Metode Training ISO 9001 Sentral Sistem TIDAK MENJELASKAN APA ISI PERSYARATAN ISO 9001 TAPI

Transkripsi

1 Metode Training ISO 9001 Sentral Sistem TIDAK MENJELASKAN APA ISI PERSYARATAN ISO 9001 TAPI MENJELASKAN KONSEP/MAKSUD DARI TIAP PERSYARATAN ISO 9001 DAN MEMBERIKAN CONTOH PENERAPAN YANG BAIK 1

2 Penjelasan Training Elemen ISO 9001:2000 ditulis dalam huruf italic (huruf miring) dan diberi garis bawah Penjelasan ditulis dalam huruf biasa (tidak miring dan tidak ada garis bawah) Sistem Dokumentasi ditentukan berdasarkan : Ukuran dan tipe organisasi Kerumitan dan interaksi dari rangkaian proses Kompetensi personil Persyaratan ISO 9001:2000 Dokumen dan record bisa dalam bentuk apapun, misalnya : Kertas, Data software komputer, foto, tape, dll Penjelasan tambahan 2

3 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Kategori Dokumen Dokumen yang bersifat sebagai pedoman Pengendalian Dokumen dan Data (4.2.3) Rekaman Pengendalian Rekaman (4.2.4) Ada pengesahan sebelum diterbitkan Semua karyawan harus berpedoman pada dokumen yang terbaru Distribusi dokumen dikontrol, Sehingga bila terjadi revisi, dokumen lama dapat ditarik dan diganti dengan yang baru Disimpan dengan baik sehingga Record mudah dicari Record tidak rusak Disimpan sesuai standard lama penyimpanan 3

4 4.2.4 Pengendalian Rekaman Identifikasi Rekaman yang Perlu Disimpan Masukan Dalam Daftar Induk Rekaman, dan tentukan kategori record, lama simpan, lokasi simpan 1 2 Record harus dipelihara sebagai bukti kesesuaian A Rekaman (Record) disimpan sesuai Standar Penyimpanan Record tidak boleh hilang, rusak, dan bisa diperoleh kembali Harus disimpan Sesuai ketentuan Pemantauan record dan lama 9 simpan record Ada Ketentuan Standar Lama Simpan Dari Customer/ Regulation 3 4 Ikuti standar lama simpan dari Customer/regulation Masa simpan di lokasi Simpan habis 10 Pindahkan ke Arsip 11 standar untuk Lama Simpan Ditentukan Oleh PT. 5 Pemusnahan Masa simpan di diarsip habis Diperiksa dan disetujui oleh personal yang berwewenang A 6 Perbaikan daftar induk Rekaman 7 Sistem pemusnahan record harus diatur Penjelasan persyaratan menggunakan Logika flow proses 4

5 5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu (SMM) Perencanaan SMM harus : Memenuhi persyaratan yang diminta pada pasal 4.1 Dalam rangka mencapai sasaran mutu. 5

6 Perencanaan SMM untuk mencapai sasaran mutu perusahaan (activity plan) KONSEP PERUBAHAN : Jika kita mengerjakan yang sehari-hari kita kerjakan maka kita Akan mendapatkan hasil yang sehari-hari kita peroleh atau Mendapatkan hasil yang lebih buruk dari hasil yang pernah kita capai, disebabkan adanya perubahan pada faktor internal (keausan dari mesin/ tooling, penggantian operator kontrak, dll) dan external (tuntutan customer yang semakin tinggi, penawaran kompetitor yang lebih baik, perubahan teknologi, dll) 6

7 Activity Plan Bukan Pekerjaan Sehari-hari!! MENGATASI MASALAH SEHARI-HARI (PROBLEM SOLVING/ CORRECTIVE ACTION) PEKERJAAN SEHARI-HARI (DAILY JOB) MELAKSANAKAN PEKERJAAN LANGSUG (DIRECT OPERATING JOB) MENGOPERASIKAN MESIN MEETING DENGAN CUSTOMER MEMBUAT LAPORAN PEKERJAAN MELAKUKAN PEKERJAAN KOORDINASI/ MONITORING ACTIVITY PLAN (PROGRAM IMPROVEMENT/ PERBAIKAN SISTEM) Aktivity plan bukan merupakan Pekerjaan sehari-hari. Aktivity plan adalah Pekerjaan baru yang bersifat strategic, melakukan perbaikan perbaikan/ improvement system 7

8 Perencanaan SMM untuk mencapai sasaran mutu perusahaan (activity plan) Pencapaian 2005 Target % 98% Analisa kelemahan tahun sebelumnya Lead time order dari customer ada yang hanya 2 hari, sedangkan lead time produksi ada yang 1 minggu Rencana kerja untuk mencapai target Menentukan standard/ formula level minumum stok dengan mempertimbangkan faktor jumlah perpenarikan customer dan perbedaan lead time customer dengan lead time produksi Plan Aktual IMPLEMENTASI (2006) KETERANGAN Januari : Standard/ formula level stok minimum sudah ditetapkan. Untuk order rutin stok minimum 3 hari pengiriman, untuk order kanban minimum 1 kali penarikan Membuat program dengan sistem conditional, jika stok kurang dari minimum maka akan berwarna merah Plan Aktual Maret: Program sudah dibuat dengan excel, tetapi pada saat diuji coba, masih ada kemungkinan terjadi keterlambatan, khususnya untuk part yang lead time produksinya lebih dari 1 minggu. Formula penetapan minimum stok akan dievaluas kembali, perbaikan butuh waktu 2 minggu Merubah sistem perencanaan produksi dari berdasarkan order tarikan menjadi berdasarkan level minimum stok Plan Aktual Kendala dalam pelaksanaan aktivity plan : Aktivity plan berisi pekerjaan rutin, bukan rencana perbaikan atau peningkatan sistem Terlalu banyak aktivity plan, akhirnya menjadi tidak fokus Tidak ada kontrol terhadap pelaksanaan aktivity plan 8

9 7.4. Proses Pembelian dikembalikan ke user Seleksi supplier & update AVL Tdk lengkap belum Permintaan barang/ jasa Approval kepala departemen Cek kelengkapan data lengkap Mencari kandidat supplier kandidat sudah masuk avl Minta penawaran A Informasi pembelian harus jelas (7.4.1), termasuk Persyaratan approval produk, proses dan peralatan (7.4.2) Persyaratan kualifikasi personal (7.4.2) Persyaratan SMM (7.4.3) Bila perusahaan atau customer dari perusahaan, ingin melakukan pemeriksaan, perusahaan harus menjelaskan tujuan dan metode pemeriksaannya (7.4.3) Menjamin data lengkap sebelum dikomunikasikan ke supplier (7.4.2) Buat surat claim, cc accounting Mengevaluasi dan memilih supplier atas dasar kemampuannya memenuhi persyaratan perusahaan (7.4.1) Kriteria harus ditetapkan (7.4.1) Record hasil evaluasi harus disimpan (4.2.4) N. OK A Pemilihan supplier Pembuatan PO Terima barang Cek kualitas ok Beri label OK Evaluasi performance suplier Harus menjamin produk yang dibeli sesuai spesifikasi (7.4.1) Jenis dan sistem kontrol supplier tergantung dari efek dari barang/ jasa terhadap proses produksi diperusahaan (7.4.1) Melakukan re-avaluasi (7.4.1) 9