Minit Mesyuarat Jabatan Perkhidmatan Maklumat Bil.2/2005 Tarikh : 08 Jun 2005 Tempat : Bilik Mesyuarat, PSZ Masa : 9.00 pagi hingga 12.40 tengahari Kehadiran : Pn.Noraziah Sharuddin Cik Haslina Othman Pn. Zurina Rosmani Pn. Nor Hafiza Daud Kaiyin Pn. Zafarina Dol Cik Salina Shamshuri Cik Muzaimah Mohd Yunus En. Abdul Rahman Ali En. Abdul Aziz Othman En. Ramli Harun En.Sapuan Jamjuri En.Mohd Nizam Hashim Pn Siti Zaleha Abu Samad Pn Ramlah Mahidin Cik Habibah Gono En Mari Mahendran A/L Sandran - Pengerusi - KKM - Pencatat - P(RM1) - P(RM2) - P(PM1) - P(PM2) - P(P1) - P(P2) - PmP(RM1) - PmP(RM2) - PmP(P2) - PmP(PM1) - PmP(P1) - PTR(PM) - PTR(RM) - PTR(P) - PAR (RM) Tidak hadir dengan kebenaran : En. Jaafar Muhammad - PAR(P) Agenda Mesyuarat : 1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.1/2005 2.0 Perkara berbangkit 3.0 Lain-lain 4.0 Bulan Membaca 5.0 Portal PSZ 6.0 Sesi Penjanaan Ilmu Siri 2/2005 7.0 Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Perpustakaan 8.0 Pemantapan Bahasa Inggeris 9.0 Interlibrary loan 10.0 Lain-lain 1
1.0 Meluluskan Minit Mesyuarat Bil.1/2004 Mesyuarat meluluskan minit mesyuarat Bil.1/2004 1.1 Para 2.1 iaitu SPP ke ILL 1.1 Kesilapan ejaan di para 2.6 iaitu speksifikasi ke spesifikasi 1.2 Para 2.7 iaitu Sistem Pembekalan Penerbitan kepada Inter Library Loan (ILL). 1.3 Para 11.6 iaitu sirim ke SIRIM. 2.0 Perkara Berbangkit 2.1 Kajian keberkesanan Perkhidmatan (ILL ) P(RM2) memaklumkan borong soalselidik kajian akan diedarkan pada Semester I 05/06 dan terdapat kemaskini bagi borang kajian. Pengerusi meminta kajian diteruskan pada awal semester dan borang soalselidik yang dikemaskini diserahkan kepada beliau pada hujung bulan Jun. Tindakan : KKM& P(RM2) 2.2 Senarai koleksi Pahang di Infolan2 P(RM1) memaklumkan pihak JPA telah melaksanakan proses global change melibatkan rekod holdings yang mempunyai rekod holding UTMPHG sahaja sebanyak 345 rekod. Baki 3,854 rekod holding yang mempunyai sublocation UTMPHG dengan sublocation lain perlu dilakukan secara manual. Pengerusi akan berbincang dengan KBS bagi mengenalpasti jabatan yang bertanggungjawab bagi proses delete rekod holdings yang perlu dilakukan secara manual. Tindakan : KKM & P(RM1) 2.3 Projek Keberkesanan Koleksi Laporan akhir Projek Keberkesanan Koleksi 2004 di dalam proses perlaksanaan oleh P(RM2).Pengerusi memaklumkan laporan perlu disiapkan bagi Mesyuarat Senat perpustakaan pada Jun 2005. 2
P(RM2) memaklumkan jawatankuasa baru di bawah KSP telah dilantik bagi projek berkaitan pada tahun 2005 di mana P(RM2) dan P(P2) terlibat dalam jawatankuasa ini. Tindakan : P(RM2) & P(P2) 2.4 Projek Pengindeksan Makalah P(RM2) memaklumkan pustakawan JPM telah menghadiri kelas yang telah diadakan bagi proses mengindeks makalah. Pengerusi mencadangkan beberapa perkara iaitu : 2.4.1 Keperluan bagi latihan hands on modul Cataloguing kepada pembantu perpustakaan bagi proses input ringkas di mana dikendalikan oleh pengindeks dari Unit Indeks.Pengerusi akan memaklumkan KBA mengenai latihan hands on 2.4.2 Pustakawan hanya menginput perkara dan kerja menginput ringkas makalah akan dibuat oleh pembantu. Sasaran bagi pembantu adalah 5 rekod sehari. 2.4.3 Kawalan kualiti mengindeks adalah tanggungjawab pustakawan di mana pembantu serah LCN bagi semakan pustakawan. 2.4.4 Start off date akan dimaklumkan oleh KKM 2.4.5 Cadangan PmP(RM2) diadakan projek mengindeks melibatkan semua pembantu. 2.4.6 KKM memaklumkam hanya 1 salinan makalah diindeks dan projek ini hanya melibatkan back log yang sediada. Makalah terkini adalah di bawah tanggungjawab PmP(RM2) bagi aktiviti mengindeks. 2.4.7 Sasaran bagi menyelesaikan back-log makalah adalah Disember 2005 Tindakan :KKM,P(RM2), PmP(RM2) & Pustakawan 2.5 Pencetak di JPM P(RM1) memaklumkan pihak JBA telah memajukan permohonan 2 pencetak bagi Unit Promosi ( pencetak warna) dan JPM ( bagi kegunaan pejabat pada 1 Jun 2005. 3
Tindakan : P(RM1) & P(P1) 2.6 Pembelian Rak Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Media Tindakan: Selesai. 2.7 Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pengerusi menerangkan aktiviti sasaran kerja tahunan JPM mengikut tanggungjawab pustakawan sepertimana di lampiran. Tindakan : Selesai. 2.8 Komputer Baru di Bilik Seminar dan Tayangan Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Media. Pengerusi memaklumkan tanggungjawab berkaitan kebersihan dan susun atur bagi semua bilik yang mempunyai peralatan audio visual termasuk MPM di bawah Unit Media dan bilik karel dan ruang terbuka di bawah Unit Sirkulasi. Tindakan : Selesai. 2.9 Projek pelupusan bahan rujukan. P(RM1) memaklumkan projek pelupusan telah dijalankan di bawah penyelarasan PmP(RM1) dari 4 Mei hingga 30 Jun 2005. Dengan kerjasama pembantu perpustakaan, projek ini berjaya menyemak senarai dan bahan, menyusun semula mengikut hadiah dan belian di kompektus, semakan rekod di INFOLAN2. Ini melibatkan Kompektus A ( no.11 18), 15 Bay bahan BSI untuk disediakan senarai, 9 bay bahan lupus tiada senarai serta penukaran 378 rekod bahan nadir kepada in compactus. Pihak URM mendapati terdapat beberapa halangan iaitu : a) Bahan ada di kompektus tetapi tiada di senarai b) Bahan rujukan hadiah dan belian bercampur aduk c) Bahan yang tiada di senarai tetapi merupakan bahan belian 4
Pihak URM berjaya menyelesaikan bahan rujukan hadiah dan di dalam proses penghantaran senarai ke mesyuarat pelupusan. Tindakan : P(RM1) 2.10 Buku Layanan Terbuka Berstatus Journal Unit Pihak KKM mencadangkan status journal unit dikenalpasti status asal sebelum bertukar kepada status ini. Sekira dapat dikenalpasti punca masalah dan terdapat bahan berstatus ini,kkm mencadangkan dimajukan kepada JBS (Unit pengindeksan bagi penukaran status. Sebarang rekod yang dikesan mempunyai masalah di Infolan2, boleh disalurkan kepada P(RM1) semasa bertugas di MPP di mana ianya akan disalurkan kepada P(P2) atau dimajukan terus kepada P(P2) bersama sample rekod yang di captured. Tindakan : P(RM1) & P(P2) 2.11 Inventori bagi koleksi peta siri L7030 di bawah Unit Runding Maklumat Proses scanning barkod peta telah berjaya dilaksanakan bagi koleksi peta siri L7030 dan tambahan bagi skala lain berjumlah 1741 rekod. Ianya akan dilaksanakan pada 1 April 17 April 2005 oleh semua pembantu JPM. Maklumat ini sedang diuruskan oleh JBA bagi proses semakan di sistem INFOLAN2. Tindakan : P(RM1) 2.12 Cadangan Inventori bagi koleksi rujukan dibawah Unit Pengurusan Koleksi. Pengerusi memutuskan Unit Sirkulasi bertanggungjawab bagi Inventori Bahan Rujukan sebagai salah satu projek USK dimasa akan datang. Tindakan : Selesai 5
2.13 Lawatan KKM mencadangkan diadakan 1 sesi taklimat cara pengendalian lawatan kepada pembantu perpustakaan dan pembantu tadbir rendah Tindakan : P(PM1) & P(PM2) 2.14 Pinjaman Antara Perpustakaan (ILL) tesis cetak Perkhidmatan ILL bagi tesis cetak ke KL dibenarkan dan ianya perlu direkod ke sistem sepertimana ILL LTB. 2.15 Penggunaan ruang Bilik Seminar,Tayangan dan Karel Pengerusi memaklumkan tanggungjawab berkaitan kebersihan,susun atur dan penyenggaraan bagi semua bilik yang mempunyai peralatan audio visual termasuk MPM di bawah Unit Media dan bilik karel dan ruang terbuka di bawah Unit Sirkulasi. Tindakan: Makluman 2.15 Tugas Juruteknik Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Media Tindakan: Selesai. 3.0 Lain-lain 3.1 Tempahan cetakan. Permohonan bagi tempahan cetakan dimajukan kepada P(P1) Makluman : Selesai 3.2 Kaset video di Unit Perolehan Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Media Tindakan: Selesai. 6
3.3 Statistik bulanan pustakawan Staf JPM perlu menyerahkan statistik bulanan kepada PmP(RM1) bagi pengumpulan statistik di mana akan diserahkan kepada KKM sebelum 10 hb setiap bulan. Pustakawan JPM perlu melampirkan aktiviti projek melalui borang yang telah disediakan. Tindakan : Staf JPM 3.4 Kemaskini Komputer/internet di aras 3. Pemasangan kabel USP dan pernomboran PC Internet pada cover belakang telah selesai. PmP(P2) memaklumkan penambahan PC Tugasan dari 9 buah kepada 25 buah dan telah dinomborkan. P(P2) memaklumkan pengguna laptop perlu mendapatkan kabel USP di kaunter media. Makluman bagi perkara ini telah juga dimaklumkan. Tindakan : Selesai 3.5 Bahan perabut bagi tujuan lupus di Lif Pembekalan Aras 2. KKM memaklumkan akan membangkitkan perkara ini di mesyuarat eksekutif di mana akan dicadangkan perkara ini diletakkan di bawah tanggungjawab pentadbiran. Pihak KKM dan P(RM1) akan memantau perkembangan perkara ini. Tindakan : P(RM1) & KKM 3.6 Mesyuarat semakan pengurusan. KKM memaklumkan beberapa perkara yang berkaitan. Di antaranya adalah : a) Aspek Yang diaudit oleh SPP adalah cara menjawab telefon. KKM memaklumkan supaya pustakawan mengangkat telefon mengikut SPP yang telah ditetapkan. b) Audit SIRIM akan diadakan pada 21 dan 22 Julai 2005 c) ISO telah dipertanggungjawabkan kepada JPM. d) Prosedur bagi ILL SKD ke KL dan KL ke SKD akan dimasukkan ke dalam ISO. e) SPP (Sistem Pembekalan Penerbitan ) di tukar kepada Inter Library Loan (ILL). 7
f) Pihak SPACE akan bertanggungjawab bagi sebarang tanggungan bagi pelajar SPACE semasa pinjaman jangka panjang. 3.7 Bilik AV media Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Media. 3.8 LCD Projektor Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Media. Tindakan: Selesai. 3.9 Projek Unit Sirkulasi. Tindakan : Selesai. Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Sirkulasi. 3.10 Tugas di Meja Penasihat Pembaca Tindakan : Selesai. Tugas di Meja MPP bagi sesi pagi dan petang akan dikendalikan sepenuhnya oleh pustakawan JPM mulai semester I 05/06. 3.11 Pertukaran tugas di JPM Tindakan : Selesai. KKM telah memaklumkan pertukaran terkini pustakawan JPM mulai 15 Mac 2005 di dalam Mesyuarat Eksekutif. Pustakawan yang terlibat i. Pn Norhafiza akan ambil alih tugas Cik Muzaimah ii. Cik Salina akan ambil alih tugas Pn Norhafiza iii. Cik Muzaimah akan ambil alih tugas Cik Salina 3.12 Pertukaran nama UPK Tindakan : Selesai Nama Unit Pengurusan Koleksi (UPK) telah ditukar kepada Unit Sirkulasi (USK). 8
Tindakan :Makluman 3.13 Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) KKM memaklumkan JPK terlibat di dalam KMK. Tindakan ; Makluman 3.14 Giliran Minum pagi JPM Giliran minum pagi perlu dipatuhi oleh semua staf JPM sepertimana di jadual minum pagi. Perkara ini perlu dimaklumkan sebelum ditegur oleh pihak KP 3.15 Jawatankuasa buletin Buletin Perpustakaan akan dikeluarkan 3 bulan sekali dibawah Jawatankuasa Buletin yang terdiri daripada wakil setiap jabatan: i. Pn Noraziah Sharudin (Pengerusi) ii. En Razib Karno iii. Cik Badariah Borham iv. Pn Hazarah Sulaiman v. Pn Junaidah Isnain vi. Cik Salina Samsuri Tindakan : Selesai. 3.16 Kelas Kemahiran Lanjutan KKM meminta supaya P(PM2) menghubungi pihak SPACE berkaitan Kelas Kemahiran Lanjutan yang dijadualkan pada 26 Jun 2005. Tindakan : P(PM2) 3.17 Shelf reading bagi koleksi atlas di aras 3 oleh staf USK USK bertanggungjawab bagi membuat shelf reading bagi koleksi atlas yang mempunyai simbol rm 9
3.18 Koleksi Media 4.0 Bulan Membaca Perkara ini di bawah tanggungjawab Unit Media Tindakan : Selesai P(P2) memaklumkan akan diadakan pada Julai 2005. Aktiviti akan diadakan pada waktu pejabat di PSZ. Edaran brosur akan diedarkan sebelum pendaftaran pelajar baru di UTM kepada HEP. AJK yang dilanti adalah P(P1), P(P2),P(PM2), PmP(P2) dan PTR(P). Program Bacaan Kegemaran Saya dan Ulasan Buku akan diadakan pada bulan Ogos sempena bulan kemerdekaan. Tindakan : P(P2) 5.0 Portal PSZ P(P2) memaklumkan rujukan kepada buku panduan terkini adalah di Portal PSZ. Pustakawan JPM yang mempunyai maklumat terkini bagi sebarang makluman dan aktiviti perlu memaklumkan beliau untuk di post di Portal PSZ.Buletin secara online adalah di dalam bentuk pdf di mana sebelum ini ianya dalam bentuk flat file. 6.0 Sesi Penjanaan Ilmu Siri.2/2005 Tindakan : P(P2) Sesi ini akan dijalankan pada 09 Jun 2005. 2 panel dari Loji Pandu (CEPP) sebagai penceramah termasulk Prof Dr Ramlan. KKM meminta P(P2) menghebahkan kepada staf PSZ melalui mailing list everyone. Makluman dari pihak fakulti mengenai jumlah staf yang akan menghadiri sesi ini masih belum diterima. P(P2) memaklumkan hanya aktiviti penyusunan kerusi sahaja yang masih belum dilaksanakan. 7.0 Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Perpustakaan Tindakan : P(P2) Pengerusi memaklumkan setiap staf perlu memikirkan perkhidmatan dan penambahbaikan yang terbaru dan sediada bagi proses di JPM.KKM mencadangkan diwujudkan satu jawatankuasa kumpulan proses di JPM di mana semua pustakawan JPM adalah AJK. Ianya juga akan dibuka kepada pustakawan lain. Tindakan : Semua. 10
8.0 Pemantapan Bahasa Inggeris dan Bacaan Doa KKM memaklumkan setiap hari Isnin adalah English Speaking Day di JPM. PTR(P) diminta untuk menyediakan poster bagi kempen ini dan ditampal di JPM. Bacaan doa akan dilakukan pada setiap hari Isnin mulai 8.15 pagi di ruang kerja JPM. Pembantu akan bertugas secara giliran bagi bacaan doa iaitu dimulai oleh PmP(RM1) dan akan diganti pembantu JPM lain setiap tempoh 3 bulan. 9.0 Inter Library Loan (ILL) P(RM2) memaklumkan had permohonan buku dan jurnal adalah 5 bahan bagi setiap patron dan akan dimasukkan ke dalam Dasar JPM. Selain itu P(RM2) memaklumkan ILL akan melibatkan perpustakaan awam dan kementerian yang disenaraikan di senarai yang dikeluarkan oleh PNM. ILL tidak dibuka kepada IPTS sepertimana di senarai. P(RM2) memaklumkan terdapat perbincangan dengan ahli PERPUN bagi IPTA mengenai penyediaan senarai terbitan bersiri bagi kemudahan rujukan semasa OPAC tidak boleh diakses. P(RM2) akan membawa perkara ini ke Mesyuarat PERPUN. KKM akan maklum kepada KP mengenai perkara ini dan sekiranya tiada perbincangan di kalangan ahli PERPUN dicadangkan ianya diabaikan. P(RM2) juga meminta line A diberikan kepada beliau bagi kemudahan urusan ILL.KKM memaklumkan supaya P(RM2) menuliskan memo kepada beliau untuk tindakan selanjutnya. 10.0 Lain-lain 10.1 Merujuk Tesis UTM Tindakan :P(RM2) & KKM P(RM1) memaklumkan cadangan KKM membenarkan IPTA untuk merujuk tesis cetak UTM. KKM akan membawa perkara ini akan kepada Mesyuarat Eksekutif. Kebenaran bagi ahli luar PSZ (merujuk & meminjam) masih pending walaupun di dalam Dasar JPM dibenarkan tetapi ianya tidak dipraktikkan oleh UTM.Walaubagaimanaupun diputuskan koleksi ini akan hanya dibuka kepada staf dan pelajar UTM sahaja. Tindakan :KKM,P(RM1) & P(SK) 11
10.2 Makluman KKM 10.2.1 Kunci di MPP Pengurusan kunci yang diambil dan dipulangkan di Meja depan di MPP diletakkan di bawah tanggungjawab Unit Sirkulasi.Semakan kunci akan dilakukan oleh Pembantu Perpustakaan Kanan. 10.2.2 Laman Wen JPM Cadangan diadakan laman web JPM sebagai saluran komunikasi JPM. P(P1) dan P(P2) bertanggungjawab merancang dan menginput laman web ini. 10.2.3 Fokus Pelanggan Friends of the Library Tindakan :P(P1) & P(P2) KKM mencadangkan perlu diaktifkan semula fokus pelanggan.senarai bagi Friends of the Library perlu disediakan semula memandangkan pihak PSZ tiada mempunyai senarai terkini. Tindakan :P(P1) 10.2.4 Promosi bagi Sistem Aplikasi Perpustakaan Promosi perlu dilakukan semasa sesi semester baru dan juga dilakukan promosi di dalam Kelas Kemahiran. 10.2.5 Ulasan Buku Tindakan : Pustakawan KKM mencadangkan staf sokongan juga melakukan ulasan buku. Terkini hanya P(PM2) dan P(RM1) telah membuat ulasan buku. KKM tetapkan supaya PAR(RM) membuat ulasan buku pada bulan Julai, P(M) pada bulan Ogos dan PTR(RM2) bagi bulan September.P(P2) diminta untuk membantu memberi panduan kepada staf sokongan bagi tujuan ini. Tindakan: P(P2) 12
10.2.6 Penjualan surat khabar dan kertas KKM bertanya kekerapan penjualan bahan ini. PmP(PM1) memaklumkan ianya bergantung daripada maklumbalas dari JBS. Hasil jualan dimasukkan ke dalan tabung JPM. KKM memaklumkan duit bagi tabung JPM diletakkan di kabinet besi di bilik beliau. 10.3 Kerjasama staf di JPM Tindakan :PmP(PM2) dan makluman PmP(RM1)Staf memaklumkan beliau berpuashati dengan kerjasama yang tinggi di kalangan staf JPM. Tindakan :Makluman 10.4 Melawat staf PSZ yang sakit di sekitar Taman Universiti PTR(P1) bertanya kaedah bagi staf JPM sekiranya terdapat keperluan bagi perkara berkaitan. KKM memaklumkan perlu dimaklumkan kepada pustakawan atau KKM sekiranya ingin menziarahi staf PSZ. 10.5 Surat khabar Tamil Nesan Tindakan: Makluman PAR(RM1) memaklumkan penghantaran Tamil Nesan ke PSZ tiada sebarang masalah. 10.6 Lokasi Fail JPM yang ditutup PTR(PM) ingin mengetahui lokasi bagi meletakkan fail JPM yang telah ditutup.kkm memaklum disebabkan ketiadaan ruang, fail diletakkan berhampiran meja PmP(PM2). KKM akan bertanya Unit Pentadbiran berkaitan perkara ini. 10.7 Masalah penerimaan surat khabar Tindakan: KKM PmP(PM1) memaklumkan surat khabar kerap dihantar lewat iaitu di antara 9.30 hingga 10.30 pagi. Masalah lain adalah terdapat penerimaan tidak lengkap dan resit dilampirkan agak lewat. 13
Terdapat ketidaksamaan jumlah naskhah penerimaan dengan jumlah yang tercatat di bil. KKM meminta P(PM2) draf surat kepada pembekal dengan menyatakan keperluan bagi suratkhabar semasa cuti hanya perlu dibekalkan kepada pengguna dan pustakawan sahaja. Selain itu diminta resit dihantar secara harian. 10.8 Tunjuk ajar Tindakan :P(PM2) PmP(P1) memaklumkan tiada sebarang masalah semasa melaksanakan tugas dan mohon kerjasama dan beri tunjuk ajar. 10.9 Wayar di sekitar ruang pejabat Tindakan:Makluman P(P2) memaklumkan kedudukan wayar yang menganggu pergerakan. KKM cadangkan dilaporkan di Borang PSZ18.1 (Pin.1/2002) 10.10 Cadangan lokasi baru MPP Tindakan :P(P2) KKM mencadangkan supaya membawa perkara ini semasa Perancangan Strategik PSZ. 10.11 Tiada sebarang masalah Tindakan: P(RM1) PmP(RM2) memaklumkan beliau tiada sebarang masalah semasa bertugas di JPM dan ingin kekal di JPM 10.12 Sesi Penjanaan Ilmu P(P2) menjemput semua staf JPM ke sesi ini. 10.13 Tiada masalah Tindakan :Makluman. P(PM2) memaklumkan tiada sebarang masalah untuk dimaklumkan. 14
10.14 Skim Pelajar Bekerja P(RM2) ingin mendapat maklumat terkini bagi skim ini.kkm memaklumkan skim ini dibuka kepada pelajar undergraduate di mana hanya untuk 10 orang sahaja. 10.15 Papan tanda dan event board tambahan di kawasan Internet PmP(P2) memaklumkan keperluan bagi tambahan papan tanda dan event board khusus kepada kawasan internet.p(p1) memaklumkan telah majukan permohonan kepada Unit pentadbiran.kkm minta beliau buat follow up bagi perkara ini. 10.16 Latihan Input ringkas Tindakan: P(P1) PTR(RM) mencadangkan supaya jurutaip JPM diberi latihan bagi input ringkas.kkm akan meminta pihak Pustakawan Unit Pengindeksan untuk mengadakan latihan pada Julai 2005. 10.17 Tiada masalah Tindakan :KKM PTR(P) memaklum tiada masalah untuk dimaklumkan. 10.18 Imej staf di JPM KKM memaklumkan staf JPM perlu menjaga imej dan senantiasa memperbaiki serta meningkatkan perkhidmatan. Teguran yang diberi oleh KKM adalah bagi kebaikan bersama. Tindakan :Makluman. Mesyuarat diakhiri dengan bacaan surah Al-Asr. Disediakan oleh: Haslina Othman Unit Runding Maklumat Jabatan Perkhidmatan Maklumat 28 September 2005 15