PEWUJUDAN DAN PENAWANAN REKOD

PEWUJUDAN DAN PENAWANAN REKOD

SKOP TAKLIMAT Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan Pengurusan E-Mel Pengurusan Borang Pengurusan Laporan Pengurusan Fotokopi Pengurusan Rekod Penting Pembukaan Fail Penutupan Fail 2

OBJEKTIF DI AKHIR SESI: Mengenalpasti jenis-jenis suratan rasmi Mengenalpasti tatacara urusan surat kerajaan yang betul berdasarkan Bahagian VI, PP Bil 5 Tahun 2007 Menyenaraikan cara / kriteria pembukaan & penutupan fail 3

SURATAN RASMI KERAJAAN Surat-menyurat yang dihasilkan oleh mana-mana pejabat awam mengikut standard yang telah ditetapkan dari segi struktur dan kandungannya Pelbagai surat menyurat yang diterima oleh sesebuah Jabatan 4

JENIS-JENIS SURATAN RASMI Surat Memo Borang Laporan, kertas cadangan, minit mesyuarat E-mail 5

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT Hendaklah mematuhi kaedah yang telah digariskan dalam : Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat - Bahagian VI Urusan Surat Kerajaan. 6

7

PENYEDIAAN ELEMEN: 1. Alamat pengirim 2. Alamat penerima 3. Nombor rujukan 4. Tarikh surat 5. Tajuk surat 6. Pembukaan & pengakhiran surat 7. Penomboran perenggan, muka surat dan lampiran 8

PENYEDIAAN SURAT RASMI KERAJAAN - KAEDAH Struktur: - Menggunakan kertas rasmi Kerajaan - Nombor rujukan fail dan tarikh - Penerima & alamat - Ketua Jabatan - Memulakan surat dengan tuan/puan/gelaran rasmi sahaja - Pembukaan rencana Dengan hormatnya saya diarah Saya diarah memaklumkan, Saya diarah merujuk (mana-mana yang bersesuaian) - Penutup rencana Saya yang menurut perintah dan diikuti oleh tandatangan 9

PENGURUSAN SURAT-MENYURAT (SAMB.) Surat keluar : Disediakan dalam : 3 salinan Salinan asal - Penerima Salinan ketiga Fail timbul Salinan kedua - Fail Perlu direkodkan dalam Kertas minit fail Buku daftar surat keluar 10

PENYEDIAAN SURAT RASMI KERAJAAN - KAEDAH(SAMB.) Kandungan Tajuk - pendek dan ringkas membayangkan isi surat Perenggan surat mestilah diberi nombor Dihadkan kepada satu perkara sahaja Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi pengelasan keselamatan (Panduan keselamatan) 11

SURAT RASMI KERAJAAN PENGENDALIAN (SAMB.) Surat masuk : Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masuk Dicop/ditulis tarikh diterima Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahulu Surat segera (u.p En. ) hendaklah diberi terus kepada Pegawai yang bertanggungjawab Perlu diberi akuan terima Perlu dikandungkan kedalam fail serta merta untuk tindakan pegawai bertanggungjawab Surat keluar : Perlu direkodkan dalam Kertas minit fail Buku daftar surat keluar 12

TARAF KESELAMATAN Memperakukan kepada pegawai pengelas untuk tentukan taraf keslematan surat samada terbuka atau terperingkat Kod keselamatan dicatatkan sebagai sebahagian drp nombor rujukan fail 13

Surat kepada Ketua / Timbalan Ketua Jabatan - Pembantu Khas (tanpa dibuka) Dialamatkan kepada Ketua Jabatan u:p pegawai hendaklah diserahkan kepada pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan.

Pegawai yang bertanggungjawab menguruskan surat jabatan sahaja yang boleh membuka surat dan mendaftarkannya mengikut prosedur yang ditetapkan.

SEBELUM DIEDARKAN Tindakan segera memasukkan surat ke dalam fail yang berkenaan mengikut cara seperti yang dinyatakan dalam BAHAGIAN VII Pengurusan Fail.

Semua surat yang diterima hendaklah diambil tindakan SEGERA.

Semua surat yang hendak dihantar keluar adalah salinan asal yang lengkap Setiap surat keluar hendaklah didaftarkan mengikut prosedur yang ditetapkan Tarikh Nombor rujukan fail Alamat yang betul dan tepat Lampiran (jika ada) Tandatangan

Penghantaran melalui mesin faksimili surat asal hendaklah disusuli segera. Selain itu penghantaran surat juga boleh dibuat melalui emel. Peraturan penerimaan dan penghantaran surat melalui mesin faksimili dan emel hendaklah dipatuhi.

Kertas Minit No. 1 1 1 Ditebuk 1 inci dari 1 bucu & diikat dengan tali hijau 1 1 1 Helaian No. 1 1 1 1 1 1 1 CONTOH MENGKANDUNGKAN SURAT 21

PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT Surat yang diterima & dihantar Dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia Menerima memproses menyimpan menghantar (ARAHAN KESELAMATAN) 23

JENIS-JENIS KULIT FAIL TERBUKA - kulit berwarna putih (Am 435 pin 1/80) TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan cop terhad SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436) RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambu berpalang merah depan dan belakang (Am 437) RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning, berpalang merah depan dan belakang (Am 438) 24

CONTOH KULIT FAIL 25

PENGURUSAN E-MEL Perlu ada peraturan yang mana mengambil kira isu-isu perundangan dan pelupusan rekod Surat rasmi yang diterima atau dihantar secara e- mel perlu diambil tindakan sebagaimana surat yang di pos atau di despatch Mesti di failkan bersama surat-surat yang lain yang dikepilkan (attachment) kedalam fail yang berkaitan samada bentuk elektronik atau konvensional 27

PENGURUSAN BORANG Perlu ada ketetapan/peraturan bagi aktiviti pewujudan borang Perlu ada kawalan : Buku daftar Menggunakan nombor turutan dan susunan mengikut kronologi Format mestilah mudah/senang digunakan Cara penyimpanan samada boleh difail atau tidak, contoh: Borang cuti tidak perlu dalam fail putih Borang-borang yang tidak perlu tindakan susulan memadai disimpan dalam doket tebal 29

PENGURUSAN LAPORAN Perlu ada panduan/peraturan Kawalan Pewujudan edisi yang keberapa? Pengedaran laporan-laporan yang dihasilkan contoh mailing list Penyimpanan laporan Laporan bercetak tidak perlu disimpan dalam fail Laporan bercetak yang diterima : Perlu dikeluarkan dari fail dan simpan di Pusat Sumber Sediakan borang gantian dengan menyatakan maklumat dimana laporan berkenaan disimpan Diatas bucu kanan laporan dicatatkan nombor rujukan fail 31

PENGURUSAN FOTOKOPI Perlu ada panduan/peraturan Kawalan Apakah rekod-rekod/surat-surat yang perlu dibuat pendua? Jumlah bilangan Penyimpanan Perlukah dikandungkan dalam fail? Pengedaran Salinan fotokopi tulisan mudah pudar dan tak tahan lama kehilangan maklumat 33

PENGURUSAN REKOD PENTING Rekod penting ditafsirkan sebagai rekod-rekod yang mengandungi maklumat kekal bagi meneruskan fungsi dan aktiviti sesebuah organisasi Contoh perjanjian, geran tanah,kad pengenalan 35

PENGURUSAN REKOD PENTING (SAMB.) Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-rekod tersebut lebih awal Menyediakan inventori lengkap dengan maklumat tentang siri,lokasi dan nama pegawai yang bertanggungjawab Membuat salinan pendua samada dalam bentuk mikrofilem atau digital Menentukan tempat yang selamat daripada sebarang bencana/kelalaian manusia dan sebagainya. 36

PENGURUSAN REKOD PENTING (SAMB.) Menyediakan manual Pelan Tindakan Bencana Satu pelan untuk bersedia menghadapi bencana, menangani bencana dan menyelamat rekod selepas bencana: Langkah-Langkah Pencegahan (Prevention) Langkah-Langkah Persediaan (Preparedness) Tindakbalas Terhadap Masalah (Response) Langkah-Langkah Pemulihan (Recovery) 37

PEMBUKAAN FAIL Peralatan Jenis-jenis Kulit Fail Kaedah Tajuk fail Nombor rujukan Mengkandungkan surat menyurat 38

PERALATAN Kulit fail Tali hijau Penebuk lubang Kertas minit 39

KAEDAH Maklumkan kepada Registri (samada dengan mengisi borang atau lain-lain cara bertulis) Kerani Registri perlu menyemak buku daftar fail untuk memastikan fail belum dibuka Pilih fail mengikut taraf keselamatan surat yang hendak dikandungkan 40

TAJUK FAIL Mesti ringkas, padat dan melambangkan isi kandungan fail Berdasarkan katakunci tesaurus manual klasifikasi Fail terbuka tajuk diatas kulit luar fail Fail terperingkat - tajuk diatas kulit sebelah dalam fail 41

NOMBOR RUJUKAN FAIL (KOD FAIL) Kod fail adalah ganti nama kepada tajuk fail Kegunaan kod adalah untuk: Mudah mengingati perkara fail Memudahkan penyusunan fail dalam tempat simpanan 42

NOMBOR RUJUKAN FAIL (KOD FAIL) Kod fail menggunakan kaedah blok nombor, contoh: Pentadbiran - 100 Bangunan dan tanah- 200 Aset (Bekalan dan Kelengkapan) - 300 Kewangan - 400 Sumber Manusia - 500 43

Kertas- Kertas Yang Berhubung Lampiran SF 1 Contoh Kulit Fail Yang Lengkap ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH) ANM 300 1 / 6 Didaftarkan di bawah perkara (AM 455-Pin.1/80) Tarikh Kandungan Pertama Dihantar kepada PERKARA SEWAAN DAN SERVIS MESIN FOTOSTAT Tarikh dihantar Dihantar kepada Tarikh Kandungan Akhir Tarikh dihantar Dihantar kepada Tarikh dihantar ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL (UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN) F 25.8.95 (A) Tutup pada. PTA 1 18.11.95 P.K.1897(L)-96 atau apabila mengandungi 100 lampiran yang mana lebih awal F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Penutupan Pada.... (C) Dicadangkan Dipindah - kan/dimusnahkan : (Potong mana yang tiada berkenaan. Satu senarai hendaklah dibuat untuk persetuju- an Arkib Negara Malaysia bagi memusnah kan atau memindah) (D) Kajian Kedua Pada Thn..... APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN Dihantar kepada Tarikh dihantar 44

MENGKANDUNGKAN SURAT MENYURAT Terletak di sebelah kanan fail Rekod mestilah diberi nombor seturut Nombor turutan hendaklah ditulis dan dikandungkan dalam bulatan ditepi sebelah kanan surat Semua kertas minit dan surat yang dimasukkan hendaklah ditebuk ditepinya (1 inci dari bucu) dan diikat dengan tali hijau 45

PENUTUPAN FAIL Mencapai ketebalan 4 sm/100 lampiran (mana2 yang terdahulu) Palangkan fail dengan dakwat merah Dicatat DITUTUP PADA.JILID 2 DIBUKA dengan dakwat biru atau hitam, Buka kulit fail baru dan beri nombor kod yang sama dan tambah Jilid 2 (Jld.2) pada penghujung kod Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar fail Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3 bulan) 46

ANM.600-23/2 Kertas- Kertas Yang Berhubung Tarikh Kandungan Pertama Dihantar kepada Tarikh dihantar ARKIB NEGARA MALAYSIA (CAWANGAN SABAH) PERKARA KURSUS PENGURUSAN REKOD Dihantar kepada Tarikh Kandungan Akhir Tarikh dihantar Dihantar kepada Didaftarkan di bawah perkara Tarikh dihantar ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN FAIL (UNTUK KEGUNAAN PENDAFTARAN) F 25.8.95 (A) Tutup pada. PTA 1 18.11.95 ANM.600 23 / 2/1 (AM 455-Pin.1/80) P.K.1897(L)-96 atau apabila mengandungi 100 lampiran yang mana lebih awal F 24.11.95 (B) Kajian Pertama 5 Tahun Selepas Penutupan Pada.... (C) Dicadangkan Dipindah - kan/dimusnahkan : (Potong mana yang tiada berkenaan. Satu senarai hendaklah dibuat untuk persetuju- an Arkib Negara Malaysia bagi memusnah kan atau memindah) (D) Kajian Kedua Pada Thn..... APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM Dihantar FAIL LAIN Tarikh dihantar kepada 47

SEKIAN TERIMA KASIH 48