Disposisi 2 Jam - Buku agenda surat masuk 2 Jam SPM 4 Meneliti dan Paraf - Kertas 2 Jam - Nota dinas - lembar 5 Tanda Tangan SPM disposisi - Nota dinas - Lembar 1 Jam - Kertas - Laptop/ - Internet 6 Mendistribusikan SPM 30 Menit SPM SPM ARSIP
8. DRAFT PROSEDUR KERJA INSTRUKSI KADIS PADA SUBBAG UMUM BIDANG SEKRETARIAT INTRUKSI KADIS 1. SOP KESELURUHAN DINAS JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA URUSAN DINAS TIDAK DAPAT DI LAKUKAN 1. 2. STAFF KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 3. KASUBAG UMUM DAN KEPEGAWAIAN 4. SEKRETARIS
No 1 Memproses Instruksi dan Disposisi Kadis surat Pelaksana Mutu baku Staf Kasi Kabid Kadis Kelengkapan Waktu Output Buku agenda 1 Jam Disposisi Keterangan 2 Konsep Surat KERTAS 1 Jam Konsep Surat 3 Entry Surat 5 Menit Konsep Surat 4 Meneliti dan paraf surat 1 Jam Surat sudah diparaf 5 Meneliti dan paraf surat 1 Jam Surat sudah diparaf 6. Tanda Tangan 5 Menit Surat sudah ditandatangani 7. Distribusi Surat Amplop - Tanda terima Buku agenda 5 Menit - Arsip
9. DRAFT PROSEDUR KERJA KTP / KK PADA SEKSI KTP/KK BIDANG KEPENDUDUKAN KTP/KK 1. SOP AKTA KELAHIRAN, PERKAWINAN, PERCERAIAN, KEMATIAN, PERUBAHAN DATA, SURAT PINDAH DATANG JIKA PROSEDUR TIDAK DILAKUKAN, MAKA KTP/KK TIDAK DAPAT DICETAK 1. 2. STAFF SEKSI KTP/KK 3. KASI KTP/KK 4. KABID KEPENDUDUKAN
No 1 Menerima berkas permohonan KK dari masyarakat, verifikasi dan validasi data penduduk dan meneruskan berkas permohonan KK ke dinas kependudukan 2 Menerima permohonan KK dari kecmatan dan verifikasi dan validasi data serta memberi persetujuan pencetakan KK Petugas Admin Kasi KTP/KK Operator KTP/KK Pelaksana Kabid Kependuduka Kadis 4 Jam Data Berkas KK 10 Menit Berkas KK 3 - Melakukan Pencetakan - Komputer 10 menit Berkas - Blangko KK KK 4 Menelaah dan memaraf Berkas KK 10 menit Berkas KK 5 Menandatangani KK 10 menit KK Staff Seksi Kelengkapan Mutu baku Waktu Output Ket 6 Membukukan & Mendistribusikan KK 1 Hari Arsip