BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. NUTECH PUNDI ARTA merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing mandrel. Melihat adanya kebutuhan akan berbagai produk mandrel dari para rekan kerja, maka dengan dibekali kemampuan yang dimiliki, membuat pemilik tergerak untuk merintis sebuah badan usaha dalam rangka memenuhi kebutuhan tersebut. Untuk mendukung perintisan badan usaha ini, pemilik merekrut berbagai tenaga profesional dari lingkungan sekitar dimana perusahaan didirikan. PT. NUTECH PUNDI ARTA didirikan di Jalan H. Junaidi No. 97 RT. 001 RW. 017, Kemanggisan Pulo, Jakarta, Indonesia pada tanggal 14 Januari 2004 oleh Bapak Abdul Munir, dengan akte pendirian 4448/BH.09-02/VIII/2008, Notaris Nina Karina, S.H dan pengesahan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan Nomor AHU AH TAHUN 2008 Tanggal 21 Juli 2008 dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Pada awalnya, PT. NUTECH PUNDI ARTA hanya memiliki beberapa Customer. Namun berkat usaha dan kerja keras dari pemilik dan para pegawai yang selalu berkomitmen untuk menghasilkan produk yang berkualitas dan mampu memuaskan customer, akhirnya PT. NUTECH PUNDI ARTA mampu berkembang dan memiliki Customer yang banyak. 66

2 67 Dalam menjalankan bisnisnya, PT. NUTECH PUNDI ARTA melakukan produksi berdasarkan pada pola yang sesuai dengan pesanan Customer. Customer PT. NUTECH PUNDI ARTA diantaranya adalah PT. IRC INOAC INDONESIA, PT. INDOKARLO PERKASA, PT. CARVIL ABADI, PT. HONDA PROSPECT MOTOR, PT. APM ARMADA AUTOPART, dan PT. MEGA KARYA MANDIRI. Dengan tekad yang kuat, PT. NUTECH PUNDI ARTA selalu memberikan pelayanan yang terbaik kepada Customer. KEPUASAN CUSTOMER ADALAH TUJUAN KAMI adalah moto perusahaan untuk tetap dapat bertahan bersaing dengan para kompetitor. Saat ini, PT. NUTECH PUNDI ARTA telah memiliki 2 cabang, yaitu cabang Junaedi, yang disebut dengan plan A dan cabang Kemiri, yang disebut dengan plan B. Cabang Junaedi memproduksi produk mandrel dan cutting dies, sedangkan cabang Kemiri memproduksi berbagai jenis busa yang dapat digunakan sebagai bahan baku helm. Pada penelitian ini, kelompok kami hanya akan membahas cabang Junaedi, yang memproduksi mandrel.

3 Struktur Organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber: PT. NUTECH PUNDI ARTA Tahun 2012) Visi Perusahaan Kami karyawan dan karyawati PT. NUTECH PUNDI ARTA berkomitmen untuk mengutamakan kepuasan Customer, dengan membuat produk yang berkualitas tinggi, harga terjangkau, dan pengiriman yang tepat waktu Misi Perusahaan a. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer dengan menjaga kualitas dan harga yang bersaing. b. Menghasilkan produk yang sesuai dengan pola yang diinginkan oleh customer dengan cepat, tepat, dan cermat.

4 69 c. Meningkatkan kinerja karyawan agar lebih kompeten dengan menciptakan lingkungan kerja yang baik guna mendukung tercapainya kepuasan customer Bidang Usaha Bidang usaha PT. NUTECH PUNDI ARTA meliputi bidang manufacturing. Bidang usahanya dimulai dari penerimaan pesanan sampai pembuatan mandrel sesuai dengan pola yang diinginkan Uraian Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Secara umum pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang masingmasing fungsi bisnis adalah sebagai berikut: 1. Direktur a. Mengambil keputusan yang diperlukan saat itu juga (real time) b. Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan lainnya di luar perusahaan c. Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operasional perusahan d. Mengangkat, meminta pertanggung-jawaban, dan memberhentikan para manajer e. Mengontrol dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi hasil kerja 2. Manajer Akuntansi dan HRD a. Mengoordinasikan pengendalian kegiatan akuntansi dan keuangan serta kepegawaian.

5 70 b. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan secara berkala kepada Direktur. c. Tugas Procuring, antara lain: memperoleh tenaga kerja, membuat job description, dan mengadakan seleksi terhadap tenaga kerja. d. Tugas Developing, antara lain: melatih tenaga kerja dan melakukan penilaian kecakapan kerja. e. Tugas Mantaining, antara lain: memberi kompensasi dan memberhentikan tenaga kerja. 3. Manajer Marketing a. Membina hubungan baik dengan Customer. b. Menangani keluhan Customer. 4. Manajer Purchasing a. Mengevaluasi harga b. Mengevaluasi supplier. 5. Manajer PPIC dan Gudang a. Menganalisis Laporan Rekap PO yang diberikan oleh Bagian PPIC. b. Menganalisis Laporan Pengiriman yang diberikan oleh Bagian PPIC. 6. Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance a. Menganalisis desain produk. b. Menghitung biaya produksi. c. Membuat Surat Perintah Kerja Sampel dan Surat Perintah Kerja. d. Melakukan permintaan bahan baku untuk sampel dan untuk produksi. 7. Bagian Accounting a. Menginput penerimaan dan pengeluaran kas. b. Menginput laporan kas dan data accounting.

6 71 c. Mangecek laporan buku kas yang dibuat oleh Bagian Finance. d. Membuat laporan keuangan dan melakukan perhitungan gaji. 8. HRD Infrastruktur a. Merawat dan memperbaiki sarana dan prasarana. b. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam acara yang diadakan. 9. Bagian Finance a. Mengecek transaksi yang berlangsung. b. Membuat laporan Purchase Order yang masuk. c. Menghitung uang makan. d. Managih ke Customer yang bermasalah. 10. Umum a. Membersihkan ruangan dan lingkungan kantor. b. Membersihkan sarana dan prasarana yang ada di kantor. 11. Bagian Marketing a. Mencari order. b. Membuat Order sample dan Sales Order. c. Membuat Surat Penawaran Harga. 12. Administrasi Marketing a. Mengendalikan dan merapikan dokumen-dokumen. b. Membantu Marketing dari sisi administrasi. 13. Bagian Purchasing a. Membeli bahan baku dan bahan tak langsung. b. Mengambil dan mengirim bahan baku dan bahan tak langsung. c. Memeriksa bahan baku dan bahan tak langsung yang sudah dibeli.

7 Security a. Mengawasi absensi karyawan. b. Mengecek kendaraan sebelum mengirim barang. c. Mengecek surat jalan, barang masuk dan barang keluar. d. Mengamankan aset-aset perusahaan. 15. Bagian Delivery a. Mengirim sampel dan pesanan produk. b. Mengontrol jadwal pengiriman setiap hari. c. Mengontrol kondisi kendaraan. d. Mengajukan perbaikan kendaraan. 16. Bagian PPIC a. Membuat Surat Jalan Sampel dan Surat Jalan. b. Menerima pesanan. c. Membuat Laporan Rekap PO dan Laporan Pengiriman. 17. Bagian Gudang a. Mengeluarkan bahan baku untuk sampel dan untuk produksi. b. Mengontrol barang keluar dan barang masuk. 18. Bagian Maintenance a. Melakukan perbaikan terhadap mesin dan alat-alat. b. Memperbaiki sarana dan prasarana. 19. Bagian Produksi a. Mengerjakan / memproduksi sampel dan pesanan produk. b. Menghasilkan produk yang sesuai dengan pesanan Customer. c. Menjaga mutu dan kualitas produksi. d. Merawat perlengkapan dan peralatan produksi.

8 Sistem yang Berjalan Narasi dari Sistem yang Berjalan Proses produksi di PT. NUTECH PUNDI ARTA dimulai saat Customer mengirimkan memo beserta desain produk ke Bagian Marketing melalui atau facsimile, untuk dibuatkan permintaan penawaran harga. Kemudian, Bagian Marketing akan membuat Order Sample (OS), yang berisi nama produk, jenis produk, jumlah sampel produk yang dipesan, serta jadwal pengiriman, sebanyak 2 rangkap. 1. Order Sample rangkap ke-1 diarsip 2. Order Sample rangkap ke-2 diberikan kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance beserta dengan desain produk. Setelah menerima Order sample rangkap ke-2 beserta desain produk dari Bagian Marketing, maka Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance akan menganalisis desain produk tersebut dan menghitung estimasi biaya produksi. Setelah itu, Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance akan memberikan hasil estimasi biaya produksi tersebut ke Bagian Marketing. Setelah menerima hasil estimasi biaya produksi dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance, maka Bagian Marketing akan membuat Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel berdasarkan pada hasil estimasi biaya produksi. Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel tersebut akan dikirimkan ke Customer melalui dan dicetak sebanyak 2 rangkap. 1. Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel rangkap ke-1 diarsip 2. Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel rangkap ke-2 diberikan kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance

9 74 Setelah menerima Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel rangkap ke-2 dari Bagian Marketing, kemudian Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance akan menghubungi Bagian Gudang melalui telepon untuk mengeluarkan bahan baku untuk sampel sesuai dengan rincian yang disebutkan. Kemudian, Bagian Gudang akan segera menyiapkan dan menyerahkan bahan baku untuk sampel tersebut kepada Bagian Produksi serta mencatat pengeluaran bahan baku untuk sampel. Setelah itu, Bagian Gudang akan memberikan konfirmasi pengeluaran bahan baku untuk sampel kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance. Setelah menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku untuk sampel dari Bagian Gudang, maka Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance akan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel sebanyak 2 rangkap. 1. Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-1 diarsip. 2. Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-2 diberikan kepada Bagian Produksi. Setelah menerima bahan baku untuk sampel dari Bagian Gudang dan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-2 dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance, maka Bagian Produksi akan melakukan produksi sampel berdasarkan pada Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel yang diterima. Setelah selesai melakukan produksi sampel, maka Bagian Produksi akan memberikan konfirmasi kepada Bagian PPIC bahwa produksi sampel telah selesai dilakukan. Kemudian, Bagian PPIC akan membuat Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap. Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap tersebut akan diberikan kepada Bagian Delivery.

10 75 Setelah menerima Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC, maka Bagian Delivery akan meminta sampel produk sesuai dengan yang tertera pada Surat Jalan (SJ) untuk sampel kepada Bagian Produksi. Kemudian, Bagian Delivery akan mengirimkan produk sampel beserta dengan Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap tersebut ke Customer. Setelah menerima produk sampel beserta Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap dari Bagian Delivery, maka Customer akan menandatangani Surat Jalan (SJ) untuk sampel tersebut. Kemudian, Surat Jalan untuk sampel yang telah ditanda-tangani tersebut akan didistribusikan kepada: 1. Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-1 diberikan ke Bagian Accounting 2. Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-2 dan ke-3 diberikan ke Bagian PPIC 3. Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-4 dan ke-5 diberikan ke Customer 4. Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-6 diberikan ke security. Apabila Customer setuju dengan sampel berikut penawaran harga yang diberikan, maka Customer akan mengirimkan Purchase Order (PO). Setelah menerima Purchase Order (PO) melalui dari Customer, maka Bagian PPIC akan memperbanyak Purchase Order (PO) tersebut sebanyak 2 lembar. Purchase Order (PO) tersebut akan didistribusikan kepada: 1. Purchase Order (PO) asli diberikan ke Bagian Accounting 2. Purchase Order (PO) salinan ke-1 diberikan ke Bagian Marketing 3. Purchase Order (PO) salinan ke-2 diarsip oleh Bagian PPIC.

11 76 Setelah menerima Purchase Order (PO) salinan ke-1 dari Bagian PPIC maka Bagian Marketing akan membuat Sales order (SO) sebanyak 3 rangkap. Sales order (SO) tersebut akan didistribusikan kepada: 1. Sales order (SO) rangkap ke-1 diberikan kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 2. Sales order (SO) rangkap ke-2 diarsip oleh Bagian Marketing 3. Sales order (SO) rangkap ke-3 diberikan kepada Bagian PPIC. Setelah menerima Sales order (SO) rangkap ke-1 dari Bagian Marketing, maka Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance akan menghubungi Bagian Gudang melalui telepon untuk mengeluarkan bahan baku sesuai dengan rincian yang disebutkan. Kemudian, Bagian Gudang akan menyiapkan dan menyerahkan bahan baku tersebut ke Bagian Produksi serta mencatat pengeluaran bahan baku dan memberikan konfirmasi pengeluaran bahan baku kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance. Setelah menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku, maka Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance akan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 2 rangkap. 1. Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-1 diarsip. 2. Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2 diberikan kepada Bagian Produksi. Setelah menerima bahan baku dari Bagian Gudang serta Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2 dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance, maka Bagian Produksi akan melakukan produksi berdasarkan pada Surat Perintah Kerja (SPK) yang diterima.

12 77 Setelah selesai melakukan produksi, maka Bagian Produksi akan memberikan konfirmasi kepada Bagian PPIC bahwa produksi telah selesai dilakukan. Kemudian, Bagian PPIC akan membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap. Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap tersebut akan diberikan kepada Bagian Delivery. Setelah menerima Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC, maka Bagian Delivery akan meminta produk yang akan dikirim kepada Bagian Produksi, sesuai dengan yang tertera pada Surat Jalan (SJ). Kemudian, Bagian Delivery akan mengirimkan produk beserta dengan Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap tersebut ke Customer. Setelah menerima produk pesanan beserta Surat Jalan (SJ) untuk sebanyak 6 rangkap dari Bagian Delivery, maka Customer akan menandatangani Surat Jalan (SJ) tersebut. Kemudian, Surat Jalan yang telah ditanda-tangani tersebut akan didistribusikan kepada: 1. Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-1 diberikan ke Bagian Accounting 2. Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-2 dan ke-3 diberikan ke Bagian PPIC 3. Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-4 dan ke-5 diberikan ke Customer 4. Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-6 diberikan kepada security. Setiap akhir bulan, Bagian PPIC akan membuat Laporan Rekap PO dan Laporan Pengiriman yang akan diberikan kepada Manajer PPIC dan Gudang.

13 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture proses bisnis yang sedang berjalan

14 Identifikasi Event Table yang Berjalan Tabel 3.1 Identifikasi Event Table yang Berjalan No. Event 1. Membuat Order Sample 2. Membuat estimasi biaya produksi 3. Membuat Surat Penawaran Harga Internal Agent Assuming Responsibility Bagian Marketing Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Bagian Marketing Start When Menerima beserta produk Customer memo desain dari Setelah menerima Order Sample rangkap ke-2 beserta desain produk dari Bagian Marketing Setelah menerima hasil estimasi biaya produksi dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Activity Menerima memo beserta desain produk; membuat Order Sample (OS); memberikan desain produk dan Order Sample rangkap ke-2; mengarsip Order Sample rangkap ke-1 Menerima desain produk dan Order Sample rangkap ke-2, menganalisis desain produk, menghitung estimasi biaya produksi, memberikan hasil estimasi biaya produksi Menerima hasil estimasi biaya produksi, membuat Surat Penawaran Harga (SPH), mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) melalui , mencetak dan memberikan Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap ke-2, mengarsip Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap ke-1 4. Melakukan permintaan bahan baku untuk sampel Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Setelah menerima Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel rangkap ke-2 dari Bagian Marketing Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap ke-2, menghubungi Bagian Gudang untuk mengeluarkan bahan baku untuk sampel 5. Mengeluark an bahan baku untuk sampel Bagian Gudang Setelah menerima permintaan bahan baku untuk sampel dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Menerima permintaan bahan baku untuk sampel, Menyiapkan dan menyerahkan bahan baku untuk sampel ke Bagian Produksi, mencatat pengeluaran bahan baku untuk sampel, memberikan konfirmasi pengeluaran bahan baku untuk sampel.

15 80 6. Membuat Surat Perintah Kerja Sampel 7. Melakukan Produksi Sampel Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Bagian Produksi Setelah menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku untuk sampel dari Bagian Gudang Setelah menerima bahan baku untuk sampel dari Bagian Gudang dan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-2 dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku untuk sampel, membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel sebanyak 2 rangkap, memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-2, mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-1 Menerima bahan baku untuk sampel, menerima Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-2, melakukan produksi untuk sampel 8. Membuat Surat Jalan Sampel Bagian PPIC Setelah menerima konfirmasi bahwa produksi sampel telah selesai dilakukan Menerima konfirmasi bahwa produksi sampel telah selesai dilakukan, membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap, memberikan Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap. 9. Mengirim sampel produk 10. Menerima pesanan produk Bagian Delivery Bagian PPIC Setelah menerima Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC Setelah menerima Purchase Order (PO) dari Customer Menerima Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC, Meminta sampel produk, mengirimkan produk sampel beserta Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap, meminta Customer menanda-tangani Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap, memberikan Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD Menerima PO dari Customer, memperbanyak PO sebanyak 2 lembar, memberikan PO asli dan PO salinan ke-1, mengarsip PO salinan ke- 2

16 Membuat Sales Order 12. Melakukan permintaan bahan baku 13. Mengeluark an Bahan Baku 14. Membuat Surat Perintah Kerja Bagian Marketing Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Bagian Gudang Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Setelah menerima Purchase Order (PO) salinan ke- 1 dari Bagian PPIC Setelah menerima Sales Order (SO) rangkap ke-1 dari Bagian Marketing Setelah menerima permintaan bahan baku dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Setelah menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku dari Bagian Gudang Menerima Purchase Order (PO) salinan ke-1 dari Bagian PPIC, membuat Sales Order (SO) sebanyak 3 rangkap, memberikan Sales Order (SO) rangkap ke-1 dan ke-3, mengarsip Sales Order (SO) rangkap ke-2 Menerima Sales Order (SO) rangkap ke-1, menghubungi Bagian Gudang untuk mengeluarkan bahan baku Menerima permintaan bahan baku, menyiapkan dan menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi, mencatat pengeluaran bahan baku, mengonfirmasi pengeluaran bahan baku. Menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku, membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 2 rangkap, memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2, mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke Melakukan produksi 16. Membuat Surat Jalan Bagian Produksi Bagian PPIC Setelah menerima bahan baku dari Bagian Gudang dan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2 dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Setelah menerima konfirmasi bahwa produksi telah selesai dilakukan Menerima bahan baku, menerima Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2, melakukan produksi berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2, memberikan konfirmsi bahwa produksi telah selesai dilakukan. Menerima konfirmasi bahwa produksi telah selesai dilakukan, membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap, memberikan Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap.

17 Mengirim pesanan produk 18. Membuat Laporan Rekap PO 19. Membuat Laporan Pengiriman Bagian Delivery Setelah menerima Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC Menerima Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC, meminta produk yang akan dikirim sesuai dengan Surat Jalan (SJ), mengirimkan produk beserta Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap ke Customer, meminta Customer menandatangani Surat Jalan (SJ), menerima Surat Jalan (SJ) TTD dari Customer, memberikan Surat Jalan (SJ) TTD Bagian PPIC Akhir bulan Membuat Laporan Rekap PO, mencetak Laporan Rekap PO, memberikan Laporan Rekap PO ke Manajer PPIC dan Gudang Bagian PPIC Akhir bulan Membuat Laporan Pengiriman, mencetak Laporan Pengiriman, memberikan Laporan Pengiriman ke Manajer PPIC dan Gudang

18 Overview Activity Diagram Gambar 3.3 Overview Activity Diagram

19 Workflow Table Tabel 3.2 Workflow Table Actor Activity Membuat Order sample Customer 1. Mengirimkan memo dan desain produk ke Bagian Marketing Bagian Marketing 2. Menerima memo dan desain produk dari Customer Bagian Marketing 3. Membuat Order Sample (OS) sebanyak 2 rangkap Bagian Marketing 4. Memberikan Order Sample (OS) rangkap ke-2 beserta desain produk ke Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Bagian Marketing 5. Mengarsip Order Sample (OS) rangkap ke-1 Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Bagian Marketing Bagian Marketing Bagian Marketing Membuat estimasi biaya produksi 6. Menerima Order Sample (OS) rangkap ke-2 beserta desain produk dari Bagian Marketing 7. Menganalisis desain produk 8. Menghitung estimasi biaya produksi 9. Memberikan hasil estimasi biaya produksi ke Bagian Marketing Membuat Surat Penawaran Harga 10. Menerima hasil estimasi biaya produksi dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 11. Membuat Surat Penawaran Harga 12. Mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel ke Customer melalui Bagian Marketing 13. Mencetak Surat Penawaran Harga (SPH) sebanyak 2 rangkap Bagian Marketing Bagian Marketing Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 14. Mengarsip Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel rangkap ke Memberikan Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel rangkap ke-2 ke Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Melakukan permintaan bahan baku untuk sampel 16. Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) untuk sampel rangkap ke-2 dari Bagian Marketing Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 17. Meminta bahan baku untuk sampel ke Bagian Gudang melalui telepon

20 85 Bagian Gudang Bagian Gudang Bagian Gudang Bagian Gudang Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Bagian Produksi Bagian Produksi Bagian Produksi Bagian Produksi Bagian PPIC Bagian PPIC Bagian PPIC Bagian Delivery Bagian Delivery Bagian Delivery Mengeluarkan bahan baku untuk sampel 18. Menerima permintaan bahan baku untuk sampel dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 19. Menyiapkan dan menyerahkan bahan baku untuk sampel ke Bagian Produksi 20. Mencatat pengeluaran bahan baku untuk sampel 21. Memberikan konfirmasi pengeluaran bahan baku untuk sampel ke Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Membuat Surat Perintah Kerja Sampel 22. Menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku untuk sampel dari Bagian Gudang 23. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel sebanyak 2 rangkap 24. Mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke Memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-2 ke Bagian Produksi Melakukan Produksi Sampel 26. Menerima bahan baku untuk sampel dari Bagian Gudang 27. Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) untuk sampel rangkap ke-2 dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 28. Melakukan produksi sampel 29. Memberikan konfirmasi kepada Bagian PPIC bahwa produksi sampel produk telah selesai dilakukan Membuat Surat Jalan Sampel 30. Menerima konfirmasi penyelesaian produksi sampel produk dari Bagian Produksi 31. Membuat Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap 32. Memberikan Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap ke Bagian Delivery Mengirim sampel produk 33. Menerima Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC 34. Meminta produk sampel sesuai dengan Surat Jalan (SJ) untuk sampel ke Bagian Produksi 35. Mengirimkan produk sampel beserta Surat Jalan untuk sampel sebanyak 6 rangkap ke Customer

21 86 Customer Customer Customer Bagian Delivery Bagian Delivery Customer Bagian Delivery Bagian Delivery Bagian Delivery Customer Bagian PPIC Bagian PPIC Bagian PPIC Bagian PPIC Bagian PPIC Bagian Marketing Bagian Marketing Bagian Marketing Bagian Marketing Bagian Marketing Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 36. Menerima Surat Jalan (SJ) untuk sampel sebanyak 6 rangkap beserta produk sampel dari Bagian Delivery 37. Menandatangani Surat Jalan (SJ) untuk sampel 38. Memberikan Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD ke Bagian Delivery 39. Menerima Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD dari Customer 40. Memberikan Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-4 dan ke-5 ke Customer 41. Menerima Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-4 dan ke-5 dari Bagian Delivery 42. Memberikan Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-6 ke Security 43. Memberikan Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-1 ke Bagian Accounting 44. Memberikan Surat Jalan (SJ) untuk sampel TTD rangkap ke-2 dan ke-3 ke Bagian PPIC Menerima pesanan produk 45. Mengirimkan Purchase Order (PO) melalui ke Bagian PPIC 46. Menerima Purchase Order (PO) dari Customer 47. Memperbanyak Purchase Order (PO) sebanyak 2 lembar 48. Memberikan Purchase Order (PO) asli ke Bagian Accounting 49. Memberikan Purchase Order (PO) salinan ke- 1 ke Bagian Marketing 50. Mengarsip Purchase Order (PO) salinan ke-2 Membuat Sales order 51. Menerima Purchase Order (PO) salinan ke-1 dari Bagian PPIC 52. Membuat Sales order (SO) sebanyak 3 rangkap 53. Memberikan Sales order (SO) rangkap ke-1 ke Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 54. Memberikan Sales order (SO) rangkap ke-3 ke Bagian PPIC 55. Mengarsip Sales order (SO) rangkap ke-2 Melakukan permintaan bahan baku 56. Menerima Sales order (SO) rangkap ke-1 dari Bagian Marketing 57. Meminta bahan baku ke Bagian Gudang sesuai dengan Sales order (SO) yang diterima

22 Bagian Gudang Bagian Gudang Bagian Gudang Bagian Gudang Bagian Gudang Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Bagian Produksi Bagian Produksi Bagian Produksi Bagian Produksi Bagian PPIC Bagian PPIC 87 Mengeluarkan Bahan Baku 58. Menerima permintaan pengeluaran bahan baku dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 59. Menyiapkan bahan baku 60. Menyerahkan bahan baku ke Bagian Produksi 61. Mencatat pengeluaran bahan baku 62. Memberikan konfirmasi pengeluaran bahan baku kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance Membuat Surat Perintah Kerja 63. Menerima konfirmasi pengeluaran bahan baku dari Bagian Gudang 64. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK) sebanyak 2 rangkap 65. Memberikan Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2 ke Bagian Produksi 66. Mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-1 Melakukan produksi 67. Menerima bahan baku dari Bagian Gudang 68. Menerima Surat Perintah Kerja (SPK) rangkap ke-2 dari Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance 69. Melakukan produksi 70. Mengonfirmasi kepada Bagian PPIC bahwa produksi telah selesai dilakukan Membuat Surat Jalan 71. Menerima konfirmasi dari Bagian Produksi bahwa produksi telah selesai dilakukan 72. Membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap Bagian PPIC 73. Memberikan Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap ke Bagian Delivery Bagian Delivery Bagian Delivery Bagian Delivery Customer Customer Mengirim pesanan produk 74. Menerima Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap dari Bagian PPIC 75. Meminta produk yang akan dikirim sesuai dengan Surat Jalan (SJ) kepada Bagian Produksi 76. Mengirimkan pesanan produk beserta Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap ke Customer 77. Menerima Surat Jalan (SJ) sebanyak 6 rangkap beserta pesanan produk dari Bagian Delivery 78. Menandatangani Surat Jalan (SJ)

23 Customer 79. Memberikan Surat Jalan (SJ) TTD sebanyak 6 rangkap ke Bagian Delivery Bagian Delivery 80. Menerima Surat Jalan (SJ) TTD sebanyak 6 rangkap dari Customer Bagian Delivery Customer Bagian Delivery Bagian Delivery Bagian Delivery Bagian PPIC Bagian PPIC Bagian PPIC Memberikan Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-4 dan ke-5 ke Customer 82. Menerima Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-4 dan ke-5 dari Bagian Delivery 83. Memberikan Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-6 ke Security 84. Memberikan Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-1 ke Bagian Accounting 85. Memberikan Surat Jalan (SJ) TTD rangkap ke-2 dan ke-3 ke Bagian PPIC Membuat Laporan Rekap PO 86. Setiap akhir bulan, membuat Laporan Rekap PO 87. Mencetak Laporan Rekap PO 88. Memberikan Laporan Rekap PO ke Manajer PPIC dan Gudang Membuat Laporan Pengiriman Bagian PPIC 89. Setiap akhir bulan, membuat Laporan Pengiriman Bagian PPIC Bagian PPIC 90. Mencetak Laporan Pengiriman 91. Memberikan Laporan Pengiriman ke Manajer PPIC dan Gudang Formulir dan Laporan pada Sistem yang Berjalan Dalam melakukan kegiatan-kegiatan pada proses bisnisnya, setiap perusahaan membutuhkan formulir sebagai input untuk menghasilkan laporan sebagai output. Formulir yang digunakan pada sistem yang berjalan di PT. NUTECH PUNDI ARTA adalah: 1. Order sample Order sample adalah formulir yang dibuat untuk diberikan kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance. Formulir tersebut berisikan perincian produk yang dipesan Customer sebagai sampel seperti nama produk, jumlah produk untuk sampel, dan jadwal pengiriman.

24 89 2. Surat Penawaran Harga Surat Penawaran Harga merupakan surat yang berisikan perincian harga dari pesanan produk Customer, yang meliputi biaya bahan baku, proses, dan overhead. Surat ini dibuat oleh Bagian Marketing berdasarkan pada estimasi biaya yang dilakukan oleh Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance. Surat ini diberikan kepada Customer agar Customer dapat mengetahui dengan jelas biaya-biaya yang dibutuhkan untuk proses produksi terhadap pesanan yang dilakukan, serta kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance sebagai bahan pertimbangan untuk permintaan bahan baku. Pada Surat Penawaran Harga terdapat nilai nominal produk yang dijual, yang masih dapat dinegosiasikan kepada Customer apabila Customer kurang menyetujuinya. 3. Sales order Sales order adalah formulir yang dibuat oleh Bagian Marketing untuk diberikan kepada Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance. Formulir tersebut berisikan perincian produk yang dipesan Customer seperti nama produk, jumlah, dan jadwal pengiriman. 4. Surat Perintah Kerja Surat Perintah Kerja merupakan surat yang berisikan nama produk yang akan diproduksi, jumlah produk yang akan diproduksi, tanggal mulai produksi, tanggal pengiriman, serta nama Customer yang memesan produk tersebut. Surat Perintah Kerja dibuat oleh Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance untuk diberikan kepada Bagian Produksi guna memerintahkan pelaksanaan produksi sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.

25 90 5. Surat Jalan untuk Sampel Surat Jalan untuk Sampel merupakan surat yang berisikan sampel produk yang akan dikirimkan, jumlah sampel yang akan dikirimkan, beserta lengkap dengan informasi customer. Surat ini dibuat oleh Bagian PPIC untuk diberikan kepada Customer sebagai bukti atas penerimaan sampel. 6. Surat Jalan Surat Jalan merupakan surat yang berisikan daftar produk yang akan dikirimkan, jumlah produk yang akan dikirimkan, beserta lengkap dengan informasi customer. Surat ini dibuat oleh Bagian PPIC untuk diberikan kepada Customer sebagai bukti atas penerimaan produk. 3.3 Analisis Temuan Hasil Survei Berdasarkan survei yang telah penulis lakukan pada PT. NUTECH PUNDI ARTA, maka ditemukan beberapa masalah yang terjadi di dalam perusahaan tersebut. Permasalahan-permasalahan tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 3.3 Analisis Temuan Hasil Survei 1 Temuan 1 : Tidak adanya dokumen-dokumen sumber yang berkaitan dengan proses produksi. Dokumen-dokumen sumber tersebut meliputi Formulir Ringkasan Perencanaan Biaya Sampel, Formulir Rincian Perencanaan Biaya Sampel (Per Produk), Materials Requisition, Formulir Permintaan Bahan Tak Langsung, Formulir Pengeluaran Bahan Baku, Formulir Pengeluaran Bahan Tak Langsung, Formulir Produk Jadi, Formulir Biaya Bahan Tak Langsung, Formulir Biaya Tenaga Kerja Tak Langsung, Formulir Biaya Overhead Pabrik Lain- Lain, Formulir Biaya Overhead Pabrik Aktual, Ringkasan Cost sheet, Rincian Cost sheet (Per Produk), Formulir Varians.

26 Kriteria : Menurut Mulyadi (2001, p78), Hampir semua peristiwa dalam 91 perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekam terjadinya transaksi. Menurut Mulyadi (2001, p426), Kartu Harga Pokok Produk merupakan buku pembantu yang merinci biaya produksi (biaya bahan baku, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya overhead pabrik) yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu, dan merupakan rincian rekening kontrol barang dalam proses buku besar. Sebab : Dikarenakan pihak manajemen belum menyadari betapa pentingnya dokumen-dokumen sumber tersebut. Akibat : Tidak diketahui secara jelas, jumlah bahan baku yang terpakai dari proses produksi yang dilakukan untuk setiap pesanan. Tidak diketahui secara jelas berapa biaya produksi aktual yang dikeluarkan untuk penyelesaian setiap pesanan. Tidak diketahui secara jelas, berapa jumlah dari produk jadi yang diproduksi pada periode tertentu. Rekomendasi : Membuat dokumen sumber Materials Requisition agar informasi yang ada menjadi lebih jelas dan terotorisasi. Membuat dokumen sumber Ringkasan Cost sheet dan Rincian Cost sheet (Per Produk) agar dapat mengetahui biaya-biaya apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi produksi dari setiap pesanan. Membuat dokumen sumber Formulir Produk Jadi untuk mengetahui berapa banyak produk yang diproduksi dari setiap pesanan yang dilakukan. Tabel 3.4 Analisis Temuan Hasil Survei 2 Temuan 2 : Daftar bahan baku hanya dicatat di dalam Ms. Excel Kriteria : Menurut Jones dan Rama (2006, p13), Accounting information system (AIS). A subsystem of a management information system (MIS) that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions.

27 92 Yang dapat diartikan sebagai berikut: Sistem informasi akuntansi (SIA) adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen (SIM) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. Sebab : Perusahaan masih menggunakan Ms. Excel dalam mencatat bahan baku. Akibat : Tidak dapat meng-update data pada Master Bahan Baku dengan mudah, cepat, dan terintegrasi. Rekomendasi : Dibuat database bahan baku yang terkomputerisasi dan terintegrasi. Temuan 3 Kriteria Sebab Akibat Tabel 3.5 Analisis Temuan Hasil Survei 3 : Formulir Order sample, Sales order, Surat Jalan untuk Sampel, dan Surat Perintah Kerja masih dibuat secara manual : Menurut Mulyadi (2001, p76), pemakaian formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap daya yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik. Manfaatnya: tidak pernah kehabisan formulir, tidak pernah ketinggalan jaman, ketidakefisienan formulir dapat dihindari, tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah, kecepatan pengisian formulir, penangkapan data dilakukan sekali, tidak ada data yang mengambang. : Dikarenakan pihak manajemen belum menyadari betapa pentingnya sistem informasi proses produksi yang terkomputerisasi. : Adanya risiko kesalahan baik dalam hal pencatatan informasi, maupun kehilangan dan kerusakan dokumen. Rekomendasi : Membuat sistem informasi yang terkomputerisasi.

28 Temuan 4 Kriteria Sebab Akibat Tabel 3.6 Analisis Temuan Hasil Survei 4 : Formulir tidak bernomor urut cetak. Nomor urut masih ditulis manual sehingga kurang konsisten dalam penulisannya. Contoh nomor urut pada formulir Sales Order, dituliskan dengan format SO/ASP/0912/002/TL dan dengan format SO/ASP/0312/09. : Menurut Mulyadi (2001, p317), Untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut cetak. : Pihak manajemen belum menyadari pentingnya nomor urut dalam dokumen. : Perusahaan sulit menelusuri kecurangan yang dapat terjadi, akibat kemungkinan terjadinya penyalahgunaan dokumen dalam sebuah transaksi. Rekomendasi : Penggunaan auto generate untuk penomoran dalam setiap formulir dan memiliki format yang konsisten. Contoh nomor urut untuk: NIK: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah nomor urut karyawan. Digit ke-4 dan ke-5 adalah tanggal lahir. Digit ke-6 dan ke-7 adalah bulan lahir. Digit ke-8 dan ke-9 adalah tahun lahir. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tanggal masuk. Digit ke-12 dan ke-13 adalah bulan masuk. Digit ke-14 dan ke-15 adalah tahun masuk. Contoh: Kode Produk: Digit pertama dan ke-2 adalah PR. Digit ke-3, ke- 4, dan ke-5 adalah 3 huruf terdepan dari nama Customer. Digit ke- 6, ke-7, ke-8, dan ke-9 adalah nomor urut produk. Contoh: PRCAR0001 Kode Customer: Digit pertama adalah C. Digit ke-2, ke-3, dan ke-4 adalah 3 huruf terdepan dari nama Customer. Digit ke-5, ke-6, 93 ke-7, dan ke-8 adalah nomor urut Customer. Contoh: CMEG0001 Kode BB: Digit pertama dan ke-2 adalah BB. Digit ke-3 dan ke- 4 adalah jenis bahan baku, seperti SS=Stainless Siku, AS=AS Stainless, CS=Cap Stopper. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah nomor urut bahan baku. Contoh: BBAS001

29 94 Kode TKL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah TKL. Digit ke- 4, ke-5, dan ke-6 adalah jenis tenaga kerja langsung. Digit ke-7, ke- 8, dan ke-9 adalah nomor urut tenaga kerja langsung. Contoh: TKLBEN001 Kode BTL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah BTL. Digit ke- 4, ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah nomor urut bahan tak langsung. Contoh BTL0001 Kode TTL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah TTL. Digit ke- 4, ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah nomor urut tenaga kerja tak langsung. Contoh TTL0001 Kode OHL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah OHL. Digit ke- 4, ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah nomor urut Overhead pabrik lainlain. Contoh OHL0001 Nomor OS: Digit pertama dan ke-2 adalah kode dokumen yaitu OS. Digit ke-3, ke-4 dan ke-5 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-6 dan ke-7 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-8 dan ke-9 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-10, ke-11, dan ke-12 adalah nomor urut Order Sample. Contoh: OSARM Nomor PBS: Digit pertama dan ke-2 adalah kode dokumen yaitu BS. Digit ke-3, ke-4 dan ke-5 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-6 dan ke-7 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-8 dan ke-9 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-10, ke-11, dan ke-12 adalah nomor urut Perencanaan Biaya Sampel. Misal: BSARM Nomor SPH: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu SPH. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut Surat Penawaran Harga. Contoh: SPHARM

30 95 Nomor MRS: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu MRS. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut Materials Requisition for Sample. Contoh: MRSARM Nomor PBBS: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu PBBS. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Pengeluaran Bahan Baku Sampel. Contoh: PBBSARM Nomor SPKS: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu SPKS. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Surat Perintah Kerja Sampel. Contoh: SPKSARM Nomor FPJS: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu PJS. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut Formulir Produk Jadi Sampel. Contoh: PJSARM Nomor SJS: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu SJS. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut Formulir Surat Jalan Sampel. Contoh: SJSARM

31 96 Nomor SO: Digit pertama dan ke-2 adalah kode dokumen yaitu SO. Digit ke-3, ke-4 dan ke-5 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-6 dan ke-7 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-8 dan ke-9 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-10, ke-11, dan ke-12 adalah nomor urut Sales Order. Contoh: SOARM Nomor EBP: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu EBP. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut Formulir Estimasi Biaya Produksi. Contoh: EBPARM Nomor MR: Digit pertama dan ke-2 adalah kode dokumen yaitu MR. Digit ke-3, ke-4 dan ke-5 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-6 dan ke-7 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-8 dan ke-9 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-10, ke-11, dan ke-12 adalah nomor urut Materials Requisition. Contoh: MRARM Nomor PBB: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu PBB. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut Formulir Pengeluaran Bahan Baku. Contoh: PBBARM Nomor SPK: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu SPK. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut Surat Perintah Kerja. Contohnya: SPKARM

32 97 Nomor FPJ: Digit pertama, ke-2, dan ke-3 adalah kode dokumen yaitu FPJ. Digit ke-4, ke-5, dan ke-6 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-7 dan ke-8 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-9 dan ke-10 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-11, ke-12, dan ke-13 adalah nomor urut FPJ. Contoh: FPJARM Nomor SJ: Digit pertama dan ke-2 adalah kode dokumen yaitu SJ. Digit ke-3, ke-4 dan ke-5 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-6 dan ke-7 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-8 dan ke-9 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-10, ke-11, dan ke-12 adalah nomor urut Surat Jalan. Contoh: SJARM Nomor MBTS: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu MBTS. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Formulir Permintaan Bahan Tak Langsung Sampel. Contoh: MBTSARM Nomor KBTS: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu KBTS. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Formulir Pengeluaran Bahan Tak Langsung Sampel. Contoh: KBTSARM Nomor MBTL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu MBTL. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Formulir Permintaan Bahan Tak Langsung. Contoh: MBTLARM

33 98 Nomor KBTL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu KBTL. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Formulir Pengeluaran Bahan Tak Langsung. Contoh: KBTLARM Nomor TBTL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu TBTL. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Transaksi Biaya Bahan Tak Langsung. Contohnya: TBTLARM Nomor TKTL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu TKTL.Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Transaksi Biaya Tenaga Kerja Tak Langsung. Contoh: TKTLARM Nomor TOHL: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu TOHL. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Transaksi Biaya Overhead Pabrik Lain-Lain. Contoh: TOHLARM Nomor BOPA: Digit pertama, ke-2, dan ke-3, dan ke-4 adalah kode dokumen yaitu BOPA. Digit ke-5, ke-6, dan ke-7 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-8 dan ke-9 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-10 dan ke-11 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-12, ke-13, dan ke-14 adalah nomor urut Transaksi BOP Aktual. Contoh: BOPAARM

34 99 Nomor CS: Digit pertama dan ke-2 adalah kode dokumen yaitu CS. Digit ke-3, ke-4 dan ke-5 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-6 dan ke-7 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-8 dan ke-9 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-10, ke-11, dan ke-12 adalah nomor urut transaksi Cost Sheet. Contoh: CSARM Nomor Varians: Digit pertama adalah kode dokumen yaitu V. Digit ke-2, ke-3 dan ke-4 adalah 3 huruf terdepan dari nama karyawan. Digit ke-5 dan ke-6 adalah bulan pencatatan transaksi. Digit ke-7 dan ke-8 adalah tahun pencatatan transaksi. Digit ke-9, ke-10, dan ke-11 adalah nomor urut Varians. Contoh: VARM Tabel 3.7 Analisis Temuan Hasil Survei 5 Temuan 5 : Memerlukan waktu yang lama untuk menghitung biaya produksi dikarenakan belum tersedianya database yang dapat menyimpan dan mengintegrasikan data yang berhubungan dengan perhitungan biaya produksi. Kriteria : Menurut McLeod dan Schell (2007, p128), DBMS is a software application that stores the structure of the database, the data itself, relationships among data in the database, and forms and reports pertaining to the database Sebab : Belum memiliki tempat penyimpanan data dan sistem komputer yang terintegrasi. Akibat : Membutuhkan waktu yang lama dalam memperoleh data, data yang dibutuhkan menjadi kurang akurat, dan proses perhitungan biaya produksi menjadi lambat. Rekomendasi : Membuat suatu aplikasi dan database yang terintegrasi sehingga dapat membantu perusahaan dalam melakukan perhitungan biaya produksi secara cepat, tepat, dan akurat.

35 100 Tabel 3.8 Analisis Temuan Hasil Survei 6 Temuan 6 : Terdapat perangkapan tugas dan wewenang dalam perusahaan yaitu Manajer Produksi, Engineering, dan Maintenance dalam membuat estimasi biaya produksi, membuat Surat Perintah Kerja, dan melakukan permintaan pembelian bahan baku serta Bagian Marketing dalam membuat Surat Penawaran Harga dan Sales order Kriteria : Menurut Jones dan Rama (2006, p124), Seggregation of duties among internal agents is a core concept in designing internal control activities. Typically, for fraud to occur, employees need access to assets as well as the ability to conceal the fraud in the organization s record. Sebab : Belum adanya rincian job description yang jelas untuk masingmasing karyawan dalam perusahaan. Akibat : Terdapat risiko kecurangan dalam bagian internal perusahaan Rekomendasi : seperti manipulasi data perusahaan. Memisahkan tugas dan wewenang pada beberapa fungsi perusahaan sehingga lebih terspesialisasi, dengan menerapkan job description yang jelas. Tabel 3.9 Analisis Temuan Hasil Survei 7 Temuan 7 : Tidak adanya laporan yang dihasilkan dari proses produksi seperti laporan penawaran harga, laporan estimasi biaya produksi, laporan analisis customer, laporan cost sheet, laporan produk jadi, laporan biaya bahan tak langsung, laporan tenaga kerja tak langsung, laporan biaya overhead pabrik lain-lain, laporan biaya overhead pabrik aktual. Kriteria : Menurut Jones dan Rama (2006, p201), Reports is a formatted and organized presentation of data. Reports are created and used as an integral part of business processes. Reporting involves aggregating, summarizing, and organizing information about events, agents, and products/services in a variety of ways. Menurut Mulyadi (2001, p5), Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

36 101 Sebab : Tidak adanya kebijakan dari manajemen untuk menggunakan laporan sebagai dasar untuk membuat keputusan. Akibat : Perusahaan tidak dapat mengambil keputusan karena tidak terdapat laporan yang memadai yang berisi informasi yang lengkap dan akurat, guna mendukung dalam proses pengambilan keputusan. Rekomendasi : Membuat sistem informasi yang terkomputerisasi, yang dapat membuat laporan yang dibutuhkan. Tabel 3.10 Analisis Temuan Hasil Survei 8 Temuan 8 : Atribut yang terdapat pada formulir berjalan tidak digunakan sebagaimana mestinya. Contohnya dalam Order Sample, terdapat atribut yang tidak diisi seperti No. PO dan Remarks; Part No dan Model (pada Order Sample dan Sales Order), dan No. PO pada Surat Perintah Kerja dan Surat Perintah Kerja Sampel Kriteria : Menurut Jones dan Rama (2006, p288), Form. A formatted document containing blank fields that users can fill in with data. Menurut Bodnar dan Hopwood (2010, p405), Area rancangan formulir seharusnya diberikan perhatian yang baik oleh tim perancang sistem karena formulir adalah interface antara pengguna dan sistem itu sendiri Sebab : Dikarenakan pihak manajemen belum menyadari betapa pentingnya perancangan formulir yang tepat dan pentingnya kelengkapan data atau informasi dari suatu formulir. Akibat : Penggunaan suatu formulir menjadi tidak efektif, dikarenakan informasi yang ada pada formulir tidak dituliskan dengan lengkap. Rekomendasi : Menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi, yang dapat menghasilkan formulir yang berisi data yang dibutuhkan serta menghilangkan atribut yang tidak diperlukan untuk merekam transaksi bisnis yang terkait.