BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum PT. Mercindo Autorama 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Mercindo Autorama adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang automotif. PT. Mercindo Autorama didirikan pada 22 April 1988 oleh Christian Milko Setiawan. Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ) perusahaan ini adalah 01.337.162.0.014.000. PT. Mercindo Autorama berlokasi di Jalan Mampang Prapatan Raya No. 69-70, Jakarta Selatan. Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, perusahaan ini menerapkan sistem operasi yang didukung oleh teknologi komputer. Peranan teknologi informasi ini mendukung sistem operasi manajemen, serta memberi berbagai kemudahan dan manfaat seperti pelayanan yang cepat, akurasi data, dan analisis data dalam pengambilan keputusan. 3.1.2 Visi dan Misi Visi PT. Mercindo Autorama adalah menjadi pemimpin di bidang automotif terbaik di Indonesia. Misi PT. Mercindo Autorama adalah : 1). Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan. 44
45 2). Menjadi pilihan utama sebagai penyedia automotif di Indonesia yang bekerjasama dengan pemegang saham dan mitra usaha lainnya. 3). Mengembangkan dan membina karyawan agar dapat bersaing dengan perusahaan automotif lainnya. 3.2 Struktur Organisasi Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai susunan atau struktur organisasi. Dari struktur organisasi inilah kita dapat melihat jalur kegiatan atau wewenang apa saja yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi. Susunan struktur organisasi PT. Mercindo Autorama dapat dilihat pada gambar berikut :
46 Struktur Organisasi PT. Mercindo Autorama Managing Director Director GM Coordinator Trainee & Quality Management HRD Mgr Marketing Mgr Accounting Mgr Finance / IT Mgr Workshop Mgr Purchasing Mgr HRD Staff Marketing Staff Accounting Staff Finance Staff IT Staff Workshop Staff Purchasing Staff Cashier Mechanic Ware House Helper Washing Transport / Picker Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mercindo Autorama
47 3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Managing Director Bertanggung jawab penuh atas jalannya kegiatan perusahaan Bertanggung jawab atas maju dan mundurnya perusahaan Menetapkan strategi dan kebijakan perkembangan perusahaan dalam menyiapkan anggaran dan rencana kerja tahunan Memimpin kegiatan yang bersifat strategis dan pengembangan perusahaan Menetapkan kebijaksanaan dan perencanaan perusahaan secara umum dalam jangka panjang maupun jangka pendek 2. Director Mengawasi jalannya perusahaan agar berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan Mewakili perusahaan untuk setiap kejadian atau transaksi terutama di luar perusahaan Mewakili direktur utama pada saat berhalangan hadir sesuai dengan instruksi Mengawasi jalannya perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur utama Memastikan operasional berjalan dengan lancar
48 3. General Manager, Coordinator Trainee & Quality Management Mengawasi jalannya perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur Membantu direktur dalam proses pengambilan keputusan Melakukan monitoring terhadap implementasi semua proses yang ada di dalam perusahaan Turut serta dalam pelaksanaan peran startegi dalam mengidentifikasi dan meminimalkan resiko bisnis Memastikan sasaran mutu tercapai 4. HRD Manager Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan, umum, dan sistem informasi SDM untuk memastikan tersediannya dukungan yan optimal bagi kelancaran perusahaan Menyetujui rekrutmen karyawan perusahaan untuk tingkat di bawah manager Menentukan kebutuhan pelatihan karyawan Menentukan cuti dan perjalanan dinas karyawan
49 5. Marketing Manager Bertanggung jawab dalam menyusun dan mengatur program promosi perusahaan Mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan Bertanggung jawab atas seluruh aktifitas pemasaran perusahaan Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai dengan yang telah ditetapkan 6. Accounting Manager Menyetujui laporan-laporan keuangan perusahaan Mengelola seluruh pelaksanaan pelaporan kinerja keuangan perusahaan dan memastikan bahwa seluruh laporan keuangan telah disusun dengan benar dan akurat Melakukan koordinasi dengan pelaksanaan audit eksternal 7. Finance Manager Memonitor tugas administrasi Memonitor laporan penyetoran omset dan setoran ke bank Mengatur administrasi perusahaan
50 Mengawasi tugas administrasi Mengesahkan laporan penyetoran 8. Workshop Manager Mengatur seluruh kegitan bengkel Memutuskan pemberian klaim kepada pelanggan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan Bertanggung jawab atas perkembangan bengkel Bertanggung jawab atas kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan Mengelola dan mengawasi persediaan suku cadang yang dimiliki perusahaan 9. Purchasing Manager Mengawasi pembelian barang Memutuskan penunjukkan supplier Mengesahkan permintaan pembelian suku cadang
51 10. HRD Staff Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Mengeluarkan surat peringatan Menyusun sistem manajemen kinerja karyawan Bertanggung jawab kepada HRD manager 11. Marketing Staff Menjaga efisiensi dan efektifitas seluruh program pemasaran sesuai dengan yang telah ditetapkan Mempromosikan produk kepada pelanggan Mencatat setiap pelanggan yang akan melakukan transaksi pembelian Memberikan laporan penjualan kepada marketing manager Memberikan ide strategi pemasaran kepada marketing manager 12. Accounting Staff Membuat berbagai macam laporan keuangan Mengarsip semua laporan keuangan Membuat laporan administrasi pajak
52 Bertanggung jawab kepada accounting manager Menyerahkan semua berkas tagihan yang sudah diproses kepada accounting manager 13. Workshop Staff Bertanggung jawab atas hasil perawatan dan perbaikan kendaraan pelanggan Memonitor hasil perbaikan sampai tuntas Membuat technical report Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh workshop manager 14. Purchasing Staff Melakukan pemilihan supplier Melakukan pemesanan barang ke supplier Membuat Purchase Order (PO) Membuat laporan pembelian barang kepada purchasing manager 15. Cashier Melayani seluruh pembayaran
53 Melakukan rekonsiliasi antara buku kas-umum dan saldo fisik uang yang terdapat di kas Bertanggung jawab atas pemasukan cash di suatu perusahaan Bertanggung jawab untuk melakukan deposit cash secara daily. 16. Ware House Bertanggungjawab atas penanganan atau pelaksanaan penyimpanan dan pengiriman produk Menjaga kebersihan dan penetapan yang konsisten Mempunyai catatan kemasan, identifikasi dan pengiriman sesuai dengan prosedur Melakukan pencatatan ke dalam kartu stock gudang Melakukan pencatatan penerimaan barang masuk Melakukan pengembalian barang (retur). Menyiapkan dan mengeluarkan barang order.
54 3.3 Proses Sistem Berjalan 3.3.1 Prosedur Permintaan Barang Ke Supplier Pada periode tertentu, bagian gudang akan melakukan pengecekan terhadap jumlah persediaan spare part di gudang. Apabila persediaan barang yang terdapat di gudang tidak sesuai dengan syarat stock minimal yang harus tersedia, maka bagian gudang membuat dan mencetak permohonan pembelian barang (PPB) dan menyerahkannya ke workshop manager untuk disetujui dan ditanda tangani. Setelah PPB ditanda tangani, maka bagian gudang menyerahkannya ke bagian purchasing. Kemudian bagian purchasing akan melakukan pemilihan supplier dan melakukan pemesanan barang dengan membuat dan mencetak Purchase Order (PO) sesuai dengan permintaan. Purchase Order (PO) terdiri dari 4 ( empat ) rangkap, dimana : 1. Rangkap 1 diserahkan ke supplier 2. Rangkap 2 diserahkan ke bagian gudang 3. Rangkap 3 diserahkan ke bagian kasir 4. Rangkap 4 diarsip oleh bagian purchasing. 3.3.2 Prosedur Penerimaan dan Pemeriksaan Barang dari Supplier Proses penerimaan dan pengecekan barang di lakukan oleh bagian gudang dengan menyesuaikan antara fisik barang yang diterima dari supplier dengan PO rangkap 2 yang diberikan oleh bagian purchasing dan
55 PO rangkap 1 milik supplier serta faktur rangkap 2 dari supplier. Setelah itu bagian gudang akan menginput dan mencetak Delivery Note ( DN ) sebanyak 3 rangkap, dimana : 1. Rangkap 1 diserahkan ke supplier 2. Rangkap 2 diserahkan ke bagian kasir beserta faktur rangkap 2 dari supplier yang telah di tandatangani 3. Rangkap 3 diarsip oleh bagian gudang Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan terhadap barang yang telah diterima dari supplier. Jika terdapat barang yang rusak / cacat, maka akan dilakukan retur barang ke supplier. 3.3.3 Prosedur Retur Barang ke Supplier Retur barang akan dilakukan oleh bagian gudang bila barang yang diterima ada yang rusak / cacat. Dalam melakukan retur barang ke supplier, bagian gudang menginput dan mencetak Application for Parts Return (APR) sebanyak 3 rangkap, dimana: 1. Rangkap 1 akan diserahkan ke supplier 2. Rangkap 2 akan diserahkan ke kasir 3. Rangkap 3 diarsip oleh bagian gudang
56 3.3.4 Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Pengeluaran barang dilakukan oleh bagian gudang. Apabila bagian workshop membutuhkan suku cadang, maka bagian workshop akan melakukan permintaan barang ke bagian gudang dengan mengisi workshop order ( WO ). Kemudian bagian gudang menginput permintaan tersebut ke dalam sistem komputer dan mencetak WO tersebut. Workshop Order terdiri dari 2 (dua) rangkap, dimana: 1. Rangkap 1 diserahkan ke bagian workshop 2. Rangkap 2 diarsip oleh bagian gudang Setelah bagian gudang menyiapkan barang yang diminta oleh bagian workshop, maka bagian gudang akan membuat bukti pengeluaran barang melalui dokumen List Spare Part Request sebanyak 2 ( dua ) rangkap, dimana : 1. Rangkap 1 diserahkan ke bagian workshop 2. Rangkap 2 diarsip oleh bagian gudang.
57 3.4 Arsitektur Sistem Informasi Software : Kerridge Automotive System Antivirus Trend Micro Hardware : 7 Unit Komputer - 3 Komputer untuk Staf Workshop - 1 Komputer untuk Manager Workshop - 3 Komputer untuk bagian gudang 5 Unit Printer User : 7 Personil - 1 Personil Manager Workshop - 3 Personil Staf Workshop - 3 Personil bagian gudang Database : Database SQL
58 3.5 Detailed Activity Diagram ( DA D ) 3.5.1 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Pemesanan Barang ke Supplier Bagian Gudang Bagian Purchasing Komputer 1. Mengecek stock barang Tr_stock_gudang Tidak Mencapai Stock Minimal Ya 2. Mengisi PPB 3. Memberikan PPB kepada workshop manager untuk disetujui dan di tanda tangani 4. Menyerahkan PPB yang telah ditandatangani ke bagian purchasing 5. Memilih supplier 6. Melakukan pemesanan barang Ms_Supplier 7. Membuat PO 4 rangkap PO 1 2 4 3 PO 1 8. Menyerahkan PO rangkap 1 ke supplier 9. Menyerahkan PO rangkap 2 ke gudang 10. Menyerahkan PO rangkap 3 ke kasir 11. Mengarsip PO rangkap 4 PO PO PO 2 3 4 Keterangan : PO : Purchase Order PPB : Permohonan Pembelian Barang
59 3.5.2 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Penerimaan Barang dari Supplier Supplier Bagian Gudang Komputer 12. Mengirim barang Faktur 2 1 13. Mengecek fisik barang dengan PO dan faktur PO 2 14. Menanda tangani faktur 15. Menginput DN 1 Faktur ttd 16. Menyimpan DN 17. Mencetak DN 3 rangkap DN 3 2 1 DN 1 18. Menyerahkan DN rangkap1 dan Faktur rangkap1 yang telah di tanda tangani ke supplier Tr_Delivery_Note 19. Menerima DN rangkap1 dan faktur rangkap1 yang telah di tanda tangani Faktur ttd 2 DN 20. Menyerahkan DN rangkap2 dan faktur rangkap 2 ke kasir 2 3 DN 21. Mengarsip DN rangkap 3 Keterangan : PO DN : Purchase Order : Delivery Note
60 3.5.3 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Retur Barang ke Supplier Bagian Gudang Komputer 22. Mengecek kualitas barang Cacat/rusak Ya Ms_supplier 23. Membuat APR Tr_return_order 24. Mencetak APR 3 rangkap Tidak SR 1 2 3 SR 1 Ms_barang 25. Mengirim barang dan APR rangkap 1 ke supplier SR 2 26. Mengirim APR rangkap 2 ke kasir SR 3 27. Mengarsip APR rangkap 3 Keterangan : APR : Application for Parts Return
61 3.5.4 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Pengeluaran Barang dari Gudang Bagian Workshop Bagian Gudang Komputer WO 1 2 28. Mengisi WO 2 rangkap 29. Menyerahkan WO ke bagian gudang 30. Menginput WO 31. Mengirim WO rangkap 1 ke bagian workshop WO WO 1 2 Tr_Workshop_ order 32. Mengarsip WO rangkap 2 2 33. Menyiapkan barang LSR 1 34. Membuat LSR 2 rangkap LSR 1 Tr_spare part_request 35. Mengirim LSR rangkap 1 beserta barang ke bagian workshop 2 LSR 36. Mengarsip LSR rangkap 2 Keterangan : WO LSR : Workshop Order : List Spare Part Request
62 3.6 Analisis Penentuan Perspective Alasan pemilihan perspective internal karena proses evaluasi persediaan mengacu pada tujuan bisnis berbasis teknologi informasi, yaitu: 1. Meningkatkan dan menjaga fungsi-fungsi proses bisnis. 2. Meminimalkan biaya proses. 3. Mematuhi hukum eksternal, peraturan dan kontrak 4. Mematuhi kebijakan internal. 5. Mengatur perubahan bisnis. 6. Meningkatkan dan memelihara produktifitas operasional dan staf Tabel 3.5 Analisis Penentuan Perspective Business Goals IT Goals Proccess 1. Meningkatkan dan menjaga fungsi-fungsi proses bisnis. 6. Mendefinisikan bagaimana fungsional bisnis dan kebutuhan kontrol yang diterjemahkan kearah yang efektif dan solusi otomatis yang efisien. AI6 - Mengelola perubahan 7. Memperoleh dan memelihara aplikasi terintegrasi dan standar AI2 - Memperoleh dan Menggunakan aplikasi software aplikasi sistem. 11. Memastikan integrasi tanpa kerumitan dari aplikasi ke dalam proses AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya bisnis.
63 Business Goals IT Goals Proccess 2. Meminimalkan biaya 7. Memperoleh dan proses. memelihara aplikasi terintegrasi dan standar aplikasi sistem. 8. Memperoleh dan memelihara integrasi dan infrastruktur IT standar. 13. Memastikan penggunaan yang sesuai dengan kinerja dari solusi aplikasi dan teknologi. 15. Mengoptimalkan infrastruktur IT, sumberdaya dan kemampuan. 24. Meningkatkan biaya efisiensi IT dan kon ribusi kepada profitabilitas bisnis. 3. Mematuhi hukum 2. Menjawab kebutuhan eksternal, peraturan dan pemerintah yang sejalan kontrak. dengan dewan direksi. 19. Memastikan bahwa informasi kritis dan rahasia menghalangi orang yang tidak berhak mengakses AI2 - Memperoleh dan Menggunakan aplikasi software AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna DS8 - Menangani insiden dan pelayanan AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna DS6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja IT DS5 - Menjamin keamanan sistem
64 Business Goals IT Goals Proccess data. 20. Memastikan bahwa transaksi bisnis dan DS5 - Menjamin keamanan sistem pertukaran informasi dapat diandalkan. 21. Memastikan bahwa pelayanan IT dan DS5 - Menjamin keamanan sistem infrastruktur dapat dengan baik melawan dan memulihkan dari kegagalan sehubungan dengan kesalahan, serangan atau bencana. 22. Memastikan dampak bisnis minimum pada AI6 - Mengelola perubahan perubahan peristiwa pelayanan jasa IT. 26. Memelihara integritas dan infrastruktur keterangan AI6 - Mengelola perubahan dan proses. DS5 - Menjamin keamanan sistem 27. Memastikan kepatuhan IT dengan hukum, peraturan dan kontrak. ME2 - Memantau serta mengevaluasi kontrol internal 4. Mematuhi kebijakan internal. 2. Menjawab kebutuhan pemerintah yang sejalan dengan dewan direksi. PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi dan kerjasama ME1 - Mengawasi serta
65 Business Goals IT Goals Proccess mengevaluasi kinerja IT 13. Memastikan penggunaan yang sesuai dengan kinerja dari solusi AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya aplikasi dan teknologi. DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna DS8 - Menangani insiden dan pelayanan 5. Mengatur perubahan bisnis. 1. Menjawab kebutuhan bisnis dengan menyesuaikan strategi bisnis. 5. Menciptakan kemampuan IT. PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi dan kerjasama AI6 - Mengelola perubahan ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja IT PO4 - Mendefinisikan proses TI, organisasi dan kerjasama PO7 - Mengelola SDM teknologi informasi AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT 6. Mendefinisikan AI6 - Mengelola
66 Business Goals IT Goals Proccess bagaimana fungsional bisnis dan kebutuhan kontrol yang diterjemahkan kearah yang efektif dan solusi otomatis yang efisien. perubahan 11. Memastikan integrasi tanpa kerumitan dari aplikasi ke dalam proses bisnis. AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya 28. Memastikan bahwa IT memperlihatkan mutu jasa efisiensi biaya, peningkatan secara terus-menerus dan kesediaan untuk perubahan perdagangan berjangka. 6. Meningkatkan dan 7. Memperoleh dan memelihara produktifitas memelihara aplikasi operasional dan staf terintegrasi dan standar aplikasi sistem. 8. Memperoleh dan memelihara integrasi dan infrastruktur IT standar. 11. Memastikan integrasi tanpa kerumitan dari aplikasi ke dalam proses bisnis. 13. Memastikan penggunaan yang sesuai dengan kinerja dari solusi DS6 - Mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja IT AI2 - Memperoleh dan Menggunakan aplikasi software AI3 - Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya AI4 - Mendukung pengoperasian dan penggunaannya
67 Business Goals IT Goals Proccess aplikasi dan teknologi. DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna DS8 - Menangani insiden dan pelayanan