MUKA SURAT 1/14 PENYEDIAAN ANGGARAN BELANJAWAN PK.UiTM.APB.(P).09 Tandatangan Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Nama Nor Azliana Norli Bosirah Daud Prof. Madya Datin Dr. Hajibah Osman Jawatan Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) Pen. Pendaftar Kanan (Pentadbiran) Dekan Tarikh 20 Mei 2009 20 Mei 2009 20 Mei 2009
MUKA SURAT 2/14 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Para Surat Pindaan
MUKA SURAT 3/14 BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Isi Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 7 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 9 7.0 Rekod Kualiti 13 8.0 Lampiran 14
MUKA SURAT 4/14 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan aktiviti penyediaan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan serta pengurusan perolehan APB dilaksanakan menepati arahan-arahan yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia. 2.0 SKOP Proses ini diguna pakai bagi aktiviti penyediaan anggaran belanjawan mengurus dan pembangunan serta pengurusan perolehan untuk menepati keperluan APB. 3.0 RUJUKAN 3.1 MK.UiTM.APB.01 MANUAL KUALITI BIL. NO. RUJUKAN JENIS 3.1.1 Seksyen 6.1 Peruntukan dan Penyediaan Sumber Seksyen 6.2 Pengurusan Sumber 3.1.2 Seksyen 7.1 Perancangan bagi Penyediaan Bahan Pengajaran & Pembelajaran Seksyen 7.4 Perolehan 3.2 Dokumen Sokongan BIL. NO. RUJUKAN JENIS 3.2.1 DS.UiTM.APB.25 Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran dan Arahan Perbendaharaan AP.103. - Akta Prosedur Kewangan 1957 - Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkaitan 3.2.2 DS.UiTM.APB.17 Fail Pekeliling dan Arahan Perbendaharaan (Ruj.100.APB(PT.6/6) 3.2.4 DS.UiTM.APB.21 Perancangan Strategik APB 2001-2010
MUKA SURAT 5/14 4.0 DEFINISI 4.1 Anggaran Belanjawan Anggaran Belanjawan merupakan cadangan belanjawan yang mengandungi maklumat berhubung dengan anggaran perbelanjaan mengurus dan pembangunan yang belum diluluskan oleh Perbendaharaan. 4.2 Mesyuarat Anggaran Belanjawan Bahagian Mesyuarat yang dipengerusikan oleh D dan dianggotai oleh semua ahli MP. 4.3 Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan Mesyuarat yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau Wakil dan dihadiri oleh D serta PPK. 4.4 Perolehan Proses mendapatkan bekalan atau perkhidmatan untuk memenuhi keperluan APB bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. 4.5 Perolehan Melalui Panjar Wang Runcit Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak melebihi RM100.00 dalam satu resit boleh dibuat melalui panjar wang runcit untuk keperluan segera. 4.6 Perolehan Melalui Pembelian Terus Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000.00 untuk satu jenis item atau kelas item dalam tempoh setahun.
MUKA SURAT 6/14 Perolehan bekalan/perkhidmatan yang nilainya melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 dan tidak melebihi RM 100,000.00 setahun bagi satu item atau kelas item, hendaklah dibuat daripada pembekal Bumiputera yang berdaftar dalam bidang yang berkenaan. 4.7 Perolehan Melalui Sebut Harga Perolehan bekalan/perkhidmatan yang bernilai melebihi RM 50,000.00 hingga RM 100,000.00 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan lima syarikat Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan; dan bagi melebihi RM100,000.00 hingga RM200,000.00 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan tidak kurang daripada lima syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Perolehan Kerja bernilai tidak melebihi RM 20,000.00 boleh diuruskan secara pusingan di kalangan kontraktor kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dan CIDB. Perolehan Kerja yang melebihi RM 20,000.00 hingga RM 100,000.00 boleh dibuat berdasarkan Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam. Perolehan Kerja melebihi RM 20,000.00 hingga RM 200,000.00 yang tidak mempunyai Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam, Sebut harga boleh dipelawa di kalangan kontraktor di daerah-daerah terdekat yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor dalam kelas, kepala dan sub kepala yang berkaitan. Jawatankuasa Sebut Harga UiTM bertanggungjawab untuk menilai dan meluluskan perolehan yang melebihi RM100,000.00 hingga RM200,000.00.
MUKA SURAT 7/14 4.8 Tender Tender terbuka merangkumi bekalan yang nilainya melebihi RM200,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas item. Bagi perkhidmatan yang melebihi RM 200,000.00, kelulusan pengecualian hendaklah hendaklah diperolehi daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. 5.0 SINGKATAN UiTM Universiti Teknologi MARA APB Akademi Pengajian Bahasa D Dekan TD(A) Timbalan Dekan (Akademik) TD(P&A) Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni) KBI(P) Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris(Pengurusan) KBI(A) Koordinator Jabatan Bahasa Inggeris (Akademik) KBAE(P) Koordinator Jabatan Bahasa Asia & Eropah (Pengurusan) KBAE(A) Koordinator Jabatan Bahasa Asia & Eropah (Akademik) KPM Koordinator Pengajian Melayu PMUET Penyelaras MUET KP/U Koordinator Program Usahasama KIT Koordinator IT KUPP Koordinator UPP PYB Pegawai Yang Bertanggungjawab MPBD Mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan Dalaman MPAB Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan PB Penolong Bendahari, Zon Kewangan APB MP PPK Ahli Mesyuarat Pengurusan Penolong Pendaftar Kanan
MUKA SURAT 8/14 PE(P) PT PMT PMK PM JTKK JTK JTA PTO Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) Pembantu Teknik Pembantu Makmal Tertinggi Pembantu Makmal Kanan Pembantu Makmal Juruteknik Komputer Kanan Juruteknik Komputer Juruteknik Audio Visual Pegawai Kerani (Operasi)
MUKA SURAT 9/14 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN D A. Penyediaan Anggaran Belanjawan. 1. Terima Pekeliling Penyediaan Cadangan Belanjawan yang terbaru dari Bahagian Kewangan dan Bahagian Pembangunan UiTM untuk menyediakan cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan APB. 2. Arah PPK, TD(A), TD(P&A) untuk mengambil tindakan sewajarnya. PPK 3. Keluarkan memo/notis kepada semua PYB untuk menyediakan cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan mengikut format yang dibekalkan. PYB 4. Sediakan Cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan untuk unit masing-masing. 5. Kemukakan Cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan berserta justifikasi kepada PPK untuk diselaraskan.
MUKA SURAT 10/14 PPK 6. Kumpul semua cadangan anggaran belanjawan yang diterima, selaras dan sediakan rumusan Cadangan Anggaran Belanjawan Mengurus dan Pembangunan. 7. Aturkan MPBD yang dipengerusikan oleh D. 8. Catatkan keputusan MPBD berhubung dengan Cadangan Anggaran Belanjawan Bahagian APB. 9. Pastikan pindaan atau pembetulan dilaksanakan dan kemukakan Cadangan Anggaran Belanjawan ke Pejabat Bendahari Zon untuk dimajukan ke Bahagian Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM mengikut jadual yang ditetapkan. 10. Hadiri Mesyuarat Pemeriksaan Anggaran Belanjawan yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau wakil mengikut jadual yang ditetapkan oleh Pejabat Bendahari. 11. Catat peruntukan yang diperakukan oleh MPAB. PYB B. Pengurusan Perolehan. 12. Kenal pasti bekalan/perkhidmatan yang diperlukan serta kaedah perolehan yang perlu diikuti. 13. Jika keperluan segera dan harga permohonan kurang daripada RM100.00, perolehan dibuat dengan Panjar Wang Runcit (Lampiran 2). 14. Jika permohonan pembelian kurang daripada RM100,000.00 setahun bagi satu jenis item atau kelas item, perolehan secara terus hendaklah dipatuhi. (Rujuk Definisi 4.6) 15. Jika perolehan bekalan/perkhidmatan melebihi RM100,000.00 hingga RM200,000.00 dan perolehan kerja yang melebihi RM 20,000 hingga RM 200,000, perolehan
MUKA SURAT 11/14 secara Sebut Harga hendaklah dipatuhi (Rujuk Definisi 4.7). 16. Jika Perolehan melebihi RM 200,000 setahun bagi satu jenis item atau kelas item perolehan secara tender hendaklah dipatuhi. 17. Kemukakan permohonan dan spesifikasi perolehan bekalan/perkhidmatan berdasarkan senarai pembekal yang telah dikenal pasti dengan menggunakan Borang Permohonan Pembelian Barang-barang/Perkhidmatan (Lampiran 1) kepada Pegawai Eksekutif (Pentadbiran) untuk semakan. PE(P) 18. Semak permohonan berdasarkan anggaran kos yang telah diluluskan. 19. Jika teratur, kemukakan Borang Permohonan dan speksifikasi Bekalan / Perkhidmatan ke Jawatankuasa Teknikal untuk kelulusan jika berkaitan. Sekiranya tidak lulus ulang tindakan 17 dan 18. 20. Kemukakan Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan (Lampiran 1) ke Pejabat Bendahari Zon untuk kelulusan. 21. Terima keputusan permohonan perolehan daripada Pejabat Bendahari Zon dalam bentuk Pesanan Jabatan (LO) (Lampiran 6). 22. Jika peruntukan tidak mencukupi buat virement atau permohonan bajet tambahan kepada Bahagian Belanjawan, Pejabat Bendahari. 23. Jika diluluskan, ambil tindakan sewajarnya. 24. Jika tidak diluluskan, ulang tindakan 12 hingga 18.
MUKA SURAT 12/14 KIT/PPK/PE(P)/PT/PMT/JT KK/JTK/JTA/ PMK/PM/PTO C. Verifikasi Penerimaan Bekalan/ Perkhidmatan dan Urusan Pembayaran 25. Semak bekalan yang dihantar oleh pembekal disertakan dengan Pesanan Jabatan (LO) (Lampiran 6), Nota Hantaran (DO) dan Inbois. 26. Pastikan bekalan/perkhidmatan yang diterima memenuhi spesifikasi, mutu dan mengikut tarikh yang telah ditetapkan. 27. Lengkapkan Borang Pengesahan Penerimaan Bekalan/Kerja berserta cop mutu dan dapatkan pengesahan daripada Dekan. 28. Kembalikan bekalan/perkhidmatan kepada Pembekal jika ianya tidak mengikuti spesifikasi dan mutu. PE(P) 29. Serahkan Pesanan Jabatan, Inbois, Nota Hantaran dan pengesahan penerimaan bekalan (Lampiran 4)/ kerja (Lampiran 5) yang telah ditandatangani kepada Pejabat Bendahari untuk pembayaran berserta surat arahan pembayaran. 30. Buat susulan dengan PB untuk memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh 14 hari selepas penerimaan barangan atau perkhidmatan. 31. Sekiranya pembayaran masih belum dibuat dalam tempoh tersebut, pastikan PB memaklumkan tarikh sebenar pembayaran akan dibuat kepada pembekal melalui surat dan satu salinan kepada Akademi Pengajian Bahasa.
MUKA SURAT 13/14 7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD RUJUKAN LOKASI TEMPOH 7.1. Borang Permohonan Pembelian Barang-Barang / Perkhidmatan Fail Pembelian Peralatan Komputer 300-APB(PT.3/3) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun Fail Pembelian Peralatan Audio 300-APB(PT.4/5) Fail Pembelian Peralatan Pejabat 300-APB(PT.4/3) 7.2. Borang Bayaran Panjar Wang Runcit 7.3. Borang Sebut Harga Barang-Barang / Perkhidmatan Fail Wang Panjar Runcit 400.APB(PT.8/2) Fail Sebut Harga 300.APB.(PT. 8/5 Pejabat Pentadbiran Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun 5-7 Tahun 7.4 Laporan Penilaian Sebut Harga 7.5 Dokumen Tender Fail Tender 300-APB(PT.8/4) Pejabat Pentadbiran 5-7 Tahun
MUKA SURAT 14/14 8.0 LAMPIRAN 8.1 Contoh Borang Permohonan Lampiran 1 Pembelian Barang-Barang / Perkhidmatan - Borang PB 3/80 (Pindaan1/2002) 8.2 Contoh Borang Bayaran Panjar Wang Lampiran 2 Runcit (Borang KW/6/77) 8.3 Format Analisa Sebut Harga Lampiran 3 8.4 Contoh Borang Pengakuan Penerimaan Lampiran 4 Barang-barang Bekalan 8.5 Contoh Borang Pengesahan Kerja Lampiran 5 8.6 Contoh Borang Pesanan Jabatan (LO) Lampiran 6