Target dan Rencana Kerja, pasangan yang tidak bisa di pisahkan Dalam beberapa kesempatan training, saya sering menanyakan, apa yang lebih penting: target atau activity plan? Hampir 90% peserta training menyatakan bahwa target lebih penting. Tanpa target kita tidak tahu ke mana tujuan kita. Pendapat ini bisa juga terjadi karena kebiasaan di perusahaan, yang menempatkan target sebagai fkus utama perusahaan. Namun berkaca pada teri di atas, bahwa target bisa dicapai melalui suatu rencana kerja yang baik, maka pernyataan target lebih penting menjadi kurang tepat. Target tanpa activity plan (rencana kerja untuk mencapai target) adalah mimpi. Kalaupun kita tidak memiliki activity plan, namun targetnya tercapai, biasanya itu tercapai karena faktr by accident. Namun activity plan (prgram peningkatan) yang dilakukan tanpa dilandasi leh target, tetap bisa menghasilkan suatu perubahan. Ambilah cnth sistem manajemen perusahaan Jepang yang menerapkan sistem partisipatif. Karyawan diharapkan berperan aktif dalam melakukan prgram perbaikan, baik melalui aktivitas grup kecil yang dikenal dengan istilah Quality Cntrl Circle atau Gugus Kendala Mutu hingga suggestin system, usulan individu untuk melakukan perbaikan. Walaupun tidak dilandasi arahan target perusahaan, banyak perusahaan Jepang yang menerapkan sistem ini berhasil menjadi lebih baik dari waktu ke waktu. Di lain pihak, perusahaan yang memiliki target yang jelas namun tanpa kegiatan perbaikan apapun, berjalan di tempat. Namun perlu diingat, activity plan yang dilakukan tanpa dasar perencanaan target yang baik, akan membuat perusahaan melakukan imprvement secara spradis yang justru memperlambat pencapaian target besar perusahaan. halaman 1 dari 5
Beralih dari fkus target ke fkus activity plan Cnth ini diambil dari prject yang saya tangani, yakni menurunkan reject internal dan custmer claim. Perusahaan itu sudah memiliki sertifikat ISO 9001. Mereka juga memiliki target dan sistem pelapran target yang bagus dengan melakukan review pencapaian target setiap minggu. Awalnya saya cukup heran mengapa perusahaan dengan kndisi seperti ini masih tetap memiliki angka custmer claim dan reject internal yang tinggi? Apa yang salah dengan perusahaan tersebut? Saya memutuskan untuk ikut dalam rapat mingguan yang membahas pencapaian target perusahaan. Berikut catatan saya mengenai rapat tersebut : Rapat difkuskan pada pelapran pencapaian target per-departemen. Setiap departemen mempresentasikan perfrma dalam bentuk grafik. Terkadang timbul pertanyaan, dan dijawab secara lisan leh departemen yang bersangkutan. Akan tetapi, jika diperhatikan dengan lebih seksama, jawaban yang diberikan lebih mengarah pada permasalahan sehari-hari dan terlalu umum. Misalnya saja adalahk kmunikasi antarshift yang tidak baik, kepedulian mutu dari peratr yang masih kurang, peratr lupa, ada masalah mesin, dan masalah lainnya yang merupakan masalah-masalah yang umum, yang sering kali diucapkan Tidak ada suatu media/frm minutes f meeting yang berisi tabel tindakan, penanggung Metde penyusunan aktifity plan jawab dan target penyelesaian, sebagai alat untuk mengntrl suatu tindakan apakah sudah dilakukan atau belum. Rapat berikutnya melakukan hal yang sama dengan yang telah dijelaskan di atas. Berkaca pada knsep target bisa dicapai melalui suatu strategi yang terstruktur (activity plan), saya melihat ada yang hilang dari perusahaan ini. Perusahaan ini tidak memiliki activity plan!! Perusahaan memang memiliki target dan sistem pelapran target yang baik, namun tidak memiliki strategi untuk mencapai target atau activity plan. Kemudian saya melakukan langkah perbaikan sebagai berikut : Menyusun activity plan untuk tiap departemen Fkus rapat diubah dari pembahasan target menjadi pembahasan activity plan. Setiap minggu, tiap departemen mempresentasikan status activity plan masing-masing. Apakah activity plan sudah dilakukan atau belum? Jika belum, kenapa? jika ada kesulitan, kita bahas dan susun rencana perbaikan berikutnya! Jika belum dikerjakan, dengan alasan banyak kerjaan rutin yang harus segera diselesaikan, maka ditanyakan kapan akan bisa diselesaikan. Ketika activity plan terlalu lama tidak diselesaikan, maka permasalahan tersebut diinfrmasikan ke Manajemen sehingga Manajemen bisa ikut melakukan fllw up. halaman 2 dari 5
Saya lakukan perubahan ini selama 3 bulan. Selama 3 bulan, saya tidak pernah melakukan rapat pencapaian target. Saya cukup melakukan rapat pembahasan activity plan. Strategi ini membuah hasil: Klaim Custmer turun dari rata-rata 5,93 klaim per-minggu menjadi 0,75 klaim per minggu. Klaim custmer turun dari 1863 PPM (part persejuta) menjadi 186 PPM Reject internal turun dengan cukup signifikan. Line 1 turun dari 1752 PPM menjadi 468 PPM. Line 2 dari 943 PPM menjadi 400 PPM. Line 3 dari 1326 PPM menjadi 153 PPM. Line 4 dari 2461 PPM menjadi 476 PPM. Line 5 dari 2313 PPM menjadi 304 PPM. Prduktivitas naik. Line 1 naik dari 285 menjadi 405. Line 2 naik dari 152 menjadi 190. Line 3 naik dari 310 menjadi 360. Line 4 naik dari 211 menjadi 244. Pending turun dari rata-rata 40 part/ hari menjadi 6 part/ hari Suatu pencapaian yang ternyata jauh lebih baik dari target yang telah ditetapkan. Kembali ke plemik target vs activity plan. Baik target maupun activity plan sama sama penting. Dua unsur ini merupakan satu kesatuan yang saling melengkapi. Oleh karena itu dalam menyusun prgram perencanaan bisnis, kedua unsur tersebut harus ada. Misalnya Dalam suatu frum bisnis plan di perusahaan ABC, pimpinan menetapkan kenaikan target penjualan sebesar 20%. Namun target saja tidak cukup, strategi apa yang akan digunakan untuk menaikkan penjualan? Activity plan nya apa? Berdasarkan analisa, diketahui bahwa pesaing untuk prduk A adalah prduk impr yang harganya jauh lebih tinggi dari prduk A. Berdasarkan data tersebut strategi yang akan dilakukan leh bagian sales adalah menaikkan harga prduk A sebesar 10%. Saat ini belum banyak perusahaan yang mengetahui bahwa prduk A juga tersedia halaman 3 dari 5
di lkal. Selama ini banyak perusahaan yang membelinya langsung dari Singapura. Oleh karena itu strategi yang akan dilakukan adalah melakukan prmsi melalui pameran dan memberikan sample prduk secara cuma cuma kepada perusahaan yang belum memakai prduk A. Tgl dikeluarkan Deskripsi pembahasan Tindak Lanjut PIC (Plan) (Aktual) Status 01-Jan Pesaing untuk prduk A adalah prduk impr yang harganya lebih mahal 50%, sehingga masih ada peluang untuk menaikkan harga jual prduk Menaikkan penjualan sebesar 20% 1 Menaikkan harga jual prduk A sebesar 10% Jni 12-Feb Prduk A belum banyak dikenal leh perusahaan. Banyak perusahaan yang masih menggunakan prduk impr langsung dari Singapre 1 Ikut dalam pameran pada bulan Juli 2008 Juni 10-Mar 2 Memberikan cnth prduk secara cuma-cuma kepada perusahaan yang belum menggunakan prduk A. Target mendapatkan 3 custmer perusahaan baru Jini 10-Jul Salah satu perusahaan Manufaktur memiliki waktu berhenti (dwn time) mesin yang tinggi, hingga 50%, artinya dalam 2 shift kerja (15 jam), mesin hanya bekerja selama 7,5 jam. Pimpinan perusahaan kemudian menargetkan untuk menurunkan dwn time mesin menjadi 30%. Untuk merealisasikan target tersebut, Manager Prduksi menyusun suatu strategi (activity plan) sebagai berikut Salah satu penyebab dwn time tinggi adalah waktu setting penggantian mdel yang lama. Waktu yang diperlukan untuk setting adalah ± 1 3 jam. Maka, salah satu strategi yang akan dilakukan adalah mempersingkat waktu penggantian mdel. Penyebab dwn time tinggi lainnya adalah ketidakcckan antara penjadwalan prduksi dengan ketersediaan material. Kndisi ini sering mengakibatkan mesin berhenti karena tidak ada material. halaman 4 dari 5
Tgl dikeluarkan Deskripsi pembahasan Tindak Lanjut PIC (Plan) (Aktual) 20 Dec'07 Waktu yang dihabiskan untuk setting pada saat ganti mdel relatif tinggi, 1 s/d 3 jam Menurunkan waktu berhenti mesin dari 50% ke 30% 1 Menambah rang untuk melakukan persiapan alat, sehingga peralatan pengganti sudah siap sebelum ganti mdel (bisa menekan waktu persiapan alat) Deni 20-Jan 2 Menekan waktu penggantian mdel, dari rata-rata 3 x/ hari menjadi 2 x / hari Tri 01-Feb Ketidakcckan antara schedule prduksi dengan schedule material, akibatnya mesin terhenti karena tidak ada material 1 Schedule prduksi besk hari dikeluarkan sebelum jam 12 siang, untuk kemudian dicek ketersediaan materialnya. Jika material tidak ada maka schedule akan direvisi disesuaikan dengan material yang ada. Schedule yang sudah fix akan diberikan paling lambat jam 4 sre, untuk memberi kesempatan kepada prduksi melakukan persiapan. Maman 05-Jan 2 Membuat acuan stk minimum material. Stk minimum material ditentukan 2 hari prduksi untuk mengantisipasi kemungkinan terlambatnya material. Edi 05-Jan halaman 5 dari 5