BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 38 BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan Sejarah perusahaan Gambar 3.1 Sejarah Perjalanan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE ( Nomor Surat Izin Usaha : 03006/ ) PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE atau JNE Didirikan pada tanggal 26 November 1990 dengan memulai usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabean / impor kiriman

2 39 barang atau dokumen dari luar negeri sampai pengantarannya ke seluruh wilayah Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasionalnya dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan yang bermarkas di Hongkong yang kemudian memberikan kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke seluruh dunia. JNE merupakan perusahaan yang didirikan pertama kali oleh H.SOEPRAPTO SUPARNO. Dengan beberapa Dewan Komisaris yaitu : Komisaris Utama Komisaris I Komisaris II Komisaris III : H. SOELASMO : Hj. NUARINI SOEPRAPTO : HUI MARIAWATI : R. RUSMADI Dan Dewan Direksi yaitu : Direktur Utama Direktur Pelaksana : H.SOEPRAPTO SUPARNO : H.JOHARI ZEIN Direktur Keuangan dan Administrasi : HUI CHANDRA FIRETA Direktur Pemasaran : MOHAMAD FERIADI Direktur Operasional : EDI SANTOSO.

3 40 Selain itu, PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE termasuk sebagai keanggotaan dalam asosiasi : ACCA : Associated Courier Conference of Asia (since 1991) ASPERINDO : Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Express Indonesia. FIATA : International Federation of Freight Forwarders Association. IATA : International Air Transport Association. KADIN : Kamar Dagang dan Industri. Gambar 3.2 Keanggotaan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dalam Asosiasi Dengan sertifikasi URS ( United Registrar of System) (tahun 2004) ISO 9001 : 2008 (Management Mutu) Visi dan Misi perusahaan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE memiliki visi dan misi sebagai pedoman untuk menjadikan perusahaan yang lebih

4 41 baik dan memiliki kredibilitas. Berikut adalah visi misi dari PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE. Visi Menjadikan perusahaan logistik kelas dunia. Misi Memberikan pengalaman terbaik kepada pelanggan secara konsisten. Di bawah ini adalah core value dari PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE sehingga menjadi nilai dasar untuk budaya kerja perusahaan : Jujur : Suatu keadaan yang mengutamakan kebenaran hakiki pada diri sendiri, lingkungan dan rekan kerja. Visioner : Pandangan jauh ke depan yang sesuai dengan Visi dan Misi perusahaan. Displin : Memposisikan segala sesuatu pada tempat dan waktu semestinya. Tanggung Jawab : suatu kesediaan untuk menerima, menjalankan dan mengelola tugas, wewenang tugas, penggunaan wewenang dan menjaga kepercayaan yang diberikan kepadanya.

5 Struktur Organisasi Struktur Organisasi IT Services 2011 STRUKTUR ORGANISASI IT SERVICES 2011 PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE Gambar 3.3 Struktur Organisasi IT Service 2011 PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE Tahun 2006

6 Struktur Organisasi National Transportation Departement STRUKTUR ORGANISASI NATIONAL TRANSPORTATION DEPARTEMENT PT.TIKI Jalur Nugraha Ekakurir / JNE Gambar 3.4 Struktur Organisasi National Transportation Departement / NTD PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE Tahun 2006

7 Struktur Organisasi Dispatch STRUKTUR ORGANISASI DISPATCH PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE Gambar 3.5 Struktur Organisasi Dispatch PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE Tahun 2006

8 Tugas dan Tanggung Jawab Seperti gambar 3.3 Struktur Organisasi IT Services 2011 terdapat 8 sub-organisasi yang memiliki urutan dan tanggung jawab. Di bawah ini merupakan bagian, tugas, dan tanggung jawab dari IT Services : IT Director : adalah orang yang bertanggung jawab sepenuhnya mengenai IT services pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE. IT Senior Manager : adalah orang yang bertanggung jawab melaporkan kepada IT Director, memonitor dan memberikan masukan kepada IT Services Manager. IT Services Manager : adalah orang yang bertanggung jawab mengelola dan bertanggung jawab mengenai jalannya proses bisnis yang berkenaan dengan IT services serta menerima laporan dari Help Desk, Business Analysis & Quality Assurance, Management info System, DOC & Training, Special Project Pooling Resources. Project Comm Officer : adalah orang yang bertugas membantu IT Services Manager dalam melakukan tugasnya dalam mengelola proses bisnis PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE serta mengkomunikasikan proyek kerja kepada para staff.

9 46 Help Desk : adalah orang yang bertugas mengatasi masalah yang berkenaan dengan IT services pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE. Business Analysis & Quality Assurance : adalah orang yang bertugas menganalisis bisnis dan menjaga kualitas PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE. Management Info System : adalah orang yang bertugas untuk mengelola sistem informasi PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE. DOC & Training : adalah orang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengdokumentasikan setiap adanya perubahan-perubahan dan kejadian-kejadian yang berkenaan dengan IT Services serta bertanggung jawab melakukan training kepada user. Special Project Pooling Resources : adalah tim yang bertanggung jawab untuk mengelola project-project dan melakukan perubahan terhadap sistem informasi yang berkenaan dengan IT services pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE. Pada gambar 3.4 Struktur Organisasi National Transportation Departement / NTD pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE memiliki 13 sub-bagian yang saling bekerjasama untuk

10 47 menjalankan pengiriman barang atau dokumen domestik. Di bawah ini adalah tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian : Manager : adalah orang yang bertanggung jawab dan bertugas untuk mengelola dan memonitor jalannya proses pengiriman barang domestik yang ada pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE serta menerima laporan dari Supervisor OUT/IN Airport, Supervisor Admin & Tracing, Supervisor Night Outbound. Supervisor OUT/IN Airport : adalah orang yang bertugas mengawasi proses pengiriman dan penerimaan barang atau dokumen PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE yang ada di Bandara serta menerima laporan dari JR. Supervisor siang dan malam. i: adalah orang yang bertugas mengawasi proses pencatatan dan pelacakan atau pencarian terhadap barang atau dokumen yang di terima tidak lengkap, barang atau dokumen Misssroute atau Crisscross, barang atau dokumen rusak atau hilang yang terjadi pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE serta meneima laporan dari JR. SPV ADM KEU dan JR SPV ADM. Tracing. Supervisor Night Outbound :adalah orang yang bertugas mengawasi jalannya proses pengiriman barang atau

11 48 dokumen yang dilakukan pada malam hari yang ada pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan menerima laporan dari JR. SPV Bandara Mas dan JR. SPV S. Parman. JR. Supervisor siang dan malam : adalah orang yang bertugas membantu mengawasi jalannya proses pengiriman barang atau dokumen yang terjadi pada siang hari dan malam hari yang ada pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan melaporkan kepada Supervisor OUT/ IN BOUND. JR. SPV ADM KEU : adalah orang yang bertugas membantu mengawasi pencatatan laporan keuangan yang ada pada PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan melaporkan kepada Supervisor Admin dan Tracing. JR. SPV ADM Tracing : adalah orang yang bertugas membantu mengawasi pencatatan dan pencarian terhadap barang atau dokumen PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE yang selama proses pengiriman dinyatakan bahwa barang atau dokumen tidak lengkap, barang atau dokumen Misssroute atau Crisscross, barang atau dokumen rusak atau hilang serta melaporkan kepada Supervisor Admin dan Tracing.

12 49 JR. SPV Bandara Mas : adalah orang yang bertugas membantu mengawasi jalannya proses pengiriman barang atau dokumen PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE pada malam hari yang ada di Bandara Mas dan melaporkan kepada Supervisor NIGHT OUTBOUND. JR. SPV S.Parman : adalah orang yang bertugas membantu mengawasi jalannya proses pengiriman barang atau dokumen PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE pada malam hari yang ada pada cabang S. Parman dan melaporkan kepada Supervisor NIGHT OUTBOUND. Coordinator Siang dan Malam : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff yang bertugas siang dan malam hari untuk melakukan proses pengiriman dan penerimaan barang atau dokumen yang ada di Bandara pada siang hari dan malam hari kepada staff yang bertugas melakukan proses pengiriman dan penerimaan barang atau dokumen PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE serta membuat laporan pengiriman dan penerimaan barang atau dokumen yang telah dilakukan untuk diserahkan kepada JR. Supervisor siang dan malam. COORD ADM dan KEU : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff ADM dan KEU untuk melakukan pencatatan dan membuat laporan keuangan

13 50 terhadap pengiriman yang dilakukan oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan melaporkan kepada JR. SPV ADM KEU. COORD. CHECKER: adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi terhadap Staff Checker dan melakukan mengecekan terhadap barang atau dokumen yang akan di kirim oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan melaporakan kepada JR. SPV ADM Tracing. COORD. Tracing : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi terhadap proses pengecekan kembali dan proses pencarian kembali terhadap barang atau dokumen yang tidak lengkap, mengalami Missroute/Cris-cros, dan barang atau dokumen yang rusak atau hilang di PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE kepada Staff Tracing serta melaporkan kepada JR. SPV ADM. Tracing. COORD. Transit :adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff Transit terhadap proses barang atau dokumen yang mengalami proses persinggahan untuk dilakukan pengiriman selanjutnya ke tempat yang ditujukan kepada Staff Transit PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan melaporkan kepada JR. SPV ADM Tracing.

14 51 COORD. Outbound : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi terhadap proses pengiriman barang atau dokumen yang dilakukan pada malam hari oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE di Bandara Mas kepada Staff Outbound malam hari Bandara Mas dan melaporkan kepada JR. SPV Bandara Mas. COORD. Transit malam : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff Transit malam terhadap barang atau dokumen PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE yang mengalami proses persinggahan untuk dilakukan pengiriman selanjutnya pada malam hari di Bandara Mas dan melaporkannya kepada JR. SPV Bandara Mas. COORD. Yes : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff Yes malam terhadap pengirim yang telah memilih pelayanan pengiriman barang atau dokumen Yes (pengiriman barang atau dokumen satu hari sampai ke tempat tujuan) di PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE pada malam hari di Bandara Mas dan melaporkan kepada JR. SPV Bandara Mas. COORD. HVS : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff HVS untuk melakukan proses pengiriman terhadap barang atau dokumen penting yang

15 52 memiliki nilai jual tinggi yang dilakukan pada malam hari oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE di Bandara Mas dan melaporkan kepada JR. SPV Bandara Mas. COORD Packing : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff Packing malam terhadap proses pengepakan barang atau dokumen yang ada di cabang S.Parman PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE untuk dimasukan ke dalam bag atau peti dan melaporkan kepada JR. SPV S.Parman. COORD Bagging : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff Bagging untuk melakukan proses Bagging atau memasukan semua barang atau dokumen ke dalam bag untuk di kirim oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE berdasarkan destination dan melaporkan kepada JR. SPV S.parman. COORD HVS : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi kepada Staff HVS untuk melakukan proses pengiriman terhadap barang atau dokumen penting yang memiliki nilai jual tinggi yang dilakukan pada malam hari di cabang S.Parman PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan melaporkan kepada JR. SPV S. Parman. COORD. CHECKER: adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi terhadap Staff Checker S.Parman

16 53 untuk melakukan pengecekan terhadap kondisi dan kelengkapan barang atau dokumen yang ada di cabang S.Parman PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dan melaporkan kepada JR. SPV S. Parman. COORD. Yes : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi terhadap Staff Yes terhadap proses pengiriman barang atau dokumen malam hari yang mendapatkan pelayanan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE dalam pengiriman dengan jangka waktu satu hari sampai ke tempat tujuan dan melaporkan pada JR. SPV S. Parman. COORD. Entry Data : adalah orang yang bertugas melakukan koordinasi terhadap Staff Entry Data untuk melakukan pencatatan setiap data pengiriman barang atau dokumen yang dilakukan pada malam hari oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE berdasarkan connote yang di terima dan melaporkan kepada JR. SPV S. Parman. Gambar 3.5 Struktur Organisasi Dispatch PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE terbagi dalam beberapa sub-bagian diantaranya sebagai berikut : Dispatch Manager : adalah orang yang bertugas untuk memastikan semua kegiatan operasional berjalan dengan benar sesuai dengan alur kerja prosedur Dispatch

17 54 Inbound Supervisor : adalah orang yang bertugas untuk memastikan bahwa kegiatan operasional inbound (penerimaan barang mulai dari serah terima barang atau dokumen hingga penyerahan barang ke operasional outbound) berjalan sesuai dengan SOP. Day&Night Checker Inbound Coordinator: adalah orang yang melakukan koordinasi untuk proses serah terima barang, men-scan per bag-tag berikut barang atau dokumen yang termasuk dalam bag tersebut, mengecek kondisi dan kelengkapan barang/dokumen, membuat Inbound Manifest. Runsheet Coordinator: adalah orang yang bertugas untuk melakukan pengecekan akhir atas kelengkapan barang atau dokumen, melakukan pemisahan barang atau dokumen berdasarkan area antaran kurir dan atau subagen, membuat Delivery Runsheet per kurir dan atau subagen. Undelivery Inbound Coordinator: adalah orang yang bertugas untuk menerima barang atau dokumen yang memiliki status non-delivery (open POD, undel, dan redelivery) pada saat proses penerimaan barang atau dokumen, bersama pihak Origin/transit melakukan pengecekan data dan melakukan perbaikan yang

18 55 diperlukan, melakukan tracing dan tracking dengan pihak operasional, melaporkan ke pihak Origin dan atau transit yang dimaksud, membuat connote dummy yang merujuk pada nomor connote dari barang atau dokumen yang akan di-return, menyerahkan barang atau dokumen ke bagian operasional outbound agar bisa di-return ke Origin. Undelivery Outbound Coordinator : adalah orang yang bertugas untuk menerima barang atau dokumen yang memiliki status non-delivery (openpod, undel, dan redelivery) pada saat proses pengiriman barang atau dokumen, bersama pihak destination melakukan pengecekan data dan melakukan perbaikan yang diperlukan, melakukan tracing dan tracking dengan pihak operasional, melaporkan ke pihak destination yang dimaksud, membuat connote dummy yang merujuk pada nomor connote dari barang atau dokumen yang akan direturn, menyerahkan barang atau dokumen ke bagian operasional outbound agar bisa di-return ke Origin. POD Coordinator : adalah orang yang bertugas untuk menerima lembar Delivery Runsheet dari Runsheet Coordinator, melakukan pengisian POD, menyatakan status POD ditutup (delivered), melakukan penyusunan POD berdasarkan nomor runsheet.

19 56 Delivery Supervisor : adalah orang yang bertugas untuk mengawasi dan memastikan prosedur pengiriman barang ke kantor outbound berjalan sesuai dengan SOP. Administration Supervisor : adalah orang yang bertugas untuk mengawasi dan menjalankan kegiatan administrasi kantor Dispatch, menerima permintaan pick-up barang atau dokumen dari Customer Service, membuat jadwal pick-up, menyediakan data-data administrasi yang dibutuhkan dalam proses inbound. Pick Up Supervisor : adalah orang yangbertugas untuk mengawasi dan memastikan proses pick-up berjalan sesuai dengan SOP, membuat pendistribusian area serta kurir pick-up, membuat Pick Up Order, memerintahkan driver dan rider untuk melakukan pick-up barang atau dokumen. Takuhaibin Supervisor : adalah orang yang bertugas mengawasi jalannya proses Pick Up atau pengambilan barang atau dokumen yang akan di kirim oleh PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir/JNE di agen agen dan sub-agen berdasarkan wilayah pengawasan yang ditetapkan dalam inbound.

20 Sistem Yang Sedang Berjalan Prosedur Pick Up Service Proses Pick-up Service dikhususkan bagi Customer Agen yang telah terdaftar dan melakukan kesepakatan Pick-up Service dengan JNE. Biasanya setiap bulan Customer Agen akan mendapatkan sejumlah Connote kosong untuk mereka isi sendiri setiap ada permintaan pick-up. Prosesnya dimulai ketika Customer melakukan permintaan pick-up barang maupun dokumen melalui telepon ke bagian Customer Service yang berada di Kantor Perwakilan JNE. Customer dapat melakukan permintaan untuk sekali pick-up di satu waktu saja maupun pick-up yang terjadwal. Setiap harinya, Customer Service akan memberitahukan permintaan jadwal pickup oleh Customer beserta perubahannya jika ada ke Bagian Administrasi di Kantor Dispatch untuk dimasukkan ke dalam Jadwal Pick Up. Jadwal Pick Up dikumpulkan untuk kemudian diserahkan ke Bagian Pick Up untuk dibuat pendistribusian area serta kurir pick-up, setelah itu Jadwal pick-up akan diotorisasi oleh pick-up Supervisor. Kemudian berdasarkan permintaan pick-up dari Customer, Customer Service akan membuat formulir Pick Up Request.

21 58 Setelah Pick Up Request di-approve oleh Bagian Pick Up maka Bagian Pick Up akan membuatkan Pick Up Order untuk masingmasing Kurir Pick Up. Di Kantor Dispatch, Bagian Pick Up akan membuat Pick Up Order untuk satu kurir yang berisi sejumlah Nama Customer beserta alamat tujuan Pick Up dengan mengisi Courier ID sesuai area Pick Up untuk kurir tersebut. Setelah Pick Up Order dibuat, maka Bagian Pickup melakukan konfirmasi kurir jika diperlukan, setelah selesai maka form Pick Up Order akan disimpan dan dicetak untuk diserahkan ke Kurir Pick Up yang akan melakukan pengambilan barang. Jika Customer Service memberitahukan pembatalan/penundaan Pick Up oleh Customer, maka Bagian Pick Up akan membatalkan Pick Up Request tersebut dengan memberikan keterangan di Pick Up Order. Setelah menerima Pick Up Order dari Bagian Pick Up maka Kurir Pick Up akan melakukan proses Pick Up ke alamat yang tertera di Pick Up. Setelah barang/dokumen diterima, Kurir Pick Up akan membawa barang tersebut beserta Connote yang telah diisi oleh Customer. Connote rangkap 1 (Shipper) akan diserahkan ke Customer. Jika terjadi Miss Pick Up (Laporan dari Kurir Pick Up bahwa barang atau dokumen Customer tidak dapat di Pick Up karena alasan tertentu), maka Kurir Pick Up akan memberitahukan Miss Pick Up tersebut kepada Pick Up

22 59 Supervisor untuk kemudian dibuat Pick Up Order kembali di hari lain. Setelah barang telah dipick Up, maka Kurir Pick Up akan melakukan serah terima barang atau dokumen ke Bagian Operasional menyerahkan daftar barang untuk dilakukan proses receiving oleh Bagian Checker yang akan dibuatkan Pick Up Receipt berdasarkan Pick Up Order yang telah diterima dari Kurir Pick Up. Setiap periode yang telah ditentukan, Bagian Pick Up akan membuat Laporan Pick Up Request dan Laporan Pick Up Order untuk diserahkan ke Pick-up Supervisor Prosedur Outbound Proses Outbound dikhususkan untuk pengiriman barang domestik. Proses dimulai ketika Kurir menyerahkan hasil Pick Up yang berasal dari agen dan sub-agen diterima berdasarkan Connote dan distribusi Customer, berasal dari Cash Counter atau Kantor perwakilan. Kurir akan menyerahkan barang atau dokumen dan Connote serta Goods List kepada bagian Checker. Bagian Checker akan melakukan proses receiving dengan melakukan scan pada connote barang yang diterima ke dalam distribution form. Kemudian bagian Checker akan melakukan

23 60 pengecekan terhadap kelengkapan dan kesesuaian barang atau dokumen yang diterima berdasarkan Packing list kurir. Setelah dilakukan pengecekan, bagian Checker akan menyerahkan barang atau dokumen berserta connote kepada bagian Bagging. Bagian Bagging akan melakukan penyortiran terhadap barang atau dokumen yang diterima berdasarkan wilayah pengiriman. Setelah dilakukan penyortiran, bagian Bagging akan mencabut 1 rangkap connote barang atau dokumen yang dimasukan ke dalam bag. Kemudian bagian Bagging akan menimbang bag yang berisi barang atau dokumen setiap wilayah pengiriman dan menuliskan berat bag di connote yang sudah dikumpulkan perwilayah pengiriman dan sudah ditempelkan nomor Barcode bag. Pada bag, bagian Bagging juga akan menempelkan nomor Barcode bag dan menuliskan kode wilayah pengiriman serta berat bag. Setelah proses Bagging selesai, bagian Bagging menyerahkan kumpulan connote yang sudah dituliskan berat bag serta nomor Barcode bag kepada bagian cargo list untuk melakukan pencatatan nomor baig dan berat bag untuk satu kali pengiriman udara. Dalam proses bersamaan, bagian Bagging akan

24 61 menyerahkan bag kepada kurir untuk mengantarkan bag ke Airport pada cargo yang dituju untuk pengiriman. Bagian cargo list akan menyerahkan cargo list kepada bagian SMU untuk membuat SMU. Dalam waktu bersamaan bagian cargo list juga menyerahkan connote yang sudah dikumpulkan beserta nomor Barcode bag kepada bagian entry data untuk dilakukan proses peng-input-an data connote. Kemudian bagian entry data akan menyerahkan kumpulan connote yang sudah di entry kepada bagian Manifest outbound. Bagian Manifest outbound akan membuat Manifest outbound dengan menginput nomor bag dan nomor connote sesuai dengan wilayah pengiriman dalam satu bag. setelah Manifest outbound selesai dibuat, bagian Manifest outbound akan menyerahkan Manifest outbound berserta kumpulan connote yang ditempel nomor bag sesuai dengan yang ada pada Manifest outbound kepada bagian billing. Setiap akhir periode bagian Manifest Outbound akan membuat Manifest outbound parameter report

25 Prosedur Inbound Proses penerimaan barang atau dokumen (inbound) terjadi pada saat kurir menyerahkan bag yang di terima dari Airport ke tempat inbound. Kurir akan menyerahkan bag kepada bagian Checker untuk dilakukan pengecekan terhadap barang yang ada dalam bag yang di terima. Bagian Checker akan melakukan scan pada nomor bag dan mengecek kesesuaian jumlah barang yang tertera di dalam Manifest Inbound. Jika dalam pengecekan jumlah barang terdapat kekurangan jumlah barang yang di terima, bagian Checker akan meng-input nomor connote barang yang tidak ada. Setelah itu, bagian Checker akan menyerahkan Manifest Inbound kepada bagian Delivery. Bagian Delivery akan melakukan penyortiran terhadap barang atau dokumen yang diterima berdasarkan wilayah destination pengantaran kurir. Setelah selesai, bagian Delivery akan membuat Runsheet dan memerintahkan kurir untuk melakukan pengiriman. Kurir akan meminta tanda tangan customer atas penerimaan barang atau dokumen yg dikirim pada 2 rangkap connote dan Runsheet. Kemudian kurir akan menyerah 1 rangkap connote untuk customer dan 1 rangkap connote akan diserahkan pada bagian POD berserta Runsheet ketika kurir selesai

26 63 melakukan pengiriman barang atau dokumen. Berdasarkan Runsheet dan Connote yang diterima bagian POD akan membuat Proof Of Delivery untuk mengupdate status pengiriman barang. Setiap hari bagian POD akan membuat laporan pengiriman dan Arsip berdasarkan Runsheet dan Connote yang di terima dari kurir dan Setiap akhir periode bagian inbound akan membuat parameter inbound Manifest report. Selama barang atau dokumen dilakukan proses pengiriman, berdasarkan status pengiriman barang yang di konfirmasikan oleh kurir bahwa barang atau dokumen tidak dapat dikirim karena alamat tidak lengkap, penerima tidak berada di rumah, penerima pindah alamat dan lainnya, bagian POD akan mengkonfirmasikan kepada bagian Undel untuk barang yang tidak terkirim dan kurir akan memberikan barang atau dokumen yang tidak terkirim kepada bagian Undel. Bagian Undel akan melakukan konfirmasi terhadap barang termasuk menghubungi pengirim kembali untuk barang-barang yang tidak dapat di kirim ulang. Barang yang dapat dikirim ulang, bagian Undel akan membuat connote dummy dan menyerahkan berserta barang atau dokumen yang akan dikirim ulang. Untuk barang yang tidak dapat dikirim karena alamat tidak lengkap dan pindah, bagian Undel akan menghubungi Customer

27 64 dan meminta alamat baru untuk pengiriman. Setiap melakukan konfirmasi kepada customer bagian Undel akan mencatat semua barang yang tidak terkirim berdasarkan informasi barang atau dokumen.

28 Rich Picture Sistem Berjalan Rich Picture Pick Up Service Gambar 3. 6 Rich Picture Pick Up Service

29 Rich Picture Outbound Gambar 3.7 Rich Picture Outbound

30 Rich Picture Inbound Gambar 3.8 Rich Picture Inbound

31 Event Table Sistem Berjalan Event Table Pick Up Service Tabel 3.1 Event Table Pick Up Service Event Internal Agent Start When Activity 1. Memerintahkan Customer Customer Menerima permintaan penjadwalan Pick Service melakukan Pick Up dari Customer Up permintaan melalui Pick Up telepon/fax/ Mencatat permintaan jadwal Pick Up Mengirimkan permintaan jadwal Pick Up melalui ke Bagian Administrasi 2. Membuat jadwal Bagian Menerima Membuat Jadwal Pick Pick Up Administrasi permintaan Up untuk Agen jadwal Pick Up dari Customer Service Menyerahkan Jadwal Pick Up ke Bagian Pick Up

32 69 3. Mendistribusikan Bagian Pick Menerima Mendistribusikan area Pick Up Up jadwal Pick serta Kurir Pick Up Up dari berdasarkan Jadwal Bagian Pick Up, Administrasi Membuat Distribusi Pick Up Menyerahkan Distribusi Pick Up ke Pick Up Supervisor untuk diotorisasi 4. Mengotorisasi Pick Up Menerima Mengecek distribusi distribusi Pick Supervisor distribusi area dan kurir Pick Up, Up Pick Up dari Bagian Pick Up Mengotorisasi Distribusi Pick Up 5. Melakukan Customer Jadwal Pick Menerima informasi konfirmasi Pick Service Up untuk dari Bagian Pick Up Up Customer bahwa Pick Up sudah telah dijadwalkan ditentukan Membuat form Pick Up Request

33 70 Mengirimkan Pick Up Request ke Bagian Pick Up 6. Memerintahkan Bagian Pick Menerima Membuat form Pick Up Pick Up Up Pick Up Order Request dari Customer Service, Mengkonfirmasi Pick Up Order penjadwalan Mengkonfirmasi Kurir scheduled Pick Up Pick Up Menyerahkan Pick Up Order ke Kurir Pick Up 7. Melakukan Pick Kurir Pick Up Menerima Mengecek Pick Up Up Pick Up Order Order dari Bagian Pick Up Melakukan Pick Up sesuai urutan rute Pick Up Menerima barang, daftar barang, serta connote yang sudah diisi dari Customer

34 71 Menandatangani connote Menyerahkan Connote rangkap 1 ke Customer 8. Menyerahkan Kurir Pick Up Selesai Menyerahkan barang, barang Pick Up melakukan daftar barang, serta Pick Up connote ke Bagian barang dari Receiving Customer 9. Mengkonfirmasi Bagian Menerima Mengambil Connote penerimaaan Receiving barang dan rangkap 2 barang atau dokumen, Daftar Membuat Pick Up Receipt Barang Pick Menyerahkan barang Up, beserta beserta daftar barang ke Connote dari Bagian Checker Kurir Pick Menyerahkan Connote Up rangkap 2 ke Bagian Entry Mencetak Pick Up

35 72 Receipt, Menyerahkan Pick Up Receipt ke Bagian Pick Up 10. Membuat laporan Bagian Pick Up Setiap hari setelah menerima Pick Up Receipt dari Bagian Receiving Membuat Laporan Pick Up Request Membuat Laporan Pick Up Order Menyerahkan Laporan Pick Up Request serta Laporan Pick Up Order ke Pick Up Supervisor

36 Event Table Outbound Tabel 3.2 Event Table Outbound Event Internal Start When Activity Agent 1. Menyerahkan Kurir Selesai mengambil Menyerahkan barang atau hasil Pick Up barang dari dokumen kepada Checker Customer Agen Menyerahkan Goods List kepada Bagian Checker 2. Melakukan Bagian Menerima barang Melakukan scan Connote proses Checker dan Goods List dari Menerima Goods List dari receiving Kurir Kurir Menerima barang atau dokumen Mengecek kelengkapan dan kesesuaian barang dan dokumen Menyerahkan barang atau dokumen dan Connote kepada Bagian Bagging 3. Melakukan Bagian Menerima barang Menerima barang atau pengepakkan Bagging atau dokumen dokumen dan Connote dari

37 74 barang beserta Connote dari Bagian Checker Bagian Checker Mencabut 1 rangkap Connote barang atau dokumen yang dimasukan ke dalam bag Menimbang bag yang berisi barang atau dokumen setiap wilayah pengiriman Menuliskan berat bag di Connote yang sudah dikumpulkan perwilayah pengiriman Menempelkan nomor Barcode bag Menuliskan kode wilayah pengiriman dan berat bag, Menyerahkan kumpulan Connote yg sudah ditulis berat bag dan ditempel Barcode nomor bag kepada Bagian Cargo List Menyerahkan bag kepada

38 75 Kurir 4. Membuat Bagian Menerima Connote Melakukan pencatatan Cargo List Cargo List yang sudah ditempel nomor bag dan berat bag dan ditulis berat bag untuk satu kali pengiriman udara, Membuat Cargo List Menyerahkan Cargo List kepada Bagian SMU 5. Melakukan Kurir Menerima bag dari Menerima bag dari Bagian pengiriman Bagian Bagging Bagging barang Melakukan pengiriman bag ke bandara 6. Membuat Bagian Menerima Cargo Menerima Cargo List SMU SMU List dari Bagian Membuat SMU (Surat Cargo List Muatan Udara) 7. Melakukan Bagian Menerima Connote Melakukan peng-input-an entry data Entry Data dari Bagian Cargo data Connote List Menyerahkan kumpulan Connote yang sudah di entry kepada Bagian Manifest Outbound 8. Membuat Bagian Menerima kumpulan

39 76 Manifest Manifest Connote yang sudah Menerima kumpulan Outbound Outbound di entry Connote dari Bagian Entry Data Membuat Manifest Outbound dengan menginput nomor bag dan nomor Connote sesuai dengan wilayah pengiriman dalam satu bag Menyerahkan Manifest Outbound beserta kumpulan Connote yang ditempel nomor bag sesuai dengan yang ada pada Manifest Outbound kepada Bagian Billing 9. Membuat Bagian Setiap hari setelah Membuat laporan Manifest laporan Manifest dilakukan Outbound Report Outbound pengiriman Parameter

40 77

41 Event Table Inbound Tabel 3.3 Event Table Inbound Internal Event Agent Start When Activity 1. Menyerahkan Kurir Selesai Menyerahkan barang Barang melakukan Pick atau dokumen ke Up dari Customer Bagian Checker Agen dan Airport Menyerahkan Goods List kepada Bagian Checker 2. Melakukan Bagian Menerima barang Menerima bag pengecekan Checker dan Connote dari barang, dan connote barang atau Kurir dari Kurir dokumen Mengecek kelengkapan dan kesesuaian jumlah barang dan dokumen dalam bag Membuat Manifest Inbound Menginput nomor

42 79 connote barang yang tidak ada Menyerahkan barang dan connote kepada Bagian Delivery Mencabut 1 rangkap connote Menyerahkan connote kepada Bagian Entry Data. 3. Melakukan Bagian Menerima Menerima Connote entry Data Entry Data connote dari dari Bagian Checker Bagian Checker Melakukan entry data barang atau dokumen serta pengirim dan penerima pada connote 4. Memerintahkan Bagian Menerima barang Menerima barang mengirim Delivery atau dokumen atau dokumen barang dari Bagian Melakukan Checker penyortiran barang atau dokumen

43 80 Memerintahkan Kurir untuk mengirim barang atau dokumen Membuat Delivery Runsheet Menyerahkan barang atau dokumen kepada Kurir untuk di kirim. 5. Melakukan Kurir Menerima barang Menerima barang pengiriman atau dokumen dan atau dokumen dari barang atau Delivery Runsheet Bagian Delivery dokumen dari Bagian Menerima Delivery Delivery Runsheet Melakukan pengiriman Menyerahkan barang kepada receiver Meminta tanda tangan receiver Menyerahkan 1 rangkap connote

44 81 kepada receiver Menyerahkan connote yang sudah ditandatangani customer kepada Bagian Delivery Menyerahkan Delivery Runsheet kepada Bagian Delivery 6. Membuat Bagian POD Ketika menerima Menerima connote laporan arsip Connote dan yang sudah Delivery Runsheet ditandatangani dan dari kurir Delivery Runsheet dari Kurir Membuat Proof of Delivery Membuat laporan arsip pengiriman barang per hari 7. Melakukan Bagian Ketika menerima Menerima barang konfirmasi Undel barang tidak dan konfirmasi kepada terkirim barang tidak terkirim

45 82 customer Menghubungi customer untuk mengkonfirmasi ulang data penerima Menghubungi Customer Service Membuat connote dummy Menyerahkan connote dummy kepada Bagian Delivery Menyerahkan barang kepada Bagian Delivery 8. Mengkonfirmas Bagian Ketika menerima Menerima barang ikan pengiriman Delivery barang dari dari Bagian Undel ulang Bagian Undel Membuat Delivery Runsheet Menyerahkan barang atau dokumen kepada Kurir berserta connote dummy

46 83 9. Melakukan Kurir Ketika menerima Menerima barang pengiriman Delivery Runsheet atau dokumen dan ulang dan connote connote dummy dummy Mengirim barang atau dokumen

47 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan Overview Activity Diagram Pick Up Service Gambar 3.9 Overview Diagram Activiy Pick Up Service

48 Overview Activity Diagram Outbound Gambar 3.10 Overview Diagram Activity Outboud

49 Overview Activity Diagram Inbound Gambar 3.11 Overview Diagram Activity Inbound

50 Topologi Jaringan Gambar 3.12 Topologi Jaringan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir / JNE

51 Analisis Temuan Hasil Survei Tabel 3.4 Table Analisis Temuan Hasil Survei Temuan I Kesalahan proses entry data Connote oleh Bagian Entry Data.Menurut Jones dan Rama (2006, p28), although source documents have detailed information about each event (manually), data must be organized and stored in the other ways in order to provide useful infomation. Yang diterjemahkan bahwa walaupun dokumen sumber (manual) memiliki informasi yang mendetail mengenai setiap event, data harus diorganisir dan disimpan dengan cara yang lain dengan tujuan menyediakan informasi yang berguna. Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p76 77), penggunaan formulir elektronik sebagai media untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik memiliki manfaat berikut ini: 1. Tidak pernah kehabisan formulir. 2. Tidak pernah ketinggalan jaman. 3. Ketidakefisienan formulir dapat dihindari. 4. Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang

52 89 salah. 5. Kecepatan pengisian formulir. 6. Penangkapan data dilakukan sekali. 7. Tidak ada data yang mengembang. Belum adanya implementasi Connote elektronik dimana Sebab pembuatan Connote masih dengan penulisan manual di formulir Connote kosong - Jumlah komplain dari Shipper yang cukup tinggi. Akibat - Biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk gaji karyawan yang cukup tinggi, karena diperlukan karyawan dengan jumlah banyak untuk melakukan proses entry data. Membuat formulir elektronik Connote yang diimplementasikan di setiap Customer Agen, dimana Rekomendasi data Connote akan dikirimkan secara langsung oleh Customer Agen ke Bagian Operasional sehingga proses entry data Connote tidak lagi diperlukan Temuan II Setiap Internal Agent dapat mengakses seluruh formulir

53 90 di dalam aplikasi Menurut James A. Hall (2001, p454), sistem manajemen database (DBMS) adalah sistem software khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data mana saja yang dapat diakses oleh pengguna (user). Program dari pengguna mengirimkan permintaan atas data Kriteria kepada DBMS, dimana kevalidan dan hak untuk masuk ke dalam database tergantung pada tingkatan wewenang pengguna. Jika permintaan data berasal dari pengguna yang tidak diberi wewenang untuk mengakses, maka permintaan tersebut ditolak. Tujuan dari DBMS adalah untuk menyediakan pengendalian akses ke database. Sebab Tidak adanya pembatasan akses formulir untuk tiap user Akibat Manipulasi data Membatasi akses setiap user dengan menonaktifkan Rekomendasi form yang tidak menjadi bagian tanggung jawab user tersebut ketika melakukan log in Temuan III Shipper tidak dapat mengetahui informasi kantor destination melalui connote yang diterima Kriteria Menurut Mulyadi (2001, p79), formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan

54 91 dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam form. Sebab Di connote tidak dicetak informasi mengenai kantor destination - Shipper tidak dapat men-tracing detil status barang kirimannya dengan cepat Akibat - Kuantitas barang dengan status On Process yang disimpan di gudang operasional origin maupun destination yang mrnjadi tinggi setiap harinya - Semakin banyak komplain dari shipper Mencetak informasi nomor telepon kantor destination di connote yang diserahkan kepada shipper, sehingga Rekomendasi apabila status barang on process di tempat destination, shipper dapat langsung men-trace sendiri status barang kirimannya Adanya kemungkinan kesalahan penyortiran area Temuan IV destination oleh Bagian Bagging (memasukkan barang ke keranjang area yang salah) Menurut Mulyadi (2001, p83), formulir merupakan Kriteria bagian dari berbagai internal check dalam suatu organisasi. Internal check ini diciptakan untuk dapat

55 92 menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti dan untuk menjaga kekayaan organisasi. Kesalahan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja adalah kelemahan yang melekat pada setiap manusia, sehingga analis sistem harus memasukkan unsur internal check pada saat perancangan formulir Menurut Mulyadi (2001, p90), formulir digunakan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang, diperlukan formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut Penamaan keranjang sortir ditulis dengan kode area Sebab yang mirip satu sama lain, serta tidak adanya formulir yang membantu proses sortir - Terjadi misroute (kesalahan destination pengiriman) maupun Cris-Cros(barang yang tertukar) dalam proses pengiriman barang ke Akibat destination - Tidak dapat diketahui pihak yang bertanggungjawab dalam kesalahan penyortiran barang sehingga kesalahan dapat terus berulang

56 93 - Semakin banyak komplain dari Shipper Membuat formulir untuk proses penyortiran serta Rekomendasi menambahkan sistem pewarnaan untuk membantu proses sortir barang Temuan V Rancangan layar formulir yang cukup rumit Menurut Mulyadi (2001, p83), formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan mengakibatkan dapat Kriteria dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu Sebab Kesalahan pada saat perancangan interface Akibat Kesulitan pengisian formulir oleh user Rekomendasi Perancangan interface formulir yang lebih user friendly

57 Identifikasi Kebutuhan Informasi Laporan manajerial yang diperlukan oleh Pimpinan PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir beserta setiap Supervisor antara lain dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Pick Up Parameter Report Parameter laporan yang ditujukan untuk Manajer Pick Up yang berupa: a. Pick Up Request Report Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah permintaan pick up dari Customer Agen yang melakukan permintaan pick up selama periode tertentu, beserta total permintaan pick up. Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Pick Up Request. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Pick_Up_Request#, Customer#, Total, dan Total Pick Up. b. Pick Up Order Report Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah perintah pick up yang diberikan oleh Bagian Pick Up kepada Kurir selama periode tertentu, beserta total perintah pick up. Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Pick Up Order.

58 95 Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Pick_Up_Request#, Pick_Up_Distribution#, Status Status OK, dan Status Missed. c. Pick Up Receipt Report Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah penerimaan barang hasil pick up oleh Kurir selama periode tertentu yang telah dikonfirmasi oleh Bagian Pick Up, total barang pick up, serta presentase Success Pick Up dan Miss Pick Up. Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Pick Up Receipt.. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Pick_Up_Receipt#, Pick_Up_Order#, 2. Outbound Parameter Report Parameter laporan yang ditujukan untuk Manajer Outbound yang berupa: a. Receiving Outbound Report Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah penerimaan barang hasil pick up oleh Kurir dari Customer

59 96 Agen selama periode tertentu untuk dilakukan proses pengiriman ke kota tujuan, total barang hasil receiving,, serta diagram presentase kota destination per jenis service. Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Receiving Outbound. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Receiving_Outbound#, Connote#, Destination, Status b. SMU (Surat Muatan Udara) Report Laporan ini berisikan informasi mengenai rekapitulasi seluruh SMU (Surat Muatan Udara) selama periode tertentu yang telah dilakukan proses pengiriman ke airport, total bag serta bag weight yang dikirimkan, serta diagram presentase Airlines. Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir SMU dan nomor Formulir Cargo List. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, SMU#, Flight_No, Cargo_List#, Total Bag, serta Total Bag Weight. 3. Inbound Parameter Report Parameter laporan yang ditujukan untuk Manajer Inbound yang berupa: a. Receiving Inbound Report

60 97 Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah penerimaan barang hasil pick up oleh Kurir dari airport selama periode tertentu untuk dilakukan proses pengiriman ke alamat pengiriman, total barang hasil receiving,, serta diagram presentase kota origin per jenis service. Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Receiving Inbound. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Receiving_Inbound#, Connote#, serta Status Inbound. b. Delivery Runsheet Report Laporan ini berisikan informasi mengenai jumlah pengiriman barang oleh Kurir ke alamat pengiriman selama periode tertentu, serta total Connote yang dikirimkan oleh Courier. Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Delivery Runsheet. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Delivery_Runsheet#, Courier_Name, Connote#, Total Connote, serta Grand Total Connote. c. POD (Proof of Delivery) Report Laporan ini berisikan informasi mengenai rekapitulasi status pengiriman barang oleh Kurir ke alamat pengiriman, serta diagram presentase Status Delivery per bulan.

61 98 Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Proof of Delivery. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Delivery_Runsheet#, Connote#, Status, Description, Total Delivered, Total Not Delivered, serta Total Redelivery. d. Redelivery Report Laporan ini berisikan informasi mengenai rekapitulasi status pengiriman ulang barang oleh Kurir ke alamat pengiriman yang lama/baru Laporan ini dibuat berdasarkan nomor Formulir Redelivery. Laporan ini memiliki field sebagai berikut: No, Date, Redelivery#, Connote#, Status, Description, Total Redelivery, serta Total Not Delivery.