OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR

Transkripsi

1 A. Proses Wajib dan Am OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR 1. Kawalan Dokumen Audit Dalaman Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman berkurangan 20% dari tahun sebelumnya 3. Tindakan Pembetulan Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan Tindakan Pencegahan Kepuasan pelanggan, analisa, pengukuran dan peningkatan Perolehan dan pembayaran (Bekalan, dan Kerja) Menghasilkan 5 tindakan pencegahan dalam setahun Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5) Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5) Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal 7. Teknologi Maklumat Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam 1 drp 6

2 Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja 8. Latihan Staf Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut takwim tahunan B. Bahagian Sumber Manusia Dan Perundang-Undangan 1. Pelantikan staf Pengesahan Dalam 3. Persaraan 4. Kenaikan Pangkat Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa melantik Kadar pengisian jawatan (Akademik dan Bukan Akademik) adalah 90% dari keseluruhan jumlah waran yang diterima. Surat pertimbangan pengesahan dalam perkhidmatan dikeluarkan dalam tempoh (1) bulan dari tarikh staf didapati layak bagi pengesahan, setelah keputusan induksi dan peperiksaan perkhidmatan diumumkan serta telah memenuhi lain-lain syarat yang ditetapkan Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6 hari bekerja selepas waran diterima Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100 hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes penamatan perkhidmatan 2 drp 6

3 5. Kursus Induksi 6. Cuti belajar 7. Kaunseling Staf Buku rawatan perubatan Perhidmatan Perundangundangan Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) atau arahan Pihak Berkuasa Melantik Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak Berkuasa Melantik Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali setahun Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewatlewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50% daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas penerimaan kes Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk Menganjurkan program berbentuk pencegahan, pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6 kali dalam setahun Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja setelah menerima arahan yang lengkap daripada Seksyen Latihan Akademik Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju untuk membuat pembayaran secara ansuran Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja setelah menerima laporan bertulis yang lengkap daripada PTJ 3 drp 6

4 Memaklumkan keputusan dan melaksanakan hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib dibuat. C. Bahagian Keselamatan Universiti 1. Permohonan Penggunaan Senjata Api dan Peluru Permohonan Pelekat Kenderaan Memastikan masa yang diambil untuk permohonan penggunaan senjata api dan peluru diluluskan dalam tempoh 3 hari bekerja Memastikan masa diambil untuk mengeluarkan pelekat tidak melebihi 10 minit 3. Permohonan Pas Sementara Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Pas sementara 3 hari bekerja 4. Pengendalian Kad Kampus 5. Kawalan Akses Memastikan masa yang diambil untuk mengeluarkan Kad Kampus 3 hari bekerja Pemeriksaan ke atas kenderaan yang tidak mempunyai pelekat kenderaan UPM melalui laluan keluar yang ditetapkan 6. Rondaan Memastikan rondaan dilaksanakan 2 kali setiap shif 7. Pengendalian Kesalahan Lalulintas Memastikan masa yang diambil untuk memproses notis saman yang diterima tidak melebihi 10 minit Permohonan Papan Tanda Permohonan dan Tugas Pengiringan 10. Proses penyediaan dan pemasangan papan tanda di dalam tempoh 3 hari Proses persiapan dan melaksanakan tugas pengiringan di dalam tempoh 3 hari 10. Bantu Mula Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 15 minit di dalam kawasan kampus Memastikan bantu mula diberikan dalam tempoh 30 minit di kawasan Ladang Puchong UPM 11. Siasatan Dalaman Menyelesaikan siasatan kes dalam tempoh 14 hari bekerja 1 Kawalan CCTV Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah kamera litar tertutup dapat berfungsi 4 drp 6

5 D. Pusat Kesihatan Universiti 1. Pendaftaran Konsultasi Perubatan 3. Konsultasi Pergigian Memastikan masa menunggu untuk mendaftar tidak melebihi 15 minit selepas mengambil nombor giliran Memastikan pelanggan mendapatkan rawatan selewatnya 22 minit selepas mendaftar Bilik konsultasi dilengkapi dengan peralatan-peralatan diagnostik asas yang mencukupi dan mengikut jadual tentukur yang ditetapkan Memastikan rawatan yang diterima dapat diselesaikan dalam masa yang ditetapkan selepas pelanggan dipanggil: Major 1 jam Minor 30 minit Memastikan pelanggan menerima ubat tidak melebihi 10 minit selepas preskripsi dikeluarkan dalam sistem e-klinik 4. Pemberian Ubat Ubat yang diterima pelanggan 100% betul seperti yang dipreskripsi Ubat yang diberi tidak tamat tempoh luput Memastikan masa menunggu untuk dilayan 10 minit selepas menerima arahan 5. Ujikaji Makmal Pengimejan Radiologi Pengurusan Pesakit di Bilik Rawatan Ambulans dan Van Penerimaan Bayaran Tunai Penentukuran Peralatan Memastikan 100% peratus ketepatan keputusan ujikaji Memastikan peralatan yang digunakan oleh makmal untuk menjalankan ujikaji mengikut jadual tentukur yang ditetapkan Memastikan penyerahan pengimejan radiologi (filem x-ray) tidak melebihi 23 minit selepas pelanggan dipanggil Memastikan penentukuran dan penyelenggaraan setiap tahun Memastikan peratusan filem x-ray yang rosak (reject) dalam setahun kurang dari 5 peratus Memastikan masa menunggu untuk dilayan tidak lebih 12 minit selepas menerima arahan daripada doktor Memastikan masa yang diambil untuk sampai ke lokasi kejadian dalam kampus tidak melebihi 15 minit selepas menerima panggilan Memastikan proses penerimaan bayaran daripada pelanggan tidak lebih 10 minit selepas pelanggan dipanggil Bacaan peralatan tepat 5 drp 6

6 E. Pusat Islam Universiti Pengendalian Majlis-majlis Ilmu Pengendalian Urusan Solat Jumaat Pengendalian Pengurusan Jenazah Pengendalian Urusan Solat Fardhu Berjemaah Mengadakan seminar 2 kali setahun Mengadakan kursus 3 kali setahun Mengadakan bengkel 2 kali setahun Mencapai 70 orang kehadiran peserta pada seminar/kursus/ bengkel yang dianjurkan Mendapatkan teks khutbah Jumaat dari Pejabat Jabatan Agama Islam Selangor (JAIS) Daerah Petaling selewatlewatnya 2 hari bekerja sebelum hari Jumaat yang berkenaan Mencapai tahap kepuasan perkhidmatan pada skala 4 bagi pengurusan jenazah Memastikan Imam dan Bilal hadir ke masjid selewatlewatnya 15 minit sebelum masuk waktu solat 5. Penerbitan Suara Pusat Islam Memastikan Suara Pusat Islam diterbitkan 52 keluaran setahun F. Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah 1. Tempahan Dewan Besar dan Panggung Percubaan Mendapat Khidmat Kumpulan Kebudayaan dan Kesenian Maklumkan keputusan permohonan tempahan dalam tempoh 7 hari bekerja selepas penerimaan borang/surat permohonan Memastikan proses tempahan diluluskan dalam tempoh 21 hari bekerja selepas menerima borang/surat permohonan Maklumkan keputusan permohonan mendapatkan khidmat kumpulan dalam tempoh 7 hari bekerja selepas penerimaan borang/surat permohonan Memastikan proses mendapat perkhidmatan diluluskan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas menerima borang/surat permohonan 6 drp 6