SOP/UJM-L/LM/002 AUDIT MUTU INTERNAL

Transkripsi

1 Page 1 of 22 SOP/UJM-L/LM/002 AUDIT MUTU INTERNAL Dibuat oleh Paraf Direvisi oleh Paraf : Ir. Slamet Riyadi,M.Eng : : : LPMI Tgl. Pembuatan : 20 Mei 2013 Disetujui oleh Paraf : Rektor : Tgl. Revisi : I. TUJUAN Tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi aktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan, dan/atau perubahan. Secara khusus, tujuan audit mutu adalah sebagai berikut: a. Memeriksa kesesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan. b. Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan. c. Memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu. Alasan audit di antaranya : a. Memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan mutu. b. Meyakinkan bahwa institusi akuntabel pada mutu dan standar yang telah ditentukan. c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan. d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik pada penilaian mutu. e. Menyediakan sarana bagi identifikasi cara kerja yang baik untuk dijadikan percontohan bagi tempat lain. f. Merupakan sarana untuk peningkatan dan pengembangan mutu. II. III. IV. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua aktivitas dokumen sistem mutu yang dipakai dalam sistem manajemen mutu Universitas Serang Raya yang meliputi manual mutu (kebijakan-kebijakan), prosedur, dan instruksi kerja dari area yang diaudit. ACUAN/REFERENSI MM LPMI 01 Manual Mutu Universitas Serang Raya. DEFINISI DEFINISI a. Audit Mutu Internal adalah proses pemeriksaan yang sistematik, independen, dan terdokumentasi, yang dilakukan secara berkala oleh tim auditor internal yang ditunjuk berdasarkan SK Rektor, dengan tujuan memperoleh bukti audit dan mengevaluasi secara objektif dalam rangka menentukan tingkat kesesuaian aktivitas yang terjadi pada setiap unit kerja yang melaksanakan semua aktivitas dokumen sistem mutu dengan Standar Sistem Mutu yang ditentukan serta untuk melihat efektivitas penerapan sistem tersebut.

2 Page 2 of 22 Kegiatan ini dirancang untuk : 1) Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja operasional dan pelayanan publik di Universitas Serang Raya. HAL : 2 dari 9 2) Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu dari standar mutu yang ada telah tepat dan efektif. 3) Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional pada internal universitas secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri. a. Sistem Manajemen Mutu adalah sistem yang menyangkut masalah struktur dan fungsi organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses, dan sumber daya untuk melaksanakan manajemen mutu. b. Unit Kerja adalah seluruh biro, lembaga, dan fakultas yang ada di Universitas Serang Raya. c. Auditor ialah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melaksanakan audit mutu dan ditunjuk melalui SK Rektor untuk melaksanakan Audit Mutu Internal. d. Teraudit (auditee) adalah unit kerja yang diperiksa dalam proses Audit Mutu Internal. e. Bukti Objektif merupakan informasi yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif berupa catatan atau pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi, dan implementasi elemen-elemen sistem mutu, yang didasari dari pengamatan, pengukuran, dan dapat diverifikasi. f. Observasi merupakan pernyataan dari temuan selama audit mutu internal yang didasari bukti objektif yang membutuhkan penyempurnaan dalam waktu yang cepat. g. Ketidaksesuaian merupakan pernyataan temuan selama audit mutu internal yang tidak sesuai dengan persyaratan mutu dan/atau unsur sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan. V. PROSEDUR a. Audit mutu internal dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang sudah dibuat oleh Ketua LPMI. Kegiatan ini dilakukan pada setiap unit kerja minimal satu kali dalam setahun. b. Audit tambahan di luar jadwal dapat dilakukan bila ada indikasi terdapat penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan sistem mutu. c. Ketua LPMI bertanggung jawab menentukan auditor yang akan diusulkan kepada Rektor untuk diterbitkan SK Auditor Sistem Manajemen Mutu. d. Tugas dan tanggung jawab serta jangka waktu tugas Tim Auditor Sistem Manajemen Mutu berdasarkan SK Rektor. e. Tim Auditor Sistem Manajemen Mutu melakukan audit secara independen. f. Setiap audit dilakukan oleh auditor internal yang terlatih. Kriteria pemilihan untuk menjadi auditor mutu internal: 1) Kriteria pendidikan dan pelatihan a. Kualifikasi pendidikan minimal S-2 b. Telah mengikuti pelatihan ISO minimal 1 hari. c. Telah mengikuti pelatihan mengenai Audit Mutu Internal minimal 2 hari. 2) Atribut Personal a. Jujur dan terbuka. b. Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan.

3 Page 3 of 22 c. Memiliki kemampuan analitik dan keteguhan hati. d. Memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang komplek. e. Memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi. f. Memiliki kemampuan berkomunikasi. g. Memiliki pengetahuan dalam bidang audit. h. Lulus ujian audit internal. i. Karakteristik dan Independensi auditor adalah 3) Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang sedang menjadi tanggung jawabnya. 4) Tidak memiliki kepentingan apa pun terhadap teraudit. 5) Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan bila perlu dapat melibatkan pihak lain (technical expert) yang dapat diterima oleh teraudit dan Rektorat. 6) Memahami tempat yang menjadi lokasi auditnya. 7) Auditor bebas dari hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitasnya sehingga semua bagian harus menghormati dan mendukung independensi serta integritas auditor. g. Uraian tugas dalam audit adalah sebagai berikut: 1) Lead auditor/koordinator tim audit bertugas : a) Merencanakan audit, mengatur pekerjaan audit, dan memberikan pengarahan kepada anggota tim audit. b) Membuat jadwal audit yang disepakati oleh teraudit c) Melaporkan dengan segera setiap ketidaksesuaian dan hambatan yang mungkin terjadi dalam audit. d) Membuat laporan akhir dari hasil audit. 2) Auditor bertugas : a) Mengkaji ulang kelengkapan dokumen sistem manajemen mutu yang berlaku. b) Menggali dan menganalisis bukti yang relevan agar dapat menyimpulkan pelaksanaan sistem manajemen mutu auditee. c) Mempelajari indikasi yang dapat mempengaruhi hasil audit atau mungkin memerlukan audit lebih lanjut. 3) Auditee bertugas : a) Menginformasikan kepada penanggung jawab unit kerja yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit. b) Menyepakati jadwal audit yang ditawarkan oleh tim auditor sistem manajemen mutu. c) Menunjuk staf yang mendampingi tim audit. d) Menyepakati lingkup audit. e) Menyediakan dokumen dan ruang yang diperlukan oleh tim audit untuk menjamin independensi pelaksanaan audit. f) Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor. g) Melakukan kerja sama sinergis dengan tim auditor agar tujuan audit tercapai. h) Melakukan inisiatif tindakan koreksi atas temuan tim auditor. 4) Inisiasi audit meliputi : Lingkup Audit

4 Page 4 of 22 a) Auditor dan auditee menetapkan lingkup batasan dari masalah yang diaudit, lokasi, aktivitas unit kerja, dan waktu audit. b) Auditor menentukan standar dokumen sistem mutu yang dijadikan acuan kepatuhan. c) Auditee menunjukkan bukti yang memadai dan tersedia pada saat audit berlangsung. d) Auditee menyediakan sumber daya yang memadai sesuai dengan lingkup dan kedalaman audit. Tahapan Audit a) Audit sistem adalah audit terhadap kecukupan kebijakan dan prosedur organisasi untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu. b) Audit kepatuhan adalah audit yang dilaksanakan untuk memeriksa atau memastikan bahwa setiap prosedur atau instruksi kerja dilaksanakan secara tertib dan benar sesuai prosedur yang ada. Frekuensi Audit Audit internal dilaksanakan secara rutin dan teratur minimal sekali dalam satu tahun dengan waktu pelaksanaan menyesuaikan kebutuhan yang ditetapkan oleh Rektor. Telaah Awal Sistem Mutu Audit a) Sebagai dasar perencanaan audit, auditor melakukan kajian awal untuk melihat kecukupan bukti audit sebagai dasar untuk menentukan pemenuhan kebutuhan persyaratan dokumen sistem manajemen mutu auditee. b) Jika kajian awal dari dokumen sistem manajemen mutu tidak memenuhi persyaratan, auditor tidak dapat melanjutkan proses pemeriksaan hingga persyaratan tersebut dapat dipenuhi. h. Persiapan Audit, dapat dituangkan dalam rencana audit sebagai berikut : 1) Rencana audit disusun oleh Ketua Tim Audit (Lead Auditor) yang dikomunikasikan kepada auditee. 2) Rencana audit dirancang secara fleksibel agar dapat diubah berdasarkan informasi yang dikumpulkan selama audit. 3) Rencana audit meliputi a) Tujuan dan lingkup audit b) Identifikasi individu yang bertanggung jawab langsung pada tujuan dan lingkup audit. c) Identifikasi dokumen acuan yang berlaku, antara lain kebijakan akademik, manual mutu dan prosedur mutu auditee. d) Identifikasi anggota tim audit. e) Tanggal dan tempat audit dilakukan. f) Identifikasi unit organisasi auditee. g) Waktu dan lama audit untuk tiap aktivitas audit. h) Jadwal pertemuan yang dilakukan untuk pengumpulan bukti audit dan interview. i) Jadwal penyerahan laporan audit. j) Jika ada keberatan dari auditee, harus segera disampaikan kepada ketua tim audit. i. Masing-masing anggota tim audit bertugas untuk mengaudit sistem manajemen mutu pada unit kerja yang telah ditentukan. j. Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim audit adalah

5 Page 5 of 22 1) Daftar pengecekan yang telah disiapkan tim audit. 2) Dokumen yang berhubungan dengan lingkup pemeriksaan tim auditor. 3) Auditor yang ditunjuk bertanggung jawab untuk menyiapkan Daftar Periksa Audit Mutu Internal (PM-LPMI-03/F1) serta Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PM-LPMI-05/F1). k. Setiap pelaksanaan audit dimulai dengan cara pembukaan (opening meeting) yang dibuka oleh Ketua Tim Auditor. Selanjutnya, Ketua Tim Auditor menjelaskan rencana audit dan dilanjutkan dengan pelaksanaan audit dengan urutan sebagai berikut: 1) Perkenalan / Pembukaan a) Memperkenalkan anggota tim audit kepada auditee. b) Menelaah lingkup dan tujuan audit. c) Menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan dalam proses audit. d) Mengonfirmasikan segala data dan kebutuhan lain yang perlu disiapkan. 2) Tujuan dan ruang lingkup audit Memberikan penjelasan mengenai alasan dilakukan audit pada tempat teraudit dan menunjukkan kedalaman ruang lingkup masalah yang diaudit. 3) Melakukan pemeriksaan lapangan : a) Pengumpulan bukti. b) Melakukan pengamatan audit. c) Penyampaian temuan sementara hasil audit. 4) Metode Pelaporan a) Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara lengkap. b) Laporan audit berisi beberapa hal antara lain 1) Tujuan dan lingkup audit. 2) Rincian rencana audit, identitas anggota tim audit, tanggal audit, dan unit kerja teraudit 3) Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit antara lain Standar Akademik dan Manual Mutu Akademik teraudit. 4) Temuan ketidaksesuaian. 5) Penilaian tim audit mengenai kesesuaian teraudit dengan standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait. 6) Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 7) Daftar penerima laporan audit. c) Laporan audit kemudian dikirimkan ke Rektor dengan kerahasiaan yang tetap terjaga. l. Di dalam pelaksanaan audit mutu internal, Auditor bertanya langsung dan mencatat setiap jawaban pertanyaan dalam Daftar Periksa Audit Mutu Internal (PM-LPMI-03/F1). m. Kriteria ketidaksesuaian yang ditemui selama audit mutu internal dikategorikan sebagai berikut: 1) NCR yakni prosedur yang dipersyaratkan dalam standar tidak tersedia atau dalam satu prosedur tidak dilaksanakan secara konsisten sehingga berpotensi besar terhadap kegagalan sistem. 2) Observasi jika terdapat ketidakkonsistenan tetapi tidak melanggar standar dapat diberikan rujukan lain atau berupa saran untuk perbaikan sistem.

6 Page 6 of 22 n. Setelah keseluruhan audit selesai dilaksanakan, selanjutnya Ketua Tim Auditor melakukan rapat penutupan (closing meeting) yang dihadiri oleh seluruh auditor dan auditee. Dalam rapat penutupan membahas antara lain: 1) Ucapan terima kasih. 2) Presentasi terhadap hal-hal yang sesuai. 3) Presentasi terhadap temuan yang ada. 4) Persetujuan tanggal perbaikan. 5) Melakukan tanya jawab jika ada. o. Semua temuan harus didiskusikan dengan auditee, ditulis dalam Formulir (PM-LPMI-05/F1) p. Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan (PTKP) yang diberi nomor menggunakan nomor berjalan serta harus mendapat tanda tangan auditee. q. Bila terdapat ketidaksesuaian, auditee perlu diberi jangka waktu yang sesuai dan disetujui untuk melaksanakan tindakan perbaikan seperti yang dinyatakan dalam Formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan. r. Untuk setiap ketidaksesuaian yang terjadi, auditee harus melaksanakan tindakan perbaikan sesuai dengan yang telah diusulkan seperti dalam Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan. s. Auditor memeriksa pelaksanaan tindakan perbaikan yang dijalankan dan menandatangani Formulir Permintaan Tindakan Koreksi dan Pencegahan bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan sesuai dengan usulan auditor. t. Semua permintaan tindakan koreksi dan perbaikan akan ditinjau oleh Ketua LPMI untuk memastikan sistem berjalan dengan efektif dan lancar. u. Semua dokumen yang berhubungan dengan audit mutu internal menjadi tanggung jawab Ketua LPMI untuk disimpan pada media yang sesuai. v. Ketua Tim Auditor bertanggung jawab merangkum hasil audit mutu internal ke dalam bentuk Ringkasan Audit Mutu Internal (PM-LPMI-03/F2) yang kemudian diserahkan kepada Ketua LPMI. w. Ketua LPMI bertanggung jawab menyiapkan hasil audit mutu internal sebagai salah satu agenda Rapat Tinjauan Manajemen.

7 Page 7 of 22 VI. RINCIAN/FLOW PROSEDUR AKTIFITAS Perencanaan Audit Pengarahan tugas auditor PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB PIHAK TERKAIT LPMI FAKULTAS BIRO LEMBAGA Mulai Menerbitkan surat tugas audit URUTAN KEGIATAN 1.Menyusun jadwal pelaksanaan audit. 2.Menentukan Auditor. 3.Membuat surat pemberitahuan ke Aditee 1.Mengkoordinasikan tugas para auditor internal. 2.Menetapkan tanggung jawab auditor Pelaksanaan auditor Internal Pelaksanaan Audit Internal 1.Pembukaan audit. 2.

8 Page 8 of 22 VII. KRITERIA KEBERHASILAN Aktivitas Audit Mutu Internal dikatakan berhasil jika proses audit terlaksana sekurangnya sekali dalam satu tahun akademik, dan temuan audit mutu internal telah ditindaklanjuti oleh Unit Kerja/UPT selambat-lambatnya sebelum proses audit mutu internal periode berikutnya. LAMPIRAN-LAMPIRAN PM-LPMI-02/F1 Formulir Catatan Perubahan PM-LPMI-02/F2 Formulir Daftar Periksa Audit Mutu Internal PM-LPMI-02/F3 Formulir Ringkasan Audit Mutu Internal PM-LPMI-02/F4 Formulir Jadwal Audit Mutu Internal PM-LPMI-02/F2 Formulir Ringkasan Audit Mutu Internal PM-LPMI-02/F3 Jadwal Audit Mutu Internal LAMPIRAN 1 : CATATAN PERUBAHAN CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN No Revisi Tanggal Revisi Uraian Perubahan

9 No. Lembar kerja : PM-LPMI-02/F1 No. Revisi : Tanggal revisi : Page 9 of 22

10 Page 10 of 22 LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL BAGIAN/KEGIATAN : TGL. PELAKSANAAN : DAFTAR PERIKSA AUDIT MUTU INTERNAL Tanggal : Auditor : Auditee : Dokumen : Pertanyaan Hasil Audit (Ada/Tidak) Keterangan

11 Page 11 of 22 Keterangan : : Dapat diterima x : Tidak dapat diterima.

12 Page 12 of 22 RINGKASAN AUDIT MUTU INTERNAL ( Beritanda pada kolom NCR/Obs yang sesuai ) PM-LPMI-03/F2 No.Revisi : 00 No Unit Kerja / UPT NCR Obs Keterangan Tanggal Audit : Ketua Tim Auditor : Anggota: Rekomendasi : Keterangan : NCR : Ketidaksesuaian Obs : Observasi

13 Page 13 of 22 PM-LPMI-03/F3 No. Revisi 00 PROGRAM AUDIT MUTU INTERNAL TAHUN. No. BAGIAN/KEGIATAN JADWAL AUDITOR KETERANGAN Serpong, Kepala XXXXX ( )

14 Page 14 of 22 PM-LPMI-03/F3 No. Revisi 00 JADWAL AUDIT MUTU INTERNAL TAHUN: No Unit Kerja Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agt Sep Okt Nov Des

15 Page 15 of 22

16 LAMPIRAN 2 : DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL Page 16 of 22 DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL BAGIAN/KEGIATAN : TGL. PELAKSANAAN : AUDITOR : No. PERTANYAAN ADA/TIDAK KETERANGAN Serpong, A U D I T O R ( )

17 LAMPIRAN 3 : LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL Page 17 of 22 LAPORAN TEMUAN AUDIT INTERNAL NO. : TANGGAL : AUDITOR : BAGIAN/ KEGIATAN YANG DIAUDIT TEMUAN : KLASIFIKASI MINOR : % MAYOR : % USULAN TINDAK LANJUT : PENGESAHAN : AUDITEE AUDITOR KEPALA KA. BIDANG/ SUB. BAGIAN. TU. ( ) (.. ) (.)

18 Page 18 of 22 LAMPIRAN 4 : PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL PROGRAM TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL : AUDITOR : TINDAK LANJUT : BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT SELESAI DILAKSANAKAN TANGGAL : AUDITEE AUDITOR KEPALA ( ) ( )

19 LAMPIRAN 5 : PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL Page 19 of 22 PELAKSANAAN TINDAK LANJUT AUDIT INTERNAL TANGGAL : AUDITOR : BAGIAN /KEGIATAN YANG DIAUDIT PELAKSANAAN TINDAK LANJUT : SELESAI TANGGAL : AUDITEE Kepala Bidang Xxxxxx ( ) ( )

20 Page 20 of 22 LAMPIRAN 6 : SURAT PERINTAH KERJA SURAT PERINTAH KERJA No. :. Berdasarkan Program Audit Internal tahun.dengan nomor Dokumen.bersama ini kami selaku Rektor Unsera memberi tugas kepada : 1... Sebagai Auditor Kepala 2... Sebagai Auditor 3... Sebagai Auditor untuk melakukan audit mutu internal Selanjutnya Auditor Kepala harus membuat laporan pelaksanaan Audit Mutu Internal paling lambat 1 (satu) Minggu setelah selesainya pelaksanaan Audit kepada Kepala LPMI dengan tembusan kepada Dekan/Kepala Biro/Kepala Lembaga terkait. Kepada pihak-pihak yang berkepentingan agar menindak lanjuti surat perintah kerja ini dengan sebaik-baiknya. Serang, Rektor Unsera, ( )

21 Page 21 of 22 DAFTAR KONTRIBUSI Dokumen mutu ini disusun berkat sumbang saran dari :

22 Page 22 of 22 DAFTAR DISTRIBUSI No. Salinan Distribusi Dokumen Nama Jabatan 01 Kepala XXXXX 02 Wakil Manajemen 03 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 04 Kepala Bidang xxxxxxxxxx 05 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 06 Ka. Sub Bid. xxxxxxxxx 07 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 08 Kepala Bidang xxxxxx 09 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 10 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx 11 Ka. Sub Bid. xxxxxxxx