BAB II LANDASAN TEORI 2.1 PERENCANAAN PRODUKSI 2.1.2 Forecasting Forecasting (peramalan) bertujuan untuk memperkirakan prospek ekonomi dan kegiatan usaha serta pengaruh lingkungan terhadap prospek tersebut. Peramalan dibutuhkan karena adanya perbedaan waktu. Pada make to stock, peramalan merupakan input utama yang menjadi dasar penetapan perencanaan produksi, perencanaan kapasitas, dan perencanaan material, sedangkan pada make to order, peramalan hanya merupakan bahan pertimbangan untuk menentukan kebutuhan mesin, sumber daya, dan waktu pengiriman (distribusi). Peneliti atau analis harus memilih teknik dan metode peramalan yang tepat untuk suatu masalah dan keadaan tertentu yang mereka hadapi. Beberapa faktor yang menjadi dasar pemilihan suatu metode peramalan, yaitu: a. Horison waktu peramalan b. Pola dari data yang tersedia c. Biaya yang tersedia d. Ketepatan yang dibutuhkan e. Ketersediaan personel (peramal) yang berkualitas f. Jumlah waktu persiapan Peramalan yang baik harus memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Accuracy (Ketelitian) - Terlalu besar -------------------- high inventory - Terlalu kecil -------------------- mengakibatkan lost sale/profit/konsumen 2. Cost (Ongkos) - Model sederhana --------------- ongkos murah 5
PERIODE 6 - Model canggih --------------- effort besar, ongkos mahal 3. Response (Reaksi) - Ramalan harus stabil, tidak mudah terpengaruh oleh fluktuasi permintaan. 4. Simplicity (Kesederhanaan) - Teknik peramalan harus sederhana untuk menghindarkan salah interpretasi. Pola data dari serangkaian serial waktu dapat dikelompokkan dalam pola dasar sebagai berikut: 1. Konstan (constan stationary average) merupakan pola seperti ini terdapat dalam jangka pendek atau menengah. 2. Kecenderungan (trend) merupakan pola yang disebabkan oleh bertambahnya populasi, perubahan pendapatan, dan pengaruh budaya. 3. Musiman (seasonal) merupakan pola yang berhubungan dengan faktor iklim/cuaca atau faktor yang dibuat oleh manusia, seperti liburan dan hari besar. 4. Siklus (cyclical) merupakan pola yang mempunyai durasi yang lebih panjang dan bervariasi dari satu siklus ke siklus yang lain. 5. Acak (random) merupakan pola data yang tidak teratur sama sekali, sehingga data yang bersifat acak tidak dapat digambarkan. Berikut ini terdapat gambar pola data dalam serial waktu yang sesuai dengan jenis data yang dimaksudkan dari penejelasan tersebut. SIKLUS TREND MUSIMAN KONSTAN PERMINTAAN Gambar 2.1 Pola Data dalam Serial Waktu (Sumber: Vollman, 2002)
7 Langkah-langkah dalam memilih metode peramalan, yaitu: 1. Urutkan data untuk random sampling sekitar tiga puluh item dengan interval waktu harian, mingguan, atau bulanan tergantung dari kebutuhan perusahaan. 2. Memilih metode yang akan digunakan berdasarkan plot data historis dan faktorfaktor lain yang menentukan. 3. Tentukan konstanta smoothing dengan cara eksperimen atau coba-coba. 4. Inisialisasi sistem dengan faktor smoothing yang terpilih. 5. Perbaharui sistem secara periodik. Prinsip-prinsip dari suatu peramalan, yaitu: 1. Peramalan akan selalu mengandung eror. 2. Kesalahan harus terukur. 3. Ramalan satu family produk lebih teliti dari pada end item. 4. Peramalan jangka pendek lebih akurat dari pada jangka panjang. 5. Menghitung permintaan lebih akurat daripada peramalan. Dalam melakukan peramalan tidak akan lepas dari kesalahan, oleh karena itu dalam peramalan ada ukuran kesalahannya. Kesalahan adalah besarnya penyimpangan antara aktual dengan ramalan yang dinyatakan dengan rumus e(t) = X(t) F(t). Dalam peramalan dikenal cara-cara menentukan ukuran kesalahan, yaitu: 1. Ukuran kesalahan dengan cara statistik: MEAN ERROR/DEVIATION (ME/MD) MEAN ABSOLUTE ERROR/DEVIATION (MAE/MAD) SUM OF SQUARE ERROR (SSE)
8 MEAN OF SQUARE ERROR (MSE) STANDARD DEVIATION ERROR (SDE) 2. Ukuran kesalahan relatif: PERCENTAGE ERROR (PE) MEAN PERCENTAGE ERROR (MPE) MEAN ABSOLUTE PERCENTAGE ERROR (MAPE) Berdasarkan dari sifat peramalan yang telah disusun dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Peramalan Kualitatif Metode kualitatif digunakan jika tidak tersedia data kuantitatif masa lalu karena alasan: Tidak tercatat Yang diramalkan adalah hal baru Situasi telah berubah Situasi turbulen dan memerlukan human mind Kesalahan peramalan tidak dapat diprediksi b. Peramalan Kuantitatif Metode kuantitatif dapat digunakan jika tersedia data masa lalu. Dari data tersebut dicari pola hubungan yang ada. Metode kuantitatif secara garis besar dapat dibagi menjadi dua kelompok yaitu:
9 a. Time Series Metode ini digunakan untuk kondisi dimana tidak dapat menjelaskan faktor apa yang akan dapat menyebabkan terjadinya kejadian yang diramalkan (black box), sehingga waktu yang dianggap sebagai variabel terjadinya kejadian tersebut. Secara garis besar, metode time series dapat dikelompokkan menjadi seperti metode averages (single/double moving average), metode smoothing (single/double/triple exponential smoothing), metode decomposition (ratio to moving average, sensus), metode simple regresi (dipakai untuk jangka panjang), metode seasonal, metode advanced time series (box jenkin). b. Metode Causal Metode ini dipakai untuk kondisi dimana variabel penyebab terjadinya item yang akan diramalkan sudah diketahui. Metode causal terdiri dari metode multiple regresi yang keseragaman variabel terikat (depend variable) tergantung pada variabel bebasnya (independent variable), metode ekonometrik merupakan sistem simultan dari persamaan multiple regresi. 2.1.2 Rencana Produksi Agregat (RPA) Perencanaan agregat secara organisasi merupakan tanggung jawab manajer operasi dalam kegiatannya menentukan strategi untuk memenuhi perubahan permintaan sehingga dapat meminimasi total ongkos dan tujuan perusahaan dapat terpenuhi. Terdapat empat strategi yang dapat digunakan dalam perencanaan produksi agregat yaitu: 1. Strategi 1: merubah tingkat tenaga kerja (tenaga kerja tetap) Demand dapat dipenuhi dengan merubah jumlah tenaga kerja melalui hiring and layoff. 2. Strategi 2: merubah tingkat inventori (tenaga kerja tetap) Jika perusahaan tidak menginginkan hiring and layoff tenaga kerja, maka akan memilih memproduksi pada tingkat rata-rata demand dan memenuhi perubahan demand dengan inventori.
10 3. Strategi 3: subkontrak Perusahaan melakukan subkontrak (memesan barang) ke perusahaan lain untuk menambah kapasitas, sehingga permintaan terpenuhi. 4. Strategi 4: mixed strategi Dengan menggabungkan ketiga strategi di atas. Perencanaan produksi adalah menyesuaikan permintaan yang berasal dari peramalan dengan seluruh kemampuan yang ada. Hal ini disebabkan kemampuan yang terbatas, sehingga tidak dapat begitu saja mengikuti hasil ramalan permintaan. Hal ini juga disebabkan oleh: 1. Ketidakpastian hasil peramalan itu sendiri. 2. Adanya ongkos yang timbul setiap kali mengubah level tingkat produksi atau jika kita membuat persediaan. 3. Tipe dari perusahaan manufaktur. Perencanaan produksi merupakan pegangan untuk merancang jadwal induk produksi. Beberapa fungsi lain perencanaan produksi, yaitu: Menjamin rencana penjualan dan rencana produksi konsisten terhadap rencana strategis perusahaan. Sebagai alat ukur performansi proses perencanaan produksi. Menjamin kemampuan produksi konsisten terhadap rencana produksi dan membuat penyesuaian. Mengatur persediaan produk jadi untuk mencapai target produksi dan rencana strategis. Mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan jadwal induk produksi. Beberapa tipe perusahaan yang sering ada adalah sebagai berikut: 1. Make to stock adalah tipe industri yang membuat produk akhir untuk disimpan dimana kebutuhan konsumen diambil dari persediaan di gudang. Karakteristik make to stock, yaitu: Standar item, high volume Terus-menerus dibuat lalu disimpan
11 Harga wajar Pengiriman dapat dilakukan segera Pelanggan tidak mau menunggu Perlu adanya safety stock untuk mengatasi fluktuasi demand. 2. Make to order adalah tipe industri yang membuat produk hanya untuk memenuhi pesanan. Karakteristik make to order, yaitu: Input-nya bahan baku Biasanya untuk supply item dengan banyak jenis Harga cukup mahal Perlu keahlian khusus Komponen biasanya dibeli untuk persediaan. 3. Assembly to order adalah tipe industri yang membuat produk dengan cara perakitan hanya untuk memenuhi pesanan. Karakteristik assembly to order, yaitu: Input-nya komponen Untuk supply item dengan banyak jenis Harga cukup mahal Lead time ditetapkan oleh konsumen 4. Engineer to order adalah tipe industri yang membuat produk untuk memenuhi pesanan khusus dimulai dari perancangan produk seperti pengiriman produk. Karakteristik engineer to order, yaitu: Produk sangat spesifik Lead time panjang Harga mahal Metode-metode dalam perencanaan agregat adalah sebagai berikut: 1. Metode Heuristic Metode ini, merupakan metode yang paling umum digunakan. Metode ini tidak dapat menjamin tercapainya solusi optimal. Keuntungan metode ini adalah mudah dan tidak terlalu banyak perhitungan. Langkah-langkah dalam metode ini, yaitu:
12 Hasilkan perencanaan jumlah produksi, penempatan tenaga kerja, lembur, subkontrak, dan inventori untuk memenuhi permintaan dan tidak melanggar batas kapasitas. Hitung biaya total (total cost) Terima perencanaan (strategi 1) atau mencoba strategi lain, dengan memulai lagi dari langkah pertama. 2. Metode Linear Programming Simplex Metode ini termasuk metode matematis yang digunakan untuk meminimasi atau memaksimasi fungsi tujuan linear dengan pembatas linear berupa variabel nonnegative. Metode ini menjamin tercapainya solusi optimal, yaitu menghasilkan ongkos minimum. 3. Metode Linear Programming Transportation Model linear programming yang lain adalah metode transportasi. Ongkos produksi regular time diasumsikan linear, untuk meyakinkan bahwa kapasitas reguler akan dipenuhi sebelum menggunakan overtime maupun subkontrak, maka C1<C2<C3, dimana C1 adalah ongkos regular time, C2 adalah ongkos overtime, dan C3 adalah ongkos subkontrak. Perubahan ongkos adalah linear. Ongkos selalu dikaitkan dengan tingkat inventori atau backlog. Metode ini tidak mengijinkan adanya hiring/layoff (jumlah tenaga kerja tetap). Metode ini juga menjamin tercapainya solusi optimal, yaitu menghasilkan ongkos minimum. 4. Metode Linear Decision Rules (LDR) Metode ini ditemukan oleh sebuah kelompok dari universitas Carnegie-Mellon pada akhir tahun 1950. Pada metode ini, gaji tenaga kerja berupa fungsi linear, sedangkan biaya layoff/hiring, biaya produksi, dan biaya inventori berupa fungsi kuadrat. 5. Metode Simulation and Search Decision Rules Metode ini dilakukan dengan dua pendekatan yaitu dengan computer simulation dan dengan search decision rules (SDR). Konsep pendekatan dengan computer simulation dan dengan search decision rules (SDR). Konsep pendekatan dengan computer simulation sama dengan konsep pendekatan pada metode heuristic, sedangkan pendekatan SDR dilakukan dengan menentukan rencana selanjutnya
13 untuk dievaluasi oleh perencana. Kedua pendekatan tersebut sama-sama berdasarkan penggunaan komputer (computer-based). Prosedur perencanaan produksi perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain sangat bervariasi, akan tetapi pada umumnya terdiri dari enam langkah, sebagai berikut: 1. Menetapkan unit pengukuran Sales forecast pada umumnya disusun dalam nilai uang, sedangkan rencana produksi dalam unit produk sehingga diperlukan faktor konversi yang sesuai untuk mengkonversikan nilai uang tersebut ke dalam unit produk. 2. Menetapkan horison perencanaan Horison perencanaan menunjukkan panjang waktu yang direncanakan untuk melakukan produksi, sehingga diperlukan pula perencanaan mengenai material, kapasitas dan fasilitas produksi yang sesuai dengan rencana produksi. Besarnya horison perencanaan pada umumnya sekitar sampai delapan belas bulan. 3. Menentukan siklus pemeriksaan pelaksanaan perencanaan produksi Peninjauan ini diperlukan karena sistem produksi yang berjalan adalah suatu sistem yang sudah berubah sebagai akibat adanya perkembangan dalam berbagai bidang. Peninjauan ini biasanya dilakukan setiap bulan dengan revisi kecil yang dilakukan setiap minggu. 4. Mendokumentasikan rencana sebagai prosedur formal Rencana produksi harus disusun secara formal, memiliki tahapan tertentu, dan prosedur dokumentasi yang mudah dimengerti oleh manajemen. 5. Menetapkan pertanggungjawaban yang jelas untuk setiap bagian Hal yang dimaksudkan dalam prosedur ini adalah bagian pemasaran bertanggung jawab terhadap peramalan, manufaktur terhadap penyusunan jadwal produksi, dan bagian keuangan terhadap kebutuhan dana. Dalam perencanaan produksi agregat terdapat ongkos-ongkos yang dibebankan dari proses perencanaan produksi, yaitu: Ongkos penambahan tenaga kerja (hiring cost) Ongkos pengurangan tenaga kerja (layoff)
14 Ongkos lembur dan pengurangan waktu kerja (overtime and undertime cost) Ongkos persediaan dan kekurangan persediaan (inventory and shortage cost) Ongkos subkontrak (subcontracting cost) 2.1.3 Master Production Schedule (MPS) Master Production Schedule (MPS) atau Jadwal Induk Produksi (JIP) merupakan suatu set perencanaan yang mengidentifikasikan kuantitas dari item tertentu yang dapat dan akan dibuat oleh suatu perusahaan manufaktur. Ada empat fungsi utama dari MPS, yaitu: a. Menyediakan atau memberikan input utama kepada sistem perencanaan kebutuhan material dan kapasitas (material and capacity requirements planning). b. Menjadwalkan pesanan-pesanan produksi dan pembelian (production and purchase orders) untuk item-item MPS. c. Memberikan landasan untuk penentuan kebutuhan sumber daya dan kapasitas melalui Rough Cut Capacity Planning (RCCP). d. Memberikan dasar untuk pembuatan janji tentang pengiriman produk (delivery promises) kepada pelanggan. Master Production Schedule (MPS) memiliki beberapa tujuan utama, yaitu: a. Memenuhi target tingkat pelayanan terhadap konsumen. b. Efisiensi dalam penggunaan sumber daya produksi. c. Mencapai target tingkat produksi. Terdapat beberapa kriteria yang sebaiknya dimiliki oleh item yang akan disusun ke dalam MPS, yaitu: a. Jenis item tidak terlalu banyak. b. Dapat diramalkan kebutuhannya. c. Mempunyai Bill of Material sehingga dapat ditentukan kebutuhan komponen dan materialnya. d. Dapat diperhitungkan dalam menentukan kebutuhan kapasitas.
15 e. Menyatakan konfigurasi produk yang dapat dikirim (produk akhir tertentu atau komponen berlevel tinggi dari produk akhir tertentu). Ada beberapa faktor utama yang menentukan proses MPS, yaitu: a. Lingkungan manufaktur. Lingkungan manufaktur yang umumnya dipertimbangkan ketika akan mendesain adalah make to stock, make to order, dan assemble to order. b. Struktur organisasi. Struktur organisasi didefinisikan sebagai cara komponenkomponen itu bergabung ke dalam suatu produk selama proses manufaktur. c. Horison perencanaan. Horison perencanaan adalah jangka waktu perencanaan yang akan dipakai. Panjang horison perencanaan adalah kumulatif lead time ditambah beberapa saat untuk dilihat hasilnya. d. Pemeliharaan item-item MPS. Pemeliharaan item-item MPS ini sangat penting, karena tidak hanya mempengaruhi bagaimana MPS beroperasi, tetapi juga mempengaruhi bagaimana sistem perencanaan dan pengendalian operasi manufaktur secara keseluruhan. Kriteria dasar yang mengatur pemilihan itemitem dalam MPS, yaitu: 1) Item-item yang dijadwalkan merupakan produk akhir. 2) Jumlah item-item MPS seharusnya sedikit. 3) Seharusnya memungkinkan untuk meramalkan permintaan dari item-item MPS. 4) Item-item MPS harus memudahkan dalam penerjemahan pesanan-pesanan pelanggan ke dalam pembuatan produk yang akan dikirim. Dalam penyusunan MPS ada beberapa istilah yang sering digunakan, yaitu: a. Time Bucket, merupakan pembagian planning period yang digunakan dalam MPS atau MRP. b. Time Phase Plan, merupakan penyajian perencanaan dimana semua permintaan, pesanan, dan persediaan disajikan dalam time bucket. c. Time Fence, merupakan batasan waktu untuk melakukan penyesuaian pesanan. Ada dua jenis time fence, yaitu:
16 1) Demand Time Fence (DTF) adalah batas dimana permintaan sudah tidak dapat lagi diubah. Karakteristik yang dimiliki oleh DTF adalah panjangnya sama dengan Lead Time, Project Available Balance (PAB) dihitung dari Actual Demand, dan perubahan permintaan tidak akan dilayani. 2) Planning Time Fence (PTF) adalah batas dimana permintaan masih memungkinkan untuk berubah jika material dan kapasitas masih tersedia. Karakteristik yang dimiliki oleh PTF adalah panjangnya sama dengan kumulatif Lead Time. Berikut di bawah ini merupakan tampilan dari tabel MPS. Tabel 2.1 Format MPS Description Lead Time DTF Order Quantity Lot Size PTF Periode Past Due 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Forecast Actual Demand PAB ATP Master Schedule Planned Order (Sumber: Daniel, 2010) Komponen-komponen yang terdapat dalam tabel MPS di atas dapat dijelaskan pada uraian di bawah ini: a. Description merupakan nama dari suatu produk. b. Order quantity merupakan jumlah pesanan yang ada. c. Lead time merupakan waktu (banyaknya periode) yang dibutuhkan untuk memproduksi atau membeli suatu item. d. On hand adalah posisi persediaan awal yang secara fisik tersedia dalam stok yang merupakan kuantitas item yang ada dalam stok. Digunakan untuk
17 merencanakan jumlah yang harus diproduksi dan dihitung dengan anggapan bahwa penjualan akan sesuai dengan ramalan. e. Lot size adalah kuantitas dari item yang biasanya dipesan dari pabrik atau pemasok. Sering juga disebut sebagai kuantitas pesanan atau ukuran batch. f. Safety stock adalah stok tambahan dari item yang direncanakan berada dalam persediaan sebagai stok pengaman untuk mengantisipasi fluktuasi dalam ramalan penjualan, pesanan-pesanan pelanggan dalam waktu singkat, penyerahan item untuk pengisian kembali persediaan. g. Demand Time Fence (DTF) adalah periode mendatang dari MPS dimana dalam periode ini perubahan-perubahan terhadap MPS tidak diijinkan atau tidak diterima karena akan menimbulkan kerugian biaya yang besar akibat ketidaksesuaian dan kekacauan jadwal. h. Planning Time Fence (PTF) adalah periode mendatang dari MPS dimana dalam periode ini perubahan-perubahan terhadap MPS dievaluasi guna mencegah ketidaksesuaian atau kekacauan jadwal yang akan menimbulkan kerugian dalam hal biaya. i. Forecast merupakan rencana penjualan atau peramalan penjualan untuk item yang dijadwalkan. j. Actual Demand merupakan pesanan-pesanan yang diterima dan bersifat pasti. Demand yang diterima perusahaan seringkali bersifat disruptive, yang berarti demand yang diterima tersebut bersifat mengganggu demand yang telah dikeluarkan sebelumnya. k. Available to Promise (ATP) merupakan informasi yang sangat berguna bagi departemen pemasaran untuk memberikan jawaban yang tepat tehadap pertanyaan pelanggan tentang kapan produk tersebut dikirimkan. Nilai ATP memberikan informasi tentang berapa banyak item atau produk tertentu yang dijadwalkan pada periode waktu itu tersedia untuk pesanan pelanggan. l. Master Schedule (MS) merupakan jadwal produksi yang diantisipasi untuk item tertentu. MS berupa keputusan tentang kuantitas yang akan diproduksi. Ditentukan dengan memperhatikan ketersediaan material dan kuantitas. Total dari MPS setiap individual part harus sama dengan total yang dinyatakan dalam rencana produksi.
18 m. Project Available Balance (PAB) adalah proyeksi on-hand inventory dari waktu ke waktu selama horizon perencanaan MPS, yang menunjukan status inventory yang diproyeksikan pada akhir dari setiap periode waktu dalam horizon MPS. 2.2 SALES AND OPERATION PLANNING (S&OP) Perencanaan operasi dan penjualan adalah prosedur yang digunakan untuk menjaga keseimbangan antara permintaan dan penawaran. Sales & Operation Planning (S&OP) merupakan proses multifungsi bulanan atau kuartalan, termasuk perencanaan atas cakrawala sekitar 18 bulan. (Wallace, 2004) 2.2.1 Definisi dan Tujuan dari S&OP S&OP digambarkan sebagai satu set keseluruhan perencanaan perusahaan dan proses pengambilan keputusan yang dirancang untuk menyeimbangkan pasokan produk atau jasa sesuai dengan permintaan pelanggan serta menghubungkan operasi dengan pencapaian tujuan dari bisnis, perencanaan operasional, dan perencanaan keuangan (Smith, 2008). Meskipun tidak ada definisi resmi mengenai S&OP, tetapi sebelumnya Smith telah mengemukakan bahwa S&OP mencakup empat aspek penting dari proses. Pertama, proses yang melampaui unit-unit fungsional. Kedua, adanya sistem pengambilan keputusan yang meliputi suatu hal dalam menentukan penghentian fasilitas atau memperoleh yang baru. Ketiga, bertujuan untuk menjaga keseimbangan permintaan dan sisi penawaran bisnis, misalnya rencana produksi dan penjualan jalan bersamasama. Keempat, menerapkan strategi perusahaan dengan menempatkan link antara perencanaan strategi dan operasi. 2.2.2 Permintaan dan Penawaran Seperti telah disebutkan, salah satu tujuan dari S&OP adalah untuk menyeimbangkan sisi permintaan dan penawaran bisnis. Jika permintaan melebihi pasokan, efek buruk mungkin muncul pada layanan pelanggan, kadang-kadang mengarah ke hilangnya bisnis. Di sisi lain, over supply mungkin menyebabkan masalah arus kas dan keuntungan menurun karena persediaan meningkat serta
19 margin diperas karena upaya untuk meningkatkan sumber daya penjualan dengan harga diskon (Dougherty & Gray, 2006). Ini harus diakui bahwa keseimbangan optimal antara dua variabel utama ini tergantung pada strategi perusahaan dan tingkat layanan yang ingin ditawarkan. Di sisi lain, menunjukkan ketidakseimbangan masa depan antara penawaran dan permintaan mungkin karena bisnis yang berkembang dan mungkin tercermin dalam kapasitas bahasan diskusi S&OP (Wallace, 2004). 2.4.3 Alignment Antara Perencanaan Strategis dan Perincian Menurut Wallace (2004) mengemukakan bahwa perusahaan-perusahaan tanpa S&OP sering memiliki pemutusan antara strategi (keuangan), rencana bisnis dan rencana yang lebih rinci serta jadwal yang digunakan untuk menjalankan operasi sehari-hari. Hubungan ini disajikan dalam Gambar 2.2 berikut ini: Gambar 2.2 Hubungan Perencanaan Operasi dan Penjualan dengan Bisnis dan Strategi (Sumber: Wallace, 2004) Untuk potongan contoh lain dari literatur ini S&OP sebagai perantara antara perencanaan strategis dan posisi rinci karena di kontrol pada sistem perencanaan manufaktur (MPC). Seperti dapat dilihat pada Gambar 2.2 S&OP terletak pada bagian tengah sehingga perencanaannya dapat bersifat strategis, fungsional dan lebih rinci. Selain itu, rencana perusahaan yang paling penting adalah harus bisa
20 menghubungkan antara bisnis dan strategi dengan operasi dan penjualan (Bangga, 2007). Gambar 2.3 Kunci Hubungan dalam Perencanaan Operasi Penjualan (Sumber: Vollman, 2005) Menurut Vollman (2005), rantai dari perencanaan strategis dan operasional untuk eksekusi akan dihasilkan ketika hubungan dari S&OP untuk sistem MPC dibuat. Secara lebih rinci, berarti bahwa rencana operasi biasanya dinyatakan dalam bentuk agregat unit output per bulan harus digunakan sebagai masukan ketika mengembangkan lebih rinci jadwal induk produksi (MPS) yang dinyatakan dalam unit produk akhir per minggu. 2.4.4 Proses Fase Pada kelanjutan penjelasan dasar S&OP terdapat fase utama sebagai gambaran bagi perencanaan produksi seperti dikatakan oleh Dougherty & Gray (2006). Proses terdiri dari lima tahap yang mewakili yaitu: Pengumpulan data dan review adalah langkah pertama dari S&OP pada dasarnya hanya di tempat untuk mempersiapkan informasi yang relevan agar bisa digunakan
21 pada proses berikutnya. Banyak kegiatan ini diklaim terjadi dalam sistem informasi departemen. Empat elemennya, terdiri dari: Memperbaharui file pada akhir bulan, dengan data seperti penjualan aktual, produksi, dan persediaan. Menghasilkan informasi untuk penjualan dan pemasaran yang digunakan dalam mengembangkan perkiraan baru. Menghasilkan informasi untuk rantai pasok, perencanaan dan manufaktur orang untuk digunakan dalam meninjau dan memperbarui rencana pasokan. Menyebarkan informasi ini kepada orang yang tepat. Permintaan perencanaan adalah tahap kedua dari kesepakatan perencanaan operasi dan penjualan dengan menghasilkan perkiraan permintaan awal untuk produk yang ditawarkan. Menurut Dougherty & Gray (2006), hal ini membantu untuk menghindari kegagalan dalam operasi dan penjualan seperti: Tidak mampu memenuhi tujuan pendapatan atau komitmen keuangan yang didasarkan pada produk baru. Lembur yang tidak direncanakan dan biaya premi pengangkutan untuk produk baru yang keluar pada menit-menit terakhir. Kekurangan dan keterlambatan dalam mendapatkan produk baru kepada pelanggan, setelah diperkenalkan ke pasar. Perencanaan pasokan adalah langkah ketiga dalam fase perencanaan suplai adalah untuk memodifikasi rencana pasokan untuk setiap keluarga atau subfamilies yang memerlukan hal itu berdasarkan perubahan dalam ukuran backlog pesanan pelanggan, perkiraan penjualan, tingkat persediaan atau material dan kapasitas yang tersedia. Pertemuan kemitraan adalah tahap keempat dari proses S&OP pada dasarnya adalah sebuah pertemuan di mana orang dari berbagai fungsi berkumpul untuk mendiskusikan dan membentuk rencana terpadu. Tujuan dari pertemuan ini meliputi: Mendiskusikan dan memvalidasi rencana permintaan dan penawaran, serta asumsi yang mendasari data yang diperoleh.
22 Meninjau kemajuan dalam item tindakan yang ditetapkan dalam pertemuan sebelumnya. Menyelesaikan masalah yang ada, sehingga keputusan atau rekomendasi dapat dipresentasikan kepada pertemuan eksekutif. Pertemuan eksekutif adalah tahap kelima dari proses S&OP. Selama rapat eksekutif menghasilkan keputusan, prioritas, dan informasi untuk membantu menyelesaikan masalah apapun atau kesenjangan yang terjadi pada unit yang terkait dalam perusahaan (Bower, 2005). Dougherty & Gray (2006) mengemukakan bahwa tujuan pertemuan eksekutif adalah: Untuk membandingkan versi rencana bisnis yang telah dibuat dan menganalisis penyimpangan yang ada. Untuk "tie break" yang berarti menyalurkan ide-ide, sehingga tim pertemuan kemitraan dapat mencapai konsensus. Untuk meninjau kinerja pelayanan pelanggan, KPI, produk baru, proyek khusus, dan masalah lainnya. Ringkasan proses S&OP telah dijelaskan dalam bagian sebelumnya sehingga dapat digambarkan pada gambar 2.4 berikut ini. Gambar 2.4 Ringkasan Proses S&OP (Sumber: Dougherty & Gray, 2006)