Sistem Pembelian Bahan Baku Audio Pada PT. Panasonic Gobel Indonesia SUSANTI KUSUMO SARI EKONOMI/ AKUNTANSI ELVIA FARDIANA SE., MM.

Transkripsi

1 Sistem Pembelian Bahan Baku Audio Pada PT. Panasonic Gobel Indonesia SUSANTI KUSUMO SARI EKONOMI/ AKUNTANSI ELVIA FARDIANA SE., MM.

2 Latar Belakang Pembelian adalah serangkaian tindakan untuk mendapatkan barang dan jasa melalui pertukaran dengan maksud untuk digunakan sendiri atau dijual kembali. Setiap pembelian tanpa rencana dan pengontrolan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pembelian itu. Sebaliknya rencana pembelian tanpa perencanaan dan pengontrolan akan berarti timbulnya penyelewengan atau penyimpangan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya. Pembelian dianggap penting karena dapat meningkatkan proses produksi dalam kegiatan perusahaan seperti pada umumnya di setiap perusahaan industri.

3 Rumusan Masalah 1. Bagaimana penerapan sistem pembelian bahan baku audio yang telah dilakukan? 2. Apakah sistem pembelian bahan baku audio sudah efektif atau belum? 3. Bagaimana prosedur pembelian bahan baku impor dan lokal dengan menggunakan sistem pembelian bahan baku audio pada PT. Panasonic Gobel Indonesia?

4 Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui penerapan pembelian bahan baku audio untuk produksi pada PT. Panasonic Gobel Indonesia. 2. Untuk mengevaluasi kinerja organisasi bagian pembelian dengan sistem pembelian bahan baku audio pada PT. Panasonic Gobel Indonesia yang telah diterapkan. 3. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan baku impor dan lokal dengan menggunakan sistem pembelian bahan baku audio pada PT. Panasonic Gobel Indonesia.

5 Manfaat Penelitian Manfaat Bagi Akademik Dapat mengetahui bagaimana penerapan sistem pembelian yang baik yang telah diterapkan dalam perusahaan. Dapat mengetahui hal-hal apa saja yang mendukung sistem pembelian bahan baku yang baik. Sebagai referensi bagi mahasiswa/i yang ingin mengetahui prosedur sistem pembelian bahan baku pada suatu perusahaan sebagai acuan untuk bahan penelitian selanjutnya. Manfaat Bagi Perusahaan Diharapkan dapat memberi masukan bagi perusahaan tentang bagaimana menerapkan suatu pembelian yang baik terhadap sistem pembelian. Penelitian ini semoga dapat menjadi pertimbangan perusahaan untuk perencanaan pembelian bahan baku audio dan kebijakan perusahaan dalam mengambil suatu keputusan.

6 Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Tunai 1. Bagian Gudang/ Bagian Yang Membutuhkan Barang a. Kepala gudang memeriksa stok barang (pada kartu gudang), jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar, SPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan SPP lembar 2 diarsip sementara. b. Setelah menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB) bersama barang dari bagian penerimaan barang selanjutnya dicocokan dengan SPP lembar 2. Mencatatat penambahan barang pada kartu gudang, kemudian SPP lembar 2 dan LPB lembar 1 diarsip tetap. 2. Bagian Pembelian a. Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap. Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH). b. Bagian pembelian akan menyeleksi supplier yang paling menguntungkan dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar, SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 kebagian penerimaan dan SOP lembar 3 diarsip tetap.

7 3. Bagian Penerimaaan a. Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian, menerima Nota Barang (NB) dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier, kemudian mencocokan SOP lembar 2, FB, SJB dengan barang. b. Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sebanyak 3 lembar, menyerahkan LPB lembar 1 ke bagian gudang bersama barang, LPB lembar 2, FB, SJB dan SOP lembar 2 ke bagian keuangan, sedangkan LPB lembar 3 diarsip. 4. Bagian Keuangan Setelah menerima SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB dan NB dari bagian penerimaan barang yang akan diotorisasi, kemudian membuat Surat Tanda Terima Pembelian (STTP) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke pemasok sedangkan STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB, SJB dan NB dikirim ke bagian akuntansi, STTP lembar 3 diarsip. 5. Bagian Akuntansi Menerima STTP lembar 2, SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB, NB dari bagian keuangan yang akan dicocokkan dan selanjutnya melakukan penjurnalan, lalu membuat Laporan Pembelian Tunai (LPT).

8

9

10 Prosedur Sistem Pembelian Bahan Baku Secara Kredit 1. Bagian Gudang/ Bagian Yang Membutuhkan Barang a. Kepala gudang memerikasa stok barang (pada kartu gudang), jika persediaan menunjukan batas minimal maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) sebanyak 2 lembar, SPP lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan SPP lembar 2 diarsip sementara. b. Setelah menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB) bersama barang dari bagian penerimaan barang selanjutnya dicocokan dengan SPP lembar 2. Mencatatat penambahan barang pada kartu gudang, kemudian SPP lembar 2 dan LPB lembar 1 diarsip tetap. 2. Bagian Pembelian a. Berdasarkan surat permintaan pembelian yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian gudang membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) sebanyak 2 lembar. SPPH lembar 1 diberikan kepada supplier, SPPH lembar 2 diarsip tetap. Jika supplier telah menjawab penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH). b. Bagian pembelian akan menyeleksi supplier yang paling menguntungkan dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) sebanyak 3 lembar, SOP lembar 1 dikirim ke supplier, SOP lembar 2 ke bagian penerimaan dan SOP lembar 3 diarsip tetap.

11 3. Bagian Penerimaaan a. Menerima SOP lembar 2 dari bagian pembelian, menerima faktur barang (FB) lembar 2 dan Surat Jalan Barang (SJB) bersama barang dari supplier, kemudian mencocokan SOP lembar 2, FB, SJB dengan barang. b. Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) sebanyak 3 lembar, menyerahkan LPB lembar 1 ke bagian gudang bersama barang, LPB lembar 2, FB lembar 2, SJB dan SOP lembar 2 ke bagian keuangan, sedangkan FB lembar 1 ke supplier dan LPB lembar 3 diarsip. 4. Bagian Keuangan Setelah menerima SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB dan FB lembar 2 dari bagian penerimaan barang yang akan diotorisasi, kemudian membuat Surat Pembelian Kredit (SPK) sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke pemasok sedangkan SPK lembar 2, SOP lembar 2, LPB, SJB dan FB lembar 2 dikirim ke bagian akuntansi, SPK lembar 3 diarsip. 5. Bagian Akuntansi Menerima SPK lembar 2, SOP lembar 2, LPB lembar 2, SJB, FB lembar 2 dari bagian keuangan yang akan dicocokkan dan selanjutnya melakukan penjurnalan, lalu membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK).

12

13

14 Kesimpulan 1) Prosedur pembelian bahan baku audio sudah cukup baik dengan adanya otorisasi yang baik sehingga tidak terjadi manipulasi oleh pihak-pihak tertentu. Dalam pembelian diperlukan adanya perencanaan dan pengawasan sebab tanpa rencana dan pengawasan tidak mungkin dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk melakukan pembelian itu. Sebaliknya rencana pembelian tanpa pengawasan akan berarti timbulnya penyelewengan atau penyimpangan yang serius tanpa ada alat untuk mencegahnya. Pembelian bahan baku dianggap penting karena dapat meningkatkan proses produksi dalam kegiatan perusahaan seperti pada umumnya di setiap perusahaan industri. Berhasilnya suatu usaha pembelian tergantung kepada keberhasilannya kegiatan operasi perusahaan. 2) Pembelian bahan baku audio yang dilakukan pada PT. PANASONIC GOBEL INDONESIA sudah sesuai dengan sistem pembelian yang baik yaitu adanya pemisahan tugas antara fungsifungsi sub divisi-divisi yang terkait dengan sistem pembelian bahan baku audio secara jelas. Sub divisi tersebut dibagi menjadi lima, yaitu Televisi, Audio, Component, Home Appliance dan Purchase Export. Masing-masing divisi telah menjalankan tugasnya dengan baik.

15 3) Prosedur pembelian bahan baku impor dan lokal dengan menggunakan sistem pembelian bahan baku audio pada PT. PANASONIC GOBEL INDONESIA sudah cukup baik dengan adanya daftar pembelian, daftar penerimaan barang masuk dan keluar persediaan bahan baku audio yang diotorisasi secara baik sehingga tidak terjadi manipulasi keabsahan oleh pihak-pihak tertentu. Pembuatan daftar bahan baku telah diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh divisi finance sebelum dilakukan pembayaran. Dan catatan pembayaran ke supplier disimpan oleh divisi finance. 4) Dokumen yang digunakan oleh PT. PANASONIC GOBEL INDONESIA dalam mendukung pelaksanaan pembuatan daftar bahan baku sudah jelas dan tepat, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pembayaran pembelian bahan baku impor dan lokal dan prosedur pembelian dan penerimaan bahan baku impor dan lokal serta penyimpanan dan pengeluaran barang persediaan audio sudah berjalan baik melalui tahap-tahap yang benar sehingga akan meminimalisir kesalahan atau kecurangan dalam pembayaran.