BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 49 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Praja Puri Lestari didirikan pada tahun 1984 leh Bapak Ir. Deddy Kusuma. PT. Praja Puri Lestari memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan N. 94/T/Perdagangan/1989 dan juga memiliki Nmr Pkk Wajib Pajak (NPWP) PT. Praja Puri Lestari berperasi di dalam gedung Pusat Grsir Pasar Pagi Mangga Dua lantai 7 yang terletak di Jalan Mangga Dua Raya, Kelurahan Ancl, Kecamatan Pademangan, Jakarta Utara. Gedung Pusat Grsir Pasar Pagi Mangga Dua ini sendiri terdiri atas unit kis/ruang pertkan. PT. Praja Puri Lestari merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyewaan dan penjualan kis-kis pada gedung Pusat Grsir Pasar Pagi Mangga Dua. Perusahaan ini menangani penyewaan dan penjualan kis-kis yang didasarkan pada permintaan dari pelanggan. Kis-kis yang telah dibeli atau disewa ini nantinya akan digunakan leh pihak yang berwenang atas masing-masing kis untuk berdagang. PT. Praja Puri Lestari juga melakukan perawatan dan pemeliharaan gedung dan kis-kis tersebut serta menyediakan fasilitas yang memadai bagi para pemilik dan penyewa kis Struktur Organisasi Perusahaan Struktur rganisasi PT. Praja Puri Lestari dapat dilihat pada gambar 3.1.

2 50 RU PS Dewan Kmisaris Direktur Manajer Pembelian Manaj er Pemasaran Manaj er Keu angan Manajer Teknik Manajer HRD Kepa la Gudang Pembelian Pemasa ra n dan Penj ualan Akunta nsi Mekan ik HRD Guda ng Keu angan Elektrik Kasir Sipil Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Praja Puri Lestari (Sumber : PT. Praja Puri Lestari, 2008) Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berikut ini adalah pembagian tugas dan tanggung jawab pada PT. Praja Puri Lestari : a. Direktur : Memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kelangsungan perusahaan. Melakukan pengawasan terhadap kinerja manajer-manajer yang berada di bawahnya. Melakukan perencanaan jangka pendek maupun panjang. Mengambil kebijakan-kebijakan dan keputusan-keputusan strategis.

3 51 b. Manajer Pemasaran : Merencanakan strategi pemasaran jangka pendek dan jangka menengah. Menerima dan memeriksa lapran penjualan. Mengawasi pekerjaan yang dilakukan karyawan-karyawan bagian pemasaran dan penjualan. c. Pemasaran dan Penjualan : Melakukan strategi pemasaran yang telah direncanakan leh manajer pemasaran. Menawarkan kis-kis untuk disewakan atau dijual. Melayani pesanan atas kis-kis baik untuk disewa maupun dijual. Membuat faktur tagihan untuk pelanggan. Membuat lapran penjualan. d. Manajer Teknik : Membuat anggaran atas suku cadang yang akan digunakan untuk setiap peride. Mengawasi pekerjaan karyawan-karyawan yang berada di bawahnya. e. Mekanik, Elektrik, atau Sipil : Melakukan pengawasan dan pemeriksaan secara rutin. Apabila ditemukan ada kerusakan atau gangguan, melakukan survei atas perawatan atau perbaikan yang diperlukan.

4 52 Membuat estimasi atas suku cadang yang akan digunakan. Melakukan permintaan atas suku cadang ke gudang. Melakukan perbaikan atas kerusakan atau gangguan yang terjadi. Membuat lapran atas perbaikan yang telah dilakukan. f. Manajer Pembelian : Mengtrisasi Purchase Order. Mengawasi pekerjaan karyawan bagian pembelian. g. Pembelian : Memilih supplier yang dapat diandalkan dengan memperhatikan kualitas dan harga barang yang ditawarkan leh supplier tersebut. Membuat Purchase Order. Mengirimkan Purchase Order ke supplier. h. Manajer Keuangan : Mengawasi pekerjaan karyawan bagian akuntansi dan kasir. Mengtrisasi Pengajuan Pembayaran. Memeriksa dan mengtrisasi lapran keuangan. Memeriksa dkumen-dkumen yang terkait untuk setiap transaksi yang telah terjadi.

5 53 i. Akuntansi : Membuat jurnal atas transaksi-transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Memeriksa kesesuaian faktur tagihan dengan surat jalan dan dkumen terkait lainnya. Membuat Pengajuan Pembayaran. Mem-psting data-data akuntansi ke buku besar. Membuat lapran keuangan. j. Keuangan : Menentukan cara pembayaran atas tagihan dari supplier. Membuat cek untuk pelunasan utang usaha. Membuat Payment Vucher. k. Kasir : Menerima faktur tagihan dari supplier. Membuat tanda terima atas penerimaan faktur tagihan dari supplier Melakukan pembayaran kepada supplier. Menghitung kas yang dimiliki perusahaan. Menerima pembayaran atas penjualan, sewa, dan biaya lain-lain. Membuat surat bukti pembayaran dan memberikannya kepada pelanggan yang membayar.

6 54 l. Kepala Gudang : Mengtrisasi Permintaan Barang Kebutuhan Kebutuhan. Mengtrisasi Delivery Order. Mengtrisasi Bukti Terima Barang. m. Gudang : Memeriksa ketersediaan suku cadang. Mengirimkan suku cadang yang diminta leh bagian mekanik, elektrik, dan/atau sipil. Membuat Delivery Order. Membuat Permintaan Barang Kebutuhan. Menerima suku cadang yang dipesan dari supplier. Memeriksa kesesuaian suku cadang yang dikirimkan dengan surat jalan dari supplier. Menandatangani surat jalan dari supplier. Membuat surat Bukti Terima Barang. Melakukan perhitungan stk suku cadang. n. Manajer HRD : Melakukan pembagian tugas untuk masing-masing bagian atau departemen. Mengtrisasi lapran dari karyawan bagian HRD. Mengawasi pekerjaan karyawan bagian HRD.

7 55. HRD : Melayani perekrutan, absensi, penggajian karyawan, sampai dengan pemutusan hubungan kerja serta membuat lapran atas hal-hal tersebut. Mewakili perusahaan untuk acara-acara yang berkaitan dengan pihak eksternal Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan Prsedur pembelian yang berjalan pada PT. Praja Puri Lestari Mekanik, elektrik, atau sipil : Melakukan pengawasan dan pemeriksaan yang dilakukan secara rutin. Apabila ditemukan ada kerusakan, melakukan survei atas perawatan atau perbaikan yang diperlukan. Melakukan pengecekan atas ketersediaan suku cadang yang ingin digunakan ke bagian gudang. Menerima knfirmasi atas ketersediaan barang dari bagian gudang. Berdasarkan penilaian yang diperleh melalui survei, membuat estimasi atas suku cadang yang akan digunakan. Berdasarkan estimasi tersebut, meminta suku cadang yang dibutuhkan ke gudang. Menandatangani Delivery Order dan menerima suku cadang dari bagian gudang.

8 56 Gudang : Berdasarkan permintaan suku cadang dari bagian mekanik, elektrik, dan/atau sipil, memeriksa ketersediaan suku cadang yang diminta : Apabila suku cadang yang dimaksud tidak tersedia, maka bagian gudang akan membuat Permintaan Barang Kebutuhan (PBK) sebanyak tiga rangkap yang akan : dikirimkan kepada bagian pembelian, yaitu PBK rangkap ke-1. dikirimkan kepada akuntansi, yaitu PBK rangkap ke-2. disimpan sebagai arsip, yaitu PBK rangkap ke-3. Pembelian : Menerima Permintaan Barang Kebutuhan (PBK) rangkap ke-1 dari bagian gudang. Berdasarkan data yang terdapat pada frm Permintaan Barang Kebutuhan rangkap ke-1, bagian pembelian membuat Purchase Order sebanyak tiga rangkap. Meminta trisasi atas Purchase Order yang telah dibuat kepada manajer pembelian. Mengirimkan Purchase Order rangkap ke-1 ke supplier. Mengirimkan Purchase Order rangkap ke-2 ke bagian akuntansi. Menyimpan Purchase Order rangkap ke-3 sebagai arsip. Menyimpan Permintaan Barang Kebutuhan rangkap ke-1 sebagai arsip.

9 Prsedur Penerimaan Suku Cadang yang Berjalan pada PT. Praja Gudang: Puri Lestari Menerima suku cadang dan surat jalan sebanyak dua rangkap dari supplier. Memeriksa kesesuaian suku cadang yang dikirimkan dengan Permintaan Barang Kebutuhan rangkap ke-3 dan surat jalan dari supplier. Menandatangani surat jalan dari supplier. Membuat surat Bukti Terima Barang sebanyak dua rangkap. Meminta trisasi atas Bukti Terima Barang yang dibuat. Mengembalikan surat jalan rangkap ke-1 ke supplier. Menerima surat jalan rangkap ke-2 yang telah ditandatangani sebelumnya. Menyerahkan surat Bukti Terima Barang rangkap ke-1 dan surat jalan rangkap ke-2 dari supplier ke bagian pembelian. Menyimpan surat Bukti Terima Barang rangkap ke-2 sebagai arsip Prsedur Utang Usaha yang Berjalan pada PT. Praja Puri Lestari Bagian Pembelian : Menerima surat Bukti Terima Barang rangkap ke-1 dan surat jalan supplier rangkap ke-2 dari bagian gudang. Menyimpan surat Bukti Terima Barang rangkap ke-1 sebagai arsip.

10 58 Mengirimkan surat jalan supplier rangkap ke-2 ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi : Menerima PBK rangkap ke-2 dari bagian gudang. Menerima PO rangkap ke-2 dari bagian pembelian. Menerima surat jalan rangkap supplier rangkap ke-2 dari bagian pembelian. Menerima faktur tagihan, faktur pajak (cpy), dan surat jalan supplier rangkap ke-1 dari kasir. Berdasarkan dkumen-dkumen tersebut, membuat Pengajuan Pembayaran sebanyak satu rangkap. Meminta trisasi atas Pengajuan Pembayaran. Menyerahkan Pengajuan Pembayaran, PBK rangkap ke-2, PO rangkap ke-2, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak (cpy) kepada bagian keuangan. Kasir : Menerima faktur tagihan, faktur pajak, dan surat jalan supplier rangkap ke-1 dari supplier. Memeriksa kesesuaian dkumen-dkumen tersebut. Membuat tanda terima penerimaan dkumen-dkumen tersebut ke supplier. Menyerahkan tanda terima kepada supplier.

11 59 Meng-cpy faktur pajak dan menyerahkan faktur pajak asli ke kantr pajak. Menyerahkan faktur tagihan, faktur pajak (cpy), dan surat jalan supplier rangkap ke-1 ke bagian akuntansi Prsedur Pelunasan Utang Usaha yang Berjalan pada PT. Praja Puri Lestari Kasir : Menerima tanda terima dari supplier. Mengirimkan tanda terima ke bagian keuangan. Menerima cek dan Payment Vucher sebanyak dua rangkap dari bagian keuangan. Menyerahkan cek kepada supplier dan meminta tanda tangan supplier untuk Payment Vucher. Menyerahkan Payment Vucher yang telah ditandatangani leh supplier sebanyak dua rangkap ke bagian keuangan. Bagian keuangan : Menerima faktur tagihan, surat jalan supplier rangkap ke-1, PBK rangkap ke-1, frm Pengajuan Pembayaran rangkap ke-2, dan Purchase Order rangkap ke-2 dari bagian pembelian.

12 60 Menerima Pengajuan Pembayaran, PBK Rangkap ke-2, PO Rangkap ke-2, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak (cpy) dari bagian akuntansi. Memeriksa kesesuaian dkumen-dkumen tersebut. Menyiapkan cek untuk pelunasan utang. Meminta trisasi atas cek yang telah dibuat dengan melampirkan Pengajuan Pembayaran, PBK Rangkap ke-2, PO Rangkap ke-2, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak (cpy). Menerima tanda terima dari kasir. Memeriksa kesesuaian tanda terima dengan Pengajuan Pembayaran, PBK Rangkap ke-2, PO Rangkap ke-2, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak (cpy). Membuat Payment Vucher sebanyak dua rangkap. Menyerahkan cek dan Payment Vucher sebanyak dua rangkap kepada kasir. Menerima Payment Vucher yang telah ditandatangani leh supplier sebanyak dua rangkap dari kasir. Menyerahkan Payment Vucher rangkap ke-1, Pengajuan Pembayaran, PBK Rangkap ke-2, PO Rangkap ke-2, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak (cpy) kepada bagian akuntansi. Menyimpan Payment Vucher rangkap ke-2 sebagai arsip.

13 61 Bagian Akuntansi Menerima Payment Vucher rangkap ke-1, Pengajuan Pembayaran, PBK Rangkap ke-2, PO Rangkap ke-2, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak (cpy) dari bagian keuangan. Mencatat transaksi pembelian yang terjadi ke dalam jurnal. Menyimpan Payment Vucher rangkap ke-1, Pengajuan Pembayaran, PBK Rangkap ke-2, PO Rangkap ke-2, surat jalan supplier sebanyak dua rangkap, faktur tagihan, dan faktur pajak (cpy) sebagai arsip Fungsi Terkait dengan Sistem yang Sedang Berjalan Fungsi yang terkait dengan sistem pembelian dan utang usaha yang sedang berjalan adalah : a. Fungsi gudang. b. Fungsi pembelian. c. Fungsi keuangan. d. Fungsi akuntansi Dkumen Terkait dengan Sistem yang Sedang Berjalan Dkumen yang digunakan dalam sistem pembelian dan utang usaha yang sedang berjalan adalah : a. Permintaan Barang Kebutuhan (PBK).

14 62 b. Purchase Order (PO). c. Bukti Terima Barang (BTB). d. Pengajuan Pembayaran (PP). e. Payment Vucher (PV) Flwchart atas Sistem yang Sedang Berjalan Flwchart atas Prsedur Pembelian

15 Gambar 3.2 Flwchart atas Prsedur Pembelian 63

16 Flwchart atas Prsedur Penerimaan Suku Cadang Gambar 3.3 Flwchart atas Prsedur Penerimaan Suku Cadang

17 Flwchart atas Prsedur Utang Usaha Gambar 3.3. Flwchart atas Prsedur Utang Usaha

18 Flwchart atas Prsedur Pelunasan Utang Usaha Gambar 3.4. Flwchart atas Prsedur Pelunasan Utang Usaha

19 Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan Gambar 3.5 menunjukkan rich picture sistem yang sedang berjalan pada PT. Praja Puri Lestari. Gambar 3.5. Rich Picture Sistem yang Sedang Berjalan

20 Analisis Temuan dan Usulan Rekmendasi Berikut ini adalah temuan yang diperleh melalui analisis atas sistem yang sedang berjalan. 1. Perusahaan tidak memiliki catatan terpisah atas utang usaha yang merupakan suatu daftar rincian atas utang yang dimilikinya terhadap supplier. Seharusnya, perusahaan memiliki daftar rincian atas utang usaha sehingga dapat memeriksa tanggal jatuh temp dari semua utang yang dimilikinya dengan mudah karena dengan demikian, maka perusahaan akan dapat mempersiapkan cek untuk pembayaran sehingga tidak mengalami kesulitan ketika supplier yang berhak atas utang yang bersangkutan melakukan penagihan. Tidak adanya pencatatan atas utang usaha pada perusahaan disebabkan karena kebijakan dari perusahaan untuk menggunakan dkumen-dkumen yang terkait dalam prsedur pembelian yang sedang berjalan sebagai referensi ketika terjadi penagihan. Akibat yang ditimbulkan adalah perusahaan akan kesulitan dalam mempersiapkan dana untuk membayarkan utang ke supplier sehingga perusahaan tidak dapat melunasi utang usaha tepat waktu. Rekmendasi yang diusulkan bagi perusahaan adalah merancang suatu sistem infrmasi akuntansi yang menyediakan fitur untuk menyimpan data utang ke database, dapat menampilkan data utang usaha yang belum dilunasi berdasarkan tanggal jatuh temp serta berdasarkan supplier, dan yang dilengkapi

21 69 dengan fungsi reminder atas utang yang akan segera mencapai tanggal jatuh temp. 2. Pada saat ini, perusahaan tidak memiliki prsedur untuk pemilihan supplier. Seharusnya, perusahaan melakukan pemilihan supplier yang didasarkan pada beberapa kriteria penilaian. Kriteria penilaian tersebut antara lain harga yang ditawarkan leh supplier, kualitas barang yang ditawarkan leh supplier, dan jangka waktu pergiriman barang dari supplier. Untuk melakukan penilaian berdasarkan kriteria-kriteria tersebut atas beberapa supplier, maka digunakan dkumen Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH). Penyebab tidak dilakukannya hal ini adalah karena perusahaan menyerahkan kepercayaan sepenuhnya kepada bagian pembelian untuk menentukan supplier yang akan melakukan transaksi dengan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga seringkali hanya memilih supplier yang menawarkan harga terendah tanpa memperhatikan aspek-aspek lain seperti jangka waktu pengiriman suku cadang yang dipesan, jangka waktu pelunasan utang, dan sebagainya. Tidak adanya prsedur pemilihan supplier dapat mengakibatkan klusi atau kecurangan antara supplier dan bagian pembelian dimana bagian pembelian menerima suatu imbalan dari supplier apabila perusahaan melakukan transaksi pembelian dengan supplier tersebut, padahal belum tentu supplier tersebut merupakan supplier yang terbaik untuk perusahaan. Rekmendasi yang diusulkan bagi perusahaan adalah merancang sistem infrmasi yang menyediakan fitur untuk membuat Surat Permintaan Penawaran

22 70 Harga (SPPH). Setelah SPPH dibuat, maka akan dikirimkan ke supplier-supplier. Berdasarkan surat penawaran harga yang diberikan leh supplier, maka data masing-masing SPPH akan di-update dan disimpan dalam database. Selain itu, merancang sistem infrmasi yang dapat menyediakan fitur untuk menampilkan data SPPH yang terdapat dalam database. 3. Surat Bukti Terima Barang, yang dibuat leh bagian gudang, tidak dikirimkan ke bagian akuntansi untuk digunakan sebagai dkumen referensi dalam pembuatan jurnal. Seharusnya, bukti penerimaan barang yang dibuat leh bagian gudang dikirimkan ke bagian akuntansi. Bukti penerimaan barang ini akan menjadi salah satu dkumen pendukung ketika bagian akuntansi akan mencatat transaksi dan membuat jurnal. Penyebab tidak dikirimkannya surat Bukti Terima Barang ke bagian akuntansi adalah karena adanya kebijakan atas prsedur pencatatan atas transaksi pembelian yang dilakukan leh perusahaan yang beranggapan bahwa pencatatan atas transaksi pembelian cukup didasarkan dengan menggunakan data dari Purchase Order saja. Akibat tidak dikirimkannya surat Bukti Terima Barang ke bagian akuntansi adalah kurang lengkapnya dkumen yang dibutuhkan untuk melakukan pencatatan dan pembuatan jurnal atas transaksi pembelian. Rekmendasi yang diusulkan bagi perusahaan adalah merancang sistem infrmasi akuntansi yang menyediakan fitur yang secara tmatis akan meng-

23 71 update data jurnal yang ada dalam database ketika Bukti Terima Barang dibuat sehingga pada data jurnal akan tercantum nmr Bukti Terima Barang tersebut sebagai dkumen referensi atas jurnal yang bersangkutan. Selain itu, Bukti Terima Barang yang dibuat leh bagian gudang harus dicetak sebanyak tiga rangkap. Rangkap ke-1 untuk diberikan ke bagian pembelian, rangkap ke-2 untuk dikirimkan ke bagian akuntansi, dan rangkap ke-3 untuk disimpan sebagai arsip. 4. Kurangnya dkumen yang digunakan leh bagian gudang dalam melakukan pemeriksaan atas suku cadang yang dikirimkan leh supplier. Seharusnya, Purchase Order yang dibuat leh bagian pembelian juga diserahkan kepada bagian gudang. Purhase Order ini akan menginfrmasikan ke gudang bahwa Permintaan Barang Kebutuhan yang dikirimkan ke bagian pembelian telah diprses sehingga bagian gudang akan memperleh gambaran mengenai spesifikasi suku cadang yang akan diterima dan waktu tiba dari suku cadang tersebut. Penyebab kurangnya dkumen yang digunakan leh bagian gudang dalam melakukan pemeriksaan atas suku cadang yang dikirimkan leh supplier adalah karena perusahaan hanya menggunakan Permintaan Barang Kebutuhan untuk pemeriksaan atas kesesuaian suku cadang yang diterima dengan suku cadang yang dipesan. Akibat yang ditimbukan karena kndisi ini adalah bagian gudang tidak mengetahui kesesuaian antara suku cadang yang dikirimkan dengan suku cadan g

24 72 yang dipesan leh bagian pembelian serta tidak mengetahui mengenai Permintaan Barang Kebutuhan yang mana yang sudah diprses atau belum. Rekmendasi yang diusulkan bagi perusahaan adalah merancang sistem infrmasi akuntansi yang menyediakan fitur untuk membuat Purchase Order dan ketika Purchase Order tersebut disimpan, maka secara tmatis status Permintaan Barang Kebutuhan dalam database akan di-update sehingga dapat dibedakan Permintaan Barang Kebutuhan mana yang telah diprses dan yang belum diprses. Selain itu, Purchase Order dicetak sebanyak empat rangkap. Rangkap ke-1 dikirimkan ke supplier, rangkap ke-2 dikirimkan ke bagian akuntansi, dan rangkap ke-3 dikirimkan ke bagian gudang, dan rangkap ke-4 disimpan sebagai arsip. Selain itu, akses untuk melihat data Purchase Order juga diberikan kepada bagian gudang.