MUKA SURAT : 1 / 12 PK. UiTM APB (O). 14 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh T/tangan Nama Prof. Madya Dr. Zarina Suriya Ramlan Prof Madya Dr.Saidatul Akmar Zainal Abidin Prof Madya Datin Dr Hajibah Hj Osman Jawatan Koordinator JBI (Akademik) Timbalan Dekan (Akademik) Dekan Tarikh 21 Mei 2009 21 Mei 2009 21 Mei 2009
MUKA SURAT : 2 / 12 REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan. HALAMAN DIPINDA Tarikh No. No. Para Muka Ringkasan Pindaan Diluluskan Keluaran/ Surat Pindaan 1/6/06 4.2,4.3 4.4,4.5 5 Pertambahan istilah Timbalan Dekan, Pengerusi JPP, Ketua Program dan penjelasannya, dsb. (Sila rujuk pindaan) 4.9,4.11 6 Pertambahan istilah Timb. Ketua Pengawas, Pembantu Pengawas dsb 5.0 dsb 7 Pertambahan istilah Dekan, Timbalan Dekan, Ketua Program dsb (Sila rujuk Pindaan) Lampiran 1 Pindaan kepada orang yang bertanggungjawab dan proses kerjanya. (Sila rujuk pindaan) 20/21/ 4.6,4.9, 4.15, 5-6 Penambahan istilah PJWPA, 05/09 4.16 PKD/PKPW, PW & PKPP 5.36,5.37,5.3 8 Penambahan singkatan PJWPA, 8,5.39 PKD/PKPW, PW & PKPP 6.0 9 Penambahan istilah dan tugasan untuk PKD/ PKPW & PKPP
MUKA SURAT : 3 / 12 BIL. ISI KANDUNGAN MUKA SURAT Muka Hadapan 1 Rekod Pindaan Dokumen Terkawal 2 Kandungan 3 1.0 Objektif 4 2.0 Skop 4 3.0 Dokumen Rujukan 4 4.0 Definisi 5 5.0 Singkatan 7 6.0 Tanggungjawab dan Tindakan 9 7.0 Rekod Kualiti 13 8.0 Lampiran 13
MUKA SURAT : 4 / 12 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan pengendalian peperiksan akhir mengikut perancangan yang sistematik berpandukan kepada Peraturan Akademik UiTM. 2.0 SKOP Prosedur ini diterima pakai oleh Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan dan Fakulti/Kampus Cawangan/Kolej Bersekutu untuk mengendalikan peperiksaan akhir Kursus Bahasa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN BIL. JENIS 3.1 Standard ISO 9001:2000 3.2 MK.UiTM.APB.01 Seksyen 4.2 MANUAL KUALITI Keperluan Dokumentasi 3.3 DS DS.UiTM.APB.09 DS.UiTM.APB.23 DS.UiTM.APB.24 DOKUMEN SOKONGAN Manual Panduan Pengendalian Peperiksaan Peraturan Akademik Program Diploma dan Ijazah Sarjana Muda Peraturan Sahsiah Rupa Diri Pelajar Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 3.4 DS. UiTM.APB.25 Tugas-tugas Pembantu Pengawas
MUKA SURAT : 5 / 12 4.0 DEFINISI BIL. ISTILAH PENJELASAN 4.1 Dekan Dekan APB 4.2 Timbalan Dekan Timbalan Dekan (Akademik) Timbalan Dekan dipertanggungjawabkan menjadi Pengerusi Keseluruhan Pengendalian Peperiksaan Akhir. 4.3 Pengerusi Jawatankuasa Seorang pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan oleh Pengendalian Peperiksaan Dekan dalam menguruskan hal-hal berkaitan dengan pengendalian peperiksaan akhir APB. 4.4 Ketua Program (KP) Dipertanggungjawabkan menyelaras dan mengurus hal-hal berkaitan dengan sesuatu program APB. 4.5 Koordinator Pengurusan & Dipertanggugjawabkan menyelaras dan mengurus hal-hal yang Koordinator Akademi berkaitan dengan perjalanan dan pengendalian peperiksaan APB. 4.6 Pengerusi Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 4.7 Ahli Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan Seorang Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan jadual waktu dan bilik bilik peperiksaan akhir APB. Staf pentadbiran APB yang dipertanggungjawabkan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan peperiksaan akhir APB. 4.8 Ketua Dewan Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan terhadap pengambilan kertas soalan dengan memelihara kerahsiaan soalan dan menyelaras pengawas-pengawas yang bertugas bersama serta memastikan calon-calon mematuhi peraturanperaturan peperiksaan sepanjang peperiksaan dijalankan. 4.9 Penolong Ketua Dewan Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan menyediakan Pelan Kedudukan Pelajar, membantu Ketua Dewan, menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di dewandewan peperiksaan.
MUKA SURAT : 6 / 12 4.10 Ketua Pengawas Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan mengambil kertas soalan dan mengetuai tugas Ketua Pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan. 4.11 Pengawas Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan bertugas mengawas di dewan dan bilik-bilik peperiksaan. 4.12 Pembantu Pengawas Orang yang dilantik oleh Dekan untuk membantu dalam menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di dewan dan bilik-bilik peperiksaan. (Rujuk lampiran) 4.13 Keperluan peperiksaan Keperluan-keperluan peperiksaan yang terdiri daripada fail peperiksaan yang mengandungi Borang Keluar/Masuk tandas, Peraturan Peperiksaan dan kotak peperiksaan yang mengandungi alatulis dan peralatan yang berkaitan dengan peperiksaan. 4.14 Tempat Peperiksaan Sekiranya pelajar didapati sakit tetapi disahkan oleh Pegawai Perubatan boleh menduduki peperiksaan atau pelajar sendiri hendak menduduki peperiksaan; pelajar hendaklah pergi ke tempat peperiksaan yang telah ditetapkan oleh fakulti mengikut tarikh dan masa yang tercatat pada Jadual Waktu Peperiksaan. Jika pelajar tidak mempunyai kenderaan ke tempat peperiksaan, Pusat Kesihatan bersedia menghantar pelajar ke tempat peperiksaan. (Rujuk surat : 600 BHEPep (PT. 2/2/17) bertarikh 11 April 2008) 4.15 Penolong Ketua Pengawas Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan menyediakan Pelan Kedudukan Pelajar, membantu Ketua Pengawas, menjalankan tugas pengawasan peperiksaan akhir di bilik-bilik peperiksaan. 4.16 Penyelaras Kampus Puncak Perdana Pensyarah APB yang dipertanggungjawabkan menguruskan Bilik Gerakan Peperiksaan APB sepanjang tempoh peperiksaan dijalankan di kampus Puncak Perdana
MUKA SURAT : 7 / 12 5.0 SINGKATAN BIL. SINGKATAN MAKSUD SINGKATAN 5.1 APB Akademi Pengajian Bahasa 5.2 D Dekan 5.3 TD (A) Timbalan Dekan (Akademik) 5.4 TD (PA) Timbalan Dekan (Pelajar & Alumni) 5.5 PP (P) Penolong Pendaftar (Pentadbiran) 5.6 PP (A) Penolong Pendaftar (Akademik) 5.7 KPM Koordinator Pengajian Melayu 5.8 KBI (P) Koordinator Bahasa Inggeris (Pengurusan) 5.9 KBI (A) Koordinator Bahasa Inggeris (Akademi) 5.10 KBAE (P) Koordinator Bahasa Asia Eropah (Pengurusan) 5.11 KBAE (A) Koordinator Bahasa Asia Eropah (Akademi) 5.12 K (IT) Koordinator IT 5.13 K (PLK) Koordinator (Program Luar Kampus) 5.14 K(KKB) Koordinator KKB 5.15 KP(EPC) Ketua Program (EPC) 5.16 KP(BMKP) Ketua Program (BMKP) 5.17 K(PKB) Koordinator Pakej Bahasa 5.18 K(PU) Koordinator Program Usahasama 5.19 PTO (Kanan) Pembantu Tadbir Operasi 5.20 PeMK Pembantu Makmal (Kanan) 5.21 JTK (Kanan) Juruteknik Komputer (Kanan) 5.22 JTK Juruteknik Komputer
MUKA SURAT : 8 / 12 5.23 JTAV Juruteknik Audio Visual 5.24 PT Pembantu Teknik 5.25 PJKPP Pengerusi Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir 5.26 JKP Jawatankuasa Pengendalian Peperiksaan Akhir (Staf Pentadbiran) 5.27 JWPP Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir 5.28 (KD) Ketua Dewan 5.29 (PKD) Penolong Ketua Dewan 5.30 KPW Ketua Pengawas 5.31 PPW Pembantu Pengawas Peperiksaan 5.32 BHEPep Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan 5.33 BLKP Borang Laporan Ketua Pengawas BHEPep, (KS) DS Akt.03-06-04 5.34 HEA Hal Ehwal Akademik 5.35 HTAR dan PPUM Hospital Tengku Ampuan Rahimah, Klang dan Pusat Perubatan Universiti Malaysia. 5.36 PJWPA Pengerusi Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 5.37 PKPW Penolong Ketua Pengawas 5.38 PW Pengawas 5.39 PKPP Penyelaras Bilik Gerakan Kampus Puncak Perdana
MUKA SURAT : 9 / 12 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB PJWPA, PP(A) PJKPP, JKP TINDAKAN 1. Menyediakan Jadual Waktu Peperiksaan Akhir 2. Menyediakan Jadual Waktu Pengawasan untuk Pensyarah bertugas 3. Memastikan tempat peperiksaan serta kemudahan yang disediakan dalam keadaan memuaskan 4. Menyediakan peralatan dan keperluan peperiksaan {Buku Jawapan, Buku Jawapan Tambahan, Sampul B yang bertampal dengan senarai nama pelajar mengikut kelas, Slip kedatangan calon, Benang, Stepler, Gunting, Cellophane Tape, Pen marker, Bullet Stapler, Kertas Lakaran (Rough paper)} 5. Menyediakan Jadual Bertugas JKP di Bilik Gerakan PKD, PKPW KD, PKD, KPW, PKPW, PW, PPW PJKPP,JKP PKPP PJKPP / JKP 6. Menyediakan Pelan Kedudukan Pelajar untuk tempat Peperiksaan (Dewan Besar dan Bilik Peperiksaan) 7. Membuat salinan dan menyerahkan Pelan Kedudukan kepada JKP. 8. Dapatkan Jadual Waktu dan maklumat peperiksaan dari laman web APB 9. Memastikan Bilik Gerakan Peperiksaan dibuka selewatlewatnya 1 jam sebelum peperiksaan bermula 10. Menguruskan Bilik Gerakan APB di Kampus Puncak Perdana 11. Laporkan sebarang ketidakhadiran dan pertukaran kepada Ketua Dewan / Ketua Pengawas
MUKA SURAT : 10 / 12 12. Lapor diri PKD, PKPW, PW, PPW 13. Tandatangan 14. Ambil keperluan peperiksaan KD, KPW 15. Ambil kertas soalan di BHEPep. 16. Bawa ke dewan / bilik peperiksaan. PKD/PKPW 17. Menyerahkan Pelan Kedudukan kepada Ketua Pengawas dan Pengawas-pengawas yang bertugas KD, PKD, KPW, PKPW, PW, PPW 18. Tandatangan BLKP. 19. Edarkan kertas soalan dan keperluan peperiksaan. KD/KPW 20. Arahkan semua calon-calon masuk dewan. 21. Bacakan peraturan peperiksaan, maklumkan kod peperiksaan dan arahkan peperiksaan bermula. KD, PKD, KPW, PKPW, PW, PPW 22. Semak Slip Kelayakan Menduduki Peperiksaan dan Kad Pelajar dan mengumpul Slip Kehadiran. 23. Pastikan calon mematuhi peraturan peperiksaan. 24. Jika calon melanggar peraturan, ambil maklumat, bahan bukti dan arahkan pelajar berhenti menjawab soalan peperiksaan dan
MUKA SURAT : 11 / 12 asingkan tempat duduk KD/KPW 25. Sediakan laporan ketidakpatuhan dan hantarkan kepada JKP APB. PJKPP 26. Hantar laporan kepada Dekan. D 27. Hantar laporan kepada HEP (Urusetia Tatatertib Pelajar) dan BHEPep. KD/KPW 28. Arahkan berhenti menulis apabila masa tamat. PKD, PKPW, PW, PPW 29. Kumpul, kira bilangan skrip jawapan dan pastikan bilangannya sama dengan slip kehadiran peperiksaan. KD/KPW 30. Tandatangan sampul dan arahkan pelajar keluar. 31. Serahkan skrip jawapan dan BLKP ke bilik gerakan peperiksaan APB 32. Rekodkan penyerahan skrip jawapan PKD/PKPW, PW, PPW 33. Kembalikan keperluan peperiksaan dan kertas soalan yang lebih kepada JKP
MUKA SURAT : 12 / 12 7.0 REKOD KUALITI BIL. REKOD LOKASI TEMPOH SIMPANAN 7.1 Fail Jadual Waktu Peperiksaan 600-APB (AKA 2/2/4) Pejabat Am 2 3 tahun 7.2 Rekod Kehadiran Pengawas 7.3 Borang Laporan Pengawas 7.4 Rekod Penyerahan / Pemulangan Skrip Jawapan 600-APB (AKA 2/2/4) Pejabat Am 2 3 tahun 600-APB (AKA 2/2/4) Pejabat Am 2 3 tahun - Pejabat Am 2 3 tahun 8.0 LAMPIRAN BIL PERKARA LAMPIRAN 8.1 Carta alir Prosedur Pengendalian Peperiksaan Akhir Lampiran 1 8.2 Contoh Jadual Waktu Pengawasan Peperiksaan Akhir Lampiran 2 8.3 Contoh Borang Laporan Pengawas Lampiran 3 8.4 Contoh Peraturan Peperiksaan Lampiran 4 8.5 Contoh Slip Kehadiran Peperiksaan Lampiran 5